Comunicaciones Internas Enfoca tu organizacin al xito

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Comunicaciones InternasEnfoca tu organización al
éxito!
Por Edgar Rufinengo, ITF 109 (JCI ARGENTINA)
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Propósitos de este Curso

• Adquirir Conocimientos sobre
• - Qué son y cómo podemos clasificar las
  Comunicaciones Internas
• - Identificar cuáles son las fallas en
  comunicación y cuáles son las habilidades
  necesarias para empatizar con el grupo y saber
  transmitir el mensaje
• - Cómo manejar situaciones difíciles de
  comunicación
• - Cuáles son los medios (herramientas) más
  efectivas de C.I. según el caso
• - Cómo elaborar un plan efectivo de Comunicación
  Interna integrada

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Módulos

• Módulo 1 Comunicaciones Internas, de qué estamos
  hablando?
• Módulo 2 Herramientas de comunicaciones internas
  
• Módulo 3 Problemas de comunicaciones internas y
  cómo solucionarlos
• Módulo 4 Diseña un Plan de comunicaciones
  internas en tu organización

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Qué son las Comunicaciones Internas?
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Para empezar con las comunicaciones internas

• Intentemos hacer una definición .

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Les presentamos algunas definiciones

• Conjunto total de mensajes que se intercambian
  los integrantes de una organización
• Es contar a la organización lo que la
  Organización está haciendo.

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Características de las Comunicaciones Internas

• Actividad Es un proceso, se va haciendo..
  (nunca termina)
• Se espera una respuesta (feedback)
• Integral Toda la organización está involucrada
• Se debe controlar No dejarla sola

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Tipos de Comunicaciones Internas

• Ascendentes - Descendentes - Horizontales
• Formales - Informales

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Comunicaciones Descendentes

• Mantiene informados a todos los miembros sobre
  objetivos, normas, actividades, novedades, etc.
• Se comunica tanto información interna como
  también de fuera de la organización

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Comunicaciones Descendentes

• Algunos medios
• Reuniones
• Cursos
• Manuales, estatutos, publicaciones
• Cartas, e-mails, etc.
• Carteles

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Comunicaciones Ascendentes

• Nos ayuda a responder
• Qué está funcionando y qué no?
• Qué piensan los miembros?
• Cuáles son sus opiniones?
• Qué nuevas ideas hay?
• Estamos cerca de las demandas de los miembros?
• Llegó bien la información?

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Comunicaciones Ascendentes

• Algunos Medios
• Reuniones (plenarias)
• Entrevistas
• Encuestas

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Comunicaciones Formales

• Son las que utilizan medios establecidos
  específicamente por la dirección de la entidad.
  (Reuniones de Junta, Publicaciones, etc.)

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Comunicaciones Informales

• Son las que se producen espontáneamente, llamadas
  

• Radio pasillo
• Rumores de oficina
• Red informal .
• Off the record
• Comunicación no oficial

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Comunicaciones Informales

• Se suele subestimar las comunicaciones
  informales, sin embargo las mismas contribuyen a
  formar la cultura de la organización
• No las combatas!!
• Míralas como un medio para testear a
• la organización

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Comunicaciones Informales

• Estas vías informales son las que más incomoda al
  management de cualquier organización
• Cómo es posible que la información que se
  genera en y sobre la organización no provenga
  exclusivamente de sus fuentes oficiales!
• Los canales formales e informales se necesitan
  mutuamente .

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Herramientas de la Comunicación Interna
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Herramientas de Comunicaciones Internas

• Ya hemos visto los tipos de C.I.
• Ascendentes, Descendentes, Horizontales
• Formales e Informales
• Ahora analizaremos más profundamente algunas de
  ellas

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Cómo podemos ver a las Comunicaciones Internas

• Verbal escrita
• Carteleras
• Intranet
• e.-mails
• Memos
• Manuales

• No verbal
• Espacios
• Señaléctica
• Vestimenta,
• Papelería
• Gestos
• Posturas
• Actitudes
• Silencios
• Acciones
• Hábitos

• Verbal oral
• Conversaciones
• Reuniones
• Discursos

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En las grandes empresas
A Intranet E Revista
Interna I Teléfono de
Información B Revista Digital
F Jornadas de Puertas Abiertas J
Reuniones con la Dirección C Plan de Comunicación
Interna G Convención Anual
K Aleatorias D Manual de Bienvenida
H Tablones de anuncios
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Herramientas de Comunicaciones Internas

• Actividad en equipos.
• Tiempo 5 minutos, ni mas ni menos
• Acción
• Brainstorming, Temas
• Herramientas de Comunicación Ascendentes y
  Descendentes Usuales
• Herramientas de Comunicación Ascendentes y
  Descendentes Creativas y novedosas!

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Herramientas de Comunicaciones Internas

• Algunas ideas
• Retiros Out Door
• Reuniones Rojas, Amarillas y Verdes
• Buzón de sugerencias (anónimo)
• Revistas Internas (papel o electrónicas)
• Showmail
• Entrevistas personales

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Problemas de comunicación
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• La Comunicación Interna
• es inevitable
• Entonces, no la dejemos sola!!!

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Problemas de Comunicación Interna

• Pensamos que la clave de la comunicación está en
  hablar bien
• Pero no nos damos cuenta que comunicarnos con
  eficacia significa
• escuchar bien!

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Problemas de Comunicación Interna

• La CLAVE en Comunicación Interna es
• Saber Escuchar a la Organización!!

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Escuchar implica concentrarse en el mensaje del
transmisor. Igualmente, es posible que lo
captemos distinto de cómo fue emitido.

• No queremos oír algo e inconscientemente
  bloqueamos lo que no queremos oír.
• Tenemos ideas preconcebidas y creemos que está
  diciendo lo que en realidad queremos oír.
• A medida que va hablando nos damos cuenta que su
  mensaje no es lo que esperábamos, así que
  comenzamos a preparar nuestra contestación, aún
  antes de que terminemos de oír lo que nos está
  diciendo.
• Es posible que nos estén diciendo algo importante
  para nosotros, pero no sabe expresarse. Entonces
  nos desconectamos
• Por algunas razones, nuestro interlocutor no nos
  cae bien. Asociamos lo que dice con la naturaleza
  de la relación que tenemos con él.
• Nos gusta parte del mensaje, y antes que acabe de
  enunciarlo comenzamos a modificar el resto.
• Mientras el transmisor habla, algo que dice nos
  motiva otras ideas, otros conceptos, recuerdos o
  datos, y nos vamos por esa tangente.

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Existen cinco niveles en los cuales escuchamos

• Ignorándolo No escuchando en lo absoluto.
• Fingiendo Haciéndole creer con nuestros gestos y
  expresiones verbales y no verbales, que estamos
  atentos a lo que dice.
• Seleccionando Oyendo sólo ciertas partes de la
  conversación.
• Atendiéndole Prestando atención y centrando
  nuestro interés en las palabras que pronuncia, lo
  cual suele hacer que los escuchados se sientan
  incómodos.
• Escuchando Empáticamente Escuchamos con la
  intención de comprender. En la escucha empática
  escuchamos con los oídos, pero también con los
  otros sentidos y con el corazón.

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Problemas de Comunicación Interna

• No tenemos tiempo .
• Los medios escritos son importantes
• Sabemos usarlos?
• Redactamos bien?
• Comprendemos lo que leemos?

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El Plan de Comunicación Interna
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En Comunicación Interna

• No es suficiente tener Qué decir
• (EL MENSAJE)
• Sino pensar en el Cómo decirlo
• (EL MEDIO, EL MOMENTO, etc.)
• Pues entonces
• PLANIFIQUEMOSLO!

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El plan de Comunicación Interna

• Aspectos que lo integran
• Acciones
• Diagnóstico
• Objetivos
• Control
• Pronóstico
• Tienen un orden?
• Qué implica cada paso?

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El plan de Comunicación Interna

• Comencemos por responder a la pregunta.
• Cómo estamos hoy?
• DIAGNOSTICO

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El plan de Comunicación Interna (Diagnóstico)

• Hay un equilibrio entre comunicaciones
  ascendentes y descendentes? (Sobredosis )
• Qué herramientas utilizamos?
• Son siempre las mismas?
• Escuchamos a la Organización?
• Le damos el lugar que merecen a las
  Comunicaciones Informales?

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El plan de Comunicación Interna

• Bien, algo hay que cambiar hay que preguntarse
• Qué queremos mejorar?
• Nos tenemos que plantear
• OBJETIVOS

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El plan de Comunicación Interna(OBJETIVOS)

• Un buen objetivo responde a las siguientes
  preguntas
• Qué queremos cambiar?
• Qué queremos lograr?
• Para cuándo?
• Ejemplo Mejorar en forma efectiva las reuniones
  mensuales, con un número de asistentes esperable,
  en un plazo de seis meses.

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El plan de Comunicación Interna

• El Cómo .. Los MEDIOS
• ACCIONES DE COMUNICACIÓN

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El plan de Comunicación Interna(ACCIONES)

• Apropiadas al objetivo
• No exageradas
• Buena relación costo/beneficio

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El plan de Comunicación Interna

• Resumiendo
• Cómo estamos hoy DIAGNOSTICO
• Cómo estaremos en el futuro PRONOSTICO
• Qué queremos mejorar OBJETIVOS
• Cómo lo vamos a hacer ACCIONES
• Cómo lo controlaremos CONTROL

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Finalizando,

• Quisimos lograr con este curso
• Conocer a las C.I. como Fenómeno,
• Identificar sus aspectos claves,
• Su problemática,
• Sus principales herramientas
• Propusimos un plan .

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• Muchas gracias!