MANUALIZA

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MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais
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Preliminar

• Trataremos de manuais vinculados à movimentação
  de processos.
• Esses manuais apontam o como fazer.
• Os indicadores para o uso de manuais estão
  ligados aos processos de
• Divulgação
• Coordenação
• Análise
• Treinamento

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Objetivos

• Permitir que a reunião de informações dispostas
  de forma sistematizada, criteriosa e segmentada
  atue como instrumento facilitador do
  funcionamento da organização.
• O manual vale como instrumento de permanente
  consulta, sem ser o único no qual executivos e
  executantes devem pautar seu trabalho.

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Estratégia para a Manualização

• Itemizar os modelos manualizados antes da
  aplicação de modelos, é necessário que sejam
  identificados os vários tipos de manual que a
  organização demanda.
• Qualificar a Manualização detalhamento do que
  será manualizado, ou seja, serão selecionados os
  modelos.
• Elaborar o manual é a colocação em prática dos
  estudos realizados anteriormente
• Distribuir o manual.

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Tipos e Técnicas de Manualização (1)

• Manual de Organização, Manual de estrutura tem
  como escopo a própria organização.
• Manual de Instruções, Manual de Normas e
  Procedimentos, Manual de Processo, Manual de
  Serviços definem normas diretrizes e o
  detalhamento de como fazer o trabalho de natureza
  burocrática.

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Tipos e Técnicas de Manualização (2)

• Manual de Formulários define a finalidade, o
  preenchimento, a distribuição e a utilização dos
  formulários em uso na empresa.
• Manual de Normas semelhante a qualquer
  regulamento interno ou regimento.
• Manual de seqüência Administrativa descreve as
  fases e as operações de cada processo, citando os
  órgãos e as pessoas que as executam, bem como os
  volumes de trabalho em cada fase (não é o manual
  que mais se recomenda no Brasil).

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Tipos de Manuais (1)

• Manual de Instruções
• Instruções
• Origem
• Áreas de Operação
• Justificativas das Instruções
• Manual de Normas e Procedimentos
• Objetivo
• Classificação dos Assuntos
• Preparo e Emissão de Normas
• Padrões para redação de comunicações normativas
• Modificação de Normas

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Tipos de Manuais (2)

• Manual de Processo
• Normas Básicas
• Processo
• Interface
• Manual de Serviços (a)
• Normas básicas
• Roteiro de Execução
• Roteiro de supervisão
• Manual de Serviços (b)
• Normas legais
• Roteiro de Execução
• Formulários
• Interface
• Roteiro de Supervisão

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Tipos de Manuais (3)

• Manual de Formulários
• Objetivos
• Freqüência
• Preenchimento
• Fluxograma
• Interface
• Anexos
• Manual de Seqüência administrativa
• Processo
• Formulários
• Volume
• Espaço Físico
• Cuidados na Supervisão

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Recomendações Finais

• O manual é elaborado para quem não sabe. Quem
  sabe não o consulta.
• Elabore o manual em folhas soltas, para melhor
  atualização.
• É fundamental a existência de um padrão estético
  que inclua obrigatoriamente a redação e a
  apresentação de cada manual
• É interessante a adoção de um sistema de
  modificação que permita uma fácil referência e/ou
  busca.

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MANUALIZAÇÃO

• Formulação e Análise Estrutural

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Objetivos (1)

• Explicar os objetivos e diretrizes básicas da
  empresa, sua penetração no mercado e na sociedade
  em geral.
• Relatar a história da empresa, desde sua fundação
  até a atualidade.
• Demonstrar de forma coordenada e organizada, a
  estrutura organizacional da empresa necessária
  para conseguir os objetivos e diretrizes
  traçadas.
• Definir a função, a posição hierárquica, as
  responsabilidades, as relações e a autoridade dos
  cargos decorrentes desta estrutura

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Objetivos (2)

• Atender às exigências das normas internacionais
  (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO 14000
  que trata das questões ambientais.
• Em termos de Manualização no plano estrutural, é
  a inclusão de alguns itens que assegurem uma
  leitura e interpretação sistêmica da organização.

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Tipos e Técnicas de Manualização1. Manual de
Política

• Processo decisório (unidades de direção)
• Delegação de autoridade
• Processo decisório (unidades de assessoramento e
  de execução de 1o. e 2o. Níveis).
• Coordenação global
• Intervenção ambiental

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2. Manual de Organização (a)

• Políticas e diretrizes organizacionais.
• Estrutura orgânica
• Competências
• Estatutos e regimentos internos
• Quadro de pessoal

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2. Manual de Organização (b)

• Introdução
• Objetivos do manual
• Definição das finalidades e objetivos da
  organização
• Organogramas parciais e global
• Descrição por unidades
• Descrição de cargos

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2. Manual de Organização (c)

• Objetivo
• Estrutura Interna
• Linhas de autoridade
• Ascendente
• Descendente
• Funções

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2. Manual de Organização (d)

• Preliminares
• Quadro Organizacional
• Planos de ação
• natureza estratégica
• natureza operacional
• Envolvimento ambiental
• circunstancial
• permanente
• Atuação individual-conceitual

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Recomendações Finais (1)

• A elaboração do manual deve incluir uma abertura
  do texto sumário de assuntos gráficos
  explicativos.
• Forma de impressão do texto.
• Desenho do gabarito da folha.
• Qualidade do papel.
• Cor do papel
• Perfuração da folha (quando for o caso)
• Formato da folha padrão

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Recomendações Finais (2)

• Para a capa do manual deve ser considerado
  (quando for o caso)
• tamanho
• gravação
• ferragens
• O uso de divisórias para separar os vários
  segmentos é interessante.
• O manual deve ser visto como um documento que
  subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.
• A linguagem escrita tem de estar ao alcance de
  quem lê e usa o manual.