1.Guide de gestion int

1
1. Guide de gestion intégrée des documents le
contexte

• Webéducation sur les intranets
• 21 Mars 2002

2
1.1 Le mandat des Archives nationales du Québec
(ANQ)

• Mandat des ANQ défini dans la Loi sur les
  archives, adoptée en décembre 1983
• Règlement sur le calendrier de conservation ()
• Coordination de trois politiques
• Politique de gestion des documents actifs, mise
  en vigueur le 9 août 1985
• Politique de gestion des documents semi-actifs,
  mise en vigueur le 15 juillet 1988
• Politique de gestion des documents inactifs, mise
  en vigueur le 12 mars 1991

3
1.2 Le dossier des archives électroniques aux
ANQ

• Dossier des archives électroniques aux ANQ ouvert
  depuis le début des années 1990
• Production dun modèle (avec guide explicatif)
  pour linscription des documents informatiques au
  calendrier de conservation (1991)
• Production dune Étude de faisabilité de la
  conversion technique des documents informatiques
  (1996)

4
1.3 Le Chantier dingénierie documentaire
1997-1999

• Publication de 13 rapports qui sont disponibles
  sur le site web à ladresse suivante
• (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm)
  .
• Projet sur les formulaires et les télé-procédures
  réalisé en collaboration avec le ministère du
  Revenu.
• Développement dun registre de schémas XML.
• Collaboration à la préparation du projet de loi
  161.

5
1.4 La Commission parlementaire sur le projet de
loi 161

• Mémoire du Groupe des responsables de la gestion
  documentaire du gouvernement du Québec (GRGD).
• Mandat confié au SSIGRI sur le Guide de gestion
  intégrée des documents.
• Entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre
  juridique des technologies de linformation (loi
  basée sur la neutralité technologique et
  léquivalence fonctionnelle des documents papier
  et électronique) dans un contexte gouvernemental
  de prestation électronique de services auprès du
  citoyen.

6
1.5 Le comité provisoire de démarrage du projet
et ses recommandations

• Ingénierie documentaire un domaine prioritaire
  dintervention et de soutien établi par le
  Secrétariat du Conseil du trésor.
• Guide composante structurelle du segment de
  larchitecture dentreprise gouvernementale.
• Coordination de la réalisation du Guide confiée
  aux Archives nationales du Québec.
• Financement conjoint du projet par le Secrétariat
  du Conseil du trésor et le ministère de la
  Culture et des Communications.

7
2. Le Guide de gestion intégrée des documents
le produit visé
Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002
8
2.1 Outil pratique pour les ministères et les
organismes gouvernementaux

• Développement dune nouvelle méthodologie en
  gestion intégrée des documents sappuyant
• sur des études de cas pratiques qui sont reliés
  aux activités de gestion des documents dans le
  contexte de processus daffaires actifs ou en
  développement.

9
2.2 Réponses aux prescriptions de la Loi
concernant le cadre juridique des technologies
de linformation

• Principe important possibilité pour le citoyen
  de transiger avec le gouvernement à partir du
  support dinformation de son choix.
• Reconnaissance juridique du document
  technologique.
• Gestion du document durant tout son cycle de vie.
• Enregistrement institutionnel du document.
• Adaptation de normes internationales à la façon
  de faire au Québec.

10
2.3 Intégration à la prestation électronique
de services et au partage de services communs

• Utilisation des schémas XML.
• Élaboration de pratiques recommandées pour
• la signature numérique des documents
• la conservation dun document signé
  numériquement.
• Intégration du Guide aux services communs offerts
  aux ministères et organismes
• la sécurité
• linfrastructure à clés publiques
• les registres référentiels.

11
2.4 Contenu proposé du Guide

• Première partie Cadre de la gestion documentaire
• Justification et rôle de la gestion documentaire.
• Révision des rôles professionnels et partage des
  tâches.
• Modèle générique de la gestion documentaire à
  partir de la norme ISO 15 489.
• Modèle de mise en place (outils de formation et
  de gestion de projet).

12
2.4 Contenu proposé du Guide (suite)

• Deuxième partie Modèles et outils techniques
• Cadre méthodologique (répertoire de schémas
  métadonnées, enregistrement institutionnel, ).
• Outils de la gestion documentaire (concepts
  délaboration des règles de classification, de
  conservation, dindexation).

13
2.4 Contenu proposé du Guide (suite)

• Troisième partie Études de cas pratiques
• Servant à donner des paramètres dun scénario
  complet dimplantation dun système de gestion
  intégrée des documents.
• Décrivant des scénarios intermédiaires de gestion
  documentaire.

14
3. Guide de gestion intégrée des documents le
manuel dorganisation de projet

• Webéducation sur les intranets
• 21 Mars 2002

15
3.1 Introduction

• Processus continu de projets de recherche et de
  développement en gestion documentaire à partir
  des travaux des Archives nationales du Québec
  (ANQ) en 1996 et du Chantier dingénierie
  documentaire en 1997-1999.
• Loi concernant le cadre juridique des
  technologies de linformation adoptée en juin
  2001 et mis en vigueur le premier novembre
  dernier.
• Conception du Guide reposera sur le respect des
  orientations gouvernementales, des normes
  internationalement reconnues et des expériences
  réalisées par divers ministères et organismes
  gouvernementaux.

16
3.2 La portée du projet

• Le  document  tel quil est défini dans la Loi
  concernant le cadre juridique des technologies de
  linformation.
• La gestion du cycle de vie du document avec son
  sort final élimination, versement aux ANQ ou
  dépôt à la Bibliothèque nationale du Québec
  (BNQ).
• Une application renouvelée du calendrier de
  conservation.
• Une méthodologie de gestion intégrée portant sur
  le projet de mise en place dun système de
  gestion documentaire.
• Des bancs dessai concrets.

17
3.2.1 La notion de document

• Article 3
•  Un document est constitué dinformation portée
  par un support. Linformation y est délimitée et
  structurée, de façon tangible ou logique selon le
  support qui la porte, et elle est intelligible
  sous la forme de mots, de sons ou dimages (). 
•  () Pour lapplication de la présente loi, est
  assimilée au document toute banque de données
  dont les éléments structurants permettent la
  création de documents par la délimitation et la
  structuration de linformation qui y est inscrite
  (). 

18
3.3 Les intervenants

• Le ministère de la Culture et des Communications
  (MCC) est le porteur du dossier.
• Le mandat est assumé par les autorités du MCC et
  du Sous-secrétariat à linforoute gouvernementale
  et aux ressources informationnelles (SSIGRI).

19
3.3 Les intervenants (suite)

• Les ANQ assurent la présidence du comité
  directeur et du comité de pilotage du projet.
• La Direction générale de lautoroute de
  linformation (DGAI) du MCC collabore au projet
  en vertu de son mandat relatif à la Loi
  concernant le cadre juridique des technologies de
  linformation.
• La BNQ, par son projet de dépôt légal des
  publications électroniques, participe au projet
  dans le but de définir avec les ANQ une approche
  commune de sauvegarde des documents.

20
3.3 Les intervenants (suite)

• Le SSIGRI assure, entre autres, la cohérence des
  orientations et des concepts avec les autres
  projets gouvernementaux et avec larchitecture
  dentreprise gouvernementale.
• Le Sous-secrétariat aux services gouvernementaux
  (SSSG) est impliqué pour tout ce qui concerne la
  mise à profit des services communs.
• Le Sous-secrétariat au personnel de la Fonction
  publique (SSPFP) identifie les changements
  apportés à la profession de la gestion des
  documents et participe à la définition des
  profils de compétences et des besoins en
  formation.

21
3.3 Les intervenants (suite)

• Le ministère des Relations avec les citoyens et
  de lImmigration (MRCI) participe aux énoncés des
  besoins en raison de son implication dans le
  thésaurus gouvernemental, de la protection de
  linformation et de la coordination du
  regroupement des webmestres.
• Le Conseil des directeurs généraux de
  ladministration (CDGA) participe au projet pour
  les impacts organisationnels générés par
  limplantation du Guide dans les organisations.

22
3.3 Les intervenants (suite)

• Le Conseil des responsables de linformatique du
  secteur public (CRISP) participe au projet en
  raison de la portée technologique du projet et de
  limplication obligatoire des informaticiens à
  son bon déroulement.
• Le Groupe de responsables en gestion des
  documents (GRGD) participe au projet en
  définissant, par lentremise de ses membres
  concernés, les besoins des bancs dessai dans les
  M/O sélectionnés ainsi que la validité et la
  qualité des pratiques.

23
3.3 Les intervenants (suite)

• LÉcole de bibliothéconomie et des sciences de
  linformation (EBSI) de lUniversité de Montréal
  est le partenaire responsable de la méthodologie,
  de la modélisation en schémas XML et de la
  rédaction du Guide.
• Les ministères et les organismes gouvernementaux
  à déterminer participent aux essais pratiques.

24
3.4 Lorganisation du projet la structure

• Se référer à lorganigramme apparaissant à
  limage suivante.

25
Mandataires gouvernementaux
Comité directeur
Chargé de projet
Comité de pilotage
Responsables de la réalisation
26
3.5 Biens livrables

• 3.5.1 Volet méthodologie
• une méthodologie de gestion intégrée des
  documents
• la définition de nouvelles métadonnées
• lharmonisation aux normes ouvertes des principes
  et des concepts émis par le Chantier dingénierie
  documentaire
• la définition des nouveaux rôles professionnels
• un plan de formation pour lutilisation du Guide
• des standards spécifiques à limplantation dun
  système de gestion intégrée.

27
3.5 Biens livrables (suite)

• 3.5.2 Volet modélisation
• Les biens livrables sont les schémas XML
• modèle denregistrement du document
• trois sous-classes de description de document
  profils de métadonnées pour les documents de
  référence, de transaction et les messages de
  courriel
• groupe de modèles permettant de créer et de
  mettre à jour des classifications et den
  faciliter la navigation et le repérage

28
3.5 Biens livrables (suite)

• 3.5.2 Volet modélisation (suite)
• modèle de tableau des autorisations pour la
  classe dobjet  personnes  du Répertoire
  gouvernemental
• structure logique XML pour la rédaction du Guide
  y compris le glossaire
• contrôle de qualité technique du Guide en
  hypertexte.

29
3.5 Biens livrables (suite)

• 3.5.3 Volet intégration logicielle
• Les biens livrables sont
• réalisation, par programmation, des
  communications entre les applications des M/O et
  le registre gouvernemental
• réalisation de toute autre programmation
  nécessaire à lintégration de certains concepts
  mentionnés dans le volet méthodologie, dans les
  applications ministérielles.

30
3.5 Biens livrables (suite)

• 3.5.4 Volet classification/calendrier de
  conservation des documents
• Les biens livrables sont
• propositions de classification et dindexation
  des documents
• adaptation des méthodes de classification et
  dindexation
• adaptation des moyens associés au calendrier de
  conservation, sil y a lieu.

31
3.5 Biens livrables (suite)

• 3.5.5 Volet rédaction
• Les bien livrables sont
• adaptation de la norme ISO 15 489 de gestion des
  documents au contexte québécois
• rédaction du Guide en hypertexte et harmonisation
  des bulles explicatives avec le texte du Guide
• plan de formation au Guide pour les différents
  intervenants
• création et révision dun glossaire pendant toute
  la durée du projet.

32
4. Guide de gestion intégrée des documents les
protocoles dententes

• Webéducation sur les intranets
• 21 Mars 2002

33
4.1 Description sommaire du projet
MCC

• Vise à fournir un outil adéquat aux M/O.
• Vise tous les types de documents papier et
  technologiques.
• Vise à respecter les normes ouvertes et les
  orientations gouvernementales ainsi que les
  résultats des bancs dessai réalisés dans les
  M/O.
• Les M/O sengagent à fournir les ressources
  humaines et technologiques nécessaires aux bancs
  dessai.
• Les M/O sengagent à respecter les concepts de
  gestion documentaire dans une perspective de PES
  aux citoyens.

34
4.2 Responsabilités du ministère de la Culture
et des Communications

• Le MCC agit comme porteur de dossier en assumant
  la direction du projet en collaboration avec le
  SSIGRI.
• Les ANQ président le comité directeur ainsi que
  le comité de pilotage.
• La DGAI collabore au projet dans le cadre de son
  mandat relatif à la Loi concernant le cadre
  juridique des technologies de linformation.

35
4.3 Responsabilités du Sous-secrétariat à
linforoute gouvernementale et aux ressources
informationnelles du Secrétariat du Conseil du
trésor

• Le SSIGRI assume la direction du projet en
  collaboration avec le MCC.
• Le SSIGRI assure la cohérence du projet avec les
  autres projets gouvernementaux et les
  orientations contenues dans larchitecture
  dentreprise gouvernementale.
• Le SSIGRI est responsable des orientations et du
  bon déroulement technologique du projet.
• Le SSIGRI participe à lélaboration des
  protocoles dentente avec les M/O.

36
4.4 Description du banc dessai dans le
ministère ou lorganisme (M/O)

• 4.1 Responsabilités du M/O
• Dégager les ressources nécessaires à la
  réalisation du banc dessai.
• Désigner une personne comme principale répondante
  auprès du chargé de projet.
• 4.2 Profils des ressources nécessaires chez le
  M/O notamment
• le gestionnaire de documents,
• les informaticiens,
• les personnes impliquées dans le processus
  daffaires retenu

37
4.4 Description du banc dessai dans le
ministère ou lorganisme (M/O) (suite)

• 4.3 Description du processus daffaires
• 4.4 Description du banc dessai
• 4.5 Ressources requises (humaines, financières,
  matérielles)

38
5. Guide de gestion intégrée des documents
des références bibliographiques

• Webéducation sur les intranets
• 21 Mars 2002

39
(autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm)

• 01. Gestion (la) des documents adaptée à
  l'inforoute gouvernementale (Rapport synthèse)
  138 Ko. (Version Word)
• 02. Composantes (les) d'un document électronique
  116 Ko. (Version Word)
• 03. Choisir un environnement logiciel approprié
  au cycle de vie du document 195 Ko. (Version
  Word)
• 04. Conserver les documents électroniques
  comment et pourquoi? 120 Ko. (Version Word)
• 05. Protection (la) du document électronique
  aspects techniques et juridiques 88 Ko.
  (Version Word)

40
(autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm)

• 06. Lignes directrices pour la description d'un
  document de référence aux fins de conservation et
  de diffusion 140 Ko. (Version Word)
• 07. Lignes directrices pour la description d'un
  document de transaction enregistré à des fins de
  conservation 100 Ko. (Version Word)
• 08. Lignes directrices pour la description d'un
  message de courrier électronique enregistré aux
  fins de conservation 75 Ko. (Version Word)
• 09. Classification (la) des documents
  institutionnels dans les ministères du
  gouvernement du Québec et le défi informatique
  170 Ko. (Version Word)
• 10. Thésaurus de l'activité gouvernementale
  orientations et principes directeurs 60 Ko.
  (Version Word)

41
(autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm)

• 10. Thésaurus de l'activité gouvernementale
  orientations et principes directeurs 60 Ko.
  (Version Word)
• 11. Thésaurus de l'activité gouvernementale
  liste alphabétique des termes 362 Ko.
  (Version Word)
• 12. Rôles professionnels et ingénierie
  documentaire 212 Ko. (Version Word)
• 13. Sécurité (la) inforoutière (English version)
  1 900 Ko
• 14. XML en route au gouvernement du Québec,
  Rapport de recherche-consultation 1 952 Ko,
  février 2001(Version Word) 1 013 Ko

42
(autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm)

• 15. Les formulaires électroniques et les
  téléprocédures dans l'administration publique
  québécoise - Rapport de synthèse du groupe de
  travail 812 Ko, janvier 2001(Version Word) 512
  Ko
• 16. Présentation des besoins en architecture
  technologique utilisée dans le cadre du projet de
  gestion documentaire au gouvernement du Québec
  175 Ko (Version Word) 1337 Ko, juillet 2001
• 17. Analyse des facettes pour la classification
  des documents institutionnels au Gouvernement du
  Québec (Rapport Hudon)96 Ko (Version Word)
  275 Ko, octobre 2001
• 18. L'ingénierie documentaire nature, portée,
  orientations normatives 69 Ko (Version Word)
  226 Ko, octobre 2001