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Interfases Contables en CIO con XML
Curso CIO
Interfases Contables XML
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Introducción
Las opciones descritas en este documento solo
están disponibles en la versión 7 o posterior de
CIO Milenio. El documento supone conocimiento
básico del formato XML de parte del usuario.
CIO Milenio esta habilitado para la integración
con sistemas contables por medio del formato XML.
CIO puede exportar todo el detalle de las Ordenes
de Pago y de sus movimientos. Para integrar con
un sistema contable en particular, hay dos pasos
que hay que completar.
Primero, es necesario que cada movimiento en cada
orden de pago en CIO tiene definido a que cuenta
contable corresponde. Para esto debe ingresar
cuentas contables del plan de cuentas de su
empresa a CIO.
Segundo, es necesario saber cual es el formato
exacto de archivo que su programa contable puede
importar. Luego debe configurar a CIO para que
pueda generar archivos de este formato con los
datos de las ordenes de pago y sus movimientos.
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Configurando Cuentas Contables - 1
Se pueden configurar las cuentas contables a
utilizar aparte para cada Presupuesto o Proyecto,
y CIO aplicará estas cuentas a cada Orden de Pago
de manera automática.

• Para configurar CIO, se debe ingresar los códigos
  contables en varias fichas en CIO
• la ficha del Presupuesto (para manejar códigos
  particulares para cada presupuesto) o en la ficha
  del Proyecto (para codificación a nivel de
  Proyecto),
• en la ficha de los subcontratos,
• en la ficha de las cuentas bancarias,
• y en la tabla de retenciones.
• Las siguientes diapositivas muestran los campos
  disponibles.

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Configurando Cuentas Contables - 2
Códigos de cuenta para el Proyecto y/o
Presupuesto.
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Configurando Cuentas Contables - 3
Códigos de cuenta para cuentas bancarias y
retenciones en la fuente.
Códigos de cuenta para cada subcontrato.
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Configurando Cuentas Contables - 4
El sistema para interfases contables en CIO esta
hecho para manejar una contabilidad globalizada
para las obras, con una cuenta contable para el
Almacén de la obra, otra para Gastos Generales,
otra para Subcontratos, etc. Si necesita ver mas
detalle, los reportes normales de control de CIO
presentan información muy detallada de
movimientos individuales de materiales o
actividades particulares del presupuesto. CIO no
esta diseñado para exportar información contable
detallada para cada actividad del presupuesto.
Pero si es probable que necesita separar
contablemente subcontratos de mano de obra de
subcontratos a todo costo. Esto se puede hacer
ingresando los códigos en la ficha de cada
subcontrato, en lugar de un solo código en la
ficha del presupuesto o proyecto.
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Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 1
Una vez configuradas las cuentas en las varias
fichas en CIO, CIO las utiliza cada vez que un
usuario crea una Orden de Pago. CIO busca para
ver cual cuenta debe utilizar en cada situación.
Entonces en el caso de un pago a un proveedor, al
Valor Bruto CIO colocará la cuenta del campo
Almacén de la ficha del Presupuesto, al valor
de IVA colocará la cuenta del campo
correspondiente a IVA, y así sucesivamente.
Si hay mas que una cuenta disponible (por ejemplo
a nivel de presupuesto y a nivel del proyecto),
CIO empieza desde la mas especifica hasta la mas
genérica. Como ejemplo, si es un pago a un
subcontratista, CIO primero busca la ficha del
subcontrato para ver si una cuenta esta definida
ahí. Si no, CIO busca el campo de Subcontratos
en las cuentas contable de la ficha del
Presupuesto. Si no hay cuenta ahí, finalmente va
a la ficha del Proyecto.
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Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 2
Una vez configuradas las cuentas, CIO las utiliza
automáticamente para codificar cada Orden de Pago.
Estos códigos también se pueden editar
manualmente si es necesario. Solo hay que hacer
un doble-clic con el mouse sobre la columna para
ajustar una cuenta. Obviamente esta técnica
también se puede utilizar para cualquier
situación que CIO no puede manejar
automáticamente.
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Creando la Interfase - 1
Para exportar la información contable, se debe
crear una interfase con la combinación y formato
de información requerida por el software de
contabilidad.
Para hacer esto, es necesario tener información
detallada de los requerimientos que su sistema
contable tiene para archivos de importación XML.
Normalmente un programa contable tendrá capacidad
de Importar Movimientos o similar, y en la
documentación de esta función especificará el
formato exacto que debe tener el archivo para
importar. Recreamos esta estructura en el editor
de interfases contables XML que tiene CIO.
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Creando la Interfase - 2
Hay varios datos para ingresar en la ficha básica
de la interfase XML. Debe nombrar la interfase,
para poder identificarla después, y también dar
el nombre por defecto del archivo que CIO debe
crear cuando exporta datos.
En Tipo de Exportación hay una sola opción
disponible - Detalles de ordenes de pago. A
diferencia de los archivos de exportación tipo
texto, en la exportación XML se puede definir mas
precisamente el detalle a exportar adentro de la
especificación de la interfase.
Marcando Valores de cheques sin decimales causa
CIO redondear los valores de los cheques a
números completos.
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Creando la Interfase - 3
Ahora debe pasar a la hoja Campos. Aquí vamos a
indicar a CIO como debe ser el formato del
archivo XML de datos contables.
Un archivo XML contiene una secuencia de tags o
elementos, cada uno opcionalmente con su valor y
con algunos atributos.
El sistema contable debe tener una explicación
precisa de la secuencia de elementos y atributos
requeridos. Es necesario recrear esta estructura
en el editor de interfases XML en CIO. Así,
cuando CIO exporta la información, puede
configurarla en este formato, y así el programa
contable la puede entender.
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Creando la Interfase - 4
Como comentamos anteriormente, cada elemento XML
puede tener un valor y uno o mas atributos. En el
contexto de CIO, un elemento puede ser un Orden
de Pago, y sus atributos pueden ser datos sobre
la orden de pago, como su fecha, número de
identificación, etc.
Cada elemento tiene un nombre, y puede tener mas
elementos a un nivel inferior en el formato XML.
Otra vez como ejemplo, tal vez hay un elemento
principal para las datos básicos de cada orden de
pago, y este elemento en su turno contiene mas
elementos, uno para cada movimiento adentro de la
orden de pago y con los datos correspondientes,
tal vez la cuenta contable, valor del asiento,
etc. El formato se repite para cada orden de
pago, y cada movimiento en cada orden de pago.
Este tipo de información debe estar en la
especificación de la interfase en la
documentación del programa contable.
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Creando la Interfase - 5
De esta manera, a la medida que identificamos
cada elemento de la interfase, utilizamos el
botón Crear para ir agregando y configurando
elementos y atributos en la interfase.
Cada elemento o atributo se puede configurar. En
nuestro ejemplo, el elemento lote no contiene
ningún valor, y se debe utilizar una sola vez en
el archivo de exportación. Para esta parte, debe
seguir las especificaciones dadas por el sistema
contable.
A continuación están documentadas todas las
opciones del editor de campos.
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Editor de Campos - 1
El Editor de Campos nos permite definir cada
elemento y atributo para incluir en la interfase,
y configurarlo de acuerdo con la especificación
que requiere el programa contable.
ID Elemento - cada elemento o atributo debe tener
un número de identificación única.
Posición - el orden del elemento o atributo en la
exportación. Como XML es un formato totalmente
jerárquico, es critico que los elementos están
presentados en el orden correcto.
Tipo - definir si la definición corresponde a un
elemento (o tag), que tendrá el formato
ltnombregt para abrir y lt/nombregt para cerrar, o un
atributo de un elemento ya definido, que tendrá
el formato nombre_atributovalor.
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Editor de Campos - 2
Descripción - una descripción del elemento o
atributo que permite identificarlo claramente.
Elemento Padre - en el caso de un elemento, esto
será el elemento encima del nuevo elemento en la
jerarquía del XML. El primer elemento (o raíz) no
tendrá padre. En el caso de un atributo, será el
elemento que contiene el atributo.
Ahora, dependiendo de si la definición es de un
elemento o atributo, debe llenar los datos
correspondientes.
Estos campos permiten un mayor control sobre los
datos del elemento o atributo a exportar.
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Editor de Campos - 3
Nombre Elemento - este es el nombre del tag que
se utilizará en el archivo XML.
Cuando se debe utilizar - hay tres opciones. Una
vez es para un elemento único, como el elemento
raíz, que no se repite. Para cada Orden de Pago
es para elementos que se deben repetir para cada
orden de pago a exportar. Para cada movimiento
es para elementos que se repiten para cada
movimiento adentro de cada orden de pago.
Un formato típico tendrá uno o mas elementos de
tipo único al principio, con datos generales para
la importación en el sistema contable, seguido
por un elemento que se repite para cada orden de
pago, y uno o mas elementos para los movimientos.
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Editor de Campos - 4
La orden de elementos es muy importante. Como el
formato XML es estrictamente jerárquica, no tiene
sentido tener elementos únicos después de haber
definido elementos repetidos por orden de pago,
por ejemplo.
Campo - si el elemento tiene valor, se puede
definir el valor acá, seleccionando de los campos
de datos disponibles. No se debe confundir el
valor del elemento con sus atributos, o
sub-elementos. Los campos disponibles dependen de
si el elemento es único, repetido por orden de
pago, etc.
Valor definido por el usuario - en la mayoría de
casos el valor del elemento, si lo tiene, va a
ser algún valor de la base de datos de CIO, como
el numero de la orden de pago, por ejemplo. Si es
necesario incluir un valor definido por el
usuario, aquí se puede ingresar.
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Editor de Campos - 5
Para definir un atributo, debe llenar los campos
en la segunda sección de la ventana.
Nombre atributo - este es el nombre del atributo
que se utilizará en el archivo XML.
Campo - atributos normalmente tienen un valor, y
esto se puede definir acá, seleccionando de los
campos de datos disponibles. Exactamente cuales
campos están disponibles depende de la naturaleza
del elemento dueño del atributo (si es único, o
para cada orden de pago, etc.).
Valor definido por el usuario - si es necesario
incluir un valor definido por el usuario, aquí se
puede ingresar.
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Editor de Campos - 6
Los campos al pie de la ventana son para definir
como se debe presentar los datos elegidos, y en
el caso de atributos o elementos definidos a
nivel de movimiento, se puede definir cuando se
debe utilizar.
Tamaño y Decimales - para definir el tamaño
físico de los datos, en particular para datos
numéricos. Se pueden dejar en blanco.
Formato de Fecha - para campos tipo fecha, se
puede indicar su formato utilizando la letra D
para días, M para mes y Y para año. Por
ejemplo con el patrón MM-DD-YYY, CIO exportará
las fechas así - 12-31-2004.
Utilizar para movimientos de tipo - permite
exportar atributos o elementos condicionalmente,
dependiendo del tipo de movimiento.
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Editor de Campos - 7

• Las opciones disponibles para Utilizar para
  movimientos de tipo son
• Todos - siempre exporta la información.
• Cuenta por Pagar - solo exporta si el movimiento
  es una cuenta por pagar.
• Valor Bruto - exporta si es el valor bruto.
• IVA - exporta si es el valor de IVA.
• IVA sobre Utilidad - exporta si es el valor de
  IVA sobre Utilidad.
• Retención Predefinida - exporta si es una
  retención predefinida (en la tabla de retenciones
  en CIO).
• Retención del Usuario - exporta si es una
  retención definida por el usuario en la orden de
  pago.
• Descuento Financiero - exporta si es un
  descuento financiero.
• Retención de Garantía - exporta si es la
  retención de garantía.
• Amortización del Anticipo - exporta si es la
  amortización de un anticipo.
• Descuento o Préstamo - exporta si es un préstamo
  o descuento a un subcontratista.
• Débitos - exporta si es un débito.
• Créditos - exporta si es un crédito.

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Editor de Campos - 8
La ultima opción para este campo es Definido por
el Usuario - en este caso, solo exporta cuando
el movimiento ha sido seleccionado en la ficha de
la orden de pago.
Aquí, dos movimientos han sido seleccionados.
Esto permite selecciones controlados totalmente
por el usuario
Utilizando estas opciones se puede crear el
efecto, por ejemplo, de solo exportar el atributo
con el numero de NIT (identificación tributaria)
del tercero si el movimiento corresponde al valor
bruto, o que solamente exporta el valor base para
una retención si el movimiento corresponde a una
retención.
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Documentación de Campos - 1
Esta tabla explica cada campo disponible para
exportar. Las tres columnas a la derecha indican
si el campo esta disponible para los diferentes
tipos de elemento.
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Documentación de Campos - 2
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Documentación de Campos - 3
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Documentación de Campos - 4
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Exportando Datos Contables - 1
Con la interfase creada, ya se puede utilizar la
opción de Exportar/Datos Contables para sacar
información hacia el programa contable.
Debe seleccionar el rango de fechas a exportar
(mínimo un día), la interfase, y la ubicación y
nombre del archivo para crear.
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Exportando Datos Contables - 2
CIO procesa la información y genera un archivo
con los datos organizados de acuerdo con el
formato dado en la interfase. Ahora puede llevar
este archivo e importarlo al sistema contable.
Es probable que en el proceso de crear la
interfase, va a ser necesario hacer varios
intentos, ajustando y corrigiendo la
especificación de la interfase. Igualmente, es
importante revisar como esta especificado su plan
de cuentas contables, teniendo en cuenta que CIO
esta hecha para trabajar con una contabilidad
tipo globalizado para cada obra. Pero esto no
debe ser un impedimento, dado que los reportes de
control de CIO muestran la información de
ejecución en todo detalle.
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