EQUIPOS DE TRABAJO Y AMBIENTE

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EQUIPOS DE TRABAJO Y AMBIENTE

• Capítulo 4
• Procedures Theory for Administrative
  Professionals
• Prof. Migdalia de Jesús-Acevedo
• Octubre de 2005
• PUCPR
• Ponce

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OBJETIVOS

• Definir el término equipo de trabajo y
  describir las conductas que se demandan a los
  miembros de éstos.
• Describir los tres tipos básicos de equipos de
  trabajo en que puede participar el profresional
  administrativo.
• Practicar las técnicas efectivas para mejorar la
  comunicación a la luz de la diversidad de
  ambientes.
• Comparar la comunicación formal y la informal.

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OBJETIVOS (Continuación)

• Aplicar diferentes técnicas para lograr una
  comunicación productiva en el lugar de empleo.
• Definir el término ergonomía y su rol en la salud
  del profesional de oficina.
• Comentar acerca de los efectos del uso de
  cigarrillos y el abuso de sustancias sobre la
  salud.física y mental.
• Mencionar posibles prácticas para garantizar la
  seguridad física en el ambiente de trabajo.

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ENFOQUE DEL CAPÍTULO

• Ayudarte a entender
• Cómo trabajar efectivamente en tu lugar de
  empleo.
• Cómo contribuir positivamente a mantener un
  ambiente saludable y seguro.

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TRABAJAR EN EQUIPO (Teamwork)

• Es una destreza importante
• Efectividad al trabajar en equipo
• Aumenta la productividad
• Reduce el ausentismo
• Mejora la calidad de los productos y servicios
• Aumentan las ganancias de las empresas.

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DEMANDAS SOBRE LA CONDUCTA DE LOS MIEMBROS

• Un equipo de trabajo será efectivo si los
  miembros del mismo
• Entienden a los demás miembros.
• Aceptan las diferencias en valores.
• Trabajan juntos en forma efectiva.
• Logran las metas establecidas.

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A. Entender a los demás

• Aceptar las diferencias individuales
• Étnicas
• Raza
• Edad
• Género
• Valores
• Trasfondo (background)

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B. Aceptar las diferencias en valores

• La efectividad como miembro de un equipo de
  trabajo dependen del reconocimiento y aceptación
  de diferentes sistemas de valores.
• Esto no significa que se tengan que adoptar los
  valores o conducta de otros.

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C. Trabajar unidos en forma efectiva

• Los miembros de un equipo trabajan como una
  unidad, a veces en forma
• independiente (sin depender de otros)
• o
• interdependiente (dependencia mutua)

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D. Lograr las metas

• Dos conjuntos de metas
• Personales Conflictos de valores
• De la organización Dilemas
• Ajustes, sacrificios,
• otras alternativas

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COMPOSICIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

• Equipo para un proyecto (project team)
• Tarea identificada
• Responsabilidad desde el inicio hasta la
  ejecución
• Empowerment (Recibir la información necesaria,
  la responsabilidad y autoridad para trabajar sin
  supervisión constante. Se confía en la capacidad
  del empleado para hacer su trabajo y para tomar
  las decisiones correctas.)

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Para el éxito del proyecto el equipo debe tener

• 1. Claridad en el propósito
• Qué se quiere lograr
• Cuándo se debe completar el proyecto
• Qué medidas se utilizarán para determinar el
  éxito del proyecto
• Quién lo evaluará
• Qué recursos adicionales se necesitarán
• Cuál es el presupuesto

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Los miembros que deben observar las siguientes
conductas

• Asegurarse que los esfuerzos del equipo son
  consistentes con los objetivos de la empresa.
• Asegurar la responsabilidad del equipo y de sus
  miembros (accountability-rendir cuentas).
• Estar seguros que el equipo trabaja conforme a
  las pautas fiscales y legales.

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Para el éxito del proyecto el equipo debe tener

• 2. Destrezas técnicas
• Seleccionar los miembros que tengan las destrezas
  necesarias para el proyecto
• Proveer adiestramiento si el tiempo lo permite.

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Para el éxito del proyecto el equipo debe tener

• 3. Destrezas administrativas
• Analizar datos financieros, por ejemplo el
  presupuesto
• Procesar de documentos
• Establecer las instrucciones, dar órdenes

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Para el éxito del proyecto el equipo debe tener

• 4. Destrezas en relaciones interpersonales
• Colaborar unos con otros
• Escucharse
• Resolver conflictos

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Para trabajar en forma colaborativa en un
proyecto se debe

• Definir el propósito en la primera reunión.
• Seleccionar el líder (chairperson)
• Determinar las destrezas y la pericia (expertise)
  de cada miembro
• Asignar las tareas
• Establecer las guías para las tareas
• Establecer el tiempo para completarlo.
• Establecer las normas de evaluación del producto.
• Establecer las normas de evaluación de los
  miembros del equipo.

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Técnicas para escuchar efectivamente

• Prestar atención a los hechos y a los
  sentimientos.
• No anticipe evaluaciones.
• Mantenga contacto visual con el emisor.
• Esté atento a la comunicación no verbal.
• Evite las distracciones.
• Haga preguntas si tiene dudas.
• Parafrasee lo que dijo el emisor.

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Técnicas para escuchar efectivamente
(continuación)

• Organice lo que oye.
• Trate de entender al emisor.
• Controle la ira.
• No critique.
• Tome notas.
• Aleje sus ideas preconcebidas sobre el tema.
• Use productivamente el tiempo para escuchar y el
  de pensar.

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Sugerencias para resolver conflictos

• Identificar la causa.
• Determinar las necesidades y deseos de los
  miembros en conflicto.
• Identificar los puntos de acuerdo y trabaje con
  éstos antes de identificar los puntos en
  desacuerdo.

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Sugerencias...

• Crear un ambiente seguro.
• Evite reaccionar
• Evite desear ganar durante una confrontación.
  (Use la negociación.)
• Separar las personas del problema. Hable en
  términos específicos, no generales).

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Para el éxito del proyecto el equipo debe tener

• 5. Compromiso
• Compartir la información
• Tomar riesgos
• Expresar sus opiniones
• Compartir la responsabilidad (accountability)
  sobre los resultados.

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Composición de los equipos de trabajo
(Continuación)

• Equipo entre el profesional administrativo y un
  supervisor
• Clarificar los deberes de uno hacia el otro.
• Deberes hacia el supervisor
• Respeto
• Integridad
• Honestidad
• Lealtad

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Composición de los equipos de trabajo
(Continuación)

• Equipo entre el PA y un compañero
• Aplicar los principios de relaciones humanas
• Aceptación
• Cooperación
• Tacto
• Imparcialidad, justicia

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Composición de los equipos de trabajo
(Continuación)

• El profesional administrativo y un equipo externo
• Cuando se subcontrata a una firma externa para
  realizar un trabajo (outsourcing)
• Relaciones públicas
• Buen nombre, prestigio (goodwill)
• Comunicación efectiva
• Rol del o de la recepcionista
• Técnicas adecuadas

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LA COMUNICACIÓN Y LA DIVERSOS AMBIENTES

• La diversidad como recurso
• Comprensión y aceptación
• Las diferencias culturales
• Constante aprendizaje
• Clarificación de valores y actitudes
• Conciencia de las diferencias en valores
• Cuidar la actitud que se refleja

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• Técnicas efectivas de comunicación para diversos
  ambientes
• Ser respetuosos
• No juzgar a los de otras culturas
• Sentir empatía
• Ser flexible
• Escuchar atentamente

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COMUNICACIÓN PRODUCTIVA

• Canales de comunicación
• Formal
• Comunicación vertical de abajo hacia arriba
• Comunicación vertical de arriba hacia abajo
• Comunicación horizontal
• Informal
• grapevine
• rumores falsos
• Reducirlos con la comunicación formal
• Ser en productivos en ambos canales.

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Técnicas de comunicación

• Entender la estructura organizacional
• Entender el estilo gerencial de la empresa
• Diferentes estilos
• Diferencias entre los términos gerente y líder
• Destrezas necesarias
• Escribir y hablar con claridad
• Sencillez, Concisión, Tacto
• Ser cuidadoso al escoger las palabras
• Interpretación y uso
• Ser éticos en la comunicación
• Guías para conseguirlo

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AMBIENTE SALUDABLE Y SEGURO

• Ergonomía Ciencia que busca adaptar el trabajo
  o las condiciones de trabajo para
• acomodarlas al empleado.
• ergos trabajo
• nomos leyes naturales
• Es el acomodo entre las personas, las
  herramientas que usan y el escenario físico en el
  cual trabajan.

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Padecimientos comunes de los usuarios de
computadoras

• Conocidas como RSIs (repetitive stress injuries)
  o
• CTDs (Cumulative trauma disorders)
• Síndrome del tunel carpiano
• Síndrome de la visión
• Dolor de espalda
• Dolor de cabeza

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PREVENCIÓN CLAVE PARA EVITAR LOS PADECIMIENTOS

• Utilizar el equipo apropiado
• Teclados
• Alternativas para el mouse
• Escritorios
• Monitor
• Sostenedores de copia (document stands)
• Descanso para los pies
• Iluminación
• Sillas

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Sugerencias resultantes de las investigaciones de
la ergonomía

• Sentarse lo más lejos posible del monitor.
• Mantener el mouse cerca.
• Mover las piernas constantemente.
• Mantener las caderas a un ángulo de 130
• Tomar descansos cortos de 30 segundos cada 10
  minutos (aparte de los recesos de 15 minutos).

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El hábito de fumar y el abuso de sustancias

• Fumar
• Peligros para la salud del fumador
• Daño a otras personas
• Restricciones
• Abuso de drogas y alcohol
• Problemas para la empresa y para la sociedad

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Seguridad responsabilidad de la empresa y de
los empleados

• Política y procedimientos para garantizar la
  seguridad de los empleados
• Plan efectivo de seguridad
• Plan de emergencia
• Recomendaciones para el empleado al trabajar
  después del horario.
• Notificarlo
• Evitar estar solo
• Mantener las puertas cerradas y los números de
  emergencia disponibles.