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JT12-RSI mars 1999
Délégation aux systèmes d'information Pôle des
délégations
30 et 31 mars 1999
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Docubase - le module de consultation

• Historique
• novembre 1997 1ère proposition du prestataire.
• avril 1998 présentation d une base de test à DRH
  et DSI.
• juin 1998 présentation aux JT et choix des trois
  délégations test.
• Juillet / août 1998 installation des sites
  pilotes avec Docubase V 16bits.
• Juillet à sept. 1998 utilisation des bases
  d essai par les gestionnaires.
• juillet à nov. 1998 attente livraison de la
  version 32 bits.
• décembre 1998 commande d un cd-rom  livre de
  paie  complet de 1998 avec logiciel intégré
  pour démonstration et utilisation avec les
  gestionnaires en formation DADS.
• janvier 1999 attente de livraison du produit V32
  bits.
• Février 1999 décision de démarrer en version 16
  bits et commande des 3 bases avec run-time
  intégré. Mise en place du droit d accès par
  utilisateur afin de répondre à la volonté de
  sécurisation des informations demandée par la
  DRH.

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Docubase - le module de consultation

• Généralités
• Consultation des documents qui ont été classés et
  stockés sur cd-rom.
• Visualisation et impression au format identique à
  l original papier (ex duplicata de bulletin de
  paie).
• Sélection des informations par le biais de
  critères ou d identifiants pris dans le corps du
  document.
• Transfert de données sous forme de fichiers vers
  des applications micro (excel ..etc).
• Contrôle des accès à toutes les bases du logiciel
  Docubase par nom d utilisateur et mot de passe.

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Docubase - le module de consultation

• Les bases
• Création des bases à partir de fichiers
  d éditions des états de la paie ICARE (copie des
  pages des états transférés mensuellement aux
  gestionnaires).
• La Déclaration Annuelle des Données Sociales
  (D.A.D.S.).
• Le livre de paie.
• Le duplicata du bulletin de paie.
• Livraisons mensuelles
• 45 cd-rom en copie du livre de paie.
• 26 cd-rom en copie des bulletins de paie pour
  duplicata éventuels.
• Livraisons de fin d année
• 25 cd-rom en copie des déclarations DADS

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Docubase - le module de consultation

• La D.A.D.S.
• La base  Déclarations Annuelles des Données
  Sociales  est l image exacte des états GEP145
  et GEP146 édités en janvier de chaque année à la
  fin des validations, avant l envoi des fichiers
  récapitulatifs aux URSSAF et des fichiers
  magnétiques aux Organismes CNAV et DGI.
• Les critères de recherche sont ceux qui
  permettent les ruptures sur les états papier.
• La base DADS sur cd-rom est également conservée
  sur microfiches au centre d archivage du CNRS.
• Les droits d accès sont définis et distribués
  pour les seuls gestionnaires responsables de la
  gestion des dossiers.

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Docubase - le module de consultation

• Le duplicata du bulletin de paie.
• La base  bulletins de paie  est l image, des
  bulletins de paie des agents, sauvegardée sur
  cd-rom
• Les dossiers présents sur cette base sont
  regroupés mois après mois, jusqu à constituer
  une base annuelle où se trouvent conservés tous
  les bulletins de paie classés, agent par agent.
• Les critères de recherche sont ceux qui
  permettent les ruptures lors de l édition
  papier.
• Chaque année à compter du mois de février, toute
  nouvelle livraison mensuelle sur cd-rom de la
  base des bulletins de paie, annule et remplace le
  cd-rom précédemment livré.
• Le cd-rom de décembre, image de l année complète
  est à conserver dans un lieu sécurisé.
• Les droits d accès sont définis et distribués
  pour les seuls gestionnaires responsables de la
  gestion des dossiers.

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Docubase - le module de consultation

• Le livre de paie.
• La base  livre de paie  est l image, des
  livres de paie des agents, sauvegardée sur
  cd-rom.
• Les dossiers présents sur cette base sont
  regroupés mois après mois, jusqu à constituer
  une base annuelle où l on retrouve tous les
  livres de paie d un agent.
• Les critères de recherche sont ceux qui
  permettent les ruptures d édition lors de la
  sortie papier.
• Chaque année à compter du mois de février, toute
  nouvelle livraison mensuelle sur cd-rom de la
  base  livre de paie , annule et remplace le
  cd-rom précédemment livré.
• Le cd-rom de décembre, image de l année complète
  est à conserver dans un lieu sécurisé.
• Les droits d accès sont définis et distribués
  pour les seuls gestionnaires responsables de la
  gestion des dossiers.

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Docubase - le module de consultation

• Les droits d accès.
• Les droits d accès pour consultation des bases
  ont été définis et fixés à la création.
• Ils ne sont pas modifiables en local, seule une
  demande écrite peut être prise en compte.
• Toute demande nouvelle est facturée au
  demandeur.
• Il est important de savoir qu un changement de
  droit d accès a des conséquences sur la gestion
  des cd-rom stockés sur plusieurs années.
• Un formulaire de modification a été proposé aux
  gestionnaires avec la documentation succincte du
  démarrage.

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Docubase - le module de consultation

• Configuration.
• Le logiciel DOCUBASE fonctionne sur la
  configuration  matériel  livré dans le cadre
  de la modernisation des délégations.
• Un PC sous Windows NT.
• Un lecteur de .. cd-rom
• Une imprimante de type HP5SI MX (le fond de page
  du bulletin de paie est réglé à la création pour
  ce type d imprimante).

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Docubase - le module de consultation

• Difficultés identifiées à ce jour.
• Blocage du système .
• Mauvais cadrage des duplicata de bulletins sur
  certaines imprimantes.
• Catalogage des requêtes non disponible.
• Code confidentiel lié au cd-rom d ou problème de
  changement de code.

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Docubase - le module de consultation

• Lancement.
• Après mise en place du cd-rom dans le PC,
  ouverture du répertoire et  double-clic  sur
  l icône  Consult  .
• Pour connaître tous les critères de la base, il
  suffit de consulter le cadre  catégories  du
  formulaire de recherche.
• Ne pas oublier d actionner le petit ascenseur si
  le nombre de critères dépasse la capacité du
  cadre.

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Docubase - le module de consultation

• Perspectives.
• Formation à Docubase Version 32 bits.
• Par groupes de R.S.I. (dates diffusées par Carole
  Marcadié)
• à Paris (Gif)
• à Toulouse (Labège).
• L Assistance Utilisateurs sera intégrée lors de
  la journée de formation sur Toulouse.
• La livraison de la version 32 bits est toujours
  attendue courant 1999
• La diffusion de la V.32 n est pas prévue en 1999
  en délégations.
• Une livraison des bases  bulletins de paie  et
   livre de paie  des années 1997 et 1998 est à
  l étude et devrait être possible dans un délais
  proche.