Le mandat unique de gestion

1
Le mandat unique de gestion

• Albert Marouani
• Président de lUniversité de Nice Sophia
  Antipolis
• (UNS)

2
Pourquoi en parler?

• Un seul opérateur de gestion par unité de
  recherche
• Un dispositif demandé par la LOLF, les rapports
  de la Cour des Comptes sur la gestion de la
  recherche
• Essentiel pour simplifier la gestion des
  laboratoires
• Tout le monde en est convaincu
• Personne ne la vraiment fait parce que ce nest
  pas simple
• Mais cest possibleet on en retire des effets
  positifs qui vont très au-delà de la
  simplification attendue

3
Comment sy est-on pris?

• Annonce en novembre 2005 de la mise en uvre du
  dispositif applicable à toutes les UMR CNRS-UNS
  (sans exception) à compter de janvier 2006 (17
  UMR)
• Décision conjointe des deux organismes
• Argumentée mais non négociable sur le principe
  (les autres expériences ont prouvé que cétait le
  seul moyen)
• Répartition faite sur la base dune liste
  existant dans le contrat quadriennal en cours
  (répartition de la gestion des contrats entre les
  organismes) appuyée de fait sur les effectifs
  statutaires majoritaires

4
Les réactions des laboratoires

• Compréhension de la logique défendue
• Mais très forte inquiétude
• Crainte quil y ait une recherche à deux vitesses
• LUniversité nest pas spécifiquement organisée
  pour gérer la recherche pas de procédures
  opérationnelles, complexité et lenteur des
  circuits, pas dinterlocuteurs spécifiques
• Peur des personnels de gestion coupés de leurs
  statuts et de leurs évaluateurs

5
Notre réponseun engagement commun des deux
organismes

• garantir aux laboratoires une qualité équivalente
  de gestion de la recherche
• Mettre les moyens nécessaires pour remplir cette
  promesse qui est un vrai défi

6

• Les conditions essentielles
• de mise en oeuvre

7
1) travailler avec les unités

• Prendre en compte complètement et de façon
  continue les remarques des laboratoires
• Des groupes de travail ont été constitués sur
• la gestion financière,
• la gestion administrative des personnels
• Linstruction et la gestion des contrats
• Les questions doutils informatiques
• À partir dun tableau regroupant lensemble des
  remarques des laboratoires comparant point par
  point la gestion des deux organismes
• Lobjectif est de choisir la meilleure procédure
  et dessayer dharmoniser de plus possible entre
  les deux organismes
• Un comité de pilotage et des comités de suivi
  réunissent tous les mois les représentants des
  laboratoires et des services impactés

8
2) travailler avec les services

• Associer étroitement à lopération les chefs de
  service des deux organismes
• délicat..
• Au début ceux du CNRS sont perçus comme
  donneurs de leçons
• Ceux de lUniversité se sentent critiqués et
  incompris dans leur différence
• Il faut que tous se sentent concernés et
  deviennent porteurs du changement
• Mais avec une obligation de résultats dans un
  planning contraignant

9
3) mener le projet avec méthode

• Se doter dune vraie conduite de projet
• Un comité de pilotage commun
• Des comités de suivi (labo et services) par
  organismes
• Un consultant externe garant de la méthodologie,
  des plannings, des rapports écrits
• Un porteur spécifique du projet à lUniversité
  (opération compliquée diversité des missions,
  directions dUFR etc..)

10
4) Une volonté politique commune des 2
organismes qui soit sans faille

• La mise en uvre du mandat unique provoque des
  résistances aux changements dans les services
  comme dans les laboratoires
• Il faut sappuyer sur les difficultés rencontrées
  pour en faire des occasions systématiques de
  changement, vers la simplification et
  lharmonisation
• Et ne pas céder

11

• Le mandat de gestion donne de fait une nouvelle
  dimension au partenariat entre lUniversité et le
  CNRS

12
Une dimension nouvelle au partenariat déjà
existant avec le CNRS

• Le partenariat Un engagement Une condition
• Contenu du programme du Vice Président Recherche
• Participation à la démarche de concertation menée
  dans le cadre des EOM conduits conjointement avec
  les DSA et le DR en 2005
• Profils de postes à pourvoir (chercheurs et ITA)
• Accompagnement de la réflexion stratégique des
  directeurs dunités (un seul discours)
• Préparation du prochain contrat quadriennal sur
  des bases tout à fait nouvelles

13
Point de vue du VP recherche sur le mandat de
gestion

• Convaincu de lintérêt du dispositif
• la simplification
• De la visibilité sur les ressources
• Lui a fait réaliser pleinement lincapacité dans
  laquelle était lUniversité de gérer la recherche
  obligation de changer
• Ancrage du partenariat CNRS UNS dans des
  structures sans possibilité de retour en arrière
• Un chantier considérable qui sest révélé une
  occasion unique pour lUniversité
• Une possibilité de faire bénéficier les équipes
  daccueil des améliorations..

14
De très nombreux résultats immédiatsdes exemples

• Un service mutualisé daide à linstruction des
  contrats pour les UMR mais également ouvert aux
  équipes daccueil
• Un seul contrat de recrutement de personnel non
  permanent téléchargeable sur le WEB de
  lUniversité (paiement à lheure ou au mois) calé
  sur les 5 niveaux de paiement du CNRS, mêmes
  clauses
• Un outil calcul coût du recrutement en ligne sur
  le WEB
• Le bénéfice doutils et méthodes du CNRS
  immédiatement opérationnels et adaptables
• Introduction à lUNS du règlement en ligne par
  Carte Bleue (inscription .
• réservation de voyage en ligne
• Développement avec le CNRS de lautomatisation de
  procédures sur toute la chaîne administrative (du
  labo à la liquidation) concernant
• La gestion des missions (outil DOM)
• La gestion des colloques (Azur Colloques)
• Un portail commun de gestion de la recherche
  inter UFR
• (procédures, forum)

15
Mais de très nombreux résultats induits

• Changement de culture
• Acceptation et prise en compte des réticences
  des laboratoires
• Passage de loral à lécrit, mise en ligne,
  développement des procédures
• Passage dune culture dadministration classique
  à une culture de service
• Communication et ouvertures nouvelles autour des
  pratiques professionnelles
• Prise en compte de la fonction de directeur de
  laboratoire
• La recherche positionnée au centre..
• Le mandat de gestion vient outiller et conforter
  lorientation de luniversité qui veut faire de
  la recherche un appui central de sa stratégie.
• Prise de conscience de la spécificité de la
  gestion de la recherche luniversité se dote
  dune capacité daccompagnement de la recherche
  cohérente avec cet objectif en sassociant au
  CNRS.

16
Des changements majeurs en cours

• Mise en évidence de lhétérogénéité des
  fonctionnements entre UFR lopérateur unique
  oblige à harmoniser pour garantir légalité de
  service
• réflexion en cours sur de nouvelles organisations
  de travail dans les UFR et entre les UFR et les
  services centraux
• fonctions de proximité,
• fonctions de pilotage et de cohérence
• Un nouveau rôle de la Direction de la recherche
  garantir le maintien de la qualité de la gestion
  de la recherche, (interface entre les services
  centraux, les services dUFR et les unités de
  recherche)

17
Un service mutualisé de partenariat et de
valorisation

• Pourquoi?
• Le contrat quadriennal en cours prévoit que
  cest celui qui gère qui négocie..
• Le mandat de gestion rendait immédiat cette
  application
• La 1ère inquiétude des labos passant en mandat de
  gestion UNS concernait la difficulté de
  lUniversité à instruire et à gérer leurs
  contrats (c.a.d la moitié de leurs ressources)
• Plus de service Valorisation à lUniversité (le
  resp est parti).
• Ie SAIC nouvellement créé se déclare incapable
  dassurer ce service
• La création dun service commun aux deux
  organismes a permis de mettre en place très
  rapidement une structure efficace et appropriée

18
Une partie du travail est directement
transposable

• Des procédures écrites communes aux deux
  organismes ou adaptées (en ligne sur le Web)
• La convention
• Un texte élaboré et traitant de lensemble des
  modalités de transfert des dotations
• Prend en compte les différences de régimes
  fiscaux (TVA)
• Le contrat de recrutement des personnels non
  permanents
• Les procédures dinstruction des contrats de
  rechercheetc..
• Des outils
• Demande dordre de mission DOM (interface avec
  nabuco développée par lAMUE)
• Gestion de colloques
• Le simulateur de calcul coût de recrutement des
  personnels
• Les propositions de réorganisation peuvent servir
  de bases de réflexion.