Journ

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Workshop e-HR, Support des utilisateurs et
Intelligence reporting

• Journée d'étude e-HR un rêve ou un cauchemar ?
• 26.05.2009

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Support des utilisateurs Intelligence reporting

• Support des utilisateurs
• Pourquoi fournir un support ?
• Les différents types de support
• 3. Les offres de support du SPF Santé Publique
• 4. Impact de loffre de support
• Lessons learned
• Questions réponses
• Intelligence reporting
• Belang van de rapportering
• Hoe hebben we de zaken aangepakt?
• Demo
• Lessons learned
• Vragen en antwoorden

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1. Pourquoi fournir un support pour e-HR ?

• Aider, supporter les utilisateurs du self-service
  e-HR est primordial pour la réussite du projet
  e-HR !
• Car
• Lutilisation de lapplication Oracle E-business
  Suite nest pas intuitive
• Cette application est le guichet unique pour
  communiquer des changements au Service
  dEncadrement PO
• Son utilisation est obligatoire pour tous les
  collaborateurs

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1. Pourquoi fournir un support pour e-HR ?
Le risque
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2. Les différents types de support ?

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3. Les offres de support e-HR utilisées au SPF
Santé Publique

• Deux types doffres sont utilisées pour aider les
  utilisateurs de le-HR
• Le support online self-service
  helpdesk/frontoffice, manuels, FAQ, eLearning.
  Disponible en permanence via email ou sur le
  portail Intranet.
• Les formations/coachings Formations dispensées
  périodiquement pour les nouveaux collaborateurs,
  les anciens collaborateurs, les managers ou les
  personnes sans connaissances PC.
• Demo

Pour recevoir la documentation complète avec les
différentes offres de support. Envoyez un petit
mail à benoit.tricourt_at_health.fgov.be
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4. Impact de loffre de support

• Le Service dEncadrement PO a mis en place une
  série dindicateurs pour suivre la bonne
  utilisation du système e-HR, le Dashboard e-HR
• Cela permet
• dévaluer le support déjà offert
• de cibler les besoins spécifiques en formation
• daméliorer linterface e-HR (feed-back au
  gestionnaire fonctionnel)

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• Les collaborateurs utilisent essentiellement
  linscription à une formation
• ACTION renforcer le support pour cette
  fonctionnalité

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4. Impact de loffre de support

• En moyenne, une question posée au CRM PO pour 15
  notifications e-HR envoyées
• OBJECTIF une question posée par 40 notifications
  envoyées
• ACTION formation e-HR ciblée

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4. Impact de loffre de support
Utilisation de loffre de support en
ligne Loffre de support en ligne est stockée
sur lIntranet, tous les mois nous recevons un
relevé de louverture de ces pages. Par exemple,
pour la page e-Learning
Trop faible utilisation de loffre par rapport
aux avantages de ce type daide ?ACTION
amélioration de la visibilité en plaçant des
liens sur les pages du selfservice e-HR (aide au
plus près des situations problématiques!)
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4. Impact de loffre de support
Collaborateurs nayant jamais utilisés le
self-service En février 2008, 204
collaborateurs ne sétaient jamais connectées au
self-service e-HR (15 du public
cible)! Essentiellement des collaborateurs de
de 50 ans, des collaborateurs travaillant hors
Eurostation (52 vs 26 de la population cible)
ou avec des statuts spécifiques (SMALS, Médecin,
) ou en interruption de carrière. ? Action
Formation dans les centres hors-Eurostation En
février 2009, la même mesure indiquait que 124
collaborateurs ne sétaient jamais connectés
(9,5 du public cible).
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5. Lessons learned

• - Penser au public cible
• centralisé/décentralisé ?
• niveau de connaissance des ordinateurs ?
• identifier les besoins selon les responsabilités
  e-HR (chefs, employés)
• - Toujours accompagner un changement avec une
  communication globale et un lien vers le nouveau
  support
• - Bien choisir le meilleur mode dapprentissage
  (selon le public cible). Ne pas trop diversifier
  loffre (mise à jour coûteuse en temps)
• - Evaluer de manière continue lutilisation du
  système

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6. Questions et réponses
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1. Importance du reporting

• Grâce à une base de données PO avec des données
  de qualité (voir Data Quality) et regroupant tous
  les domaines PO (voir Description des
  processus), on peut extraire une somme
  dinformations stratégiques pour piloter une
  organisation. Par exemple
• Inventaire pour le plan du personnel
• Cadre linguistique
• Répondre à une question parlementaire
• KPI FED20
• Organigramme dynamique

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• 3 doelgroepen
• lijnmanagement
• dienst PO
• personeelsleden
• Database technisch, gemaakt door voor icters
  
• efficiëntie
• performantie
• ? gebruiksvriendelijkheid

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?
per_periods_of_service
SELECT HOU1.NAME , LOC.LOCATION_CODE ,
HOU1.INTERNAL_ADDRESS_LINE , OS.NAME ,
OSV.VERSION_NUMBER , OSV.DATE_FROM ,
OSV.DATE_TO , HR_GENERAL.DECODE_LOOKUP('ORG_TYPE'
, HOU1.TYPE) , PASG.FULL_NAME FROM
HR_LOCATIONS LOC , HR_HIER_ASG_PEOPLE_V PASG ,
HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS BG ,
HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS HOU1 ,
PER_ORG_STRUCTURE_ELEMENTS OSE ,
PER_ORG_STRUCTURE_VERSIONS OSV ,
PER_ORGANIZATION_STRUCTURES OS WHERE
OS.ORGANIZATION_STRUCTURE_ID HOU1.ORGANIZATION_I
D AND OSE.ORGANIZATION_ID_CHILD
PASG.ORGANIZATION_ID()

• 99 van de gebruikers is geen icter,
• verstaan structuur database niet
• kennen geen SQL
• ? Nood aan enkele tools die zaken eenvoudig
  kunnen voorstellen

per_positions_f
hr_all_organization_units
per_rating_scales
hr_lookups
hr_calendars
per_budgets
per_jobs
per_all_people_f
per_all_assignments_f
per_addresses
per_previous_jobs
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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• 3 tools
• Oracle Discoverer doelgroep dienst PO
  lijnmanagers
• OrgPublisher personeelsleden
• Oracle Self-Service personeelsleden

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• Oracle Discoverer
• Begrijpbare tussenlaag (EUL)
• Beveiliging van de data
• Beveiliging van rapporten
• Gemakkelijk aan te leren tool
• Zowel web-based als desktop

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• EUL of tussenlaag
• brengt duidelijkheid in de database door gegevens
  te groeperen in logische domeinen
• Signalitiek affectaties personeelsgegevens
• Afwezigheden
• Opleidingen
• ...
• Alle gegevens van DeBOHRA beschikbaar in
  tussenlaag
• Beveiliging van de data niet iedereen ziet alle
  gegevens
• Managers zien enkel data van personeelsleden
  onder zich (demo), maar iemand van PO ziet
  iedereen
• Toegang regelen tot bijvoorbeeld domein
  signalitiek, maar niet tot domein opleidingen

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• Beveiliging van rapporten
• Specifieke personen kunnen rapporten maken ?
  voorgekauwde rapporten
• Niet iedereen ziet alle rapporten, moeten gedeeld
  worden
• Elke rapport heeft een eigenaar
• Zowel web-based als desktop
• Rapportering via webbrowser op thuiscomputer
  (overal)
• Of computer FOD VVVL
• Gemakkelijk aan te leren tool
• Door de tussenlaag moet de gebruiker geen kennis
  van databanken of SQL hebben. De tool schrijft de
  SQL voor de gebruiker.
• Heeft wat weg van Excel

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• OrgPublisher, ook gekend als het e-organogram
• Organogram
• Wie is wie?
• Beschikbaar via intranet
• Wordt gevoed door DeBOHRA (Dienst Organisatie)

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2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

• Oracle Self-Service
• Eigen gegevens adres, fiscale situatie
• Via intranet

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3. Demo

• Oracle Self-Service
• Eigen gegevens raadplegen
• Oracle Discoverer
• Management Reporting
• OrgPublisher
• Organogram

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4. Lessons learned

• What goes in, must go out
• With MORE info
• Groepeer gegevens logisch!
• Créer des rapports standards selon lanalyse
  fonctionnelle faite au préalable
• Transfert de connaissances entre consultant et
  responsable reporting SPF

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4. Questions et réponses