EL SECRETARIO Y LA JUNTA DIRECTIVA

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EL SECRETARIO Y LA JUNTA DIRECTIVA

• Es importante decir algunas cosas específicas
  sobre las actividades que debe cumplir el
  secretario en la relación con la Junta Directiva
  del nivel de organización donde actúa.

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RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA

• Esta tarea atiende básicamente dos áreas que
  pasamos a describir
• Reunir información
• Toda junta o comisión necesita información para
  tomar las decisiones que integrarán la agenda. El
  Secretario es responsable de reunir todas las
  informaciones relacionadas con los ítems que
  aparecerán en la agenda, así como cada uno de los
  puntos que están en ella.

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RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA

• Recibir las sugestiones de los miembros y
  obreros
• Puede ocurrir que miembros de las iglesias y
  obreros, especialmente del área
  Asociacíones/misión, unión, división -, a la
  cual sirve la Junta Directiva de la que es
  secretario, deseen presentar sus ideas o
  sugestiones a esa junta. El acceso a todos ellos
  a la Junta Directivo es el Secretario.

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RECIBIR ÍTEMS PARA AGENDA

• Por esta razón, él debe tener siempre
  disposición para incorporarlas a la agenda cuando
  sea necesario. En este proceso, el Secretario
  debe aclarar todas las situaciones que le sean
  planteadas, de tal manera que los miembros y
  obreros con preocupaciones específicas, puedan
  sentirse plenamente satisfechos con la
  contribución que el Secretario les haga o con la
  posibilidad de que el conduzca sus ideas a la
  Junta Directiva.

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PREPARACIÓN DE LA AGENDA

• El Secretario debe preparar todos los ítems de
  agenda ya que ninguna Junta Directiva trabaja con
  otros asuntos que no estén incluidos en la agenda
  del día cuando se reúne

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TIPOS DE AGENDAS

• Agenda para Junta Plenaria.
• Agenda para Junta Ordinaria.
• Agenda Complementaria.

• AGENDA JUNTA PLENARIA
• A los menos dos juntas en el año deben ser
  plenarias, esto quiere decir, que serán citados
  el 100 de los miembros.
• A estas juntas asiste al menos un administrador
  de la Organización, inmediatamente superior.

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TIPOS DE AGENDA

• 1. AGENDA JUNTA PLENARIA
• Puntos a tratar
• Programa de evangelismo para el siguiente período
  eclesiástico.
• Solicitudes de subvenciones Especiales.
• Presupuesto del Campo e instituciones.
• Credenciales de Obreros (Comisión Credenc.)
• Puntaje de FMR (Comisión AUDIT)
• Distribución de obreros y personal.
• Etc.

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TIPOS DE AGENDA

• 2. AGENDA JUNTA ORDINARIA
• Es importante calendarizar las juntas para el
  año, sin embargo debido a la marcha del programa
  de la iglesia, hay ocasiones en que se torna
  necesario tener juntas adicionales a las
  calendarizadas o mover alguna fecha en casos
  excepcionales.
• Puntos a tratar
• Propios del desarrollo general del programa.
• Ajustes de fechas y actividades.
• Etc.

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TIPOS DE AGENDA

• 3. AGENDA COMPLEMENTARIA
• Esta generalmente se confecciona en ocasión de
  juntas plenarias, en que surgen registros o
  puntos no contemplados en agenda normal.

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PREPARACIÓN DE LA AGENDA

• Discusión de los ítems con las personas que
  corresponda
• En primer lugar, puede haber personas afectadas
  por los ítems de la agenda por el hecho de que
  éstos pertenezcan a su área de trabajo.
  Específicamente, corresponde atender a los
  secretarios de departamentos en los asuntos que
  integrarán la agenda que están relacionados con
  el área de responsabilidad que ellos atienden.
• Una vez que el secretario ha analizado cada ítem
  con todos los que de alguna forma son afectados
  por ellos, los llevará para análisis
  administrativo con el presidente y el tesorero.
  Se recomienda una pre-junta.

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PREPARACIÓN DE LA AGENDA

• b. Agrupar los ítems afines
• Al preparar la agenda es conveniente que estén
  agrupados todos los asuntos afines para que el
  trabajo sea más productivo, más rápido y con
  menos confusión.
• Dar una secuencia apropiada
• Hay ocasiones cuando se necesita tratar un
  asunto primero porque el otro depende de la
  decisión que antes se haya tomado. El secretario
  cuidará para que el orden de la agenda permita
  esta secuencia.

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PREPARACIÓN DE LA AGENDA

• d. Proveer material de apoyo
• Toda vez que haya algún ítem que necesite otros
  materiales de apoyo o de aclaración, el
  secretario deberá incluirlos en la agenda o
  proveerlos en el momento cuando se consideren.
• e. Material para corrección del reglamento
• Toda vez que haya una corrección del reglamento,
  debe incluirse en la agenda el material o el
  reglamento como está y las correcciones
  específicas que se proponen. Los lugares
  corregidos pueden presentarse en forma subrayada
  con una línea discontinua, para que se distinga
  claramente lo que se propone cambiar. El nuevo
  texto del reglamento debe ser incluido y
  subrayado con una línea continua. De esta forma
  el material queda claramente visible y cada
  miembro puede votar entendiendo exactamente lo
  que se pretende.

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PRESENTACIÓN DE LA AGENDA

• El secretario debe presentar los ítems de la
  agenda a la junta directiva. Hace esto, previa
  autorización del presidente, que anuncia el
  siguiente ítem dando la palabra al secretario
  para que lo explique. Para que esta explicación
  sea completa, debe producirse de la siguiente
  manera

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PRESENTACIÓN DE LA AGENDA

• Exposición objetiva del asunto en discusión
• Evitar toda clase de explicaciones confusas. El
  asunto debe ser explicado objetivamente, pero de
  forma completa. Nada debe ocultarse de las
  consecuencias que pueda significar la decisión
  que se tome, ni tampoco la información necesaria
  para la decisión.

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PRESENTACIÓN DE LA AGENDA

• b. Propuestas
• Una vez que se ha hecho clara la explicación, el
  secretario propone a la junta una determinada
  decisión. Puede ser que se apruebe lo que se está
  sugiriendo o que la junta lo repruebe. En
  cualquier caso, el secretario debe hacer una
  propuesta clara para que, luego, el presidente
  continúe con el proceso de la decisión que
  incluye el apoyo de alguno de los miembros, la
  discusión del asunto y el voto final

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CITACIÓN DE REUNIONES

• Toda vez que la junta directiva se reúne, debe
  ser debidamente citada por el secretario. Esto es
  válido para las reuniones plenarias, para las
  reuniones en minoría, y para las sesiones
  extraordinarias de la junta directiva.
• El secretario debe comunicar la fecha, la hora y
  el lugar donde se realizará la reunión. Toda vez
  que sea posible, debe informar los asuntos que
  sean tratados. Especialmente si se trata de una
  sesión extraordinaria.

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REGISTRO DE LOS MIEMBROS PRESENTES

• El secretario debe registrar todos los miembros
  que estuvieron presentes. Se requiere exactitud.
  Debe incluir a los que llegan tarde. Esto
  requerirá algún sistema que el secretario debe
  poner en práctica para que el registro sea lo más
  exacto posible. La mayor dificultad para cumplir
  esta tarea se produce en las reuniones de las
  juntas plenarias. Especialmente cuando hay muchos
  invitados. De todas maneras, debe atenderse con
  fidelidad.

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PREPARACIÓN DE ACTAS

• Es responsabilidad del secretario la preparación
  de las actas de todas la sesiones de la junta
  directiva. Algunos asuntos que debiera tomar en
  cuenta son los siguientes
• La redacción debe contener las ideas que
  conforman el voto. La decisión de la junta
  necesariamente debe ser expresada con palabras.
  Estas toman la forma de un acuerdo o voto. El
  secretario cuidará para que las palabras expresen
  exactamente las ideas que fueron decididas por
  la junta.

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PREPARACIÓN DE ACTAS

1. Los acuerdos deben registrar solamente lo que se
   votó, aún cuando informaciones posteriores
   lleguen a demostrar que lo decidido constituía un
   error. El secretario no está autorizado para
   modificar lo acordado por la junta aun cuando
   entre el momento del acuerdo y el momento de su
   redacción, hayan surgido elementos indicadores de
   que la decisión estuvo errada. En ese caso, en
   una reunión posterior, debe ser aclarada la
   situación y la junta deberá tomar un nuevo voto
   cuyo registro quedará en las actas
   correspondientes a ese día.

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PREPARACIÓN DE ACTAS

1. Cada acuerdo debe ser debidamente enumerado. En
   el sistema de numeración de la organización que
   toma el voto, se coloca el año al cual
   corresponde el voto, un guión y el número del
   voto, por ejemplo, un voto de 2002 se registrará
   así 2002 -115

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PREPARACIÓN DE ACTAS

1. Los acuerdos son finales. Todos los acuerdos que
   tienen decisiones de la junta directiva son
   finales. Esto significa que no deben ser
   sometidos a otra reunión de la junta. Salvo
   cuando se trate de correcciones por errores
   cometidos. Una junta en minoría no está obligada
   a someter sus decisiones a una junta plenaria.
   Debe cuidar solamente que exista el quórum y que
   las decisiones sean tomadas por unanimidad. El
   registro que el secretario guarda de esas
   sesiones, debe considerarse oficial y la última
   palabra en relación con las decisiones de la
   junta directiva.

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PREPARACIÓN DE ACTAS

1. Las actas deben ser guardadas. Todo secretario
   tiene la responsabilidad de conservar las actas
   de todas las reuniones de su junta directiva a
   perpetuidad. Debe tener un lugar donde
   archivarlas y un sistema de archivo.
   Tradicionalmente encuadernamos las actas año por
   año y conservamos los libros en un lugar seguro.

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PREPARACIÓN DE ACTAS

1. Disponibilidad de las actas. El secretario debe
   tener todas las actas disponibles para ser
   utilizadas por cualquier persona que trabaja en
   el nivel de organización a la cual pertenecen las
   actas. También los miembros de la iglesia tienen
   acceso a ellas.

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COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS

• Es importante tomar en cuenta los siguientes
  elementos en relación con este asunto.
• La comunicación de todos los acuerdos corresponde
  al secretario. El es la voz oficial de todas las
  comisiones directivas y es él quien debe
  comunicar los acuerdos correspondientes a todos
  los afectados.

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COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS

1. Fuente de información para los miembros de la
   junta. Ningún miembro de la junta debe tomar las
   actas como la fuente de donde obtener las
   decisiones de la junta. Estas deben llegarle a
   través de una carta del secretario. Si una
   decisión de la junta afecta directamente a un
   miembro de ella o a otra persona, tales personas
   deberán recibir una carta informándoles acerca de
   este asunto. Sólo deben sentirse afectados cuando
   reciben la comunicación del secretario. Esto
   significa que cada secretario cuidará para que
   estas comunicaciones se realicen con la mayor
   rapidez posible.

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COMUNICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS ACUERDOS

1. Comunicaciones telefónicas o e-mail. Para que las
   actividades se ejecuten en forma más rápida, se
   recomienda el uso del teléfono o e-mail. Sin
   embargo, toda vez que se hagan comunicaciones
   telefónicas o email, deberán de igual manera
   confirmarse por escrito a través de una carta.

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LEALTAD A LAS DECISIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA.

• Todos los miembros de la junta directiva deben
  lealtad a las decisiones que ésta tome. El
  secretario en primer lugar.
• Comunicación de lo acordado. El secretario, y
  ningún otro miembro de la junta directiva, tiene
  derecho a comunicar sus puntos de vista con
  respecto a la decisión. Las comunicaciones deben
  contener exactamente lo que ha sido decidido por
  la junta. Puede ser que alguien tenía una opinión
  diferente de lo que la junta directiva decidió,
  tal persona no puede informar sus puntos de vista
  en lugar de la decisión de la junta.
  Especialmente el secretario, debe evitar esos
  errores.

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LEALTAD A LAS DECISIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA.

1. Asuntos confidenciales. Es necesario que el
   secretario mantenga como confidencial las
   decisiones y las discusiones que se producen en
   las juntas en relación con lo tratado.
   Especialmente cuando las decisiones implican
   asuntos confidenciales.
2. Aceptación de las decisiones. El secretario, lo
   mismo que todos los miembros de la junta
   directiva, tiene el deber de aceptar las
   decisiones con espíritu de sumisión a la junta
   que las tomó.