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Entrée des données des bibliothèques dans le Sudoc
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But de lopération

• avoir dans le Sudoc une image des bases locales
• pour faire profiter la communauté universitaire
  des données de ces bases

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Périmètre concerné

• monographies sur tous supports
• numéros spéciaux de périodiques ou tirés à part
  ou articles
• publications en série (si hors CCN-PS)

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Déroulement de lopération

• obtenir le taux de recouvrement entre la base
  locale et le Sudoc
• localiser automatiquement les notices déjà
  présentes si le taux de recouvrement est élevé
• importer les notices absentes du Sudoc, ou dont
  la localisation automatique nest pas possible

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1 Test de recouvrement

• pour chacun des fonds identifiés
• envoi dun fichier de 1000 ISBN à l ABES
• ou envoi d autant de requêtes date / auteur /
  titre
• le résultat des recherches est le taux de
  recouvrement base locale / Sudoc

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2 Localisations

• Opération en ligne sur le logiciel de catalogage,
  consistant à rechercher la notice, puis à ajouter
  un (des) exemplaire(s)
• peut être
• manuelle (faite dans les bibliothèques)
• automatique (faite à l ABES)

Jai fini !
Moi aussi
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2 Localisations les avantages

• Peu coûteux pour la collectivité (bibliothèques /
  ABES) en temps et en financement
• Pas de gros travail de contrôle après lopération
  
• Pas de doublons générés dans le Sudoc

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2 Localisations manuelles les
inconvénients

• Demande du personnel formé à la recherche dans le
  Sudoc (vacataires ou contrat avec une société)
• Peut demander un certain temps ...
• Ne concerne que les notices déjà présentes dans
  le Sudoc il faudra créer les notices manquantes

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2 Localisation automatique
définition

• La recherche et la création dexemplaire sont
  automatiques
• Un programme recherche les notices par ISBN ou
  date /auteur /titre à partir dun fichier fourni
  par la bibliothèque
• Un ou plusieurs exemplaires sont créés
  automatiquement, si à une interrogation
  correspond une seule notice

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Localisation automatique
spécifications ISBN

• Exemple de fichier pour création d exemplaire
  par ISBN
• 2100027867337 RAMINV126897
• 2100031309337 RAMINV131998
• L ISBN vient en premier, puis la cote,
  puis le numéro de notice,
• les éléments étant séparés par un point-virgule

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Localisation automatique
spécifications requêtes

• Exemple de fichier de requêtes date / auteur /
  titre
• 1968American political science
  associationCERVL-US-5INV112636
• 1967DollingerBibliographie dhistoire de
  FranceCERVL-US-6INV112640
• La date vient en premier sur 4 caractères, puis
  lauteur et le titre, la cote et le numéro de
  notice suivent, tous les éléments étant séparés
  par un point-virgule

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Localisation automatique
Exemple de fichier résultat

• Exemple de fichier de résultat
• Cote 5(03) DEF isbn 2-04-010657-X ppn
  00033037X 1 exemplaire créé !
• Cote 5/6 CEN isbn 2-905-746-04-1 2 réponses,
  choisir une notice !
• Cote 512.1 AIT isbn 0-313-23294-6 pas de
  réponse !
• Cote 512.2 GUY isbn 0-387-90593-6 ppn
  024362980 Erreur dans la zone Lien 051321955
• Fini ! 1366 notice(s) trouvée(s) sur 1462
  recherche(s) et 1036 exemplaire(s) créé(s)
• Résultats détaillés du fichier
• 14 Notice(s) avec erreur de validation corriger
  et créer l'exemplaire
• 96 Recherche(s) sans réponse
• 311 Réponse(s) multiple(s) choisir une notice
  pour créer l'exemplaire
• 5 Exemplaire(s) déjà présent(s) pour 940162301
• Le pourcentage d'exemplaires créés sur le nombre
  de recherches est de 71

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2 Localisation automatique
ça marche ?

• Résultats 2006
• sur ISBN 65 des recherches (49 à 82)
• sur requête 32 des recherches (16 à 40)
• Nombre dexemplaires créés
• 304 642 pour 600 000 recherches
• Imports
• 828 000 nouvelles notices pour 1 700 000
  traitées

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2 Localisation automatique
Les limites

• Impossible de créer un exemplaire sur une notice
  incorrecte
• Refus de créer un exemplaire sil y a plusieurs
  réponses à une recherche
• mais cest gratuit !

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2 Localisation manuelle
dans la bibliothèque

• création rapide dexemplaire
• la recherche reste manuelle
• l interface de catalogage contient un bouton
   création dexemplaire 
• un script créé sur le poste par son utilisateur
  peut ajouter des zones dexemplaire par défaut

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3 Export des données vers le Sudoc

• Exportation des notices du système local vers le
  Sudoc la méthode lourde !

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3 Export les avantages

• toutes les notices traitées en une fois
• opération faite rapidement
• indépendant de la formation du personnel au Sudoc

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3 Export les inconvénients

• mise au point du format dexport longue et
  coûteuse
• travail de mise au point très important
• charge résiduelle en dédoublonnage très lourde

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Utiliser les deux méthodes

• Les deux méthodes sont utilisées lune après
  lautre pour chaque bibliothèque

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Export étude de faisabilité

• échantillon de 1000 notices
• représentatif de tous les cas de figure présents
  dans la base
• fonds, règles de catalogage, types de documents,
  origines des notices, catalogage livre en mains,
  rétroconversions...

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Export qualité des notices

• zones obligatoires UNIMARC / USMARC
• autres zones permettant didentifier le document
  
• date de publication, adresse et collation (210 et
  215 en UNIMARC)
• pertinence du découpage en zones et sous-zones
• exactitude des données codées

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Export identification des notices

• numéro de la notice dans la base locale en 001
  obligatoire
• numéro de la notice dans une source précédente en
  035 souhaitable

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Export format des données

• format standard exporté du SIGB
• UNIMARC ISO 2709 (caractères ISO 5426) pour les
  données bibliographiques (ou UNICODE)
• ajout des données d exemplaire (zones 9XX) au
  format déchange national

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Export données d exemplaire

• 930 sous-zones obligatoires
• 5 RCR numéro d'exemplaire
• b le RCR
• j le code de disponibilité pour le PEB

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Export mise au point des fichiers

• expertise de lABES sur léchantillon
• indications des corrections à apporter
• nouvel échantillon envoyé par la bibliothèque
• jusquau

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Export entrée dune notice

• nouvelle notice (risque de création de doublons)
• fusion avec une notice résidente (risque de
  fusion intempestive)

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Fusion des notices

• ajout du numéro local de la notice
• L 035
• ajout des localisations
• 930

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Schéma de reprise des données

• Début du travail dans le Sudoc pour les nouvelles
  acquisitions
• indépendant de la reprise des
  données
• Etablissement du taux de recouvrement
• /

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Schéma de reprise des données

• 3. Création automatique dexemplaires
• 4. Export / import des notices non localisées

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Une adresse

• tout cela à étudier avec vous au cas par cas
• donnees_at_abes.fr