SISTEMA INTEGRADO DE GESTI

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MANUAL DE LA CALIDAD ABG-02
MANUAL DE LA CALIDAD VERSIÓN 1
CUADRO CONTROL DE CAMBIOS CUADRO CONTROL DE CAMBIOS CUADRO CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del Cambio
1 17-06-09 Creación Oficial









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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
(SIGC) MANUAL DE LA CALIDAD Alcaldía Municipal de
Abrego, Norte de Santander
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
2. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
3. POLITICA DE LA CALIDAD
4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
5.1 DESCRIPCION DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
DE LA ENTIDAD
5.2 DESCRIPCION DEL MODELO DE PROCESOS
5.3 MAPA DE PROCESOS
ANEXOS
ANEXO No. 1 Relación de los procedimientos
documentados con los procedimientos de la norma
NTC-GP 10002004
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1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA

OBJETO

• El objetivo del presente manual es describir el
  Sistema de Gestión de la Calidad de la Alcaldía
  Municipal de Abrego Norte de Santander.
• El Sistema de Gestión de la Calidad se ha
  implementado de acuerdo con los requisitos de la
  Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
  NTCGP10002004.

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1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

• La Gestión de Proyectos relacionados con la
  Convivencia, Seguridad Ciudadana y Cultura de
  Paz, la Salud, la Educación, las Obras Publicas,
  el Deporte, la Cultura, la Recreación, el Medio
  Ambiente, el Sector Agropecuario y Turístico.
• El Desarrollo de Actividades de Inspección de
  Policía, Inspección de Transito y Comisaria de
  Familia.
• La Prestación de Servicios Públicos de Agua
  Potable, Alcantarillado y Aseo.

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2. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

• El primer nombre que tuvo este burgo fue el
  Llano de los Orejones. Denominación dada por las
  tropas de Alfinger en 1.530. Fue habitado por los
  grupos naturales Unaramas o Turmeros. Orokes,
  Bucuramas Orotomas, Carasicas y Seborucos. El 26
  de Julio de 1.580 con motivo de celebrarse la
  primera eucaristía los encomenderos levantaron un
  gran madero en todo el centro del valle, este
  Símbolo cristiano determinó el nombre de la
  región, desde ese día se empezó a conocer este
  territorio como los Llanos de la Cruz. Esta
  población surgió en la antigua encomienda de Don
  Juan Quintero Príncipe, en la renombrada hacienda
  de los Guayabitos, propiedad de las hermanas Doña
  Ana María y Josefa de la Encarnación Maldonado
  Quintero, quienes donaron la vieja Capellanía que
  comprendía toda la sabana para levantar la
  población el 12 de marzo de 1.810, consolidándose
  el poblamiento con el trazado de calles y plazas
  y la entrega de los primeros 25 solares para
  construir casa cocina y huerta. Acatando la ley
  5ª de 1.920 que ordenaba el cambio de título para
  los municipios homónimos de la República,
  mediante Ordenanza número 32 del 14 de abril de
  1.930 se le dio el nombre de Abrego, en honor a
  la heroína Nortesantandereana Mercedes Abrego de
  Reyes.
• OTROS DATOS
• Fecha de fundación 12 de marzo de 1810
• Nombre del/los fundador (es) Donaron los
  terrenos para levantar la población Las hermanas
  Doña Ana María y Josefa de la Encarnación
  Maldonado Quintero

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

MISIÓN Garantizar la satisfacción plena de las
necesidades básicas en la población, brindando
adecuados niveles de calidad en la prestación de
los servicios públicos, la salud, educación y
demás componentes del desarrollo integral del ser
humano. La población de bajos ingresos, en
niveles de pobreza, vulnerables y en estado de
indefensión, serán los principales beneficiarios
de las diferentes acciones que se emprendan para
el mejoramiento de la calidad de vida de los
Abreguenses.   La participación ciudadana y el
apoyo a todo tipo de emprendimiento empresarial,
será la base para la construcción del futuro que
Abrego se merece.   VISIÓN Las personas oriundas
del municipio de Abrego, serán reconocidas a
nivel nacional por su gran capacidad de creación
y transformación del entorno, capaz de construir
procesos de desarrollo ambiental, económico,
político, social, cultural, deportivo y
religioso.   El municipio de Abrego, será
considerado como el principal escenario del
desarrollo económico en el oriente colombiano,
sus pobladores ostentaran niveles altos de
formación académica y el municipio será
reconocido como un importante destino turístico
en Latinoamérica.   Las familias verán crecer a
los hijos en ambientes sanos, con una alta
calidad de vida, de fácil acceso a la educación,
a la salud, a la recreación y el deporte,
viviendo en una comunidad tolerante, solidaria y
participativa.
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3. POLITICA DE LA CALIDAD

• En la Alcaldía Municipal de Abrego Norte de
  Santander, trabajamos dentro del marco legal y de
  manera transparente, en la Gestión de Proyectos
  relacionados con la Convivencia, Seguridad
  Ciudadana y Cultura de Paz, la Salud, la
  Educación, las Obras Publicas, el Deporte, la
  Cultura, la Recreación, el Medio Ambiente, el
  Sector Agropecuario y Turístico el Desarrollo de
  Actividades de Inspección de Policía, Inspección
  de Transito y Comisaria de Familia la Prestación
  de Servicios Públicos de Agua Potable,
  Alcantarillado y Aseo.
• Contamos con un Equipo Humano Competente y
  Comprometido con el mejoramiento continuo de la
  eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
  Integrado de Gestión y Control, en búsqueda de
  satisfacer las necesidades y expectativas de la
  Comunidad Abreguense, y así contribuir con los
  fines esenciales del Estado.

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4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
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5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD

• El modelo de procesos que soporta el sistema de
  gestión de la calidad, esta compuesto por tres
  niveles, que facilitan el análisis del sistema y
  se explican a continuación

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5.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
DE LA ENTIDAD

• GESTIÓN O DIRECCIÓN PROYECTOS
• La Gestión de proyectos es la aplicación de
  conocimientos, habilidades, herramientas y
  técnicas a las actividades del proyecto para
  satisfacer los requerimientos del mismo. En este
  caso la dirección de proyectos, se realiza a
  través del uso de procesos como planificación,
  contratación, Supervisión. El equipo de trabajo
  que maneja el proyecto involucra típicamente
•  - Interesados con diferentes necesidades y
  expectativas.(A través de Entes Territoriales,
  empresas
• que aportan directamente recursos a la Entidad
  y Directrices del Gobierno)
• -Requerimientos identificados (Generalmente son
  de origen Interno)
• Es importante anotar que algunos de los procesos
  o actividades de la Dirección de Proyectos pueden
  ser contratados externamente, estos procesos o
  actividades son identificados en el plan de la
  calidad de cada proyecto y su control se hace a
  través del proceso de Supervisión de Proyectos
  por intermedio de los Supervisores o
  Interventores.
• Los clientes de la entidad son Toda la Comunidad
  presente en el Municipio de Abrego Norte de
  Santander.

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5.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
DE LA ENTIDAD

• Teniendo en cuenta los conceptos de la Dirección
  de Proyectos, los proveedores críticos son
• Los contratistas de obras Publicas
• Los contratistas de interventoría
• Y aquellos contratistas que se identifican en el
  plan de la calidad del proyecto.
• Los criterios para la selección y la evaluación
  del proveedor se definen en los pliegos de
  condiciones o términos de referencia dentro del
  proceso de contratación.
• Teniendo en cuenta la normatividad existente, los
  criterios de reevaluación, consisten en las
  lecciones aprendidas de procesos de contratación
  el cual se desarrolla en el proceso de
  Supervisión de Proyectos y se refleja en la
  actualización de los pliegos de condiciones o
  términos de referencia para los siguientes
  proyectos similares.

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5.2 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE PROCESOS

• El sistema de gestión está compuesto por tres (3)
  grandes grupos de actividades, las cuales se
  denominan Macroprocesos y se describen a
  continuación
• MACROPROCESO ESTRATEGICOS
• Incluye procesos relativos al establecimiento de
  políticas y estrategias, fijación de objetivos,
  aseguramiento de la disponibilidad de recursos
  necesarios y revisiones por la dirección.
• MACROPROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
• Incluye aquellos procesos necesarios para medir y
  recopilar datos destinados a realizar el análisis
  del desempeño y la mejora de la eficacia y la
  eficiencia.
• MACROPROCESO MISIONAL
• Son todos aquellos procesos que proporcionan el
  resultado previsto por la entidad en el
  cumplimiento del objeto social o razón de ser.
• MACROPROCESO DE APOYO
• Incluye aquellos procesos para la provisión de
  los recursos que son necesarios en los procesos
  estratégicos, misionales y de medición, análisis
  y mejora.

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5.2 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE PROCESOS
MACROPROCESO ESTRATEGICO
MACROPROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
SATISFACCION DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LA
CIUDADANIA
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
LA CIUDADANIA
GESTIÓN ESTRATÉGICA
GESTIÓN DEL SIGC
GESTIÓN DE MAM
MACROPROCESO MISIONAL
PROTECCIÓN A LA FAMILIA
MOVILIDAD Y
SEGURIDAD VIAL
CONVIVENCIA , SEGURIDAD CIUDADANA Y ESPACIO
PUBLICO
GESTIÓN DE PROYECTOS
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
CONTRATACIÓN DE PROYECTOS

SUPERVISIÓN DE
PROYECTOS
SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA POTABLE,
ALCANTARILLADO Y ASEO
MACROPROCESO DE APOYO
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN HUMANA
GESTIÓN LOGISTICA
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ANEXOS
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ANEXO 1. RELACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
Las actividades que necesita la alcaldía para
asegurarse de la eficaz planificación, operación
y control de los procesos se pueden consultar en
las caracterizaciones de los procesos que se
encuentran en el manual de procesos de la
Entidad.
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CONTROL DE DOCUMENTOS

• ELABORACION DE DOCUMENTOS
•  
• Cualquier funcionario de la organización puede
  elaborar los documentos con el apoyo del
  Coordinador de la Calidad. Este funcionario debe
  ser alguien que conozca de las actividades que se
  van a documentar.
• Cuando se realiza una Solicitud para la
  Documentación del Sistema Integrado de Gestión y
  Control SIGC relacionada con la creación,
  actualización o anulación de formatos, el
  Coordinador de la Calidad analiza el impacto
  sobre el Manual de Procesos o los documentos que
  se puedan afectar, y es quien toma la decisión
  sobre el cambio de versión en los documentos
  afectados. 
• REVISION DE DOCUMENTOS
• Esta actividad consiste en garantizar la
  conveniencia del documento para los intereses de
  la organización frente al proceso y/o producto y
  la adecuación frente a los requisitos de las
  normas aplicables.
• El Representante por la Dirección asigna el
  responsable para cada revisión, la persona
  asignada no debe ser la misma que aprueba el
  documento. Está responsabilidad la ejerce a
  través de la firma de la primera hoja de los
  documentos.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

• APROBACION DE DOCUMENTOS
• El Representante por la Dirección o el cargo a
  quien él asigne es el responsable de garantizar
  la adecuación a los intereses de la organización
  de los documentos antes de su emisión.
• DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS
• Para garantizar que las personas interesadas en
  los documentos utilicen la versión vigente se
  han establecido las siguientes actividades
• Se manejan copias controladas y no controladas,
  como se describe a continuación
• ORIGINAL El original se presenta impreso y
  magnético cuya custodia es responsabilidad del
  coordinador de la calidad. Esta se identifica con
  el nombre ORIGINAL.
• COPIAS CONTROLADAS Estos documentos son copias
  en medio magnético (CD identificado con el nombre
  COPIA CONTROLADA )
• Este tipo de copia tiene como finalidad mantener
  actualizado el documento a los funcionarios que
  tienen dichas copias.
• El Coordinador de la Calidad tiene la autoridad
  para generar las copias controladas impresas que
  se requieran.
• COPIAS NO CONTROLADAS Este tipo de documentos,
  se editan para consulta pero se hace la claridad
  ante el usuario que este documento puede ser
  actualizado y no es necesario informar sobre los
  cambios.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

• MANEJO DE OBSOLETOS
• Para evitar el uso no intencionado de versiones
  obsoletas, una vez aprobado un documento el
  Coordinador de la Calidad recoge todas las copias
  controladas y hace el siguiente tramité
• Si es documento original impreso se maneja según
  la tabla para el manejo de obsoleto impreso.
• Si es un documento en medio magnético se maneja
  control sobre todos los obsoletos.
• El resto de los documentos se destruye. Destruir
  un documento significa manejarlo como papel
  reciclado o eliminarlo físicamente.
• El manejo de obsoletos impresos de los documentos
  se describe en la tabla siguiente

DOCUMENTO MANEJO DE OBSOLETO
Manual de la Calidad Versión anterior
Manual de procesos Versión anterior
Procedimientos Versión anterior
Planes Institucionales Versión anterior
Otros manuales Versión anterior
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PROCEDIMIENTO PARA CREACION, MODIFICACION O ELIMINACION DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO PARA CREACION, MODIFICACION O ELIMINACION DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO PARA CREACION, MODIFICACION O ELIMINACION DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD EJECUTOR OBSERVACIONES
Detectar necesidad de creación, modificación o eliminación de documentos   Funcionario  
Presentar solicitud     Funcionario-usuario Diligenciar formato de solicitud para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. F-PGS-03
  Admisión de solicitud   Coordinador de la calidad   Verificación de que se hayan registrado correctamente todos los campos del formato. F-PGS-03
Elaborar borrador   Usuario     Se elabora el documento Borrador
Revisar Borrador Coordinador de la calidad   Se verifica el documento Borrador con el equipo MECI-CALIDAD
Aprobar documento   Representante por la Dirección   F-PGS-03
Actualizar listado maestro de documentos y listado maestro de Registros Coordinador de la calidad   Formato F-PGS-01, F-PGS-02  
Divulgar y distribuir los documentos y recoger obsoletos Coordinador de la calidad Formato F-PGS-09 Toda Distribución de Documentos (Nuevos o Modificados), se socializan a través de una comunicación y en los casos que se requiera con una reunión de divulgación a los funcionarios afectados.
Evaluar documentos   Coordinador de la calidad Se realiza seguimiento a la aplicación del documento durante el mes siguiente a su divulgación para garantizar su adecuación.