Cycle de vie des donnes

1

• Cycle de vie des données
• (archivage légal et contractuel, classification)
• 21 janvier 2009

2
Intervenants

• Raphaël PEUCHOT, avocat
• Sébastien RAILLARD, consultant

3

• Aspects juridiques éparses
• Raphaël PEUCHOT

4
Définition des  données  et cadre légal - 1

• ? Définition selon la nature des données
• données personnelles  tenant à la personne selon
  les critères CNIL
• données privées  tenant au respect de la vie
  privée
• données professionnelles  à finalité
  professionnelle
• données publiques  définition légale (Loi sur
  les archives 2008)

5
Définition des  données  et cadre légal - 2

• ? Définition selon la classification des données
• données confidentielles  secret professionnel /
  secret des affaires
• données protégées  par la loi  par la procédure
  pénale
• catégories de  données   informations,
  courriels, images, traces

6
Régime juridique des données - 1

• Circulation des données
• ? Collecte
• - réseau informatique (poste utilisateur)
• - messagerie électronique (correspondance
  privée)
• - traces sur le réseau
• - vidéosurveillance
• - biométrie (proportionnalité des moyens à la
  finalité)
• - VOIP
• (Loi Informatique et Liberté 1978 )

7
Régime juridique des données - 2

• ? Stockage (conservation / archivage)
• - par lentreprise (serveurs)
• - par des tiers prestataires (CPT  CPP)
• - sur le réseau Internet
• - sur le PC mobile
• ? Transfert / Affichage
• ? Destruction
• - prévoir dans la Charte les modalités de remise
  / reprise des données personnelles du salarié, et
  de destruction éventuelle (présomption
  deffacement)

8

• Aspects techniques éparses
• Sébastien RAILLARD

9
Définitions

•  Cycle de vie des données  ou Information
  Lifecycle Management  (ILM)
• Nombreuses définitions variées
• Identification des étapes et des contextes des
  données depuis leur création jusquà leur
  destruction ou leur archivage
• Procédures régissant ce cycle de vie
• Relation forte avec les  GED/GEIDE  et le
   Record Management 
• En France, l APROGED est une association de
  professionnels du numérique (dématérialisation,
  capture, gestion de contenu, éditique, contrôle,
  archivage)
• Pour lAPROGED, cette gestion a 3 enjeux majeurs
  
• Enjeu stratégique pouvoir rationaliser les
  processus documentaires et les solutions
  techniques, tout en maîtrisant les dépenses.
• Enjeu tactique pouvoir produire des preuves
  légales à tout instant, mais aussi garantir un
  accès aux documents dentreprise.
• Enjeu opérationnel assurer la pérennité,
  lintégrité, la sécurité et la traçabilité des
  documents numériques.

10
Les étapes dans le cycle de vie

• 1 - Création
• Création du document
• Enregistrement
• Classement
• Indexation
• 2 - Gestion
• Sécurité et droits daccès
• Administration
• Variation
• Evolution
• 3 - Diffusion
• Modes daccès
• Conditionnement
• Transmission
• 4 - Conservation

11
Archivage numérique / Conversation

• Larchivage est le point noir de la gestion du
  cycle de vie des documents
• Les étapes autres que larchivage sont assez bien
  maitrisées et utilisées dans structures quelque
  soit leur taille
• Larchivage est sujet à une forte normalisation
  (nombreux documents)
• Larchivage numérique au delà dune décennie pose
  réellement problème
• Deux notions éloignées doivent se côtoyer
• Les documents informatisés, issus de systèmes de
  traitement modernes en constante évolution
• Larchivage, dans un état desprit conservateur,
  aimant sappuyer sur des procédés si possible
  simples et éprouvés
• Pour les grosses structures, des solutions sont
  proposées

12
Cryptographie

• Peut/doit permettre une sorte de  notarisation 
  
• Identifier les personnes intervenant sur le
  document (signature électronique)
• Horodater les interventions sur le document
• Peut permettre de protéger certains documents
  (chiffrement)
• Introduit le problème de la pérennité de
  linfrastructure de gestion de clefs
• Introduit une complexité de gestion
  supplémentaire
• Pilier nécessaire à la dématérialisation
• Echange de documents à caractère légal entre
  structures
• Le cycle de vie nest plus seulement interne
• Introduit la notion de  tiers de confiance 

13
Métadonnées

• Nécessaires pour effectuer un classement
• Souvent pertinentes pour la création dindexes
• Peuvent être très dépendantes de la structure
  utilisatrice
• Pas forcément basées sur des dictionnaires
  officiels
• Mobilisation importante la structure utilisatrice
  pour leur définition
• Un ennemi la recherche  full text 
• Le cas  Dublin Core 
• Définition de 15 éléments généralistes (titre,
  créateur, sujet, date, etc.)
• Normalisé en ISO 15836 (2003)
• Doit spécifier un dénominateur commun en vue
  déchanges de documents

14
Cartographie des normes
Stratégie
Conception et exploitation des systèmes
darchivage
Stratégie
Exchanges XML
UDF
Technologies
Disque UDO 1/1Go
www.aproged.org
15
Conceptualisation de larchivage OAIS

• Normalisé par lISO 14721
• Orienté  acteurs  Producteurs, Management,
  Utilisateur
• Volonté dinter-opérabilité
• Aucune information pratique

SIPVersement AIPArchive DIPDiffusion
16
Cas dune PME  classique  - Etat des lieux

• Utilisation de produits Microsoft (Exchange, SQL
  Server, suite bureautique Office) reposant sur
  des formats propriétaires et non documentés
• Généralement, une politique de sauvegarde est en
  place et fonctionne
• Généralement, pas darchivage numérique malgré
  des interrogations (on imprime le plus important)
• Les données vivent avec le système et sentassent
  
• Lévolution des formats est assurée par les
  migrations régulières et obligatoires (fin de
  support)
• Les données en fin de vie restent dans le système
  car les capacités de stockage augmentent
• Les données sont classées de façon pragmatique
• Chaque utilisateur a sa propre méthode de
  classement (la meilleure)
• Utilisation darborescences (répertoires/dossiers)
  
• Les applications métier ont généralement des
  métadonnées adaptées à lactivité

17
Cas dune PME  classique  - Contraintes

• Les outils standard ne permettent pas un
  classement et une indexation des documents
• Il est souvent difficile de faire adopter des
  règles dorganisation des documents suffisamment
  strictes afin den faciliter leur archivage
• Il faut pouvoir convertir les documents utilisant
  des formats propriétaires dans un format
  documenté et sans restriction dutilisation
  (PDF/A, TIFF, XML, TEXTE)
• Il faut aussi trouver les outils permettant
  dextraire dune base de données vivante des
  données destinées à larchivage et de les stocker
  sous un format lisible (XML)
• Pour info  HP Database Archiving software 
• Il faut définir les règles définissant les
  conditions pour larchivage dun document
• Les supports accessibles aux PME seront
  rapidement obsolètes, il faut donc prévoir une
  procédure de recopie des fichiers pour passer
  outre leur évolution
• Pas de solution intégrée et facilement utilisable
  actuellement

18
Cas du particulier

• Déjà difficile de mettre en place une stratégie
  de sauvegarde, alors larchivage ?
• Beaucoup de fichiers mutimédia (son, image,
  vidéo)
• Les foyers disposent souvent dun appareil photo
  numérique, dune caméra vidéo
• Certains numérisent leurs albums audio
• Problèmes liés aux formats compressés avec perte
  (licence, dégradation)
• Conservation de sa correspondance email
• Utilisation des webmails
• Formats de stockage des messages exotiques
• Problèmes liés aux formats propriétaires
• Appareil photo (RAW), caméra vidéo
• Problèmes liés aux DRM
• Pérennité du système de lecture
• Systèmes propriétaires
• Clefs de déchiffrement non diffusées aux ayants
  droit

19
 Retour en arrière  Norme NF Z 43-400

• Norme française récente (2005) devenue ISO-11506
  (2008)
• Très surprenante sorte de contrepied
  technologique
• Rédigée avec lassociation  Preuve
  Micrographie  (promotion des supports
  Micrographiques)
• Relancer le  Computer Output Microform  (COM)
  pour larchivage
• Lassocier avec le  Computer Output to Laser
  Disk  (COLD) par pragmatisme
• But garantir un archivage long terme avec des
  technologies maitrisées
• Le COM est un véritable procédé WORM (Write Once,
  Read Many)

20
Conclusion

• Le début du cycle est bien maitrisé (création,
  gestion et diffusion)
• Le problème dans le cycle, cest sa fin la
  conservation
• Paradoxes autour de larchivage numérique
• Besoin conservateur supports maitrisés et
  facilement exploitables
• Documents modernes doutes sur la maitrise de
  leurs formats et de leurs structures
• Beaucoup de théorie nombreuses normes (peu
  matures)
• Peu de pratique Que faire ? Refaire un point
  dans 5 ans ?