manejo de comunidades El relacionamiento con los grupos de inter

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manejo de comunidades El relacionamiento con los
grupos de interés
Conferencista foto
DIPLOMADO GERENCIA AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD
SOCIAL EMPRESARIAL
Sandra Milena Pérez Uribe Conferencista Diciembre,
2013
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Agenda

• Introducción
• Comprensión y desarrollo del concepto de Grupos
  de Interés
• Guías y Estándares para el relacionamiento con
  los grupos de interés
• El compromiso con los Grupos de Interés.
• Claves para el éxito de una relación con los
  Grupos de interés

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Introducción
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1. Comprensión y desarrollo del concepto de
Grupos de Interés
5
Qué es un grupo de interés o Stakeholder?
Partes interesadas Individuo o grupo que tiene
interés en cualquier decisión o actividad de la
organización ISO 26000
El termino inglés stakeholder se refiere a
aquellas personas que se ven afectadas o se
podrían ver afectadas por las operaciones de una
organización o empresa. AccountaAbility
Cualquier grupo o individuo que pueda afectar o
se vea afectado por la consecución de los
propósitos de la empresa R. Edwar Freeman. Teoria
de los Stakeholders. 1984
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Teoría de los Stakeholders
Milton Friedman sólo los accionistas constituyen
los grupos de interés
Edward Freeman Se habló de que los grupos de
interés eran toda persona o grupo que afecta o es
afectado por la operación de la empresa. Por esta
razón se incluyó a los socios, sindicatos,
entidades de gobierno, medios de comunicación,
asociaciones de consumidores, comunidad, etc
Luego, se estableció que eran todas aquellas
personas y grupos sin los cuales sería imposible
que la empresa funcionara. Se incluyó entonces a
los trabajadores, proveedores, distribuidores y
clientes que, además de los accionistas, eran
indispensables.
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Teoría de los Stakeholders

• Pero, luego de varios sucesos ocurridos de crisis
  financieras y de corrupción, entre otros, se
  expandió el concepto para entender que grupo de
  interés es todo aquel con el cual la empresa
  tiene una obligación moral. Dentro de esta
  acepción, pasan a ser de interés nuevas entidades
  y actores como los relacionados con el ambiente,
  la sociedad y las generaciones futuras.

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Teoría de los Stakeholders

• Concibe a la empresa como un conjunto de
  interacciones multilaterales que va mas allá de
  la relación propietario trabajador
• Cada uno de los grupos de interés tiene un valor
  intrínseco y juega un papel esencial en el
  funcionamiento y sostenibilidad de la empresa.
• Las relaciones enmarcadas en la organización
  pueden ser entendidas desde una perspectiva
  moral.
• La empresa es responsable de las consecuencias de
  su actuación sobre otros.

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2. Guías y Estándares para el relacionamiento
con los grupos de interés
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AccountAbility
Fuente página web www.accountability.org
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AccountAbility

• AA1000SES Norma de Compromiso con los Grupos de
  Interés (Versión borrador final 2011)
• Ofrece un marco para el diseño, implementación,
  evaluación y comunicación de calidad con sus
  Grupos de Interés para que las organizaciones
  tengan una mejora continua en este
  relacionamiento.
• AA1000APS (2008) Principios de AccountAbility
• Proporciona un conjunto de principios reconocidos
  internacionalmente y de libre acceso para
  enmarcar y estructurar el modo de entender,
  gestionar, administrar, implementar, evaluar y
  comunicar su accountability
• Norma de aseguramiento AA1000
• La norma de aseguramiento AA1000 es un estándar
  de aplicación general para evaluar, atestiguar y
  fortalecer la credibilidad y calidad del informe
  de sostenibilidad de una organización y de sus
  principales procesos, sistemas y competencias.
  Asimismo, provee de orientación sobre los
  elementos clave del proceso de aseguramiento

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Lineamientos de las empresas
Fuente página web www.epm.com.co
13
Lineamientos de las empresas
Fuente página web www.ecopetrol.com
14
Lineamientos de las empresas
Fuente página web www.cemexcolombia.com
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3. EL COMPROMISO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
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Compromiso

• Se puede describir el compromiso con los grupos
  de interés como el conjunto de acciones
  desarrolladas por la empresa para reconocer, a
  sus partes interesadas, el derecho a ser
  escuchadas.
• Este derecho no implica que la empresa tenga que
  satisfacer las preocupaciones de todos los
  grupos de interés, aunque sí supone que debe
  responder a los cuestiones planteadas por ellos e
  incluirlas en el desarrollo estratégico y
  operacional de la misma
• Beneficios
• Identificación temprana de tendencias y asuntos
  relevantes.
• Mejor gestión de riesgos y de oportunidades.
• Innovación y mejora.
• Establecer la credibilidad como socio.
• Toma de decisiones fundamentada.

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Cómo llegar a un compromiso con los G.I?

• 1. ANÁLISIS INICIAL
• 1.1. Determinación de los objetivos
  estratégicos en las relaciones con los
  grupos de interés.
• Es crucial que la relación con los grupos de
  interés sea relevante y esté alineada con la
  estrategia de la empresa
• Se deben considerar las siguientes preguntas
• Quiénes son los grupos de interés o partes
  interesadas?
• Cuáles son los objetivos que se desean lograr a
  través de la relación con los grupos de interés?
• Cuáles son los temas claves que la empresa debe
  afrontar, y qué madurez social tienen?

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Ejemplo Telefónica

• Colabora con el Comité Español de Representantes
  de Minusválidos (CERMI) como parte de su
  Iniciativa Telefónica Accesible.
• A través de esta colaboración, la empresa puede
  conocer las necesidades y expectativas de esta
  parte interesada, y al mismo tiempo puede
  aprender a innovar para beneficio de las personas
  con discapacidad y asegurar la utilidad de sus
  servicios y sus productos.

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Identificación y clasificación de los Grupos de
Interés

• Métodos para identificar las partes interesadas o
  grupos de interés de una empresa.
• La organización AccountAbility sugiere las
  siguientes dimensiones para su identificación

Grupos con los que la empresa tiene o pueda tener
responsabilidades legales, financieras y
operativas
Responsabilidad
Grupos que tienen o que puedan tener la
posibilidad de influir en la capacidad de la
empresa para alcanzar sus objetivos
Influencia
Grupos que necesitan atención inmediata de la
empresa respecto a temas financieros, económicos,
sociales o medioambientales.
Tensión
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Identificación y clasificación de los Grupos de
Interés
Grupos que dependen directa o indirectamente de
la empresa -de sus actividades, de sus productos
o servicios o de su desempeño. Ej empleados,
clientes, proveedores.
Dependencia
Grupos cuyas diferentes perspectivas pueden
llevar a un conocimiento nuevo de una situación
y/o a la identificación de oportunidades
Perspectivas diversas
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Identificación y clasificación de los Grupos de
Interés
Proximidad
Los grupos con los que la empresa interactúa
durante sus operaciones y actividades, o aquellos
que viven cerca de las instalaciones de la empresa
Líderes de las comunidades locales,
representantes sindicales
Representación
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Ejemplo mapa de G.I.
Juntas de acción comunal, líderes veredales,
madres comunitarias, jóvenes, iglesia,
asociaciones gremiales
Sociedad Civil Organizada
Instituciones de Apoyo
Bomberos, SENA, Universidad, Policía, Ejército,
ONGs
Comunidad
Autoridades y Reguladores
Alcaldía, CAR, ANH, Gobernación, Personerías
Vecinos a la Operación
Propietarios de tierras, residentes adyacentes,
indígenas
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Ejemplo Mapa de G.I Cerrejón -2009
Grupo de interés Subgrupo Localidad Impacto Poder Legitimidad
Instituciones Educativas La Guajira
Departamental La Guajira
Líderes Líderes de Opinión Bogotá
Medios de Comunicación Locales Nacionales La Guajira Bogotá
Proveedores Locales Regionales La Guajira Bogotá
Trabajadores y Sindicato Empleados Mina
Gobierno Local Municipio de Hatonuevo
Nacional D.C. Bogotá
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Ejemplo Danone

• Danone, la empresa multinacional de
  productos alimenticios, identifica sus grupos
  de interés según cuatro esferas
• La esfera social comprendida por empleados,
  clientes y asociaciones de clientes.
• La esfera pública, formada por las autoridades
  públicas, las asociaciones sociales y
  medioambientales y las ONG, así como los medios
  de comunicación.
• La esfera económica, que agrupa a los
  accionistas, la comunidad financiera y las
  agencias de calificación social y ambiental, y
  los distribuidores.
• La esfera industrial y científica, representada
  por las organizaciones profesionales.

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Ejemplo Carrefour
La cadena francesa de hipermercados
Carrefour distingue entre grupos directos e
indirectos
DIRECTOS
INDIRECTOS
Empleados, accionistas, negocios franquiciados,
proveedores, prestadores de servicios,
autoridades locales y públicas
Medios de comunicación, ONGS y comunidad
financiera
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Identificar los temas relevantes

• Los temas relevantes son aquellos que tienen, o
  es probable que tengan, influencia sobre la toma
  de decisiones, sobre las actividades o sobre el
  comportamiento de uno o más grupos de interés y/o
  de la empresa en sí.
• Es importante que la empresa tenga conocimiento
  de los impactos de sus actividades y de sus
  operaciones, así como de las expectativas de los
  grupos de interés respecto la actuación de la
  empresa.

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Priorización de los grupos de interés y de los
temas

• Las formas de llevar a cabo esta priorización son
  varias. Una forma particularmente útil es el
  modelo creado por Agel, Mitchell y Sonnenfeld
  (1999), que sugiere que las empresas se enfoquen
  hacia los grupos que cumplen con los requisitos
  de poder, legitimidad y urgencia en su situación.
• AccountAbility sugiere dos formas de
  priorización, según la madurez social de los
  temas y según el nivel de influencia y
  dependencia de los grupos de interés

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Análisis y planificación

• Análisis de los grupos de interés y de sus
  representantes.
• Las expectativas
• El conocimiento que tienen sobre el tema
• La legitimidad de los representantes de cada
  parte interesada
• La voluntad de participar.
• Los posibles impactos, tanto positivos como
  negativos
• Las circunstancias culturales
• La escala geográfica de las operaciones de cada
  parte interesada
• La capacidad de relación del grupo de interés
  respecto a su tiempo y sus recursos.

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El diseño del proceso de compromiso con los G.I

• Análisis de los grupos de interés y de sus
  representantes.
• Las expectativas
• El conocimiento que tienen sobre el tema
• La legitimidad de los representantes de cada
  parte interesada
• La voluntad de participar.
• Los posibles impactos, tanto positivos como
  negativos
• Las circunstancias culturales
• La escala geográfica de las operaciones de cada
  parte interesada
• La capacidad de relación del grupo de interés
  respecto a su tiempo y sus recursos.

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Formas de compromiso

• 1. Consultar En cuanto a la relación, puede
  ser a corto o largo plazo, y la
  comunicación debe ser bilateral, pudiendo ser
  realizada a través de encuestas, reuniones de
  grupo, talleres, etc.
• Ej Cemex, realizó una encuesta entre sus grupos
  de interés para conocer sus preocupaciones y sus
  intereses en relación a los aspectos de
  sostenibilidad de la empresa, así como para
  conocer la valoración que tienen del desempeño de
  Cemex en este tema

31
Formas de compromiso

• 2. Convocar Esta relación implica trabajar
  directamente con las partes interesadas, con el
  objetivo de entender sus inquietudes y tenerlas
  en cuenta en la toma de decisiones. La
  comunicación puede ser bilateral o de dirección
  múltiple, y el aprendizaje es mutuo. Ej Paneles

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Formas de compromiso

• 3. Colaborar Las colaboraciones proceden de
  personas y organizaciones (públicas, privadas o
  de la sociedad civil) que se dedican a objetivos
  de bien común. La meta es desarrollar soluciones
  consensuadas y planes de acción conjuntos a
  través de asociaciones con los grupos de interés
  o en una red de grupos de interés.

4. Delegar Los grupos de interés pueden tener un
rol formal en el gobierno de una empresa, o esta
puede delegarles la adopción de algunas
decisiones
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Diseño del compromiso

• Se debe preparar un plan de compromiso -
  engagement plan- en el que se definan los
  objetivos y el mandato del proceso, así como el
  nivel del compromiso y el método que se
  utilizará. Igualmente, el plan debe describir el
  método y los resultados de la identificación y la
  clasificación de los grupos de interés.
• Para poder comunicar los resultados del
  compromiso es necesario haber establecido
  objetivos e indicadores para poder medir el
  desarrollo del proceso, es importante elaborar
  planes de contingencia para gestionar los riesgos
  más probables o peligrosos, así como analizar las
  posibles consecuencias si, por alguna razón, no
  se cumple con las expectativas de los grupos de
  interés.

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Fortalecimiento de las relaciones

• EJEMPLO Panasonic Corporation, el fabricante de
  productos electrónicos, pone énfasis en mejorar
  sus impactos medioambientales. Por ello, ha
  vinculado la remuneración de los altos directivos
  con sus objetivos ambientales. La remuneración y
  los bonos se basan en el desempeño personal de
  los altos directivos respecto al rendimiento del
  capital, las ventas y las emisiones de dióxido de
  carbono (CO2)

35
Implementación del compromiso

• Existen varias maneras de informar y sensibilizar
  a los grupos sobre los temas en cuestión, tales
  como realizar visitas in situ, llevar a cabo
  diálogos continuos y compartir información de
  interés.
• Los informes públicos, como las memorias de
  responsabilidad, son un método apropiado
  para informar a los grupos de interés sobre el
  desempeño de la empresa. Existen varias normas
  para desarrollarlos, entre otras, las directrices
  del Global Reporting Initiative (GRI), que
  establecen pautas para el desarrollo de una
  memoria de sostenibilidad

36
Implementación del compromiso

• Existen varias maneras de informar y sensibilizar
  a los grupos sobre los temas en cuestión, tales
  como realizar visitas in situ, llevar a cabo
  diálogos continuos y compartir información de
  interés.
• EJEMPLO Actividades previas al diálogo
• 1. Selección de grupos de interés
• 2. Definición del alcance y del objetivo del
  diálogo
• 3. Método
• 4. Definición de temas para la ejecución de los
  diálogos
• 5. Definición de temas de logística
• 6. Definición de roles durante el diálogo
• 7. Acercamiento y conocimiento previo del grupo
  de interés

37
Ejemplo

• Selección de grupos de interés
• Ubicación
• Mayor riesgo o criticidad de la relación
• Relacionamiento
• Posición frente a la compañía
• 2. Definición del alcance y del objetivo del
  diálogo
• Tema
• Duración
• Número de diálogos
• Cobertura
• Participación de la compañía
• Participación de los gestores de GI
• Participación de un tercero.

38
Ejemplo

• 3. Agenda
• 1. Objetivos del diálogo.
• 2. Estrategia de Sostenibilidad.
• 3. Apertura del diálogo y normas de conducta.
• 4. Diálogo moderado por _______.
• 5. Encuesta de retroalimentación de la reunión.
• 4. Método Reunión de grupo
• Reuniones de pequeños grupos (máximo 25 personas)
  para obtener sus opiniones y comentarios. Los
  representantes de la compañía deben estar
  presentes y la moderación de la reunión estará a
  cargo de una firma determinada.

39
Ejemplo

• Aspectos claves
• Las reuniones de grupo constituyen un medio
  efectivo y flexible para recoger diversas
  impresiones sobre la gestión de la compañía en
  ciertos temas o para conocer la variedad de los
  puntos de vista de los grupos de interés. La
  selección de representantes de este grupo de
  interés es crítica para obtener una muestra
  representativa.

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Ejemplo

• Normas de conducta
• Cada participante deberá mencionar su nombre,
  entidad o comunidad a la que pertenece y tendrá
  máximo 3 minutos para exponer su idea.
• La participación es individual y mediante el
  mecanismo de pedir la palabra.
• El lenguaje utilizado debe ser apropiado y
  siempre en positivo.
• En lo posible ante una queja o solicitud,
  presentar una posible solución o sugerencia.
• Presentar las ideas, sugerencias e inquietudes
  con argumentos concretos.
• Tanto la Compañía como los participantes se
  comprometen a desarrollar un diálogo
  constructivo, abierto y equilibrado (aspectos
  tanto positivos como oportunidades de mejora).

41
Ejemplo

• Recomendaciones Generales
• Tenga actitud positiva, recuerde que la
  motivación y buena energía dan
• buenos resultados.
• Hable claro y despacio, las personas se lo
  agradecerán.
• El uso de los términos técnicos no demuestran
  mayor conocimiento,
• generan confusión.
• El contacto visual representa seguridad y
  genera confianza, utilícelo.
• Es mejor decir no se ante una pregunta que
  generar respuestas sin
• conocimiento.
• Genere compromisos que sólo estén a su alcance
  y pueda gestionar
• directamente.
• El saludo y la despedida son vitales para
  afianzar relaciones, asegúrese que lo escuchen.
• La puntualidad demuestra respeto hacia los
  participantes
• Póngase en los zapatos del otro.

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Ejemplo

• Recomendaciones Generales
• Tenga actitud positiva, recuerde que la
  motivación y buena energía dan
• buenos resultados.
• Hable claro y despacio, las personas se lo
  agradecerán.
• El uso de los términos técnicos no demuestran
  mayor conocimiento,
• generan confusión.
• El contacto visual representa seguridad y
  genera confianza, utilícelo.
• Es mejor decir no se ante una pregunta que
  generar respuestas sin
• conocimiento.
• Genere compromisos que sólo estén a su alcance
  y pueda gestionar
• directamente.
• El saludo y la despedida son vitales para
  afianzar relaciones, asegúrese que lo escuchen.
• La puntualidad demuestra respeto hacia los
  participantes
• Póngase en los zapatos del otro.

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4.Claves para el éxito de una relación con los
G.I
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Claves para el éxito de una relación con los G.I

• Acercar los objetivos y el proceso a la
  estrategia de la empresa.
• Conocer y gestionar las expectativas, tanto de la
  empresa como de los grupos de interés.
• Acordar las reglas de la relación, así
  como el papel y la responsabilidad de cada
  uno de los participantes.
• Asegurar siempre la claridad de las palabras y
  las definiciones, por ejemplo, en las
  declaraciones escritas.
• Identificar e incentivar a las personas que
  intervendrán en el proceso.
• Mostrar transparencia.
• Reconocer las diferencias todos deberán
  hacer un esfuerzo para compartir puntos de
  vista, escuchar y aprender.
• Destinar el tiempo y los recursos
  necesarios, teniendo en cuenta la necesidad
  de informar
• Capacitar a los grupos de interés y a las
  personas internas sobre temas complejos

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• GRACIAS
• Sandra Milena Pérez
• sandrampu_at_gmail.com