LA REALIDAD IBEROAMERICANA EN DOCUMENTOS ELECTRNICOS Y SU GERENCIAMIENTO

1
LA REALIDAD IBEROAMERICANA EN DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS Y SU GERENCIAMIENTO
USB

• Aída Luz Mendoza Navarro
• Abogada- Consultora en Archivos
• aluzmn_at_hotmail.com
• aidaluzmn_at_gmail.com
• cepdesa_at_yahoo.es

2
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo (SGDEA) es una tarea archivística
USB

• Aun cuando congrega a uno o más profesionales
  para las etapas del diseño, implantación,
  seguimiento, mantenimiento y control del SGDEA,
  involucra directamente al archivero.
• El archivero realiza una serie de actividades
  para alcanzar sus propósitos de SGDEA, de manera
  eficiente con el adecuado uso de los recursos
  disponibles.
• La gerencia de los procesos archivísticos que
  comprende un SGDEA incluye las actividades
  propiamente archivísticas y administrativas para
  garantizar su implementación.

3
Aspectos generales sobre los archivos
USB

• Cuáles son los problemas que aquejan a los
  archivos?
• Existen algunas causas que podamos puntualizar?
• Qué podemos hacer?

4
Confluencia de la legislación sobre tecnologías
avanzadas y la gestión documental en Iberoamérica
USB

• La gestión documental electrónica a implementarse
  en cualquier país, se basa jurídicamente en la
  legislación sobre tecnología informática.
• El mayor desafío es conservar la autenticidad y
  la permanencia de la información en los soportes
  informáticos.
• Colombia, Chile, Panamá y República Dominicana
  preveen excepciones.
• España Ley 11/2007 (22.06-07) de acceso
  electrónico de los ciudadanos a los Servicios
  Públicos
• Iberoamérica tiene una legislación más o menos
  equivalente, ligeras variantes y peculiaridades
  terminológicas, conceptuales o procedimentales

5
continúa
USB

• El Gobierno Electrónico concita la atención de
  los estados.
• Algunos servicios demandan especiales garantías
  de seguridad.
• Firma digital en la gestión de documentos,
  especial cuidado en los controles criptográficos.
• Datos personales del ciudadano en su relación con
  el Estado
• Regulación del uso del correo electrónico.

6
La informática en las actividades archivísticas
USB

• España CARMEN, Mesas de Trabajo, participación
  en MoReq 1 y 2 Asociación Española de
  Normalización y Certificación UNE-ISO 15489-1
  2006, Parte 1 y UNE-ISO 15489-2 2006, Parte 2.
• Colombia Guía para la implementación de un
  Programa de Gestión Documental
• Costa Rica Directriz sobre las regulaciones
  técnicas sobre la administración de los
  documentos producidos por medios automáticos
  (Enero del 2008)
• Chile servicios vía Internet documentos
  legalizados electrónicamente (AN)
• Brasil Carta de Preservación del Patrimonio
  Archivístico Digital. En consulta Esquema de
  Metadados del Modelo de Requisitos para Sistemas
  Informatizados de Gestión Archivística de
  Documentos - e-Arq Brasil - Versión 1. Proyecto
  InterPARES 3. En consulta Esquema de Metadados
  del Modelo de Requisitos para Sistemas
  Informatizados de Gestión Archivística de
  Documentos - e-Arq Brasil - Versión 1
• México InterPARES 3.
• Perú Adaptación de la NTP- ISO 15489 (INDECOPI)

7
Algunos comentarios de expertos archiveros de
América LatinaPregunta en su país el
archivero es el directamente responsable del
gerenciamiento del SGDEA?
USB

• Norma Fenoglio (Argentina) En general, son los
  informáticos quienes organizan y gerencian los
  programas de gestión.
• Ana Celia Rodrigues (Brasil) El diseño y
  desarrollo de la herramienta está a cargo de los
  informáticos. Pero el archivero, cada vez más,
  viene participando de grupos de trabajo
  encargados de estas tareas
• Mayra Mena (Cuba) En el aspecto de la gestión de
  documentos en ambiente electrónico aun hay que
  trabajar mucho. Las Direcciones de Archivos o
  Gestión Documental ven esto como una
  responsabilidad de ellos pero no se concreta en
  la práctica. La preservación física de soportes
  electrónicos no es tarea de ellos, sino de los
  grupos de automatización

8
USB
Mireya Vélez (Chile) Donde hay archivo, no
siempre está gerenciado por un archivero,
generalmente es un bibliotecólogo, o en algunos
casos un administrativo de otra
especialidad. Jorge Pabón (Ecuador) El archivero
o administrador de documentos necesariamente debe
intervenir en la administración de los documentos
en todas las fases de su ciclo vital,
independientemente de su soporte. Alicia Barnard
(México) En el ámbito de los archivos digitales,
la participación de un profesional archivista
aún es escaso, por lo general son los
profesionales de las tecnologías de la
información quienes los manejan. Morella Barreto
(Venezuela) En el sector académico el archivólogo
forma parte del proceso de gestión documental
desde sus inicios hasta el final del proceso,
interviniendo desde la etapa de generación del
documento hasta su destino final. En otros
sectores este profesional, regularmente no está
presente desde el comienzo de la cadena sino que
interviene sólo en la etapa de resguardo y
conservación.
9
Qué entendemos por gerencia, gestión y
gerenciamiento?
USB

• Gerente quien cumple procesos administrativos, y
  lleva la representación de una empresa o negocio.
• Gerencia aparece como traducción de la palabra
  inglesa Management que también significa
  administración.
• Gestión hacer diligencias conducentes al logro
  de unos objetivos.
• Quien realiza diligencias para lograr un objetivo
  es un gestor (Ramírez Cardona)
• Gerenciar y gerenciamiento para algunos autores
  comprende planificar, controlar, organizar y
  dirigir un determinado asunto.
• George Terry (2000) Principios de administración,
  México planeación, organización, ejecución y
  control.

10
Etapas del gerenciamiento
USB

• Planeación
• Se definirán las características y condiciones
  sobre las cuales se implementará el SGDE
• Se establecerá un Plan de Acción
• Organización
• Comprende la división del trabajo y la asignación
  de tareas precisas.
• El rol que cada uno asumirá es determinante para
  el éxito del proyecto.
• Considerar es la selección del personal archivero
  
• Ejecución
• comprender a todos los actores
• Permanente vigilancia y orientación del gestor,
  quien toma el mando de la conducción del SGDEA
• gestorarchivero
• Control
• Se verifican los resultados de acuerdo con el
  planeamiento o primera etapa.
• Se deberá contar con mecanismos de medición.
• Se harán los ajustes necesarios.

11
Qué es la gestión de documentos electrónicos de
archivo?
USB

• Conjunto de operaciones realizadas íntegramente
  mediante la aplicación de la tecnología
  informática, para el tratamiento de los
  documentos de una organización pública o privada,
  desde su diseño, creación, procesamiento
  archivístico ? que comprende organización,
  descripción valoración, conservación y servicio ?
  hasta su destino final.

12
El gerenciamiento del SGDEA con el archivero como
actor principal preverá los elementos necesarios.
Manuela Moro Cabero señala los siguientes
USB

• Capital intelectual plantilla y
  liderazgoGestores de los documentos
  (archiveros), delegaciones de autoridad y
  distribución y asignación de responsabilidades,
  políticas (conjunto asignado)
• Capital relacional enfoque hacia el usuario
  (usuarios, procedimientos, directrices,
  instrucciones y otros documentos, documentos
  utilizados para la gestión y rediseño de sistemas
• Recursos Software y Hardware, documentos de
  archivo MORO CABERO, Manuela, Normalización de
  procesos documentales ISO15489 e ISO 23081
  http//www.fesabid.org/madrid2005/descargas/presen
  taciones/actividades/moro_manuela.pps Consulta
  12.02.09

13
USB

• El profesional de carrera Si no asume la
  responsabilidad del liderazgo de su propia área
  de saber y conocimiento experto no es un
  auténtico profesional de carrera. En cambio se
  convierte en un técnico subordinado (Peter
  Draker)
• El archivero debe estar seguro de lo que es y de
  lo que puede hacer en relación a los archivos.
• No dudará de su especialidad y capacidad para
  demostrar que es quien más conoce de la materia.
• Ninguna autoridad o funcionario de mayor nivel
  estará por encima de lo que como experto puede
  demostrar.
• Además de conocer la Archivística en profundidad,
  para interactuar con el equipo multidisciplinario
  ampliará sus conocimientos para entenderse con
  los expertos de otras áreas del saber humano.

14
La modernización del Estado y el gerenciamiento
los archivos
USB

• La tendencia a lograr una burocracia que gerencie
  para conseguir resultados en la forma como las
  empresas privadas actúan, no son proporcionales a
  la atención de los archivos.
• La actuación estatal se evidencia a través de los
  documentos de los archivos, entonces por qué la
  modernización y los criterios de gerenciamiento,
  más de las veces, no llegan a los archivos?

15
USB

• La primera prioridad, entonces, es imprimir a las
  instituciones del aparato estatal una nueva
  cultura de gestión, de desempeño, de resultados,
  de medición de esos resultados, de orientación al
  usuario, y de calidad de servicio. (Luciano
  Tomassini y Marianela Armijo)
• Dentro de una nueva cultura de gestión y de
  calidad de servicio, los Estados apuestan por
  transparencia y rendición de cuentas. Para ello
  los archivos deberían ser el centro de su
  atención.

16
Gerenciamiento archivístico. Qué problemas
encontramos?
USB

• Gerenciamiento del SGDEA, por lo general, asumido
  por profesional distinto al archivero.
• Los archiveros deberían asumir un rol
  predominante, decisivo y dinámico.
• Corresponde asumir el liderazgo del
  gerenciamiento de la gestión documental al
  archivero? La respuesta es si.
• Deberá preparase para demostrar que así como el
  gerente financiero, el de informática o de
  racionalización y métodos, él puede gerenciar
  lo que es su responsabilidad, el SGDEA.

17
Qué mecanismos debe promover el organismo
responsable de los archivos del país para
apoyar una participación esencial de los
archiveros en la gestión documental electrónica?
USB

• Políticas de gobierno, o mejor de Estado.
• Campañas sobre las consecuencias de la falta de
  documentos públicos.
• Rendiciones de cuentas documentadas.
• Requisitos técnicos archivísticos para SGDEA e
  integración con los documentos tradicionales.
• Plan de gestión, control y uso de los documentos
  públicos dentro de los SNA o bajo el liderazgo
  del organismo competente.
• Incentivar la investigación archivística sobre la
  gestión de los documentos de archivo en medios
  electrónicos.
• Los organismos conductores de los archivos
  deberán contar con estrategias integrales
  elementos técnico-archivísticos y políticas para
  optimizar la situación de los archivos y
  documentos públicos.
• Capacitación permanente de los archiveros según
  las exigencias tecnológico-informáticas actuales.

18
Los presupuestos que siempre faltan afectará la
crisis financiera internacional?
USB

• América Latina escasez presupuestal permanente.
• Indiferencia de los tomadores de decisiones.
• los grandes vendedores de ordenadores, Dell e
  Ingram Micro, advirtieron ayer que la demanda se
  estaba debilitando y la crisis de Wall Street
  reduciría muy pronto el gasto corporativo y
  doméstico en informática.
• Aunque ninguna de las dos mencionó a qué sector
  financiero se referían, son las primeras empresas
  de tecnología que se dirigen a sus inversores
  para advertirles de lo que se avecina. Crisis
  Financiera afecta el mercado tecnológico
  http//www.blogdetecnologia.com/tecnologia/crisis-
  economica-afecta-el-mercado-tecnologico/
  Consulta 14.0209
• Archiveros niveles competitivos de formación y
  capacitación para asumir los retos, cuando se
  decida ? dentro de una crisis económica ?
  priorizar la atención de los sistemas de
  información y el SGDEA.

19
Stephen Kelly. Si las organizaciones continúan
centrando sus esfuerzos en incorporar nuevas
tecnologías, descuidando así el mantenimiento y
la mejora de sus sistemas informáticos, se
exponen a sufrir una gran catástrofe cuando éstos
se queden obsoletos
USB

• Expertos en sistemas de información conscientes
  que vale la pena atender y sostener en el tiempo,
  aun en crisis financiera, la TI. Centrarse en lo
  que está en marcha.
• Podrían perder valiosa información agudizaría la
  situación económica.
• Los resultados del estudio Protegiendo los
  sistemas TI de las empresas realizado por Micro
  Focus en colaboración con la escuela de negocios
  internacional, INSEAD, revela que los Directores
  Financieros, de TI y de Recursos Humanos de
  Europa y Estados Unidos son conscientes de que
  las principales compañías internacionales no le
  dan la importancia necesaria a la gestión y
  mantenimiento de los sistemas centrales TI
• http//www.boletinays.com/BoletinesAyS/Publico/Pre
  sentaContenido.php?Fase12020Referencia174
  Consulta14.02.09

20
USB

• Crisis financiera obligará a tomar decisiones
  para atender prioridades.
• Archiveros convencer para que una de esas
  prioridades sean los archivos, para
• Sostener el funcionamiento del SGDEA y contar con
  recursos para atender su mantenimiento.
• Contrario sensu las pérdidas de información
  serán noticias que se lamentarán con cierta
  frecuencia.

21
Aída les agradece sugentil atención
USB