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Introducción -1/1
El objetivo de este manual es proporcionar al
personal de Instituto, que requiera leer los
procesos del Sistema Institucional de Gestión de
la Calidad y los procesos de negocio definidos en
la División de Administración y Finanzas, los
elementos necesarios para que puedan hacer la
lectura con facilidad. El manual está
estructurado en las siguientes seis
secciones Introducción es la sección que está
leyendo en este momento. Descripción de
Símbolos en esta sección se describen cada uno
de los símbolos empleados en los diagramas de
proceso (o modelos), lo cual es fundamental para
la lectura de los mismos. Estructura Jerárquica
en esta sección se explica la forma en cómo están
organizados los diagramas de proceso, dentro de
una jerarquía. También se muestra la forma en
cómo se identifican los diagramas de procesos
dentro de esta. Descripción de la Interfase los
diagramas de proceso, están publicados en el
Intranet y se acceden a través de una aplicación
Java, que es parte del sistema ARIS, conocida
como ARIS Web Publisher. Esta sección describe
como usar esta aplicación. Caso Práctico para
reafirmar los conceptos presentados en este
manual y practicar el manejo de la aplicación
Java que es usada para acceder a los diagramas de
proceso, se incluye un caso práctico en esta
sección. El caso práctico se basa en una pizzería
denominada Pizzas Memo y se sugiere al lector
revisar la sección de Análisis del Caso Práctico,
para un mayor entendimiento. Análisis del Caso
Práctico en esta sección se presenta un análisis
sencillo, que ilustra la forma en cómo se
descomponen las actividades de un negocio, en
procesos.
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Descripción de Símbolos 1/4
En esta sección se describen los símbolos que se
utilizan actualmente en el diagramado de
procesos. Cada símbolo tiene un significado que
es fundamental conocer para poder hacer la
lectura de los diagramas. Además cada símbolo
representa un objeto almacenado en una base de
datos, lo cual significa que el objeto podrá ser
utilizado en diversos diagramas (lo que se conoce
como ocurrencias del objeto) y que el objeto
tiene propiedades que lo describen (conocidas
como atributos del objeto).
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Descripción de Símbolos 2/4
Los conectores se usan para agrupar lógicamente
las entradas y las salidas de los procesos El uso
de los conectores facilita la interpretación de
como se usan las entradas y como se producen las
salidas en los procesos.
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Descripción de Símbolos 3/4
Estos objetos se encuentran generalmente, sólo en
los diagramas de mayor nivel de detalle.
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Descripción de Símbolos 4/4
Estos símbolos representan la estructura
organizacional del Instituto. Los objetos Unidad
Organizacional, Puesto y Persona Interna, son
parte del diagrama organizacional u Organigrama.
Estos objetos se encuentran solamente en los
diagramas de mayor nivel de detalle.
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Estructura Jerárquica 1/3
El modelado de procesos, tiene un enfoque
jerárquico, estructurado por niveles de detalle.
Este enfoque permite disgregar cualquier proceso,
en un conjunto detallado de subprocesos, en el
que se pueda apreciar con mayor detalle, la forma
en cómo se transforman las entradas al proceso en
salidas. Esta estructura jerárquica puede
recorrerse en forma bidireccional, hacia adentro
(es decir, hacia un mayor nivel de detalle) o
hacia afuera (es decir, hacia un menor nivel de
detalle). Es importante mencionar que existe un
Nivel 0, correspondiente al menor nivel de
detalle, a partir del cual surge la estructura
jerárquica. También en ocasiones, puede existir
un nivel superior al Nivel 0, conocido como Nivel
-0 o Nivel de Contexto. Cuando aparezca en la
esquina inferior derecha de un objeto tipo
Proceso el icono que se muestra en la figura,
significa que el proceso tiene definido un mayor
nivel de detalle. Al hacer clic sobre el icono,
se desplegará el diagrama que representa el mayor
nivel de detalle (pruebe haciendo clic en el
icono de la figura).
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Estructura Jerárquica 2/3
En el nivel de detalle, se aprecia la forma en
cómo los diferentes subprocesos en los que se
disgregó el proceso, transforman las entradas en
las salidas. Como se ve en la figura, el Proceso
A se disgregó en tres subprocesos el A.1, el A.2
y el A.3. Algo muy importante a considerar, para
mantener la integridad y la consistencia de esta
estructura jerárquica de niveles de detalle, es
el hecho de que todas las entradas y todas las
salidas, representadas en el diagrama de nivel
superior, deben estar presentes en el
correspondiente diagrama de detalle. Como se ve
en la figura, en este nivel de detalle están
presentes las Entradas 1, 2 y 3 y las Salidas 1,
2, 3 y 4, mismas que aparecen en el nivel
superior del Proceso A. Adicionalmente, se
pueden representar en el diagrama de detalle,
otras entradas y otras salidas, no consideradas
en el nivel superior por no considerarse
relevantes en ese nivel o por mantener el
diagrama simple. Tal es el caso de la Entrada 4 y
la Salida 5, representadas en la figura. En estos
casos, se usa el objeto tipo Interfaz de Proceso,
para identificar la procedencia de estas entradas
y el destino de estas salidas.
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Estructura Jerárquica 3/3
Cada diagrama cuenta con un código de
identificación que lo ubica dentro de la
estructura jerárquica. El código tiene una
estructura lexicográfica del tipo ABC.n.n.n,
donde las siglas ABC identifican el Sistema
Institucional del cual forma parte, y los números
n.n.n, identifican la rama y el nivel de
profundidad. El código para el modelo de Nivel 0
esta formado solamente por las siglas ABC. En el
caso del Nivel de Contexto el código de
identificación esta formado por las siglas ABC y
la palabra Contexto, separados por un guión
bajo. Cada diagrama cuenta con un Encabezado de
Identificación, el cual esta formado por un
rectángulo con sombra en cuyo interior se
encuentran tres atributos del modelo, mismos que
se muestran en la figura. En el atributo
Descripción, se incluye el nombre del proceso y
la versión del mismo.
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Descripción de la Interfase 1/10
El propósito de esta sección es mostrar la forma
de operar la aplicación ARIS Web Publisher, con
la que se visualizarán los diagramas de procesos,
mediante la descripción de los diferentes
elementos que aparecen en su interfase. La
interfase del ARIS Web Publisher está dividida en
las siguientes 5 zonas Zona 1 Modelo Zona 2
Encabezado Zona 3 Árbol Zona 4 Datos Zona
5 Gráfico A continuación se describirá el
funcionamiento de los elementos que aparecen en
cada una de estas zonas.
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Descripción de la Interfase 2/10
Zona Modelo En esta parte de la pantalla se
encuentra el nombre del modelo o proceso,
seleccionado en la Zona Árbol y cuyo diagrama se
muestra en la Zona Gráfico. También se
encuentra un menú desplegable con diferentes
opciones referentes al modelo, de las cuales, las
que se usarán más frecuentemente son las
siguientes Gráfico esta opción muestra el
diagrama del modelo en la Zona Gráfico. En
algunas ocasiones, la Zona Gráfico se utiliza
para mostrar información, como en el caso de los
documentos asociados a los modelos o a sus
objetos, mediante los enlaces. Para volver a ver
el diagrama del modelo, será necesario
seleccionar la opción Gráfico en el menú
desplegable (también se puede usar el botón de
retroceso del Explorador). Atributos esta
opción muestra los atributos del modelo en la
Zona Datos. Los atributos se muestran por
defecto, cuando se selecciona un modelo en la
Zona Árbol o mediante alguna asociación en los
objetos del diagrama. Sin embargo, al seleccionar
un objeto en el diagrama, sus atributos son
mostrados en la Zona Datos, por lo que será
necesario seleccionar la opción Atributos en el
menú desplegable, para visualizar nuevamente los
del modelo seleccionado.
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Descripción de la Interfase 3/10
Zona Encabezado Esta Zona se divide en 2 partes.
En la primera encontramos los siguientes
botones B1 Índice de modelos, el cual
despliega en la Zona Datos, un índice alfabético
de todos los modelos disponibles. Cuenta además
con una herramienta de búsqueda. B2 Lista de
modelos, el cual despliega en la Zona Datos, una
lista en orden alfabético, de todos los modelos
disponibles. También permite elegir el tipo de
modelo que se quiere ver en la lista. B3 Índice
de objetos, el cual despliega en la Zona Datos,
un índice alfabético de todos los objetos
disponibles. Cuenta además con una herramienta de
búsqueda. B4 Lista de objetos, el cual
despliega en la Zona Datos, una lista en orden
alfabético, de todos los objetos disponibles.
También permite elegir el tipo de objeto que se
quiere ver en la lista. B5 Imprimir, el cual
permite la impresión paginada del modelo. B6
Expandir, el cual muestra el diagrama del modelo
en una ventana completa y sin barras de botones,
lo que facilita su visualización (al hacer clic
con el botón derecho del ratón, aparece un menú
flotante con opciones para la visualización). B7
Árbol, el cual restituye el árbol jerárquico en
la Zona Árbol.
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Descripción de la Interfase 4/10
Zona Encabezado (Cont.) En la segunda parte de
esta zona, se encuentra un control que permite
navegar entre los modelos vistos previamente, ya
que el sistema guarda un historial. Utilizando
los botones de flecha, que se encuentran a los
lados del control, se puede recorrer
secuencialmente, hacia adelante y hacia atrás, el
historial de modelos. También se puede elegir
un modelo específico del historial,
seleccionándolo directamente de la lista
desplegable que se muestra en el control.
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Descripción de la Interfase 5/10
Zona Árbol En esta zona se muestra la estructura
jerárquica de carpetas y modelos, conocida
simplemente como el árbol de modelos. El árbol
de modelos, permite seleccionar fácilmente, la
carpeta y modelo que se desea mostrar en la Zona
Gráfico.
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Descripción de la Interfase 6/10
Zona Datos En esta zona es donde se muestran
tanto los atributos de los modelos seleccionados,
como los atributos de los objetos seleccionados
en el diagrama del modelo. Los atributos que se
muestran, son los que tienen algún valor
almacenado en la Base de Datos. En esta zona
también se despliegan los índices y listas de
modelos y objetos, seleccionadas con los botones
localizados en la Zona Encabezado. Para volver a
desplegar los atributos del modelo, deberá
seleccionar la opción Atributos en el menú
desplegable de la Zona Modelo. Si dentro de los
atributos mostrados, aparece algún Enlace (1 a 4)
a un documento externo, este puede visualizarse
haciendo clic con el ratón, sobre la liga
mostrada. El atributo Titulo (1 a 4) contiene una
descripción del documento externo asociado con el
respectivo enlace.
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Descripción de la Interfase 7/10
Zona Datos (Cont.) Para mostrar los atributos de
un objeto, simplemente selecciónelo, haciendo
clic con el ratón, en el diagrama del modelo que
aparece en la Zona Gráfico. Los atributos se
despliegan inmediatamente en la Zona Datos. Los
atributos que se muestran, son los que tienen
algún valor almacenado en la Base de Datos. Al
igual que con los atributos de los modelos, si
dentro de los atributos del objeto mostrados,
aparece algún Enlace (1 a 4) a un documento
externo, este puede visualizarse haciendo clic
con el ratón, sobre la liga mostrada. El atributo
Titulo (1 a 4) contiene una descripción del
documento externo asociado con el respectivo
enlace.
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Descripción de la Interfase 8/10
Zona Gráfico En esta zona se despliega el
gráfico del modelo o diagrama del proceso.
También en esta zona se despliegan los documentos
externos asociados a los diagramas o a sus
objetos. Una vez desplegado el diagrama del
proceso, se requiere dar un clic con el ratón
sobre cualquier punto de la zona, para activar un
control que facilitará su visualización. Una
vez activado este control, ya se pueden
seleccionar los objetos del diagrama y acceder al
control. Para acceder al control, haga clic
con el botón derecho del ratón sobre cualquier
punto de la zona y se desplegará una ventana
flotante con las siguientes opciones Ver Esta
opción contiene a su vez, las siguientes cinco
opciones Tamaño original Esta opción muestra
el diagrama en su tamaño original, también se
puede elegir directamente esta opción,
presionando la tecla asterisco (). Acercar
Esta opción permite aumentar la escala del
diagrama, también se puede elegir directamente
esta opción, presionando la tecla más
(). Alejar Esta opción permite reducir la
escala del diagrama, también se puede elegir
directamente esta opción, presionando la tecla
menos (-).
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Descripción de la Interfase 9/10
Zona Gráfico (Cont.) Sección óptima Esta opción
ajusta la escala del diagrama, para tener una
vista completa del mismo. Vista general del
modelo Esta opción despliega una ventana en la
parte superior izquierda de la pantalla,
mostrando una vista general del modelo. En esta
aparece también, un cuadro flotante que se puede
mover para seleccionar la parte del modelo que se
quiera visualizar. Imprimir Esta opción
equivale al botón de imprimir de la zona
encabezado y permite imprimir el diagrama en
forma paginada.
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Descripción de la Interfase 10/10
Zona Gráfico (Cont.) Cuando existe un documento
externo asociado a un objeto, este podrá verse,
haciendo clic con el botón derecho del ratón, ya
sea sobre el objeto mismo o sobre la
representación gráfica del documento que aparece
junto al objeto. Esto hará que aparezca el menú
flotante, desde donde se podrá elegir el
documento. También podrá hacerse directamente,
haciendo clic con el ratón, sobre la
representación gráfica del documento. Una vez
visto el documento, para regresar al diagrama del
proceso, se podrá hacer cualquiera de estas dos
acciones usar el botón de retroceso del
Explorador o seleccionar la opción Gráfico en el
menú desplegable de la Zona Modelo.
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Caso Práctico 1/1
Para practicar lo aprendido, utilizaremos un caso
práctico concerniente a una hipotética pizzería
denominada Pizzas Memo. Si desea ver el
análisis de este caso, consulte la sección del
manual denominada Análisis del Caso
Práctico. Desde su navegador de internet, vaya a
la siguiente dirección de la intranet
http//scheer/ejemplos Cuando aparezca la
portada que se muestra en la figura, abra la
carpeta denominada Ejemplos en la Zona Árbol.
Dentro de esta carpeta, podrá escoger, ya sea la
carpeta Pizzas Memo, o la carpeta Pizzas Memo Ex
(Extendido). En esta última, se tienen
diagramados los elementos del organigrama, que
realizan los procesos representados en los
diagramas de mayor nivel de detalle. Dentro de
los modelos de la carpeta Pizzas Memo, puede
entrar en el nivel de contexto PPM_Contexto, o
en el nivel 0 PPM_Pizzas Memo. Dentro de la
carpeta Pizzas Memo Ex (Extendido), también podrá
entrar en el nivel de contexto PPMEx_Contexto, o
en el nivel 0 PPMEx_Pizzas Memo.
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Análisis del Caso Práctico 1/9
Pizzas Memo es un negocio de venta de pizzas por
teléfono, con entrega a domicilio. El análisis
que se presenta a continuación, muestra en forma
gráfica y sencilla, la manera en cómo se puede
conceptuar un negocio, mediante la representación
de sus procesos. Partiendo de un nivel de
contexto, se pueden definir los procesos del
nivel 0 y los procesos de niveles superiores, es
decir, los procesos de mayor nivel de detalle. En
este caso práctico, se llegará hasta la
definición de los procesos de nivel 1, aunque en
el análisis llegaremos solamente hasta los
procesos de nivel 0. La descomposición de
procesos es arbitraria y está en función de lo
que el negocio considere relevante para su
control. En este caso práctico, la descomposición
de procesos se realizó identificando las
principales tareas dentro del negocio. Considerar
emos el macro proceso o proceso principal de
Pizzas Memo, como Pizzas por Teléfono y lo
descompondremos en subprocesos de nivel 0.
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Análisis del Caso Práctico 2/9
Proceso Pizzas por Teléfono (nivel de contexto)
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Análisis del Caso Práctico 3/9
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Análisis del Caso Práctico 4/9
Subprocesos (nivel 0)
Pati
Lupita
Luis
Memo
Beto
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Análisis del Caso Práctico 5/9
Subprocesos del Proceso Pizzas por Teléfono
(nivel 0)
Ingredientes
Solicitud de Ingredientes
Orden de Elaboración
Pedidos Telefónicos
Reparto
Pizzas en Domicilio
Pizzas
Orden de Entrega
Pizzas Ruta de Reparto
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Análisis del Caso Práctico 6/9
Para hacer el caso práctico un poco más
interesante, supondremos que Pizzas Memo se
diversifica, ofreciendo sus pizzas en un
restaurante que acondicionó en el local de junto.
El restaurante es atendido por Juanita. Esto
produce un nuevo proceso en el negocio Pizzas en
Restaurante, con sus respectivos subprocesos de
nivel 0. En la etapa final del análisis, se
mostrarán todos los subprocesos de nivel 0 de
Pizzas Memo, en un sólo diagrama de
bloques. Adicionalmente, se incluye al final del
análisis, el organigrama de Pizzas Memo.
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Análisis del Caso Práctico 7/9
Subprocesos del Proceso Pizzas en Restaurante
(nivel 0)
Ingredientes
Orden
Restaurante
Solicitud de Ingredientes
Orden de Elaboración
Pizzas en Restaurante
Pizzas
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Análisis del Caso Práctico 8/9
Subprocesos de Pizzas Memo (nivel 0)
Ingredientes
Orden
Restaurante
Solicitud de Ingredientes
Orden de Elaboración
Pizzas en Restaurante
Pizzas
Orden de Elaboración
Pedidos Telefónicos
Reparto
Pizzas en Domicilio
Pizzas
Orden de Entrega
Pizzas Ruta de Reparto
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Análisis del Caso Práctico 9/9
Procesos y Organigrama