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Gesti n de Proyectos Master en Evaluaci n de Proyectos ITBA UCEMA Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones * Master en Evaluaci n de Proyectos Gesti n de Proyectos – PowerPoint PPT presentation

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Title: Gesti


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Gestión de Proyectos
  • Master en Evaluación de Proyectos
  • ITBA UCEMA
  • Semana 9 Monitoreo y Comunicaciones

2
(No Transcript)
3
Monitoreo y Comunicaciones
  • La función de Control en Proyectos. Manejo de
    variaciones. Análisis de causas y consecuencias.
    Programas crash análisis de iniciativas para
    acelerar el proyecto.
  • Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso.
    Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto
    procedimientos y documentación

4
La función Control
  • Es la función que se ejerce para comprobar el
    cumplimiento de políticas, planes, objetivos o
    estándares.
  • Control Estratégico relacionado con las
    decisiones del negocio
  • Control de Gestión relacionado con los
    resultados de los procesos

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La Función Control
  • Registro y monitoreo variables
  • Analizar variaciones
  • Iniciar acciones correctivas
  • Verificar su eficacia

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Control de Costos
  • Estimación
  • Contabilización
  • Flujo de caja del proyecto
  • Flujo de caja de la Organización
  • Costos directos
  • Overhead
  • Otros
  • incentivos
  • penalidades
  • reparto de utilidades

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Sistemas de Control
  • Propósito
  • establecer
  • políticas
  • procedimientos
  • y técnicas
  • para aplicarlas en la gestión diaria
  • del control de proyectos y programas

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Sistema de planeamiento y control
FASE PLANEAMIENTO
Planeamiento

Reportes a Clientes y Gerencia
Contabilización Costos
Recolección Información y Reporte
Autorización y Lanzamiento Tarea
FASE OPERATIVA
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  • Descripción Trabajo o
  • Form Autorización de Tareas
  • describe el trabajo a realizar
  • su organización
  • y el marco de tiempos de WBS
  • Se usa para
  • liberar el contrato
  • autoriza el planeamiento
  • registrar las descripciones
  • y lanzar las tareas a los departamentos operativos

Autorización y Lanzamiento Tarea
10
(No Transcript)
11
Empresa
WBS
Manufactura
Ingeniería
Laboratorio
Diseño
Paquete de Trabajo Cuenta Nro.
12
Como herramienta de Planeamiento
  • Debe permitir
  • Planificar y programar el trabajo
  • Identificar los indicadores para medir el
    progreso
  • Establecer presupuesto
  • costos directos
  • overhead
  • Identificar reservas

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Comprensión de Estándares
RESULTADOS
PROCESOS
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Estándares
  • PROCESOS
  • Cualitativos
  • Personas
  • Funciones
  • Relaciones entre factores
  • RESULTADOS
  • Cuantitativos
  • Cantidades
  • Costos
  • Nivel de Calidad
  • Tiempo para finalizar

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Información a proveer
  • Visión del progreso del proyecto
  • Relaciones entre los costos y los resultados de
    la programación
  • Identificar problemas potenciales con las fuentes
    de recursos
  • Proveer información a un nivel de síntesis
    práctico para el project manager
  • Demostrar que los hitos son válidos, se pueden
    cumplir sus fechas y pueden auditarse

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  • Determinación de la información y
  • comunicaciones de quienes tienen
  • intereses en el proyecto destinatarios,
  • plazos y medios

Planeamiento de las Comunicaciones
Distribución de la Información
  • Lograr la disponibilidad de la
  • información en tiempo

Gestión de Comunicaciones
  • Obtener y diseminar la información
  • de resultados estado
  • progreso
  • estimaciones

Información de Resultados
  • Obtener, generar y diseminar información
  • relativa a fases formales del Proyecto
  • o su culminación

Cierre Administrativo
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Plan de Gestión de Comunicaciones
  • Estructura de archivos información,
    procedimientos, actualización y corrección.
  • Estructura de distribución
  • Descripción de la Información formatos,
    contenidos, convenciones y definiciones
  • Programas de emisión de informes
  • Métodos de acceso
  • Métodos de actualización y refinamiento del Plan
    de Comunicaciones

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Como herramienta de Control
  • Debe permitir
  • Medir los recursos consumidos
  • Medir estados y cumplimientos
  • Comparar los resultados con las proyecciones y
    los estimados
  • Proveer la base para el diagnóstico y la
    reprogramación

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Requerimientos de diseño del sistema
  • Marco de referencia donde se integren tiempos,
    costos y resultados
  • Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos
  • Rápida respuesta
  • Capacidad de predecir resultados finales
  • Datos apropiados y precisos para la toma de
    decisiones para cada nivel de responsabilidad
  • Información por excepción por análisis de
    problemas de capacidad
  • Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas

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Actividades de Planeamiento
  • Estructura de Trabajo
  • Descripción de tareas
  • Programación
  • Presupuesto
  • Análisis contratos

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Relación Beneficio Costo
  • Coordinación
  • Comunicación
  • Reconocimiento riesgos
  • Base para toma de decisiones
  • Nuevos sistemas
  • Recursos adicionales
  • Entrenamiento en el uso de técnicas

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Resultados de la disciplina
  • Políticas y procedimientos apropiados
  • Fuerte énfasis en el cumplimiento de los
    resultados
  • Reuniones efectivas con una agenda formal
  • Revisiones periódicas de la alta gerencia de la
    situación técnico financiera
  • Simplificación de la auditoría de Proyectos

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Función Control Primer propósito
  • Verificación cumplimiento proceso vs. los planes
    predeterminados
  • los objetivos han sido traducidos exitosamente a
    estándares de resultados
  • los estándares de resultados son una
    representación confiable de actividades y eventos
  • Se han establecido presupuestos representativos
    que permiten comparaciones

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Función Control segundo propósito
  • Control toma de decisiones
  • Plan, programa y presupuesto
  • Comparación entre la estimación y el uso real de
    recursos
  • La estimación del trabajo remanente
  • La estimación de los recursos a utilizar para
    completar el trabajo

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Análisis de reducción de costos
Costo Proyecto
Posible Reducción Costos
Costo del Cambio
ETAPA CICLO DEL PROYECTO
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Aceleración programa de costo mínimo
  • Se determina el camino crítico
  • Se identifican las actividades que tengan el
    costo de intensificación más bajo por semana
  • Se reducen los tiempos hasta que no sea posible
    reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica
    o el aumento de costos directos sea mayor que los
    ahorros resultantes del acortamientos

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Programas Crash aceleración de proyectos
  • Tiempo Normal TN el necesario para completar la
    actividad en tiempos normales
  • Costo Normal CN el relacionado con el tiempo
    normal
  • Tiempo Intensivo TI tiempo más corto posible
  • Costo Intensivo CI relacionado con el tiempo
    intensivo
  • Suponiendo una relación lineal entre tiempos y
    costos, el costo de intensificación para acortar
    una semana
  • Costo de intensificación por semana CI CN / TN
    - TI

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Relaciones entre costos y tiempo
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo directo (pesos)
Costo de reducir el tiempo dos semanas
Costo Normal
Tiempo Intensivo
Tiempo Normal
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Búsqueda de información y comunicaciones
EV
- Informe Mensual - Informe semanal
de Tareas - Informes comparativos - Informes
Variaciones
INFORMACION Tareas Materiales Otras cargas
directas Overhead AC
PV
30
Variaciones
  • Desviación respecto del Plan
  • Programa
  • Costos
  • Resultados técnicos
  • Permiten verificar los sistemas de planeamiento y
    presupuestación

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Función Definición
PV Valor Planificado Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT
EV Valor Ganado Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT
AC Costo Real Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT
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Variación Sigla Obtención
Variación de Costos CV CV EV AC Valor negativo costogtal presupuestado
Variación de Programación SV SV EV PV Valor negativo atraso programa
Variación de Costos Porcentual CVP CVP (CV / EV)100
Variación de Programación Porcentual SVP SVP (SV / PV)100
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Gestión de Costos
Valores acumulados
Presupuesto
Costo Real
PV
Variación de Costos
AC
Variación Programa
Trabajo realizado a costo presupuestado
EV
Tiempo Período
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Costo directo e indirecto incurrido en el el
trabajo realizado
Porción del presupuesto equivalente al Trabajo
realizado Earned Value
Porción del costo estimado aprobado asignado a
una actividad
PV
EV
AC
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  • Indice de costos
  • Trabajo real a costo presupuestado (EV)
  • Trabajo real a costo real
    (AC)
  • se usa para proyectar el costo para completar
    el proyecto

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  • Indice de programación
  • Trabajo real a costo presupuestado
    (EV)
  • Trabajo programado a costo
    (PV)
  • presupuestado
  • se usa para proyectar la fecha de finalización
    del proyecto

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13 Nov 2007 1830 a 2130 PM Aula 3004
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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