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Diapositiva 1

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No permitir que ning n empleado maneje una transacci n de principio a fin. ... El cajero hace dep sitos diarios que son controlados por contabilidad. ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Diapositiva 1


1
Universidad estatal a distancia Efectivo e
inversiones financieras
2
Concepto del efectivo
  • Fuentes y naturaleza del efectivo
  • Incluye las cuentas bancarias de la compañía, las
    cajas chicas, los fondos de operación, cuentas
    bancarias de la nomina, fondos restringidos para
    objetivos específicos, fondos de ahorro y de
    inversión.
  • Normalmente se presenta en el balance un concepto
    de Efectivo y sus equivalentes, el cual incluye
    los fondos de mercado de dinero, certificado de
    depósito, certificados de ahorro y otros tipos de
    ahorro.

3
Concepto del efectivo
  • Fuentes y naturaleza del efectivo
  • Son aquellas cuentas con documentos o valores que
    se puedan convertir en dinero fácilmente.

4
Objetivos en la Auditoría del Efectivo
  • Analizar los riesgos inherentes relacionados con
    el efectivo, entre ellos los de fraude.
  • Analizar el control interno sobre las
    transacciones en efectivo
  • Verificar la existencia del efectivo registrado
  • Determinar si el cliente tiene derecho sobre el
    efectivo registrado
  • Comprobar la exactitud administrativa de los
    programas de efectivo
  • Determinar si son apropiadas la presentación y
    revelación del efectivo, entre otras cosas los
    fondos restringidos (los saldos compensadores y
    los fondos para amortización de obligaciones).

5
Revisión del efectivo
  • Cuánto tiempo de la auditoria se dedica al
    efectivo?
  • Los auditores dedican al efectivo más tiempo de
    la auditoria a pesar de la cantidad relativamente
    pequeña que aparece en el balance general.
  • Razones
  • Gran cantidad de cuentas del balance pasan por
    las cuentas de efectivo, permitiendo comprobar
    otras cuentas del balance.
  • El es el más líquido de los activos y ofrece la
    mayor tentación para cometer robo, desfalco o
    malversación.

6
Tiempo de la auditoria dedicada al efectivo
  • Razones
  • El riesgo inherente es alto en los activos
    líquidos , dedicando en casos de gran riesgo una
    investigación mas exhaustiva.
  • En ocasiones la inconsistencia en el efectivo no
    es material, el auditor comunicara y discutirá
    esta situación con los miembros de Junta
    Directiva, el Comité de Vigilancia y la Auditoria
    interna para que ellos finiquiten el caso y tomen
    las medidas necesarias para su corrección.

7
Control interno sobre las transacciones en
efectivo
  • La responsabilidad del manejo de efectivo esta
    bajo el control del departamento de finanzas, en
    la dirección de tesorería. (cheques, control de
    fondos, pago planillas y proveedores,
    requerimientos de efectivo, requerimientos de
    financiación.
  • Las funciones de finanzas y contabilidad deben
    integrarse para controlar y brindar seguridad.

8
Efectivo Control y seguridad
  • Se requiere que el efectivo a recibir sea
    realmente recibido, registrado y depositado en el
    banco en forma inmediata.
  • Los desembolsos sean para fines autorizados y
    registrados correctamente y oportunamente.
  • Mantener controlados los saldos de efectivo que
    se requieren en cada periodo escogido, e invertir
    o solicitar préstamos cuando se requiera.

9
Reglas generales control interno
  • No permitir que ningún empleado maneje una
    transacción de principio a fin.
  • Separar la función del manejo del efectivo del
    registro del mismo.
  • Centralizar la recepción del efectivo siempre que
    lo permita la eficiencia.
  • Registrar oportunamente los ingresos de efectivo
  • Hacer todos los desembolsos por cheque o por
    transferencias electrónicas de fondos, excepto
    gastos pequeños.

10
Reglas generales control interno
  • Las conciliaciones bancarias deben prepararse por
    personas que no tengan accesos a registros o al
    manejo de fondos. Debe ser revisadas por un
    empleado de jerarquía...
  • Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e
    investigar las variaciones. Presentar un informe
    a un empleado de jerarquía designado

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Control interno de los ingresos en efectivo.
  • Ventas al contado.
  • En el proceso de venta deben participar por lo
    menos dos personas en el proceso, una que vende y
    confecciona la factura y otra que cobra.
    (restaurantes, en los teatros un empleado vende
    el boleto y otros lo recoge.
  • En otros negocios tres uno que factura, otro que
    cobra y otro que entrega la mercadería.

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Control interno de los ingresos en efectivo
  • Sistemas electrónicos en el punto de venta.
  • Utilización en los cajeros de cajas registradoras
    o sistemas computadores
  • El caso de las cajas registradoras ofrecen
  • Una presentación visual del monto a cobrar y en
    algunos casos el detalle de los artículos
    comprados.
  • Una factura que se les entrega junto con la
    mercancía detallando los artículos comprados y su
    precio.
  • Acumulación de un total encerrado de las ventas
    del día.

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Control interno de los ingresos en efectivo
  • En caso de sistemas computarizados de control
    ofrecen
  • El código del producto establece el precio a
    ingresar.
  • El empleado no tiene acceso a variarlo.
  • Descarga el inventario perpetuo.
  • Verifica el límite crediticio.
  • Actualiza las cuentas a cobrar.
  • Lleva otros controles como, ventas por líneas de
    producto, por vendedor, por departamento y tipo
    de venta.

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Control interno de los ingresos en efectivo
  • Cobranzas de clientes a crédito.
  • Pagos de los clientes por correo.
  • Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a
    menos que un empleado reciba los cheques, los
    deposite y lleve el control de los libros
    auxiliares de los clientes.

15
Control interno de los ingresos en efectivo
  • Pagos de clientes por correo.
  • El recibidor de los cheques los endosa a la
    compañía para depositarlos exclusivamente y
    prepara una lista de control con número cliente,
    nombre, facturas que cancela, fecha cheque, fecha
    recibido, monto, banco del cheque.
  • Los cheques junto con la lista de control se
    envían al cajero.

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Control interno de los ingresos en efectivo
  • Pagos de clientes por correo.
  • El cajero hace depósitos diarios que son
    controlados por contabilidad.
  • Se utiliza una caja de seguridad para guardar los
    depósitos que se reciben durante el día.
  • Una copia junto con las hojas de remisión de los
    clientes se envía al encargado de las cuentas por
    cobrar.
  • Ver figura 10.1, en las páginas 340 y 341.

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Control interno de los ingresos en efectivo
  • Para transferencia electrónica de fondos.
  • Mejora sensiblemente el control
  • Reducen el papel.
  • Disminuyen los costos y retrasos del
    procesamiento.
  • Requiere
  • Mas controles en las redes de computación
  • Código de acceso restringido al sistema y al
    registro de datos.
  • Requieren sistemas y archivos de respaldo.

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Control interno de los desembolsos en efectivo.
  • En buena práctica los egresos deben realizarse
    por cheque, por transferencia electrónica, si son
    cuentas menores por caja chica.
  • Ventajas de los pagos por cheque.
  • Centraliza la autorización en pocas personas.
  • Registro permanente al emitir el cheque sistema
    computarizado.
  • Disminución del efectivo disponible.

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Control interno de los desembolsos en efectivo.
  • Ventajas de los pagos por cheque.
  • Cheques prenumerados con control de la numeración
    y de los cheques anulados.
  • Los cheques anulados se perforan.
  • Los cheques se emiten por computadora con los
    montos del sistema o se les estampa el monto con
    maquinas protectoras.
  • Los cheques se envían al departamento de
    tesorería para su entrega o custodia.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • Ventajas de los pagos por cheque.
  • Los documentos que originaron el cheque, deben
    ser perforados como pagados, para evitar
    utilizaciones futuras
  • Los documentos deben ser revisados y analizados
    por contabilidad, verificando las sumas
    aritméticas, los documentos que los originaron
    orden de compra, orden de pago, pagos fijos, que
    sean documentos originales y facturas timbradas,
    que tengan las firmas de los responsables de los
    departamentos que la autorizaron.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • Ventajas de los pagos por cheque.
  • La conciliaciones bancarias son un control
    fundamental, no deben ser hechas por un empleado
    que autorice, registre las transacciones en
    efectivo y maneje efectivo. La conciliación debe
    ser revisada y firmada por funcionario de nivel e
    independiente.
  • Un sistema de comprobantes de pago. Los cuales
    son prenumerados, trabajados en contabilidad,
    llevan los documentos adjuntos para su pago una
    vez hecha las revisiones del caso, muestra quien
    los preparo, quien los reviso, y las cuentas
    contables en que se registraron. Ver figura 10.2.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • Ventajas de los pagos por cheque.
  • Mensualmente se debe emitir un balance de
    comprobación de proveedores que se concilia con
    el saldo de la cuenta de control del mayor.
  • Los estados de cuenta que se reciben de los
    proveedores se concilian de inmediato y se
    informa de su situación al un funcionario de
    nivel, que delega en un empleado el análisis y
    arreglo de las diferencias.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • En los fondos de caja chica.
  • Se debe tener un procedimiento de caja chica o de
    pagos menores.
  • Debe haber un formulario preenumerado para
    desembolso de caja chica previamente autorizado
    por un funcionario de nivel.
  • El control numérico del formulario en custodia
    debe llevarlo la contabilidad o el funcionario
    encargado de autorizarlos.
  • Se debe establecer un monto máximo para pagar en
    esta vía.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • En los fondos de caja chica.
  • El cajero debe pedir reembolsos periódico del
    fondo, para esto debe emitir un documento de
    solicitud de reintegro con los documentos
    pagados.
  • Las contabilidad debe revisar estos documentos en
    cuanto sin son originales, si están autorizados,
    que estén perforados como pagados, si
    aritméticamente están bien, si la numeración de
    las autorizaciones de caja chica esta
    consecutiva, y si el monto solicitado corresponde
    a la suma de los documentos a reintegrar.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • En los fondos de caja chica.
  • Si esta bien se autoriza su reembolso y se pasa
    el comprobante de pago al departamento de
    Tesorería para su pago.
  • Se exigen arqueos periódicos al custodio de la
    caja chica, como medida de control interno.
  • Existen cajas chicas que mantiene cuentas
    bancarias, en estos casos se prohíbe hacer
    depósitos en estas cuentas de ingresos por
    ventas, solo se depositan reintegros de caja
    chica.

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Control interno de los desembolsos en efectivo
  • En los fondos de caja chica.
  • Se requiere doble firma en la emisión de los
    cheques de caja chica .
  • La conciliación bancaria debe hacerse por una
    persona independiente al custodio, normalmente en
    la contabilidad.

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Control interno del efectivo
  • Documentos de auditoría para el efectivo.
  • Un diagrama del flujo del efectivo.
  • Un cuestionario de control interno.
  • Un programa de auditoria para el efectivo.
  • Hoja resumen
  • Hoja de cuentas de efectivo
  • Confirmaciones bancarias

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Control interno del efectivo
  • Documentos de auditoría para el efectivo.
  • Lista de cheques no cobrados
  • Lista de cheques investigados
  • Recomendaciones para mejorar el control dirigida
    al cliente.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Un patrón general de trabajo. Objetivos de la
    auditoria de efectivo.
  • Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los
    de fraude.
  • Examinar el control interno del efectivo.
  • Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y
    a los saldos de efectivo.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Examinar los riesgos inherentes
  • El riesgo de control y el riesgo inherente es
    grande en esta área.
  • Existe el riesgo de originar exageraciones en
    esta cifras lo mismo que subestimaciones. Ej.
    Pág. 346 .
  • Los puntos fuertes y débiles del control interno
    suavizan o intensifican los efectos de estos
    riesgos de fraude.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Examinar los riesgos inherentes
  • Fraudes normales en el efectivo.
  • Intercepción de los ingresos de efectivo antes de
    registrarlos
  • Pago de materiales no recibidos
  • Duplicación de pagos
  • Pago excesivo a los empleados o a empleados
    inexistentes
  • Pagos por gastos personales de funcionarios o
    partes relacionadas

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Examinar el control interno del efectivo
  • Conocer el control interno.
  • Evaluar el riesgo de control y diseñar mas
    pruebas de controles y pruebas sustantivas
  • del efectivo.
  • Realizar mas pruebas de los controles que los
    auditores planean incluir en su evaluación del
    riesgo de control.
  • Revaluar el riesgo de control y modificar las
    pruebas sustantivas del efectivo.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Realizar mas pruebas de los controles
  • Comprobar los registros y las conciliaciones
    contables por repetición
  • Comparar los detalles de una muestra de listas de
    ingresos en efectivo con el correspondiente, con
    los asientos de las cuentas por cobra y con los
    comprobantes autenticados de depósito.
  • Comparar los detalle de una muestra de los
    desembolsos registrados en diario con los
    asientos de las cuentas por pagar, con las
    órdenes de compra, con los informes de recepción,
    con las facturas y los cheques pagados.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
    y de los saldos de efectivo.
  • Obtener análisis de los saldos de efectivo y
    conciliarlos con el mayor general.
  • Enviar formularios estándar de confirmación a las
    instituciones financieras para verificar los
    montos depositados.
  • Obtener o preparar conciliaciones de la cuentas
    bancarias a la fecha del balance general y
    considera la necesidad de conciliar la actividad
    bancaria en otros meses.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
    y de los saldos de efectivo
  • Obtener un estado bancario de corte, que contenga
    las transacciones al menos de siete días hábiles
    posteriores a la fecha del balance general.
  • Contar e incluir el efectivo disponible.
  • Verificar el corte de ingreso y desembolsos en
    efectivo del cliente.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Realizar pruebas sustantivas de las transacciones
    y de los saldos de efectivo
  • Analizar las transferencias bancarias efectuadas
    en la última semana del año de la auditoria y en
    la primera semana del año siguiente.
  • Investigar los cheque de pagos cuantiosos o
    inusuales a partes relacionadas.
  • Evaluar la presentación correcta de los estados
    financieros y la revelación del efectivo.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Analizar las transferencias bancarias
  • La finalidad es detectar exageraciones en los
    saldos de efectivo atribuible a desfalcos.
  • Se incluye el deposito en ambos bancos y el saldo
    inflado protege un desfalco o emisiones de cheque
    sin fondos.
  • Se establece una hoja de análisis como la
    presentada en el Ejs. X pag. 356.

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AUDITORIA DEL EFECTIVO
  • Analizar las transferencias bancarias
  • Detección de desfalco.
  • Las fechas en que se registro la transferencia
    según los libros corresponden a diferentes
    periodos.
  • La fecha del cheque en que el banco la registro
    corresponde al periodo de los estados financieros
    antes que fuera incluido en los libros.
  • Girar un cheque para atender pagos urgentes. El
    cheque por buenas relaciones con el cliente el
    banco lo hace disponible inmediatamente, pero el
    otro banco no lo rebajado todavía, y se juega con
    ese tiempo.

39
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Examinar los riesgos inherentes entre ellos los
    de fraude.
  • Examinar el control interno de las inversiones
    financieras
  • Revaluar el riesgo de control y modificar las
    pruebas sustantivas de las inversiones
  • Realizar pruebas sustantivas de las inversiones
    financiera y de los saldos de fin de año.

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AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Efectuar mas pruebas de controles tales como
  • Seguir en el sistema contable las transacciones
    de compra y de venta de las inversiones.
  • Revisar los informes de las actividades de
    inversión preparados por el comité.
  • Analizar los informes de los auditores internos
    respecto a la inspección y la revisión periódica
    de los valores y de los instrumentos derivados.

41
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Efectuar mas pruebas de controles tales como
  • Revisar los informes mensuales de los valores que
    poseen, se compran y se venden, así como el
    importe de los ingresos ganados y presupuestados

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AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Realizar pruebas sustantivas
  • Conseguir o preparar análisis de cuentas de
    inversión y de las cuentas conexas de ingresos,
    ganancias y pérdidas para conciliarlas con el
    mayor general.
  • Analizar los valores disponibles y revisar los
    acuerdos en que se basan los derivados.
  • Confirmar los valores y los instrumentos
    derivados con tenedores y contrapartes.

43
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Realizar pruebas sustantivas
  • Comprobar algunas compras y ventas de inversiones
    financieras hechas en el año y el control de ese
    tipo de transacciones por parte del cliente.
  • Revisar las minutas y los informes del comité de
    inversiones.
  • Efectuar procedimientos analíticos.
  • Hacer cálculos independientes de los ingresos
    provenientes de los valores.

44
AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS
  • Realizar pruebas sustantivas
  • Inspeccionar la documentación relativa a la
    intención de los directivos de clasificar las
    transacciones derivadas como actividades de
    protección.
  • Evaluar el método de contabilidad de las
    inversiones.
  • Verificar la valuación de las inversiones
    financieras.
  • Evaluar la presentación de los estados
    financieros y la revelación de las inversiones
    financieras.
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