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Publicación de bases de datos Access en la web

• Publicación en Internet con Microsoft Office
• Sevilla, junio de 2004

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Publicación de bases de datos Access en la web
Introducción
Creación de documentos HTML con Access
Los archivos de plantilla HTML
Hipervínculos en Access
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3
Introducción

• Access puede utilizarse para publicar páginas web
  que muestren información de una base de datos
• y para crear formularios para que el usuario
  pueda solicitar, modificar y enviar la
  información a la base de datos
• Es necesario tener instalados los componentes de
  Office Creación de páginas HTML y Convertir HTML

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Creación de documentos HTML con Access

• Los objetos principales de las bases de datos
  Access (tablas, consultas, formularios e
  informes) pueden ser exportados a formato HTML
• Cada objeto exportado crea una página web,
  excepto los informes, que crean tantas como
  páginas tenga el informe
• Los objetos pueden exportarse individualmente con
  o sin asistente, pero si se exportan varios a la
  vez hay que usar el asistente

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5
Creación de documentos HTML con Access

• Se puede publicar un objeto de una base de datos
  Access en dos formatos
• HTML estático aunque se modifiquen los datos
  originales de la base de datos, no se ven las
  modificaciones en las páginas web
• HTML dinámico los cambios en la base de datos se
  reflejan automáticamente en las páginas web el
  servidor web debe tener instalado un controlador
  ODBC para los archivos de base de datos Access

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6
Creación de documentos HTML con Access

• Las tablas, consultas y formularios se pueden
  convertir a formato estático o dinámico, pero los
  informes sólo se pueden convertir a formato
  estático
• Los datos de los formularios en formato dinámico
  pueden ser mostrados tanto en Vista Hoja de datos
  como en Vista Formulario, pero en formato
  estático sólo puede mostrarse en Vista Hoja de
  datos

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Creación de páginas web con formato HTML estático
con asistente
1 abrir la base de datos y seleccionar Archivo gt
Guardar como HTML
2 en el primer cuadro del asistente hacer clic
en Siguiente
3 seleccionar los objetos a publicar (si se desea
publicar más de un tipo de objetos debe hacerse
desde la ficha Todos los objetos)
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8
Creación de páginas web con formato HTML estático
con asistente
4 seleccionar, si se desea, una plantilla HTML
para las páginas generadas
5 indicar si se quieren plantillas diferentes
para algunos objetos en tal caso, hacer clic en
Siguiente y escoger las plantillas para los
objetos
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9
Creación de páginas web con formato HTML estático
con asistente
6 escoger el formato HTML estático
7 en el siguiente cuadro seleccionar la carpeta
donde guardar los ficheros generados
8 el asistente permite crear una página principal
que vincula a todos los elementos creados, y
crear un perfil de publicación web para que sea
más fácil y rápido volver a publicarlas
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10
Creación de páginas web con formato HTML estático
sin asistente
1 abrir la tabla, consulta o formulario que se
desee exportar y seleccionar Archivo gt Guardar
como o exportar
2 en el cuadro Guardar como seleccionar la opción
En un archivo o una base de datos externos
3 indicar la carpeta de destino y la opción
Guardar como tipo Documento HTML
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11
Creación de páginas web con formato HTML estático
sin asistente
4 en el mismo cuadro, seleccionar las opciones
Guardar con formato y Autoinicio para que la
tabla exportada presente un formato lo más
parecido posible al de la hoja de datos original,
y se muestre automáticamente al finalizar hacer
clic en Exportar
5 en el cuadro Opciones de salida hacia HTML
indicar la ruta de acceso hacia la plantilla a
utilizar, y al pulsar en Aceptar la página web
generada se mostrará en el navegador
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12
Creación de páginas web con formato HTML dinámico
con asistente
1 realizar los tres primeros pasos señalados en
el formato estático
2 en el siguiente paso, elegir la opción ASP
dinámico (el servidor debe tener el componente
Páginas Active Server)
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13
Creación de páginas web con formato HTML dinámico
con asistente
3 rellenar los datos del origen de los datos y la
dirección URL donde se almacenarán los archivos
script de las páginas web
4 las demás ventanas son las mismas que con
formato estático
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14
Creación de páginas web con formato HTML dinámico
sin asistente
Los pasos son los mismos que en formato estático,
pero en el cuadro de diálogo Guardar como, en el
cuadro de lista Guardar como tipo, se debe
seleccionar los archivos con extensión .asp (o
.htx e .idc si se desea el formato dinámico IIS)
Al hacer clic en Exportar, se muestra el cuadro
de diálogo de la diapositiva anterior rellenar
los datos como se indicó y la página web dinámica
se habrá guardado en la carpeta especificada
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15
Los archivos de plantilla HTML

• Las plantillas son útiles para mejorar la
  presentación de los datos en las páginas web
• Los ficheros gráficos .jpg correspondientes a las
  plantillas deben almacenarse en la misma carpeta
  que los archivos generardos
• Los archivos de plantilla personalizada, que
  pueden crearse usando los recursos aprendidos en
  Word, deben tener la extensión .htm

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16
Hipervínculos en Access

• En Access se pueden insertar hipervínculos en los
  campos de las tablas o en los controles de los
  formularios e informes para compartir la
  información almacenada en otra posición
• Para crear un hipervínculo hay que tener un campo
  para tal fin en una tabla
• Una vez creado el campo, se podrá crear el
  hipervínculo en cualquier objeto de Access
  tablas, consultas, formularios e informes

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17
Crear un campo de hipervínculo
Para crear un campo de hipervínculos en la vista
Diseño
1 abrir la base de datos y seleccionar la tabla
en la que se quiera crear un hipervínculo hacer
clic en el botón Diseño
2 escribir el Nombre del campo y escoger
Hipervínculo en la lista desplegable Tipo de datos
3 seleccionar Archivo gt Guardar
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18
Crear un campo de hipervínculo
Para crear un campo de hipervínculos en la vista
Hoja de datos
1 abrir la tabla en el modo vista Hoja de datos
2 situarse en el lugar donde se desee añadir un
campo de hiper-vínculo y seleccionar Insertar gt
Columna de hipervínculo (para cambiar el nombre
del campo hay que ir a la vista Diseño)
3 seleccionar Archivo gt Guardar
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19
Insertar un hipervínculo en un campo de
hipervínculo

• Diseñar una consulta con hipervínculos es fácil
  basta con seleccionar el campo o los campos donde
  se encuentren
• Los informes con hipervínculos son similares a
  los formularios en el modo de vista Formulario
• Veamos los detalles de inserción de hipervínculos
  en tablas y formularios

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20
Crear hipervínculos en tablas
1 abrir la tabla con el campo de hipervínculos en
vista Hoja de datos
2 situarse en el registro donde se quiere
insertar el hipervínculo, dentro del campo
diseñado para ello y seleccionar Insertar gt
Hipervínculo
3 indicar en el cuadro Vincular al archivo o
dirección URL la ruta del enlace
4 rellenar el cuadro Ubicación dentro del archivo
si se desea enlazar a un objeto de la base de
datos
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21
Crear hipervínculos en tablas
Otros métodos para crear hipervínculos en una
tabla

• escribiendo directamente el archivo o dirección
  URL en la celda de la hoja de datos en la que se
  quiere que aparezca el hipervínculo

• trayendo el hipervínculo de otro lugar, mediante
  Cortar, Copiar y Pegar, o arrastrándolo con el
  ratón

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22
Crear hipervínculos en formularios e informes
En los formularios se pueden asociar etiquetas,
botones de acción e imágenes a los hipervínculos
Para crear etiquetas
1 abrir el formulario en vista Diseño
2 situarse donde se desee insertar la etiqueta
para el hipervínculo y seleccionar Insertar gt
Hipervínculo
3 en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo
seguir el proceso señalado anteriormente
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23
Crear hipervínculos en formularios e informes
Para crear botones de acción o imágenes se debe
usar el Cuadro de herramientas
1 abrir el formulario en vista Diseño
2 hacer clic en la herramienta Botón de comando o
Imagen en el Cuadro de herramientas
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24
Crear hipervínculos en formularios e informes
3 hacer clic en el lugar de la sección Detalle
donde se desee situar el botón o la imagen y
darle el tamaño deseado arrastrando el ratón
4 indicar la Dirección de hipervínculo en el menú
Propiedades (pulsar botón derecho del ratón sobre
el control)
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25
Editar hipervínculos

• Se pueden editar los hipervínculos creados
  aplicando las tareas de edición típicas cortar,
  copiar, pegar, modificar y eliminar
• Para copiar un hipervínculo, seleccionar el
  enlace y luego efectuar las operaciones Edición gt
  Copiar y Edición gt Pegar (en el lugar deseado)

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26
Modificar hipervínculos
Para modificar el formato predeterminado de los
hipervínculos
1 abrir la base de datos y seleccionar
Herramientas gt Opciones
2 seleccionar la ficha Hipervínculos/HTML
3 establecer las opciones deseadas y hacer clic
en Aceptar
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27
Modificar hipervínculos
Para modificar un hipervínculo
1 abrir el objeto de Access que contenga el
hipervínculo
2 seleccionar el hipervínculo haciendo clic con
el botón derecho del ratón
3a seleccionar Hipervínculo gt Modificar
hipervínculo (el cuadro que aparece, Modificar
hipervínculo, es similar a Insertar hipervínculo,
visto antes)
3b seleccionar Hipervínculo gt Mostrar texto para
modificar el texto del hipervínculo
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28
Eliminar hipervínculos
Para eliminar un hipervínculo creado en una
tabla, en una consulta o en un formulario
dependiente de una tabla que contenga el
hipervínculo
1 abrir el objeto de Access que contenga el
hipervínculo
2 situarse en el registro que contenga el
hipervínculo y hacer clic con el botón derecho
del ratón
3 seleccionar Hipervínculo gt Modificar
hipervínculo y hacer clic en Quitar vínculo
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29
Eliminar hipervínculos
Para eliminar todos los hipervínculos creados en
una tabla
1 eliminar el campo Hipervínculo de vista Diseño
de la tabla
Para eliminar un hipervínculo creado en vista
Diseño de un formulario
1 abrir el formulario en vista Diseño
2 seleccionar el hipervínculo y pulsar ltSuprgt
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