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Sección 10 Trabajando con Presupuestos
Curso Básico de C.I.O. Light
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
2
Introducción
En esta sección vamos a ver como crear un nuevo
presupuesto, y el uso de todas las opciones de
edición y manejo de la sección de Proyectos de
C.I.O. Light. El otro ambiente para presupuestar,
el Asistente para Presupuestos, esta descrito en
la Sección 11.
Más...
Los presupuestos en C.I.O. Light están
organizados adentro de Proyectos. En el caso más
sencillo, un proyecto tendrá un solo presupuesto
Más...
Para proyectos más complejos, por ejemplo de
urbanizaciones, se pueden agrupar todos los
presupuestos relacionados con el proyecto - el
presupuesto del edificio tipo, de urbanismo, de
parqueaderos, etc.
Otro uso típico será tener diferentes versiones
de un mismo presupuesto para poder ofrecer
diferentes niveles de acabados y costos, por
ejemplo.
Más...
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Creando un Nuevo Proyecto 1
Primero tenemos que crear el nuevo Proyecto.
Entre por la opción Proyectos del menú principal,
y en la ventana de Proyectos utilizamos el botón
Crear como en cualquier otra parte de C.I.O.
Más...
La única información requerida por C.I.O. es el
nombre del proyecto, un código único (se puede
utilizar ayuda como siempre), y la empresa
ejecutora.
La empresa se puede escoger del listado de
empresas registradas en el programa (ver Sección
2 Configuración para la edición de empresas).
Más...
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Creando un Nuevo Proyecto 2
Se puede definir el Estado de Proyecto, y
controlar edición de datos de acuerdo con este
estado.
Más...
El control de estados se activa en Control -
Configuración.
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Creando un Nuevo Proyecto 3
Estados del Proyecto
Presupuestando - no se puede ver ni tocar los
módulos de ejecución.
- se puede editar subcontratos, kárdex y gastos
generales, pero no se puede registrar ningún tipo
de ejecución, como actas, documentos del almacén,
registros de documentos o pagos.
Aprobado - por ejecutar Aprobado -
suspendido Ejecución suspendida
En Ejecución - todo el sistema es
accesible.
Terminada Cancelada
- se puede consultar pero no tocar los
módulos de ejecución.
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Creando un Nuevo Proyecto 4
Opcionalmente se puede agregar otra información
de la obra en las demás hojas de la ficha de
Proyectos.
Más...
Para utilizar el envío de información vía
Internet, será importante agregar los datos de
correo electrónico.
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Creando un Nuevo Proyecto 5
El campo de Usuario Responsable permite indicar
cual usuario maneja el proyecto. Luego marcando
la opción de Unicamente mostrar mis proyectos
de Configuración - General, C.I.O. solo muestra
los proyectos que pertenecen al usuario en el
sistema en el momento, de acuerdo con su nombre
de Login.
Más...
La hoja de Tablas del Usuario es para utilizar
las tablas definidas por el usuario (descritas en
la Sección 2 - Configuración).
Muchos de los textos se pueden personalizar en
Configuración - Textos (también en Sección 2).
Más...
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Creando un Nuevo Proyecto 6
Ahora se puede Confirmar los datos del nuevo
proyecto, o Descartar el trabajo.
Más...
Se pueden editar los datos básicos del proyecto
en cualquier momento. No se puede modificar el
código.
Más...
Al borrar un proyecto se borra cualquier
referencia del proyecto en el sistema, incluyendo
los presupuestos que contiene. No hay Deshacer o
Undo.
Más...
Ahora abrimos el nuevo proyecto con un
doble-click en el listado o con el botón Abrir.
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Creando un Nuevo Proyecto 7
Aparece el listado de presupuestos del proyecto.
C.I.O. ha creado automáticamente un presupuesto
Presupuesto 1 en el proyecto.
Más...
Abrimos Presupuesto 1, cambiamos su descripción y
empezamos a crear nuestro nuevo presupuesto.
Más...
Abra el presupuesto con un doble-click en el
listado o con el botón Abrir. La ventana de
Configuración de Cálculos aparece - se puede
dejar con las opciones por defecto oprimiendo OK.
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La Ficha del Presupuesto 1
Primero debemos hacer la configuración básica del
nuevo presupuesto. Esto se hace en la opción
Ficha Presupuesto del menú de Datos. Oprima el
botón Modificar. Aquí no hay opciones de crear o
borrar - esto se hace desde el listado de
presupuestos del proyecto.
Descripción del presupuesto
Detalles adicionales del presupuesto
Cantidad a ejecutar
Unidad de ejecución
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La Ficha del Presupuesto 2
Porcentaje de prestaciones sobre la mano de obra
- aumenta el valor de la mano de obra por este
porcentaje
Configuración de Frentes de Trabajo
Juego de Precios a utilizar
Marcar esta casilla para aplicar todos los
descuentos disponibles al presupuesto
Moneda en la cual C.I.O. debe reportar los
valores presupuestados
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La Ficha del Presupuesto 3
En esta hoja se define el manejo de A.I.U. en el
presupuesto. El A.I.U. se puede especificar al
nivel del presupuesto entero, para cada capítulo,
cada subcapítulo o ítem por ítem.
Nivel al cual se va a especificar el A.I.U.
Global para indicar un solo porcentaje para A.I.U.
Discriminado para dar porcentajes aparte para
Administración, Imprevistos y Utilidades
Con el A.I.U. discriminado se puede indicar el
porcentaje de IVA sobre las utilidades.
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La Ficha del Presupuesto 4
Con esta hoja se puede hacer ajustes macros al
presupuesto, por ejemplo subiendo el costo de la
mano de obra, o bajando el costo de los
materiales. Típicamente se utiliza cuando se
necesita lograr un valor total particular en el
presupuesto.
Colocando, por ejemplo, 10 en el campo
Materiales tiene el efecto de aumentar todos los
valores unitarios de los materiales en un 10.
Esto solo afecta este presupuesto, no la base de
datos de insumos.
Más...
Se puede bajar valores con -10, por ejemplo.
Más...
Subcontratos hace referencia a los insumos de
tipo Subcontrato y a los ISAs - Items sin
Análisis, un tipo de actividad global que se
puede utilizar en el presupuesto.
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La Ficha del Presupuesto 5
Esta ficha se utiliza para almacenar información
de encabezamiento para los reportes o formatos
para licitaciones.
Más...
Ahora se puede Confirmar los datos del nuevo
presupuesto, o Descartar el trabajo.
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Creando Capítulos 1
Volviendo al listado del presupuesto podemos
empezar a crear los capítulos y subcapítulos.
Más...
Oprimiendo el botón Crear, abre la ficha
detallada donde podemos crear todos los datos del
presupuesto.
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Creando Capítulos 2
Primero debemos indicar a C.I.O. que tipo de
actividad vamos a crear.
Más...
En este caso picamos el botón Capítulo, y C.I.O.
abre el campo para poder ingresar el código del
capítulo. Los códigos de los capítulos son
numéricos y hasta tres dígitos.
Más...
Ahora se puede colocar la descripción del
capítulo. No se necesita ninguna otra información
en este momento.
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Creando Capítulos 3
Ahora se puede Confirmar los datos del nuevo
capítulo, o Descartar el trabajo.
Más...
Inmediatamente, el nuevo capítulo aparece en el
listado principal del presupuesto.
Más...
Se puede seguir creando capítulos en la misma
forma.
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Creando Subcapítulos 1
C.I.O. utiliza subcapítulos para subdividir los
capítulos. Su creación es casi idéntica a la de
los capítulos. Primero debe señalar el capítulo
en lo cual quiere crear un subcapítulo.
Oprima el botón Crear para empezar el proceso de
creación como antes. La ficha detallada se abre,
o si ya esta abierta C.I.O. la trae a la vista.
Más...
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Creando Subcapítulos 2
Esta vez picamos el botón Subcapítulo, para
indicar que queremos crear un subcapítulo.
Más...
Cada subcapítulo tiene que estar adentro de algún
capítulo, entonces C.I.O. activa los campos para
el código del capítulo y el código del
subcapítulo. Por defecto coloca el código del
capítulo señalado en el momento de iniciar el
proceso.
Más...
Completamos la descripción y confirmamos la
edición.
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Creando Subcapítulos 3
Esta vez, no vemos el nuevo subcapítulo en el
listado del presupuesto. La razón es que C.I.O.
solamente esta mostrando datos hasta el nivel de
capítulo en este momento.
Más...
Oprima el botón Ver Más Detalle y el subcapítulo
aparecerá.
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Tipos de Items 1
Teniendo los subcapítulos del presupuesto, ahora
se puede agregar los ítems. Los ítems tienen
cantidades y valores y con base en los ítems se
genera el valor del presupuesto. Los capítulos y
subcapítulos existen únicamente para organizar
más claramente los ítems.
Más...
C.I.O. permite cuatro tipos de ítem - Análisis de
Precios Unitarios, Insumos, Items sin Análisis e
Indirectos.
Más...
APUs e Insumos - si el ítem es un APU o Insumo,
sencillamente hace referencia a la información en
la base de datos de análisis o la de insumos.
Solamente se necesita indicar que cantidad hay
que presupuestar. Cualquier cambio en el APU o
Insumo en la base de datos central se refleja
automáticamente en el presupuesto. El mismo APU o
Insumo puede ser utilizado varias veces en el
mismo presupuesto sin ningún problema.
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Tipos de Items 2
Items sin Análisis (ISAs) - un ítem sin análisis
es una actividad a todo costo que existe
únicamente adentro del presupuesto. Se usa para
actividades que se van a subcontratar a todo
costo, y que no necesitan de un análisis, o en
caso de que no se tenga un análisis unitario
disponible. Estas actividades también se pueden
guardar como insumos de tipo Subcontrato en la
base de datos de insumos, y los ISA se
utilizarán en casos particulares de un
presupuesto.
Más...
Indirectos - APUs, Insumos e ISAs representan los
costos directos de un presupuesto. Adicionalmente
se puede tener ítems para los costos indirectos.
Hay dos tipos de indirectos disponibles - por un
valor unitario definido, o como un porcentaje de
otra parte del presupuesto.
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Ficha Detallada 1
Código
Descripción del ISA o Indirecto, o una
descripción para reemplazar la descripción por
defecto de un APU o Insumo
Código del APU o Insumo para ítems de estos tipos
Descripción del APU o Insumo de la base de datos
central (no se puede editar)
Unidad del ítem (no se puede editar en el caso de
APUs o Insumos)
Tipo de ítem
Cantidad a presupuestar
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Ficha Detallada 2
Cuando un ítem es de tipo ISA (Item sin
Análisis), aquí se debe colocar el valor unitario
y la moneda del ISA. En la ficha Detalles Básicos
indique la unidad y la descripción.
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Ficha Detallada 3
Esta ficha es utilizada para ítems de tipo
Indirecto. La primera opción permite indicar el
valor unitario y moneda del indirecto - la
descripción, cantidad y unidad están definidas en
la ficha Detalles Básicos. Un indirecto así es
efectivamente idéntico a un ISA, pero el ISA es
un costo directo y es totalizado dentro del valor
del presupuesto.
La segunda opción es para un indirecto calculado
como un porcentaje de otra parte del presupuesto.
El porcentaje se ingresa en el campo Cantidad de
la ficha Detalles Básicos. Un indirecto de este
tipo puede cambiar su valor si otra parte del
presupuesto cambia.
Más...
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Ficha Detallada 4
Para integrar con la programación se puede
calcular la duración de un ítem en cualquiera de
las dos opciones. Estas opciones están explicados
en detalle en la Sección 12 - Programación.
Indicando un rendimiento diario del ítem (si es
un análisis C.I.O. toma el rendimiento por
defecto desde la base de datos), C.I.O. calcula
la duración dividiendo la cantidad del ítem por
el rendimiento.
Más...
Más...
La otra posibilidad es indicar directamente una
duración en días.
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Ficha Detallada 5
Esta ficha es para colocar los porcentajes de
Administración, Imprevistos y Utilidades. Los
campos están activados o desactivados de acuerdo
con la especificación del A.I.U. en la ficha del
presupuesto.
Más...
Por ejemplo, si el presupuesto esta configurado
para especificar el A.I.U. al nivel del ítem,
estos campos están activados para los ítems, pero
desactivados para capítulos y subcapítulos.
Similarmente, si el A.I.U. está con la opción
Global el campo de arriba se activa.
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Ficha Detallada 6
C.I.O. utiliza un sistema de códigos numéricos
para el presupuesto. Si se necesita otra esquema
de codificación, se puede colocar los códigos
requeridos aquí (el campo permite cualquier
combinación de caracteres o dígitos) y utilizar
estos códigos en la impresión de reportes.
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Creando un Item 1
Ahora podemos crear un ítem en nuestro
presupuesto. Primero señalamos el subcapítulo en
el cual queremos adicionar el ítem.
Más...
La ficha detallada y el listado del presupuesto
están siempre sincronizados. Los botones de
edición en los dos tienen exactamente las mismas
funciones - se puede trabajar desde cualquier de
los dos.
Más...
Esta vez indicamos que vamos a crear un ítem.
C.I.O. pide los códigos del capítulo, subcapítulo
e ítem.
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Creando un Item 2 - Análisis
El siguiente paso es definir el tipo de ítem que
vamos a crear.
Para el primer ejemplo, escogemos la opción
Análisis.
Más...
Al escoger Análisis, se abre el campo para
recibir el código del APU de la base de datos.
Pida ayuda para escoger el análisis requerido.
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Creando un Item 3 - Análisis
Digite el código del APU requerido (o arrastrelo
desde la ventana de análisis, o del Central de
Datos).
Más...
C.I.O. coloca la descripción del APU y su unidad
en los campos correspondientes. Estos no se
pueden modificar porque son definidos en la base
de datos central.
Ingrese la cantidad a presupuestar.
Más...
Oprima Confirmar y el ítem queda en el
presupuesto.
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Creando un Item 4 - Insumo
Otra vez puede ser que el ítem no se vea en el
listado. Oprima el botón Ver Más Detalle hasta
que los ítems aparezcan.
Para crear un ítem utilizando un insumo, el
proceso es idéntico. La única diferencia es
escoger el tipo Insumo, en tal caso C.I.O. pide
el código del insumo.Pida la ayuda para escoger
el insumo.
Más...
Más...
C.I.O. identifica los diferentes tipos de ítem en
el listado del presupuesto.
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Creando un Item 5 - Búsqueda
Se puede encontrar APUs e insumos en la base de
datos en una forma más sencilla que abrir la
ficha de cada uno.
Más...
Esto es por medio del botón Búsqueda Rápida, que
da acceso a esta ventana, que contiene las tres
bases de datos principales en una sola ventana.
Se puede cambiar el ordenamiento de cada tabla,
mover al principio o fin, o digitar un texto para
buscar. Una vez encontrada la información, se
puede arrastrarla hacia el presupuesto.
Más...
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Creando un Item 6 - Descripciones
Trabajando con APUs e Insumos, por defecto C.I.O.
utiliza sus descripciones de la base de datos
central.
Más...
Descripción en la ficha del APU en la base de
datos
Más...
Se puede reemplazar ésta, colocando su propia
descripción en el campo suministrado.
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35
Creando un Item 7 - ISAs
Para crear un ítem como un ISA, iniciamos el
proceso en la misma forma, y escogemos Item sin
Análisis como el tipo.
Más...
Esta vez abre el campo de Unidad para que se
puede especificar la unidad del ISA, junto con la
descripción y cantidad.
Más...
En la ficha Item sin Análisis, también están
disponibles los campos para el valor unitario y
su moneda.
Más...
Con estos datos queda definido el ISA. Como no
hay especificación de valor de materiales o mano
de obra, etc., C.I.O. considera el valor de ISAs
como un valor de subcontratos.
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Creando un Item 8 - Indirectos
El último tipo de ítem, el indirecto, es un poco
más complejo.
Más...
Otra vez, empezamos en la misma forma, escogiendo
tipo Indirectos.
Para el primer ejemplo, en la ficha de Indirectos
escogemos la primera opción, Indirecto con valor
unitario. Con esto activamos los campos de valor
y moneda, exactamente como un ISA, y en la ficha
Detalles Básicos podemos colocar la descripción,
unidad y cantidad.
Más...
Un indirecto así es idéntico a un ISA en su
estructura, pero C.I.O. lo tratará aparte como un
costo indirecto, mientras el ISA forma parte de
los costos directos.
Más...
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37
Creando un Item 9 - Indirectos
Si en lugar de escoger el primer botón, escogemos
Indirecto como porcentaje de otra actividad, se
abren los campos de la parte inferior de la ficha.
Más...
En Tipo Indirecto escogemos la primera opción
Indirecto simple - sobre costos directos
únicamente. Este indirecto va a ser un porcentaje
de otra parte del presupuesto - el porcentaje lo
indicamos en el campo Cantidad de la ficha de
Detalles Básicos. Aquí en la hoja de Indirectos,
podemos utilizar los campos Capitulo, Subcapítulo
e Item para definir sobre cual parte del
presupuesto queremos calcular el porcentaje.
Más...
Si dejamos los tres campos vacíos, el indirecto
será un porcentaje del valor total de costos
directos del presupuesto. Si colocamos el código
de un capítulo, será un porcentaje de los costos
directos de este capítulo, etc.
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38
Creando un Item 10 - Indirectos
Finalmente tenemos la opción del Tipo Indirecto
de Indirecto complejo - sobre costos directos e
indirectos simples.
Más...
El manejo es lo mismo, pero ahora C.I.O. calcula
el porcentaje sobre los costos directos y los
costos indirectos de los ítems de los dos tipos
de indirecto que ya hemos visto, definidos como
Indirectos Simples. Así se puede encadenar
cálculos en el presupuesto.
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39
Otras Facilidades del Listado
En el listado del presupuesto se puede hacer
doble-click en las columnas de Cantidad,
Descripción y Código Alterno para editar estos
datos directamente.
Más...
También se puede hacer un doble-click en la
columna tipo cuando un ítem es un insumo o APU, y
C.I.O. abre la base de datos para mostrar los
datos correspondientes.
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40
Manejo del A.I.U. - 1
Para manejar el A.I.U. (Administración,
Imprevistos y Utilidades) de un presupuesto,
primero se debe especificar a que nivel se quiere
utilizar. Esto se hace en la ficha del
presupuesto.
La opción Global es para colocar un solo
porcentaje Discriminado permite separar los
porcentajes de Administración, Imprevistos y
Utilidades.
Más...
Una vez definido el manejo del A.I.U., el
programa activa los campos correspondientes en la
ficha del ítem.
Más...
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41
Manejo del A.I.U. - 2
Muchas veces es necesario colocar el A.I.U. en,
por ejemplo, cada ítem del presupuesto, pero con
los mismos porcentajes en todos los ítems. Para
automatizar este proceso, existe la opción
Asignar A.I.U. del menú Editar.
Más...
Primero señale la parte del presupuesto al cual
quiere asignar el A.I.U., y luego ir a la opción
Asignar A.I.U. Indique los porcentajes a utilizar
y C.I.O. los aplica automáticamente a todos los
ítems necesarios.
Más...
Por ejemplo, si hay que especificar el A.I.U.
para cada capítulo, pero siempre con los mismos
porcentajes, señale el presupuesto (para que
C.I.O. aplique los porcentajes a todos los
capítulos del presupuesto), indique los
porcentajes y oprima OK. C.I.O. edita la ficha de
cada capítulo aplicando los porcentajes.
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42
Recodificando el Presupuesto
La opción Recodificar permite ajustar
automáticamente la codificación de un presupuesto
Más...
Por ejemplo, si se necesita insertar un ítem
entre los ítems 2 y 3 de un subcapítulo, coloque
el cursor sobre el ítem 2, y en la opción
Recodificar escoja Abrir espacio en la
codificación. El ítem 3 es recodificado como 4, y
así sucesivamente todos los ítems después, para
que el usuario pueda crear un nuevo ítem 3. Se
puede hacer exactamente lo mismo con capítulos y
subcapítulos.
La otra opción es para quitar espacios en la
codificación. Por ejemplo si borra el capítulo 2
y quiere renumerar los demás capítulos para no
dejar este espacio en los códigos, señale el
nivel por encima en el presupuesto (en este caso
el presupuesto entero), y escoja la opción Quitar
espacios en la codificación en Recodificar.
C.I.O. renumerará todos los niveles del
presupuesto.
Más...
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43
Consultando Valores - 1
Por defecto, C.I.O. no muestra ningunos valores
en el listado del presupuesto, ni está calculando
el presupuesto. El único momento en que C.I.O.
calcula automáticamente el presupuesto es en el
momento de imprimir un reporte o ver una vista
preliminar. Aparte de esto, el manejo del cálculo
del presupuesto está en manos del usuario.
Más...
El botón Calcular Presupuesto calcula todo el
presupuesto.
Más...
El botón Mostrar Valores agrega una columna de
Valor Total al listado del presupuesto.Este
muestra el valor total de cada parte del
presupuesto visible en el momento (dependiendo si
el listado es de capítulos solamente, o si es de
subcapítulos o ítems por ejemplo.
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44
Consultando Valores - 2
Finalmente el botón Configurar Listado permite
agregar o quitar columnas de valores en el
listado.
Más...
En esta ventana se puede escoger los valores que
se pueden ver en el listado. Cada concepto
señalado tendrá su columna correspondiente en el
listado.
El botón de Mostrar Valores sólo esta activado
después de calcular el presupuesto, y el de
Configurar Listado solo después de oprimir
Mostrar Valores.
Más...
Más...
Si está editando el presupuesto, debe oprimir el
botón de Calcular Presupuesto cuando quiere
actualizar el valor mostrado por C.I.O. - el
programa sólo hace esto automáticamente en el
momento de imprimir.
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45
Gráficos de Costos
Una vez calculado el presupuesto, también se
puede consultar gráficos de los costos.
Como en los gráficos de los APUs, se puede
cambiar la configuración del gráfico, y ver los
resultados con el botón Mostrar, y existen las
mismas opciones de impresión o de copiar al
portapapeles.
Más...
También con los botones de navegación, se puede
mover adentro del gráfico, por ejemplo para ver
mas capítulos.
Más...
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46
Uso de Redondeo
C.I.O. permite al usuario controlar la precisión
con que el programa hace sus cálculos. Por
defecto el programa trabaja con toda precisión,
manejando varias posiciones decimales
internamente. Esto hace los cálculos más
precisos, pero también puede tener efectos como
si los decimales de una columna de cifras
aparentemente no totalizaran correctamente.
En el momento de abrir o imprimir un presupuesto,
o desde la opción Configurar Cálculos del menú
Datos, se puede ajustar la precisión de los
cálculos con esta ventana.
Más...
Escogiendo Redondear en cálculos se puede definir
cuantas posiciones decimales C.I.O. debe utilizar
para cantidades y para valores. Por ejemplo
colocando 0 decimales para valores hace que
C.I.O. redondee centavos al peso en sus cálculos.
Más...
Más...
Solamente en casos muy particulares se debe
utilizar menos de 4 decimales para cantidades,
porque C.I.O. permite 4 decimales en las
cantidades de los componentes de los APUs.
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47
Consultando Cantidades de Obra - 1
Se pueden ver listados detallados de insumos
utilizando las opciones del menú Insumos.
Más...
En Insumos - Cantidades, C.I.O. muestra el
listado detallado de insumos requeridos para la
parte del presupuesto señalada en el momento de
pedir el informe.
Más...
La columna R es para marcar insumos manejados
por rendimiento y no por cantidad.
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48
Consultando Cantidades de Obra - 2
Oprimiendo el botón de Distribución de Uso en la
ventana de Cantidades se ve un informe de los
ítems en los cuales se utiliza el insumo
señalado.
Más...
En Insumos - Distribución por Insumo, se ve el
mismo reporte, pero para todos los insumos de la
parte del presupuesto señalada.
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49
Consultando Cantidades de Obra - 3
Finalmente en Insumos - Distribución por
Actividad, se ve los insumos requeridos para cada
actividad de la parte del presupuesto señalada.
Más...
La opción Detalle Componentes del menú Datos
muestra los insumos requeridos para un ítem en
particular. Solo esta disponible para ítems de
tipo APU.
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50
Drag-and-Drop 1
Hay varios usos de Drag-and-Drop en el manejo de
presupuestos.
Lo más útil cuando se está creando un
presupuesto, es la habilidad de soltar un insumo
o análisis directamente sobre el listado del
presupuesto. C.I.O. pregunta si quiere agregar un
ítem y adiciona un nuevo ítem utilizando el
insumo o APU, codificandolo automáticamente. Para
utilizar esta técnica, es necesario tener el
cursor adentro de algún subcapítulo en el listado
para que C.I.O. pueda saber en cual subcapítulo
adicionar el nuevo ítem.
Más...
Posteriormente se puede editar la cantidad y/o
descripción con un doble-click sobre el listado.
Más...
Más...
También se puede soltar un insumo o análisis
sobre la ficha detallada. En este caso la ficha
entra en modo Creando para que el usuario termine
de editar los detalles.
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51
Drag-and-Drop 2
Por ejemplo, para incluir un APU en el
presupuesto, primero debe colocar el cursor
adentro del subcapítulo donde debe quedar el
análisis.
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Luego arrastra el análisis desde la base de datos
hacia el presupuesto.
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52
Copiando entre Presupuestos 1
La ficha detallada en el presupuesto también
puede recibir capítulos, subcapítulos o ítems
arrastrados desde la ficha detallada de otro
presupuesto o desde el Central de Datos. En este
caso la ficha entra en modo Copiando para que el
usuario puede colocar el código y edite cualquier
otra información.
Más...
Después de oprimir el botón Confirmar, aparece
esta ventana para definir como C.I.O. debe copiar
la información. Si está copiando un capítulo,
marcando Capítulo copia únicamente la línea
correspondiente al capítulo, y no más.
Subcapítulo copia los títulos de los subcapítulos
también. Finalmente Item copia los ítems con sus
APUs, ISAs, etc. En este caso se puede escoger
copiar las cantidades de los ítems también.
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53
Copiando entre Presupuestos 2
Con este botón, se puede acceder al Explorador de
Proyectos. Esto da acceso a todos los proyectos
del sistema en un arbol como el Explorador de
Windows. Se puede arrastrar cualquier parte de
cualquier presupuesto hacia su nuevo presupuesto.
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Otra vez aparecerá la ventana para definir a que
nivel se va a copiar los datos, y con o sin
cantidades de obra.
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54
Copiando Presupuestos
Hay dos formas de copiar un presupuesto entero.
Primero, en la ficha principal de un proyecto se
puede señalar un presupuesto, picar Copiar y así
duplicar un presupuesto adentro del mismo
proyecto.
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La otra posibilidad es soltar un presupuesto
sobre esta misma ventana, pero de otro proyecto -
así se puede copiar desde un proyecto a otro.
Otra vez C.I.O. muestra la ventana para definir
exactamente a que nivel de detalle se quiere
copiar la información . Se debe iniciar el
proceso de arrastrar el presupuesto desde el
proyecto de origen hacia el proyecto destino.
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55
Frentes de Trabajo - Introducción
Se puede manejar un nivel de información
adicional en los presupuestos en C.I.O. Light -
Frentes de Trabajo.
El uso de Frentes de Trabajo permite especificar
de manera precisa las cantidades a ejecutar de un
ítem.
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Un ejemplo típico será subdividir la cantidad a
ejecutar de los ítems por pisos de un edificio.
Cuando se usa Frentes de Trabajo, el Tipo de ítem
(APU, insumo, ISA, Indirecto) sigue siendo
definido al nivel del ítem, pero no se especifica
la cantidad. La cantidad esta colocada en los
frentes de trabajo colocados por debajo del ítem.
Entonces el frente consiste únicamente en la
descripción y la cantidad.
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Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
56
Frentes de Trabajo - Variables
Hay dos opciones para el uso de Frentes de
Trabajo - Frentes Variables donde se define los
frentes de trabajo en cada ítem, o Frentes
Predefinidos donde hay una tabla con frentes
predefinidos para todo el presupuesto. Esta
opción esta en la ficha del presupuesto.
Con Frentes Variables, cuando el usuario crea un
ítem, C.I.O. no permite agregar una cantidad.
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En lugar, debe crear frentes adentro del ítem (en
la misma forma que se puede agregar ítems adentro
de un subcapítulo). Cada frente tiene solamente
su código, descripción y la cantidad.
Se puede tener hasta 99 frentes de trabajo
adentro de cada ítem, y en cada ítem los frentes
pueden ser definidos en forma distinta. Por
ejemplo, un ítem puede ser dividido entre Piso 1
y Piso 2, y otro ítem entre Salón Comunal y
Portería.
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57
Frentes de Trabajo - Predefinidos
Cuando usa la opción Frentes Predefinidos, C.I.O.
activa la opción Frentes de Trabajo en el menú
Datos. Aquí se puede definir una tabla de frentes
a utilizar en el presupuesto, utilizando las
opciones de Crear, Modificar y Borrar como
siempre.
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Ahora se pueden crear ítems con sus frentes de
trabajo en la misma manera que los Frentes
Variables, pero solo se puede utilizar los
códigos de frentes definidos en el listado, y no
se puede editar la descripción - C.I.O. siempre
utiliza la descripción definida aquí.
Frentes de Trabajo pueden ser muy útiles para
definir actividades para la programación, que
típicamente requiere de más detalle que el
presupuesto, o actividades para contratación o
control presupuestal.
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58
Fijando Proyectos - 1
Por defecto, cada proyecto toma su información de
insumos y análisis unitarios desde la Base de
Datos Central de C.I.O. Esto implica que si
cambia un precio o detalle en la base de datos, y
esta utilizado en un presupuesto, el presupuesto
cambia automáticamente.
Durante el desarrollo y edición de un
presupuesto, este efecto es normalmente lo
requerido, pero puede ser que al terminar el
presupuesto el usuario no quiera más cambios, o
quiere hacer cambios particulares para el
presupuesto sin afectar el resto de la base de
datos.
Más...
Más...
Para lograr esto se puede Fijar un proyecto. Esto
se hace en el menú Edición de la ventana
principal de proyectos. Al fijar un proyecto,
C.I.O. genera una copia de los precios de los
insumos, de los componentes de los análisis de
precios unitarios y de los juegos de precios
específicamente para el proyecto, que no se
comparte con ningún otro proyecto, y marca el
proyecto como Fijo en el listado.
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59
Fijando Proyectos - 2
Cuando un proyecto está Fijo, se puede seguir
editando los precios de los insumos y los
componentes de los análisis unitarios, pero ahora
el acceso a la base de datos es por medio de una
ventana de forma distinta, y los cambios afectan
únicamente la base de datos de éste proyecto.
Más...
Por ejemplo, si abrimos la base de datos de
insumos y cambiamos el precio de un insumo desde
ésta ventana, al salir del proyecto y abrir la
base de datos de insumos central (desde el menú
principal por ejemplo) veremos el precio
original. El cambio existe únicamente en el
proyecto a que corresponde.
Los datos básicos de cada insumo y análisis
unitario si son comunes para todo el sistema,
entonces si se cambia la descripción de un APU
por ejemplo, este cambia será reflejado en todos
los proyectos, fijos o no.
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60
Editando Precios de Insumos
En el menú Editar, la opción Actualizar Precios
presenta una listado resumido de todos los
insumos básicos del presupuesto. Aquí se puede
editar precios, descuentos, etc. de manera
rápida. Si el presupuesto no esta Fijo, el efecto
será de editar precios de la base de datos
central de C.I.O.
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61
Vista del Proyecto - 1
Desde el listado principal de presupuestos, hay
una opción Vista Proyecto, que permite una vista
a nivel macro de todo el proyecto.
Más...
En C.I.O. se puede tener varios Presupuestos
adentro de un solo Proyecto, por ejemplo para
diferentes etapas de construcción, o de pronto
para separar obras exteriores de edificación, etc.
La opción de Vista Proyecto permite ver el
resumen de todos los presupuestos, incluyendo los
valores totales del proyecto.
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62
Vista del Proyecto - 2
Este listado tiene opciones para mostrar
diferentes columnas de valores, como en el
listado normal del presupuesto, y para exportar
hacia Excel.
Más...
También, con el botón Cambiar Vista, se puede ver
hasta el nivel de capítulo, viendo valores para
cada capítulo de cada presupuesto, totalizado por
presupuesto, y totalizado para todo el Proyecto.
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63
Importando desde MS-Excel 1
Con el botón Exportar, se puede mandar la tabla
de información del presupuesto, o los diferentes
listados de insumos, hacia Excel o un archivo de
texto (ver Sección 1).
Más...
También es posible importar la estructura y datos
básicos de un presupuesto desde una hoja de
calculo en Excel.
Más...
El botón Importar del listado de presupuestos
permite crear un nuevo presupuesto en C.I.O. a
partir de una hoja de calculo con formato
predefinido.
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Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
64
Importando desde MS-Excel 2
El archivo de Excel debe tener la siguiente
estructura de seis o siete columnas 1. Código
del capítulo (hasta 3 dígitos). 2. Código del
subcapítulo (hasta 3 dígitos). 3. Código del ítem
(hasta 3 dígitos). 4. Descripción (hasta 100
caracteres). 5. Cantidad (hasta 12 dígitos
incluyendo hasta 2 decimales) - para ítems
únicamente. 6. Unidad (hasta 5 caracteres) - para
ítems únicamente. 7. Código alterno (hasta 15
caracteres o dígitos) - opcional.
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Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
65
Importando desde MS-Excel 3
Como se puede ver en el ejemplo, no es necesario
repetir, por ejemplo, el código del capítulo en
cada renglón, solamente cuando el valor cambia.
La ultima columna de Código Alterno es opcional
- si basta con la codificación normal de C.I.O.
se puede dejar esta columna en blanco.
Más...
Después de oprimir el botón de Importar, C.I.O.
pide el nombre del nuevo presupuesto como normal,
y sube la información.
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Importando desde MS-Excel 4
El presupuesto esta estructurado de acuerdo con
la información en la hoja de calculo. Los ítems
aparecen como ISAs, Items sin Análisis, con sus
cantidades y unidades.
Más...
Se puede ir reemplazando los ISAs con análisis
unitarios de la base de datos. Ahora, al
arrastrar un APU o insumo sobre un ISA, C.I.O.
ofrece primero reemplazar el ISA con los datos
que vienen. La descripción y cantidad se
mantienen, pero el APU o insumo reemplaza el ISA.
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67
Impresión de APUs en Excel
Se puede diseñar en Excel formatos para imprimir
los análisis de precios unitarios de un
presupuesto, y CIO llena el formato directamente
con los datos de su presupuesto.
En la ventana principal del presupuesto, en el
menú de reportes hay dos opciones nuevas
disponibles - Imprimir Formato en Excel e
Integrar con Formatos en Excel. La primera es
para imprimir, y la segunda es para informar a
CIO como debe imprimir cada formato.
El sistema funciona de manera muy sencilla.
Después de crear su formato en Excel, debe
indicar a CIO donde imprimir cada tipo de datos
en el formato. Esto básicamente consiste en
indicar, por ejemplo, en que columna va las
descripciones de los materiales, y desde a hasta
cuales filas.
El sistema es muy flexible, porque tiene acceso a
todos los datos normales de CIO para los APUs,
como detalles de cada insumo, cantidades,
desperdicios, precios, etc., y datos de
encabezamiento como descripción y cantidad de la
actividad, valores y porcentajes de AIU, etc.,
etc. Solo hace falta informar a CIO donde ubicar
cada elemento de información en el formato.
En el momento de imprimir, tiene opciones de
verificación (por ejemplo para asegurar que todos
los componentes caben en el espacio disponible),
para tener una vista preliminar de cada APU, y
otros opciones para facilitar el proceso.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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68
Preparando el Formato - 1
Para iniciar el proceso, primero debe crear el
formato en Excel. No hay ningún requisito de
parte de CIO en la creación del formato, pero
obviamente hay que tener en cuenta la cantidad de
información que hay que imprimir y el espacio
disponible. Obviamente CIO hace sus propios
cálculos internamente de los APUs, pero es
perfectamente posible crear sus propios cálculos
o sumas en el formato también. El formato se
puede guardar como un archivo normal de Excel
(XLS), o como una plantilla (XLT).
Con el formato creado, ahora debe indicar a CIO
donde insertar los diferentes tipos de
información. Esto se hace en la opción de
Integrar con Formatos en Excel.
En esta ventana podemos mantener un listado de
todos los formatos disponibles, y detalles de
como utilizarlos. Con el listado de formatos al
frente, oprima el botón Crear e ingrese un
código, el tipo (Análisis de Precios Unitarios),
la descripción del formato, y la ruta hacia el
archivo Excel (se puede utilizar el botón ...
para ubicar el archivo. También se puede dar un
rango de impresión para limitar la impresión a
una parte de la hoja. Termine con Confirmar
como normal en CIO.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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69
Preparando el Formato - 2
Ahora se puede pasar a la segunda hoja, Campos,
para ingresar datos de cada campo o columna de
información que CIO debe insertar al
formato. Este proceso consiste en identificar la
información deseada en CIO, y dar una columna y
fila como punto de inserción en la hoja Excel. En
el caso de datos múltiples, por ejemplo la
descripción de los materiales, que se repite en
una columna hasta terminar con todos los
materiales, deben dar una fila de inicio, y una
fila final para identificar un espacio que CIO
puede utilizar para esta información.
Debe tener Excel abierto con el formato, para
poder consultar el formato e identificar las
celdas. En CIO, con la hoja de Campos a la
vista, oprima Crear nuevamente, y CIO muestra
la ventana para ingresar datos de un campo. No es
muy importante la orden en la cual crean los
campos - CIO los organiza automáticamente desde
arriba hacia abajo en el formato Excel.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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70
Preparando el Formato - 3

• Debe llenar una hoja así para cada campo de
  información que hay que insertar en el formato en
  Excel. Hay varios Tipos de Datos disponible
• Datos Actividad - corresponde a información
  general de la actividad - su descripción,
  cantidad presupuestada, valor unitario y total,
  porcentajes de AIU, valor total de cada clase de
  insumo, etc.
• Datos Proyecto - algunas opciones básicas como
  el nombre y código del proyecto y presupuesto, y
  datos de la hoja Licitaciones de la ficha del
  presupuesto.
• Materiales, Equipos, Mano de Obra, Subcontratos,
  Transporte - el detalle de los componentes, con
  códigos, descripciones, valores unitarios,
  cantidades y desperdicios.

Al seleccionar el Tipo de Datos, CIO llena el
listado Campo con los datos disponibles para el
tipo seleccionado. Debe seleccionar el campo
requerido de este listado, y abajo CIO muestra
una descripción mas completa del campo.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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71
Preparando el Formato - 4
Dependiendo del tipo de datos seleccionado, CIO
activa o desactiva los diferentes espacios para
información en la hoja. Por ejemplo, en el caso
de Datos de la Actividad o Datos del Proyecto,
son campos únicos que solo requieren de la
identificación de una celda correspondiente en
Excel. Entonces CIO pide la columna y fila para
el campo. Para datos de materiales o mano de
obra, o cualquier de las otras clases de insumos,
debe indicar la fila final para colocar la
información. También CIO puede insertar la
información cada segunda fila por ejemplo,
utilizando la opción de Insertar cada cuantas
filas.
Finalmente se puede crear filtros para
reorganizar información de otras maneras, por
ejemplo para subdividir los equipos entre
herramientas y otros equipos, o mano de obra
entre mano de obra calificada y no calificada.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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72
Filtros
Se puede crear filtros para organizar la
información en su formato en Excel. Los filtros
operan sobre un nuevo campo en la ficha de
insumos.
Por ejemplo, podemos marcar todos los equipos de
tipo Herramienta con un H para poder
separarlos después en los formatos en Excel.
En este ejemplo, vamos a imprimir la descripción
de insumos de tipo Equipo en la columna C entre
las filas 18 y 24. Adicionalmente hemos puesto un
filtro para que solo incluye Equipos marcados con
la Clase del Usuario H.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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73
Imprimiendo con el Formato - 1
Ahora podemos imprimir los APUs de un presupuesto
con el formato en Excel con la opción
correspondiente en el menú. Como con las otras
opciones en presupuestos, CIO imprimirá los APUs
para la parte del presupuesto seleccionado.
CIO presenta un listado de formatos disponibles.
Solo los formatos que han sido incluidos en la
ventana de integrar con formatos en Excel
aparecen acá.
Ahora se puede escoger entre tres opciones
principales. La primera es para llenar el formato
en Excel sin imprimirlo (se puede guardar cada
APU en un archivo XLS). La segunda, Verificar
datos y formato... repasa todo el proceso de
imprimir sin físicamente completarlo. Con esto
CIO puede comprobar que hay suficiente espacio en
el formato para todos los análisis. Por ejemplo,
si tiene 10 renglones en su formato para
materiales y un APU tiene 11 materiales, CO
detecta la inconsistencia y saca un aviso.
Sección 10 - Trabajando con Presupuestos
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74
Imprimiendo con el Formato - 2
La tercera opción, Imprimir, es obviamente para
sacar la impresión final. Hay dos opciones
adicionales disponibles en este caso

• Vista preliminar - determina si Excel debe sacar
  una vista preliminar de cada APU antes de
  imprimirlo.
• Confirmar impresión - en este caso CIO saca un
  aviso de confirmación antes de imprimir cada APU.

El proceso de impresión es
1. CIO calcula el presupuesto y abre Excel. 2.
CIO abre el formato en Excel. 3. CIO llena el
formato con los datos del primer APU. 4. Si ha
seleccionado Vista preliminar..., Excel muestra
la vista preliminar del APU. Debe cerrar la vista
preliminar con el botón Cerrar en Excel. 5. Si
ha seleccionado Confirmar impresión..., CIO
saca una ventana pidiendo su confirmación para
imprimir. Si es el caso, CIO manda imprimir el
APU. La impresora será la impresora definida en
Excel. 6. CIO cierre la hoja del formato (sin
guardarla). 7. El proceso se repite desde el paso
2 para cada APU.
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