Sistema de Control de Costos

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Sistema de Control de Costos

• Definición AACE
• La aplicación de procedimientos para limitar los
  costos del proyecto a sólo los autorizados, para
  enfocar los esfuerzos de control a donde son más
  efectivos y para lograr un máximo control a un
  mínimo costo.

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Sistema de Control de Costos

• Objetivos
• Los objetivos básicos de cualquier proyecto son
  el tiempo, el costo y la calidad
• Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo
  administrativo, una estructura organizacional
  adecuada y una adecuada actitud.

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Sistema de Control de Costos

• Elementos de Control

No se requiere acción correctiva. Proceder
Comparar resultados con objetivos
Establecer Objetivos
Implemen- tación
Si se requiere acción correctiva. Proceder
Está dentro de objetivos
Cambia objetivos
Acción Correctiva recomendada
Si esta fuera de objetivos
No realizarla
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Sistema de Control de Costos

• El diagrama anterior sirve para
• Establecer Objetivos
• Evaluar el desempeño a la fecha
• Evaluar futuros resultados
• Tomar acciones correctivas
• Adecuada y rápida respuesta

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Sistema de Control de Costos

• El control de costos esta en todas las fases del
  proyecto
• Diseño conceptual
• Ingeniería de Detalle
• Procuración
• Construcción
• Subcontración

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Sistema de Control de Costos

• Resistencia al Control
• Si el dueño interfiere mucho saldrá más caro.
• Eso es muy caro (sin haberlo revisado).
• Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el
  negocio..
• No tenemos tiempo para andar experimentando.
• Eso no le va a gustar al jefe.

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Sistema de Control de Costos

• Estructura Organizacional
• Todos son responsables del costo
• Factores Humanos
• Resistencia al cambio
• Comunicación
• Rápida retroalimentación.
• Ignorar el costo
• Consecuencía de las decisiones...

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Sistema de Control de Costos

• CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO
• Balance entre los tres.
• Quien controla los costos?
• El cliente
• La administración
• El equipo de proyecto
• El ingeniero de costos
• Los diseñadores
• Los contratistas
• .

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Sistema de Control de Costos

• Implementación
• Componentes de un buen sistema
• Procedimientos adecuados
• Actitud
• Contabilidad
• Un buen Proyecto base
• Identificación de Problemas a Tiempo
• Acciones Correctivas a tiempo

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Sistema de Control de Costos

• El control de Costos ser ejercitado durante las
  etapas
• Propuesta
• Diseño
• Procuración
• Contratación
• Construcción
• Arranque
• Finiquito
• Pagos

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Sistema de Control de Costos

• Propuesta
• Estudios de Ingeniería para el diseño óptimo.
• Definición de parámetros de costos.
• Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa.

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Sistema de Control de Costos

• DISEÑO
• Pérdida del alcance...
• Autorizar solo cambio en el alcance que mejoran
  costo, tiempo y calidad...
• Comparar presupuesto con estimado definitivo
• Costo de ciclo de vida

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Sistema de Control de Costos

• La Etapa de Procuración
• En el caso de un proyecto industrial es una parte
  importante del costo
• Factores a considerar
• Lista de vendedores y distribuidores autorizados
• Requisiciones completas
• Mínimo de participantes
• Tipo de contrato
• Proximidad del proponente

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Sistema de Control de Costos

• Calidad
• Estandarización
• Especificaciones
• Evaluación de propuestas
• Tiempo de entrega
• Acuerdos escritos
• Selección del ganador
• Extras
• Programa de pagos

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Sistema de Control de Costos

• Contratación
• Relacionado con los contratistas de la obra
• Parámetros similares a la procuración
• Evaluación de propuestas
• Forma de contratación
• Especificar en contrato procedimientos de
  control, frecuencia, detalle y alcance de
  reportes, trabajos extras, documentación,
  procedimientos de inspección y aprobación.

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Sistema de Control de Costos

• Usar sistema de costos del dueño o sistema del
  contructor

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Sistema de Control de Costos

• Construcción
• Avance diario
• Tipo de contrato
• Monitorear requerimientos de mano de obra,
  productividad, supervisión, avance actual, costos
  actuales y comprometidos.
• Costos directos e indirectos

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Sistema de Control de Costos

• Arranque
• Tipo de contrato
• Dos etapas precomisionamiento y arranque.
• Capacitación al personal del dueño.
• Monitoreo durante la operación.

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Sistema de Control de Costos

• Coordinación
• Diferentes centros de costos
• Sistema de Comunicación
• Intranet/extranet

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Sistema de Control de Costos

• Control Financiero
• Presupuesto y costos se refieren a los gastos
  esperados en el futuro
• Control de costos agrega costos ocurridos
• Pronóstico de costos tiene que ver con todo lo
  anterior
• Control financiero tiene que ver con el trabajo
  realizado y dos categorias de costos
  comprometidos y flujos de efectivo.

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Sistema de Control de Costos

• Costos Comprometidos
• Valor de ordenes de compras y contratos acordados
  o fondos colocados que ya no estarán disponibles
  para otros propósitos.
• Projecto que cumple o no con programa
• Trabajo ejecutado
• Valor de todo el trabajo ejecutado al término de
  un perido... Se haya o no pagado..
• Flujo de efectivo
• Flujo de fondos actuales
• Cuando se requerirán fondos para hacer pagos
• Cuando se recibirán pagos
• Cuando los fondos se mantendrán en reserva para
  hacer pagos o para ser invertidos
• Cuando se usarán reservas internas o sera hecho
  un prestamo

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Sistema de Control de Costos

• Control de trabajo extra
• Cambios o modificaciones al alcance.
• Considerar
• Contratos claros y concisos
• Acuerdos por escrito
• Procedimientos de control claros y precisos
• Alcance bien definido y entendible
• Buena documentación
• etc...

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Sistema de Control de Costos

• Los doce mandamientos del control de costos
• Adherirse al presupuesto y programa
• Controlar costos futuros en la etapa de diseño
• Revisar todas las requisiciones de compras y
  ordenes de compra
• Revisar los paquetes de concurso de construcción
• Estimar el costo para terminar. No usar
  aritmética
• Que el equipo del proyecto participe en estimar
  el costo para terminar

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Sistema de Control de Costos

• Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre
  la base de pagos ocurridos
• Identificar y reportar prontamente los problemas
• Comparar la cantidad de cambios con el contrato
  principal
• Comparar los costos indirectos con el trabajo
  actualmente desarrollado
• Ver el estatus de las contingencias
• Estar por encima de los costos todo el tiempo

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Control de Costos

• Control de compras de equipo.
• Proceso de procuración durante la etapa de
  diseño.
• Algunos equipos requiere de un plazo muy largo
  para ser enviados y deben de ser cotizados antes
  del diseño definitivo.
• Debe de hacerse un estimado previo para tener una
  base de selección del equipo.
• Recomendado manejarse con estimados calculados
  por el propietario (in-house).

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Control de Costos
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Control de Costos.

• Tabulación de Propuestas
• Selección de Proveedores o fabricantes
• Comparación sobre la misma base (enviados al
  sitio, instalación, etc)
• Detectar excesos en el costo... (ej 10)
• Investigar y posibles acciones correctivas.
• Tendecias inflacionarias

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Control de Costos

• Control de Materiales Voluminosos
• Se consideran dentro de estos
• Concreto, varillas y cimbra
• Cableado eléctrico, conduits
• Instrumentación
• Acero Estructural, escaleras y plataformas
• Pinturas y selladores
• Aislamientos
• Tuberías

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Control de Costos
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Control de Costos

• Cantidades de Materiales
• 60 a 75 del diseño terminado
• Costos Unitarios
• Provenientes de contratistas
• Fletes
• Escalatorias
• Precio base
• Revisión final al 95 del diseño

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Control de Costos

• Control de materiales
• Cantidades
• Tiempos de envió
• Almacenamiento en la obra
• Considerarse
• Sistema de control y de registro
• Experiencia en el control
• Revisión periodica de los procedimientos
• Holguras en las cantidades de materiales
• Comparar cantidades....

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Control de Costos

• Control de Cambios
• Si los cambios no son identificados y estimados a
  tiempo, y de manera eficiente, el proyecto estará
  fuera de control desde el punto de vista de los
  costos
• Considerarse en contingencias

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Control de Costos

• Autorización de Cambios
• Incluirse en presupuesto
• Modificaciones en programa
• Reflejar el alcance
• Forma de Contratación P. Alzado, PU. Y
• Administración

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Control de Costos

• Contenido
• Número y fecha
• Titulo y descripción
• Breve justificación
• Originen
• Categoria
• Impacto en programa
• Estimado de costos
• Aprobación

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Control de Costos durante la Construcción

• Importante para el dueño en contratos por
  administración...
• Constructoras
• Reportes de costos y control de estimaciones
• Conceptos a controlarse
• Mano de obra directa
• Materiales
• Subcontratistas
• Indirecto de campo

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Control de Costos

• Los primeros tres pasos
• Código de cuentas
• Revisión de presupuesto
• Procedimientos para medir y determinar el
  completado

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Control de Costos

• Código de Cuentas
• Control de costos
• Control contable
• Codigo que incluya
• área física de trabajo
• elemento del costo material, mano de obra,
  etc...
• Subdividir el elemento del trabajo...
• Otros elementos para control...
• Etc...

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Control de Costos

• Revisión del Presupuesto
• Obtener un estimado en base al diseño definitivo.
• El nuevo estimado será la base para
• Requerimiento de Mano de Obra
• Productividad laboral
• Pronosticos de costos
• Programa de obra
• Cálculo de completado

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Control de Costos

• Cálculo del Porcentaje Completado
• Procesos para medir avance
• La Figura 1 muestra una gráfica típica de avance
  de la construcción

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Control de Costos

• Métodos para calcular el completado o de
  avance
• Ej Si el concreto representa el 11 del total
  del proyecto y se ha avanzado un 70 del
  concreto, entonces la contribución al avance
  total del proyecto es el 70 del 11 o sea el
  7.7
• Un aspecto crítico es la base para determinar el
  avance físico

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Control de Costos

• El 11 es usualmente determinado en base a avance
  físico (Ej ejemplo se van a colar 100 m3 y se
  han colado 70, entonces el avance es el 70)
• Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a
  elementos con las mismas características.... O en
  su caso habría que subdividir y ponderar la
  actividad...
• Tabla 1 describe el proceso de determinación del
  completado del proyecto...

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Control de Costos
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Control de Costos

• Bases para la ponderación
• Base para la ponderación son las horas hombre...
• Desventajas de usar horas-hombre

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Control de Costos

• Materiales
• Condición ideal. Materiales lleguen a la obra
  cuando se necesiten y se depositen cerca del
  punto de ejecución del trabajo...
• Usualmente se controlan en almacen de obra
• Control de almacen. Inventarios.
• Reducir sobrepedidos...

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Control de Costos

• Costo Indirecto de Campo
• Construcciones temporales y Consumibles.
• Herramientas de Construcción.
• Supervisión.
• Sistema paralelo al sistema de costos directos

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Control de Costos

• Construcción Temporales y Consumibles
• Análisis en presupuesto.
• Renta de instalaciones (Ej casetas)
• Personal en almacenes
• Control de costos y cantidades.
• Base presupuestal

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Control de Costos

• Herramientas de Construcción
• Herramientas menores
• Mantenimiento de maquinaría
• Consumos de la máquinas
• Vehículos de obra

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Control de Costos

• Mano de Obra Indirecta
• Organización de Campo
• Cantidades de personal
• Salarios de personal

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Control de Costos

• Cambios en alcance
• Duración de la Obra
• Volumenes de Obra
• Ajustes de Costos
• Retrabajo
• Errores de campo o de ingeniería
• Tiempos