COMISION INTERINSTITUCIONAL DE JEFES Y ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS DEL SECTOR PUBLICO CIAP

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COMISION INTERINSTITUCIONAL DE JEFES Y ENCARGADOS
DE LOS ARCHIVOS DEL SECTOR PUBLICO(CIAP)

• "LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA
  DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS

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ERA DE LA INFORMACIÓN Las instituciones
dependen de la información, necesitan la
información, se nutren de la información que
producen y reciben. Esta se ha hecho
imprescindible en el quehacer de las
instituciones y del manejo seguro y correcto de
esta, depende la oportuna toma de decisiones y la
buena marcha de ellas
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MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO Los
controles vigentes para los diferentes procesos y
actividades de la institución, así como todas las
transacciones y hechos significativos que se
produzcan, deben documentarse como mínimo en
cuanto a la descripción de los hechos sucedidos,
el efecto o impacto recibido sobre el control
interno y los objetivos institucionales y las
medidas tomadas para su corrección y los
responsables de cada caso, asimismo, la
documentación correspondiente debe estar
disponible para su verificación. El control
interno debe contemplar los mecanismos necesarios
que permitan asegurar la confiabilidad, calidad,
suficiencia, pertinencia y oportunidad de la
información que se genere y comunique.
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LOS ARCHIVOS ACTUALMENTE -SON UNIDADES QUE TIENE
QUE VER CON LA PARTE SUSTANTIVA DE LAS
INSTITUCIONES, -TIENEN BAJO SU CUSTODIA LA
DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA EN TODOS LOS ORGANISMOS
ESTATALES, COMO CONSECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS. -ADMINISTRAN TODO LO RELACIONADO CON
EL ACERVO DOCUMENTAL DE LA ORGANIZACIÓN, DEL
ESTADO Y DE UN PAÍS Y QUE SE CONSERVA CON FINES
HISTÓRICOS, JUDICIALES, POLÍTICOS, LEGALES,
ADMINISTRATIVOS, INFORMATIVOS Y DE RENDICIÓN DE
CUENTAS.
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-TOMAN LAS MEDIDAS PARA EVITAR LA PÉRDIDA, USO
INDEBIDO, IRREGULARIDADES O ACTOS ILEGALES,
EXIGIENDO CONFIABILIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA
INFORMACIÓN CUSTODIADA.  -VELAN POR EL ADECUADO
Y EFICIENTE DESARROLLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN CADA INSTITUCIÓN. -EJECUTAN PROCESOS CON
AUTORIDAD PARA ORDENAR Y TOMAR DECISIONES AL
AMPARO DE LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Y DEMÁS NORMATIVA VIGENTE.
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FUNCIONES Y PROCESOS DEL ARCHIVO CENTRAL
-Centralizar y administrar todo el acervo
documental de las dependencias y oficinas de la
institución. -Conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, y facilitar la
documentación producida y recibida por la
institución. -Transferir a la Dirección General
del Archivo Nacional los documentos que tienen
valor historico-cultural.
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•  
•  
•   FUNCIONES Y PROCESOS DEL ARCHIVO CENTRAL
• -Velar por la aplicación de políticas
  archivísticas correctas en la institución y
  asesorar técnicamente al personal que labora en
  los archivos de gestión.
• -Colaborar en la búsqueda de soluciones para el
  buen funcionamiento del archivo central y de los
  archivos de gestión de la entidad.
• -Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y
  Eliminación de Documentos autorización para
  eliminar documentos.

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• RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVISTA
• Efectuar la planificación y programación de
  actividades del Archivo Central de la institución
  de acuerdo al plan anual operativo institucional.
• Colaborar en el desarrollo de investigaciones,
  proyectos, estudios, análisis y otras
  actividades.
• Coordinar con los encargados de los procesos,
  así como con otros funcionarios de la institución
  el óptimo manejo de los archivos de gestión.
• Recibir y registrar los documentos que deben
  ingresar al Archivo Central de la institución.
• Mantener actualizadas las bases de datos
  diseñadas en el Archivo Central de la
  institución. 

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• RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVISTA
• Atender consultas internas y externa en relación
  con la información y documentación del Archivo
  Central. 
• Participar en la elaboración, revisión y
  actualización de las tablas de plazos de
  conservación y eliminación de documentos
• Seleccionar la documentación que ya ha perdido la
  vigencia administrativa y legal.
• Desarrollar tareas preventivas y curativas.
• Coadyuvar con la implementación de acciones que
  permitan a los ciudadano ejercer el control de
  los actos de las instituciones públicas

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EL ARCHIVO ES EL PILAR PARA QUE LAS EMPRESAS E
INSTITUCIONES CUMPLAN CON SUS FUNCIONES A
CABADILIDAD Y ÉSTE SE CONVIERTE EN PIEZA CLAVE
PARA LA TOMA DECISIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y
REFLEJE LA TRANSPARENCIA EN LAS ACCIONES QUE SE
DESARROLLAN.
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• PROBLEMAS DE LOS ARCHIVOS CENTRALES
•  
• LA LEGISLACION ACTUAL EXIGE AL ARCHIVISTA UNA
  SERIE DE RESPONSABILIDADES Y TAREAS PERO NO VAN
  ACOMPAÑADAS DE UN PROCESO DE FORTALECIMIENTO PARA
  LOS ARCHIVOS. EN MUCHAS INSTITUCIONES, ESTE NO ES
  RECONOCIDO COMO PROFESIONAL AL IGUAL QUE OTRAS
  CIENCIAS O DISCIPLINAS.
• EN LAS INSTITUCIONES NO SE CUENTA CON UNA CULTURA
  QUE APOYE LA LABOR DEL ARCHIVO CENTRAL Y QUE LOS
  CONVIERTA EN SECCIONES O DEPARTAMENTOS DE APOYO
  LOGÍSTICO PARA LA ADMINISTRACIÓN. MAS BIEN SE
  UBICAN DENTRO DE DIRECCIONES O UNIDADES QUE NO
  TIENEN UN ROL PROTAGÓNICO DENTRO DE LA
  INSTITUCIÓN.

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-LAS DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS REQUERIDOS A
LO INTERNO DE CADA INSTITUCIÓN, NO DEPENDEN DEL
ENCARGADO DEL ARCHIVO, SINO DEL JEFE DE
DEPARTAMENTO O DE UNIDAD O BIEN DE LA
ADMINISTRACIÓN EN GENERAL. -NO SE ASIGNAN LOS
RECURSOS ECONÓMICOS, TECNOLÓGICOS Y HUMANOS
NECESARIOS PARA DESARROLLAR CON AMPLITUD LAS
FUNCIONES ESTIPULADAS.
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-ESCASO INTERÉS DE LAS AUTORIDADES DE LAS
INSTITUCIONES DE ESTABLECER PROCESOS EFICIENTES Y
SOSTENIDOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.   -EN MUCHOS
CASOS SE PREFIERE CREAR ARCHIVOS DEPARTAMENTALES,
DONDE EL ARCHIVISTA NO TENGA NINGUNA INJERENCIA
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PROPUESTAS 1-SOLICITARLE A LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL, COMO ENTE
RECTOR DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS QUE EMITA
LA DIRECTRIZ RESPECTIVA PARA QUE TODAS LAS
INSTITUCIONES DEL SISTEMA ACATEN EL ACUERDO N 13
DE LA SESIÓN 9 DEL 28 DE MARZO DE AÑO 2007. EN EL
CUAL INSTA A MIDEPLAN PARA QUE EN LAS
REESTRUCTURACIONES QUE SE REALICEN, SE UBIQUEN
LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LAS ESTRUCTURAS
ORGANICAS DE LAS INSTITUCIONES. 2- ASIMISMO,
UBICAR EL ARCHIVO CENTRAL EN NIVELES SUPERIORES
COMO PARTE DE UNA DIVISIÓN O GERENCIA QUE TENGA
UN ROL PROTAGÓNICO DENTRO DE LA INSTITUCIÓN.
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1-    .  
PROPUESTAS 3- DOTAR A LA UNIDAD DE TODOS LOS
RECURSOS NECESARIOS PARA SU FUNCIONAMIENTO TANTO
MATERIALES, PRESUPUESTARIOS, TECNOLÓGICOS COMO
HUMANOS. 4- NOMBRAR AL FRENTE DE ESTA UNIDAD A
UN FUNCIONARIO IDÓNEO, CON ESPECIALIDAD EN
ARCHIVÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN Y CON EL APOYO DE
PERSONAL ESPECIALIZADO EN ARCHIVISTICA. 5- QUE
LOS JERARCAS DE LAS INSTITUCIONES, EN
CUMPLIMIENTO CON EL MARCO JURÍDICO, LE DEN EL
APOYO NECESARIO AL ARCHIVO CENTRAL APROBANDO LAS
POLÌTICAS Y PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS Y CREANDO
CONCIENCIA DE LA IMPORTANCIA DEL MISMO.
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PROPUESTAS 6-   PROPONER LAS REFORMAS NECESARIAS
A LA LEY 7202-90 Y SU REGLAMENTO, PARA QUE NO
SÓLO SE OBLIGUE A LAS INSTITUCIONES A CONTAR CON
UN ARCHIVO CENTRAL, SINO QUE ÉSTE SEA PARTE DE LA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LAS INSTITUCIONES.
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CONCLUSIÓN EL ARCHIVO CENTRAL DEBE SER UNA
UNIDAD DE EXISTENCIA NECESARIAMENTE OBLIGADA EN
LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y SER EL RESPONSABLE
DE CONSERVAR Y ORGANIZAR DEBIDAMENTE LOS
DOCUMENTOS Y EN CONSECUENCIA, EL ARCHIVISTA SE
CONVIERTA EN UN PROFESIONAL INDISPENSABLE, CON
GRAN RESPONSABILIDAD EN LA EJECUCIÓN EFICIENTE Y
EFICAZ DE SUS TAREAS COMO CUALQUIER OTRO
PROFESIONAL DE LOS NIVELES SUPERIORES DE LA
EMPRESA.