BSC_MEDC

1

BALANCED SCORECARD MECD
Indicadores de gestión y resultados para el
Sector Educación
Caso Dirección de Finanzas
2
BALANCED SCORECARD MECD
Visión
El MECD tiene como
Constituirse en la Institución rectora en
materia de política educativa, cultural y
deportiva, identificada con los planes y
lineamientos nacionales, proclive a las
innovaciones y cambios en el campo del
conocimiento, la cultura y el deporte, como
aspectos fundamentales en el desarrollo del
integral del ser humano.. .
3
BALANCED SCORECARD MECD
Misión
La Dirección de Finanzas del MECD tiene como
Contribuir con los procesos administrativos y
gerenciales de las unidades administradoras
centrales y desconcentradas habiendo cumplido
tanto con especificaciones normativas como
técnicas en los procesos de ejecución del
presupuesto de gastos ordinario y extraordinario,
garantizando la exactitud, veracidad y
oportunidad de la provisión de información.
4
DIRECCION DE FINANZAS
Cuáles son las principales funciones?
5
BALANCED SCORECARD MECD NUESTRA ESTRUCTURA
6
BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL
. que fundamenta la aplicación del BSC en
órganos de la Administración Pública Central y
Descentralizada.
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA 1999

• Artículo 313 En los presupuestos públicos
  anuales de gastos, en todos los niveles del
  Gobierno, deberá establecerse de manera clara,
  para cada crédito presupuestario, el objetivo
  específico a que esté dirigido, los resultados
  concretos que se espera obtener y los
  funcionarios públicos responsables de tales
  resultados. Estos deberán establecerse en
  términos cuantitativos, mediante indicadores de
  desempeño.

7
BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL
. que fundamenta la aplicación del BSC en
órganos de la Administración Pública Central y
Descentralizada.

• Artículo 6 Los Planes de simplificación de
  trámites administrativos deberán contener, como
  mínimo, los siguientes aspectos
• ..Identificación de los indicadores de gestión
  conforme a los cuales se realizará la evaluación
  de la ejecución de los planes.

8
Considerar los lineamientos superiores para la
formulación de los Objetivos Estratégicos..
BALANCED SCORECARD MECD
9
Considerar los lineamientos superiores para la
formulación de los Objetivos Estratégicos..
BALANCED SCORECARD MECD

• El Plan Estratégico del sector educativo,
  cultural y deportivo es concebido para
  direccionar la política, introducir un
  instrumento de gestión y sentar las bases para el
  seguimiento, control y evaluación de la gestión
  como aporte significativo para la toma de
  decisiones.

10
Para traducir la visión y los lineamientos en
términos operacionales se analizaron algunas
Áreas Criticas..
BALANCED SCORECARD MECD

• Falta de capacidad física instalada.
• Presupuesto y financiamiento inadecuados.
• Deficiente control, seguimiento y evaluación de
  la gestión.
• Falta de capacitación de docentes.
• Indefinición de una política de personal.

11
Para traducir la visión y los lineamientos en
términos operacionales se establecieron los
siguientes Objetivos Estratégicos..
BALANCED SCORECARD MECD

• Maximizar la supervisión, el seguimiento y
  control de la gestión educativa.
• Adecuar la gestión administrativa a las
  necesidades del Sistema Educativo.
• Implementar una estructura orgánica y funcional.
• Optimizar los procesos gerenciales y
  Administrativos.

12
BALANCED SCORECARD MECD
.estos Objetivos Estratégicos
generan Objetivos Específicos que se agrupan de
acuerdo con las cuatro perspectivas..

• Comunidad-Sociedad
• Maximizar la supervisión, el seguimiento y
  control de la gestión educativa.
• Incrementar la supervisión.
• Optimizar el seguimiento y control de la gestión
  educativa.

13
BALANCED SCORECARD MECD
.estos Objetivos Estratégicos
generan Objetivos Específicos que se agrupan de
acuerdo con las cuatro perspectivas..

• Procesos internos
• Optimizar los procesos gerenciales y
  administrativos.
• Sistematizar los procesos.
• Agilizar la elaboración de cheques y presentación
  de informes.
• Optimizar la atención de quejas.

14
BALANCED SCORECARD MECD
.estos Objetivos Estratégicos
generan Objetivos Específicos que se agrupan de
acuerdo con las cuatro perspectivas..

• Financiera
• Implementar una estructura orgánica y funcional.
• Reducir gastos de funcionamiento.
• Racionalizar el empleo de Recursos.

• Aprendizaje y Crecimiento
• Diseñar un Sistema de Incentivos.
• Incorporar nuevas formas de aprendizaje.
• Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación
  e inteligencia colectiva.
• Maximizar los beneficios de la tecnología
• Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.

15
BALANCED SCORECARD MECD DIAGRAMA CAUSA EFECTO
Maximizar la supervisión, el seguimiento Y el
control de la gestión educativa
COMUNIDAD SOCIEDAD
Optimizar el seguimiento y control
Incrementar la supervisión
Agilizar la elaboración de Cheques e Informes
Optimizar los procesos Gerenciales y
administrativos
PROCESOS
Sistematizar los procesos
Promover condiciones Idóneas para ejecutar Los
proyectos educativos
Implementar una Estructura orgánica funcional
Racionalizar el empleo de recursos financieros
FINANCIERA
Maximizar los beneficios de la tecnología
Diseñar un sistema de incentivos
Incorporar nuevas Formas de aprendizaje
APRENDIZAJE CRECIMIENTO
16
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
Segundo Nivel-Demandas
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Permite verificar el grado de demandas de la
elaboración de cheques respecto las demandas
diversas a la Dirección de Finanzas.
Total de solicitudes de elaboración de cheques
Grado de Demandas de Elaboración de Cheques
38.4
31.3
38.4
Total de demandas de solicitudes de servicios a
la Dirección de Finanzas
Permite verificar el nivel de solicitudes de
informes elaborados por cada Unidad
Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.
Total de solicitudes de elaboración de informes
Grado de Demandas de Informes
2
1
2
Total de Unidades Administrativas demandantes de
informes
Permite verificar el nivel de solicitudes de
informes elaborados por cada Unidad
Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.
Total de quejas por todas las causas consignadas
0
4.7
2
Grado de Inconformidad Institucional
Total de Unidades Administrativas usuarias de la
Dirección de Finanzas
Permite verificar el cumplimiento del nivel de
retención tal como se exige en los instrumentos
legales que regulan la materia por cada una de
figuras jurídicas y naturales que establecieron
relaciones con el Ministerio de Educación,
Cultura y Deportes.
Total de retenciones exigidas
1
1
1
Grado de Requerimiento de Retenciones
Total de Figuras Jurídicas y Naturales existentes
Este indicador señala el nivel de requerimiento
de aperturas de Fideicomisos respecto de las
instituciones bancarias seleccionadas, en
consecuencia se puede verificar el mayor o menor
nivel de concentración de las mismas en una de
ellas.
Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas
Grado de Requerimiento de Apertura de
Fideicomisos
2
5.4
2
Total de instituciones bancarias seleccionadas
17
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Insumo
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Permite verificar el nivel de utilización del
recurso humano de la Dirección de Finanzas,
concibiéndose que esta utilización se mide desde
el punto de vista de la presencia al trabajo.
Total de horas-hombre utilizadas
Eficiencia Laboral en Finanzas
0.74
0.61
0.70
Total de horas-hombre disponibles
Permite verificar el nivel de utilización de la
tecnología existente en la Dirección de Finanzas,
así como su comparación con los niveles de
utilización del resto de los recursos de dicha
Unidad de Análisis.
Total de horas-computador utilizados
0.83
0.71
0.78
Eficiencia del Uso de Tecnología
Total de horas-computador disponibles
Permite verificar el nivel de ejecución de los
recursos presupuestarios tanto para la Dirección
de Finanzas, como para el Ministerio de Educación
como una totalidad, y vincularlo a lo estipulado
en los instrumentos legales asociados.
Total de bolívares invertidos
0.90
0.41
0.80
Nivel de Inversión
Total de bolívares presupuestados
18
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Producto
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Permite verificar el grado de efectividad de la
producción, como expresión de la respuesta a las
demandas de clientes internos y/o externos Este
cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.
Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE
Efectividad de la elaboración de Cheques
0.90
0.61
0.80
Total de solicitudes de elaboración de cheques
Permite verificar la efectividad de la
elaboración de informes ante un determinado nivel
de demanda del resto de las unidades
administrativas de la institución. Este
cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.
Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE
Efectividad de la Elaboración de Informes
1.00
0.61
0.90
Total de Unidades Administrativas demandantes de
informes
Permite conocer la capacidad que tiene la
organización para atender oportunamente las
quejas planteadas ante la Dirección de Finanzas
por una diversidad de causas.
Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE
Nivel de Atención a las Quejas Consignadas
1.00
0.91
1.00
Total de quejas consignadas
Permite conocer el nivel de retenciones
realizadas oportunamente, de acuerdo a las normas
establecidas.
Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE
Efectividad de las Retenciones
1.00
1.00
1.00
Total de retenciones exigidas
Permite conocer el nivel de concentración de las
Aperturas de Fideicomiso de manera oportuna con
respecto a las instituciones bancarias
seleccionadas. La Dirección de Finanzas deberá
ser selectiva de acuerdo al interés institucional.
Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas
OPORTUNAMENTE
Balance Aperturas de Fideicomiso-Instituciones Ban
carias
1
1 - 3
1 - 3
Total de instituciones bancarias seleccionadas
19
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Resultados
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Total de instituciones bancarias seleccionadas
por encima del promedio de tasas de interés
Permite conocer la capacidad que tiene la
Dirección de Finanzas para colocar los recursos
del Ministerio en aquellos bancos con mejores
tasas promedio del mercado.
Capacidad Selectiva para la Realización de
Depósitos
0.20-030
0.00
0.20-0.30
Total de instituciones bancarias en el promedio y
por debajo del promedio
Permite conocer el nivel de remuneración del
dinero colocado en instituciones bancarias una
vez seleccionadas las instituciones financieras
del mercado.
Total de bolívares-interés ganados por encima del
promedio de las tasas de interés
Nivel de Rentabilidad de las Colocaciones
0.10-0.12
0.10
0.10-0.12
Total de bolívares-interés ganados en el promedio
y por debajo del promedio si se hubiesen
colocados en dichas instituciones
Permite conocer el incumplimiento de la Dirección
de Finanzas en cuanto al nivel de cancelaciones
de retenciones de impuestos, lo cual se expresará
mediante el nivel de multas aplicadas por la
institución correspondiente a través de multas.
Total de multas aplicadas al M.E.C.D.
Nivel de Cancelación Oportuna de Impuestos
0.00
0.03
0.00
Total de cancelaciones de retención de impuestos
realizadas OPORTUNAMENTE
Permite conocer los juicios de valor asumidos por
informantes externos y por diversas causas,
tomando en cuenta la totalidad de los juicios de
valor en contra del Ministerio.
Total de opiniones de prensa en contra de la
Gestión de Finanzas
Imagen Institucional
0.00
0.10
0.00
Total de opiniones de prensa en contra del
M.E.C.D.
Permite conocer el nivel de devoluciones de
cheques con respecto al total de los emitidos,
permitiendo dominar la capacidad que tiene la
Dirección de Finanzas para cumplir con
especificaciones técnicas de elaboración de
cheques.
Total de emisiones de cheques devueltos
Nivel de Devoluciones
0.00
0.05-0.10
0.10-015
Total de emisiones de cheques elaborados
20
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Proceso
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Total de días-proceso utilizados en la
elaboración de cheques
Celeridad del Proceso a
5 días
13.6
8
Total de días-proceso ACORDADOS en la
elaboración de cheques
Permite conocer el nivel de cumplimiento del
tiempo establecido por la Dirección de Finanzas,
y su capacidad para racionalizar factores que
limitan dicho cumplimiento.
Total de días-proceso utilizados en la
elaboración de informes
Celeridad del Proceso b
10 días
23
15
Total de días-proceso ACORDADOS en la
elaboración de informes
Total de días-proceso utilizados en la atención
a quejas
Celeridad del Proceso c
3 días
12.2
7
Total de días-proceso ACORDADOS para atender
quejas
Total de días-proceso utilizados en la ejecución
de retenciones
13.6
8
30 días
Celeridad del Proceso d
Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar
retenciones
Total de días-proceso utilizados en la ejecución
de aperturas de fideicomiso
15 días
33
15
Celeridad del Proceso e
Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar
aperturas de fideicomiso
21
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Disfunciones
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos
errados en las instituciones bancarias.
Total de depósitos incorrectamente ejecutados
Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta
0
1.5
0.80
Total de depósitos ejecutados
Permite conocer el valor económico que representa
al nivel de depósitos errados, no entendiéndose
como una proporcionalidad entre los valores de
ambos indicadores.
Valor Económico de los Depósitos Incorrectos
Total de Bs.-depósitos incorrectos
0
5
2.5
Total de Bs.-depósitos ejecutados
Permite conocer el grado de importancia que
representa un causa incidente en los depósitos
errados con relación a la totalidad de los
errores identificados, facilitando su
intervención a través de estrategias
institucionales.
Importancia de los Errores
Total de errores TIPO A para depósitos
incorrectos
0
17.8
9.0
Total de errores de todos los tipos
Permite conocer la incidencia que tienen los
depósitos errados en las instituciones bancarias,
en el uso del recurso humano, por lo se puede
saber cuál es su nivel de productividad ante el
comportamiento de este indicador disfuncional.
Total de horas-hombre utilizadas en
reelaboración de cheques
0
15.2
8.0
Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano
Total de horas-hombre disponibles
22
BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES
Dirección de Finanzas
UNIDAD DE ANALISIS
FECHA
MES
Segundo Nivel-Efectividad Gerencial
VALOR ACTUAL
DENOMINACION DEL INDICADOR
PATRON DE COMPARACION
VALOR PLANIFICADO
OBJETIVO
Permite conocer la celeridad con que el Director
de Finanzas asume la resolución a problemas tanto
de funcionarios del Ministerio, así como al resto
del tren Directivo de ésta.
Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE
Personalización de Atención a Problemas
72 horas
360
180
Total de personas atendidas
23
Reporte Integral de Gestión Dirección de
Finanzas
BALANCED SCORECARD MECD
2.- REPORTE NRO
Dirección de Finanzas
1.- UNIDAD DE ANALISIS
3
14
16-7-2001
4.-FECHA
3.- REUNION NRO
9.-UNIDAD RESP.
Efectividad de la Elaboración de Informes
6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS
7.-UNIDAD RESP.
8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS
10. DECISION
5.INDICADOR
APROBADO
RECHAZADO
S1.
C1.
Adquisición y sustitución de tecnología.
X
Baja capacidad tecnológica instalada
A
A
S2.
C2.
X
Organización y Métodos
Racionalizar procesos
Lentitud de los procesos de compra
D
S3.
C3.
Desarrollar Plan de Inventarios de Habilidades
Tecnológicas
X
Carencia de habilidades para el manejo de
tecnología
Personal y Sistemas
C
S4.
Incrementar cobertura de y capacidad de Recursos
Humanos en el área tecnológica.
C4.
X
Desvinculación de gestión de entrenamiento en el
área tecnológica
B
Personal
C5.
S5.
Desarrollar programa de reuniones para acordar
Estructura Unica de Elaboración y Ensamblaje de
Informes
X
Estructura no uniforme de Elaboración y
Presentación de Informes
Todas las Unidades
A B C D
12. INDICADORES SATELITES
13. PERIODOS
M1
M2
M3
M4
M5
M6
S6.
C6.
Impuntualidad
0.07
0.08
0.07
0.10
0.11
0.13
X
0.08
0.09
Ausentismo
0.06
0.06
0.07
0.05
Cap. Inst. Tecnológica
2400
2080
2400
2720
3200
3200
16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS
17. TIEMPO- EJECUCION
19. FECHA VERIFICACION
18. BENEFICIO PLANIFICADO
0.82
0.83
Eficiencia Laboral
0.82
0.83
0.82
0.85
14. INDICADOR PRINCIPAL Efectividad-Producto)
EJECUTADO
PROGRAMADO
14-8-2001
Aprovechamiento del Recurso Humano
B1 .
S1 Bs.
S1 Bs.
31-8-2001
Desarrollo de habilidades y destrezas
B2.
Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE
3.000.000,oo
15 días
S2Bs.
S2Bs.
3.000.000,oo
4-9-2001
Mejor calidad de informes
B3 .
X
S3 Bs.
S3 Bs.
Total de informes demandados
18-9-2001
Aceleración de decisiones
B4 .
S4 Bs.
S4 Bs.
27-9-2001
Dominio situacional de Dirección de Finanzas
B5.
15. VALORES
60
35
52
S5Bs.
S5Bs.
60
70
89
24
Reporte Integral de Gestión Dirección de
Finanzas
BALANCED SCORECARD MECD
2.- REPORTE NRO
Dirección de Finanzas
1.- UNIDAD DE ANALISIS
7
18
16-7-2001
4.-FECHA
3.- REUNION NRO
9.-UNIDAD RESP.
6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS
7.-UNIDAD RESP.
8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS
10. DECISION
Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta al
Personal
5.INDICADOR
APROBADO
RECHAZADO
S1.
C1.
Racionalizar y automatizar procesos, así como
ajustar mecanismos de control.
Procesos manuales ofrecen dicrecionalidad que
posiblemente afecta confiabilidad del producto
final.
Organización y Métodos y Sistemas
X
D
S2.
Estudiar mecanismo que genere simultaneidad de
provisión de información entre unidades
involucradas
Organización y Métodos, Finanzas y Personal.
C2.
Inexistencia de un método de eliminación oportuna
de renunciantes y fallecidos.
X
A
S3.
C3.
Personal, Sistemas y Finanzas
Crear métodos de control apoyados en
automatización mediante tecnología.
X
Selección errada de beneficiarios en nómina
B
S4.
Ambigüedad en el proceso de comunicaciones entre
las unidades responsabilizadas del proceso de
depósitos
C4.
Estandarizar estructura de comunicaciones entre
unidades, mediante reuniones técnicas.
X
Recursos Humanos
C
C5.
S5.
Estandarizar Lista de Chequeo del Proceso de
Pago, Métodos de Validación en los sistemas
internos entre UNIDADES INVOLUCRADAS.
Solicitud de pagos indebidos no ajustados a la
normativa legal existente
X
Todas las Unidades Anteriores
E
12. INDICADORES SATELITES
13. PERIODOS
M1
M2
M3
M4
M5
M6
S6.
C6.
Bs. Erroneamente Depositados (miles-mill)
2.8
3.4
3.9
4.10
4.8
5.1
Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo (en
horas)
55
53
48
52
52
54
Causa Abono Personas Fallecidas/Errores Totales
34.2
22.1
20.9
12.5
6.1
2.1
Satisfacción de Usuarios
16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS
17. TIEMPO- EJECUCION
19. FECHA VERIFICACION
18. BENEFICIO PLANIFICADO
0.58
0.40
0.23
0.30
0.49
0.56
EJECUTADO
PROGRAMADO
14. INDICADOR DISFUNCIONAL
4-8-2001
Aprovechamiento del Recurso Humano
B1 .
75 días
S1 Bs.
S1 Bs.
89.000.000,oo
78.000.000,oo
30-8-2001
Rescate parcial del patrimonio del Ministerio
B2.
S2Bs.
S2Bs.
14-9-2001
Incremento de la satisfacción de los usuarios
B3 .
S3 Bs.
S3 Bs.
Mejores relaciones con instituciones bancarias
10-9-2001
B4 .
S4 Bs.
S4 Bs.
22-10-2001
Mejora de la imagen institucional
B5.
15. VALORES
8
6.5
5.2
6.000.000,oo
30 días
S5Bs.
S5Bs.
2.1
1.7
0.89
6.000.000,oo
25
LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS..
BALANCED SCORECARD MECD

• El BSC es perfectamente adaptable al MECD.
• Es indispensable el apoyo y la participación de
  todos lo niveles gerenciales.
• La automatización del BSC es necesaria.
• El reporte manual es una excelente alternativa.
• La reingeniería de procesos, sirvió como
  plataforma de apoyo para la aplicación de BSC.
• Es necesario difundir la información antes de la
  aplicación a través de una campaña publicitaria
  interna.
• La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos
  sentidos.

26
LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS..
BALANCED SCORECARD MECD

• Ruptura de paradigmas tradicionales que no
  agregavan valor a la misión y visión del MECD.
• Cambio positivo en la imagen corporativa de la
  Dirección de Finanzas.
• Suministro de Información oportuna y veraz.
• Disminución de los costos de operación.
• Cambios en la estructura organizacional e
  infraestructura.
• Generación de confianza de todos los niveles
  hacia la Dirección de Finanzas.
• Eliminación de los grupos pesimistas y
  anarquicos.

27
Reflexión final