Boordtabellen - Indicatoren

1

• Boordtabellen - Indicatoren

2

1. Indicatoren en boordtabellen
2. Op te volgen aspecten op te nemen in
   controlebord
3. Bouwstenen van de boordtabel indicatoren
4. Omgaan met boordtabellen

3
Indicatoren en Boordtabellen

• Indicatoren zijn een middel
• dienen bepaald in functie van wat men wenst op te
  volgen
• wat men wenst op te volgen bundelt men in een
  boordtabel (controlebord)

4
Indicatoren en Boordtabellen

• Wat dient er te worden opgevolgd?

Alle essentiële elementen die van belang zijn
voor de organisatie
5
Op te volgen aspecten op te nemen in
controlebord

• Wat dient er te worden opgevolgd?
• Bijdrage tot de strategie(incl. engagementen
  volgens BO)
• Beheersing van de recurrente kernprocessen
• activiteitsindicatoren
• effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid (economy)
• (ethiek, integriteit)
• Tevredenheid van klanten en stakeholders

6
Op te volgen aspecten op te nemen in
controlebord

• Wat dient er te worden opgevolgd?
• Kwaliteitsbeheersing
• Beheersing van de ondersteunende processen, en
  van de inzet van de middelen(effectiviteit,
  efficiëntie, zuinigheid, ethiek, integriteit)
• financiële middelen, ontvangsten en uitgaven
• personeel
• ICT
• Informatie en communicatie
• facility management
• legisiteke ondersteuning

7
Op te volgen aspecten op te nemen in
controlebord

• Dient dit alles in de boordtabel te worden
  opgenomen?
• JA voor alle belangrijke bedrijfsaspecten
  dienen indicatoren te worden gedefinieerd
• Maar voorzien in tabellen specifiek voor elk
  hiërarchisch niveau.
• Op niveau agentschap vs. niveau afdeling
• Geconsolideerd voor alle activiteiten vs. een
  specifieke
• Voor het geheel vs. voor een provinciale afdeling
• .

8
Op te volgen aspecten op te nemen in
controlebord

• Dient dit alles in de boordtabel te worden
  opgenomen?
• Uitzonderingen
• Doelstelling (SOD) prestatieniveaus ivm
  recurrente processen
• projectmatige ontwikkelingen/verbeteringen
• Individuele prestatieopvolging
• elementen uit zijn/haar boordtabel
• functioneringscriteria
• persoonlijke verbeteringsacties

9
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Definitie van een indicator?
• Een indicator is een grootheid ( een parameter)
  die men in het oog dient te houden om de
  prestatie te meten (te kunnen opvolgen)
• Niet limitatief
• Een aantal te leveren prestaties
• Een doorlooptijd
• Monetaire termen (max. kostprijs, bestedingen,
  efficiëntie, )
• Een ratio (productiviteit, )
• Een percentage
• Een tevredenheidsscore (waardering t.o.v. een
  waardenschaal, )

10
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Wat is een goede indicator?
• Relevant Een directe maatstaf voor de beoogde
  doelstelling
• Specifiek Voldoende precies en éénduidig
• Geconsolideerd Op voldoende niveau geaggregeerd
  een beperking van het aantal
  indicatoren
• Meetbaar Gegevens zijn beschikbaar /-
  makkelijk te meten en te rapporteren
• Stabiel Stabiel in de tijd (niet nodzakelijk
  het resultaat) en reproduceerbaar

11
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Hoe ziet de totale set van indicatoren eruit?
• Alle belangrijke zaken dienen te worden opgevolgd
• Het aantal blijft beheersbaar

12
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Soorten indicatoren?
• Outcome indicatoren Geven een aanduiding ivm
  de (externe resultaten die men in de
  maatschappij wenst te bereiken.
• Output indicatoren Geven een aanduiding ivm de
  directe output van de processen of m.a.w. van
  de geleverde prestaties
• Proces indicatoren Geven een aanduiding ivm het
  verloop van de processen (effectiviteit, efficiën
  tie, )
• Input indicatoren Geven een aanduiding ivm de
  ingezette middelen

13
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren
14
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Beheer van indicatoren?
• Voor elke indicator een beheerfiche
• Duidelijke definitie
• Doel van de indicator
• De normstelling bij de indicator (vereist min.
  gradatie zone)
• Manier van meting en rapportering
• Frequentie van meting en rapportering
• Verantwoordelijke(n) voor meting en rapportering
• De beheerder van de indicator
• De omschrijving van de processen voor
  aanpassingen

15
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• T.o.v. wat worden indicatoren gerelateerd?
• De vastgestelde waarde van een indicator krijgt
  slechts zin bij afweging
• Afweging t.o.v.?
• Een vooropgestelde waarde (prestatienorm)
• Vorige perioden (M-1)
• Een vergelijkbare periode (J-1)
• Een cumulatieve evolutie
• Externe waarden (benchmarks)
• .

16
Indicator Indicator Maandresultaat Maandresultaat Maandresultaat Maandresultaat Jaarcumul Jaarcumul Jaarcumul Jaarcumul
Nr Omschrijving J-1 J Doel Afw. J-1 J Doel Afw.




















17
Bouwstenen van de boordtabel indicatoren

• Het bepalen van de gewenste prestatienorm
• Een leerproces basis
• waarden uit het verleden
• verbeteringspercentages t.o.v. huidige toestand
• (internationale) vergelijking
• positionering t.o.v. best-practices
• relatieve kwaliteitsniveaus en/of
  tevredenheidsniveaus op basis van enquêtes
• tijdsnormering
• .

18
Omgaan met boordtabellen

• Dienen in de eerste plaats om sturing te geven
  bij het nastreven van de doelstellingen.
  instrument voor de betrokken manager (PDCA)
• Niet alle indicatoren dienen in aanmerking te
  komen voor de prestatierapportering.(Sommige
  indicatoren worden sterk beïnvloedt door externe
  factoren)(Zijn wel nodig om te kunnen evalueren
  en bijsturen)
• Boordtabellen vormen de basis voor overleg
• Indicatoren en streefwaarden worden aanvaard door
  de betrokken manager (cf. SMART)

19
Omgaan met boordtabellen

• Opvolgingsinstrumenten zijn slechts een middel
  geen doel op zich!Het doel van dit
  allesresultaatgerichtheid -
  verbeteringsgerichtheid betere communicatie -
  participatie, betrokkenheid -
  responsabilisering.
• Niet afrekeningsgerichtheid
• Basis voor open communicatie coaching feedback
  ondersteuning
• Opvolging en bijsturing is ook teamwerkDeelaspect
  en kunnen worden gedelegeerd.

20
Omgaan met boordtabellen

• Verdere aandachtspunten bij evaluatie
• Om misverstanden te voorkomen is het van belang
  om te voorzien in de toelichting van- de keuze
  van de voorgestelde indicatoren,- de
  omschrijving van de indicatoren,- de toegepaste
  wijze van meten en rapporteren,- de keuze van
  de vooropgestelde prestatienorm,- de
  uitgangshypothesen,- de mogelijke invloed van
  externe factoren
• Evaluatie vraagt steeds overleg en een goede
  dosis gezond verstand.
• If a manager manages only by results,than every
  fool can be a manager

21
Bronnen voor oplijsting op te volgen elementen

• Het eigen strategisch plan- Strategische
  Organisatiedoelstellingen (SODs)- Operationele
  doelstellingen MLT
• De beheersovereenkomst
• De Strategy-map en bijbehorende KSFs(cf.
  Balanced scorecard benadering)
• De Leidraad Interne Controle /
  Organisatiebeheersing
• Ordenen volgens
• SODs
• Ondersteunende processen