March

1
Marché  missions  FORUM DES GESTIONNAIRES23
mai 2006
2
Sommaire

• Les enjeux dune démarche nationale
• Résultat de lappel doffres
• Loffre de services aux laboratoires
• Loptimisation de la dépense
• Impact sur les frais dagence
• Impact sur les tarifs transporteurs et hôteliers
• Impact sur les procédures internes
• Calendrier de mise en oeuvre

3
1. Les enjeux dune démarche nationale
4
Contexte

• 65 millions d euros en 2005 budget mission
  géré par le CNRS

• Répartition des coûts
• Billetterie 40
• Hébergement 40
• Autres (frais dagence, ) 20

5
Contexte

• 11 daugmentation par rapport à 2004
• 75 000 personnels dont les frais de mission ont
  été pris en charge par le CNRS en 2005
• Le CNRS nest pas considéré comme un grand compte
  
• Situation hétérogène selon les délégations pas
  de marché, marchés locaux ou régionaux
• Pas doffre de service ou daccord tarifaire
  correspondant au volume des dépenses

6
La demande des délégations à lorigine du projet

• Améliorer loffre de service aux laboratoires
• Optimiser la dépense
• Eviter la gestion par chaque délégation dun
  marché complexe

7
Un projet collaboratif

• Rapport sur les frais de déplacements, Michèle
  Saumon, décembre 2004
• Participation de toutes les délégations à
  lexpression des besoins et à la finalisation du
  cahier des charges
• Interventions spécifiques de la DR3, DR20, DR14,
  DR2, DR4, DREI
• Maîtrise douvrage DFI, ACP, BPC
• Groupe projet UPSACA, DR3, DSI, BPC

8
2. Résultat de lappel doffres
9
Offres

• Trois offres en compétition
• FRAM Amadeus e-Travel (réservation en ligne)
  American Express Cartes (carte logée)
• Carlson Wagon Lits BNP/Air Plus (carte logée)
• American Express Voyages dAffaires (agence)
  American Express Cartes (carte logée)

10
Résultats globaux
11
Exemple de prix négociés pour la billetterie

• FRAM 2,8 fois moins élevée que la moyenne
  actuelle constatée sur les frais dagences
• Les frais pour la billetterie passent de 5
  actuellement du budget missions à 2 (si 0 taux
  on-line) ou même 1 (quand 80 taux on-line)

12
3. Loffre de services
13
Agence de voyage  traditionnelle 

• Accès par téléphone, télécopie, mèl à des
  personnes expérimentées, bilingues et travaillant
  exclusivement pour le CNRS
• Tous les services attendus pour les titres de
  transport (rail, air y compris low cost),
  location de véhicule, hébergement
• Assistance à la préparation du déplacement
• Itinéraire, offre économiquement avantageuse,
  formalités, informations pratiques
• Réservation
• Livraison des billets, e-ticket, gestion des
  urgences, des abonnements
• Service après-vente
• Modification, annulation, remboursement

14
Une agence de voyage en ligne

• Site web offrant une interface unique pour la
  préparation des déplacements et la réservation
  train, aérien (y compris low cost et autres
  offres promotionnelles), location de véhicule,
  hôtels
• Site accessible à tous les personnels habilités
  par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une
  compatibilité Mac, PC et Linux
• Site extrêmement fiable (technologie Amadeus),
  ergonomique (testé sur le  grand public ) et
  déjà connu des utilisateurs (cf. sncf.com)

15
4. Loptimisation de la dépense
16
Optimiser la dépense

• Réduction coût direct (titres de transport)
  estimation de 5 à 15
• Réduction coût indirect (frais dagence) au
  moins 58 déjà acquis
• Réduction coût de gestion (procédures internes)
  estimation de 10 à 40 selon le taux de
  dématérialisation et dautomatisation des
  procédures internes

17
5. Impact sur les coûts indirects frais dagence
18
Réduire les coûts dagence

• Par la prise en compte de lensemble de la
  dépense  missions  du CNRS
• Par laccès à un outil de réservation on-line
• Par lutilisation de la carte logée

19
Exemple de la billetterie
20
Exemple de la billetterie
21
Prise en charge des coûts fixes

• Les coûts fixes du projet
• Outil de réservation en ligne droit
  dutilisation, mise en œuvre et déploiement
• Documentation
• Formation
• Gestion du projet et accompagnement au changement
• Lensemble des coûts fixes seront pris en charge
  par les moyens communs (BPC)
• Lutilisation de la carte logée est gratuite pour
  le CNRS (importance des flux financiers)

22
6. Impact sur les coûts directs tarifs
transporteurs, hôteliers..
23
Agir sur les coûts directs

• Objectif optimiser la dépense par une réduction
  de 5 à 15 des tarifs transporteurs et hôteliers
• Par la négociation daccords tarifaires en
  rapport avec les dépenses (CNRS grand compte)
• Par laccès à lintégralité de loffre de
  transport (réelle mise en concurrence)

24
Agir sur les coûts directs

• Par affichage inter-modal (train, avion)
• Par la  responsabilisation visuelle  des agents
  en mission et des directeurs dunité
• Par la connaissance précise du budget mission
  (contrôle des dépenses, aide à la négociation,
  suivi du marché, révision éventuelle de la
  politique voyage)

25
Agir sur les coûts directs

• Léquipe projet CNRS reste mobilisée pour le
  suivi du marché et notamment la conduite des
  négociations tarifaires avec les transporteurs et
  hôteliers
• Le coût de laide à la négociation par lagence
  de voyage est pris en charge par les moyens
  communs (BPC)

26
7. Impact sur les coûts de gestion traitement
de la commande au paiement
27
Agir sur les coûts de gestion objectifs

• Automatiser les processus, normaliser et
  dématérialiser les données de facturation,
  optimiser les procédures
• Faire gagner du temps à lensemble des agents
  impliqués dans la gestion des missions
• Réaliser ainsi des économies sur le temps de
  traitement (coût moyen estimé du traitement
  administratif dune mission 100 euros de la
  commande à la liquidation côté agent et côté
  fournisseurs)

28
Agir sur les coûts de gestion les acquis du
marché national

• Centralisation du marché agence de voyage
• Un service national / une organisation locale
• Outil de réservation on-line (gain de temps sur
  la commande, la validation et la confirmation)
• Mise en place de la carte logée
• Réduction du nombre de factures (près du ¼ du
  total des factures traitées par les services
  financiers)
• Moins davances sur missions (environ 9 000 en
  2005)
• A terme, automatisation complète de lintégration
  des données de facturation dans BFC

29
8. Calendrier de la mise en oeuvre
30
Avant louverture du service (mai-sept)

• Paramétrage de loutil de réservation en ligne
  assuré par le groupe projet (mai-sept.)
• Transfert des profils des utilisateurs pour
  habilitation à utiliser loutil de réservation en
  ligne assuré par le groupe projet (mai-juin)
  avec la DSI
• Validation du paramétrage par un site pilote, la
  délégation Ile-de-France Sud (juillet-sept)

31
Déploiement du service

• Entrée progressive des délégations en fonction de
  léchéance de chacun des marchés locaux ou de la
  date souhaitée par chaque délégation à partir de
  septembre 2006 jusquen janvier 2007

32
Ouverture du service par votre délégation

• Communication à destination des laboratoires
  assurée par la délégation sur la base de
  documents fournis par le groupe projet
• Communication des coordonnées agence (tél., fax)
  et du site en ligne à chaque laboratoire assurée
  par la délégation à partir du support fourni par
  le groupe projet
• Communication des mots de passe à chaque
  utilisateur assurée par le groupe projet
• Formation des gestionnaires (laboratoires et
  délégations) aux procédures et aux outils
  organisée par la délégation (entre sept. et
  janvier 2007), assurée par le prestataire et
  léquipe projet et financée par les moyens
  communs
• Documentation utilisateurs et didacticiel
  (formation en ligne) fournie par groupe projet

33
Fonctionnement en régime permanent

• Maintenance et administration de lagence de
  voyage en ligne sur la durée du marché (4 ans)
  assurée au niveau national
• Mise à jour des profils utilisateurs assurée au
  niveau national et par chaque utilisateur
• Suivi du marché UPSACA

34
Mise en œuvre de la carte logée

• Ouverture dun compte  carte logée 
• 1 compte par délégation ouvert auprès dAmerican
  Express
• Visite du prestataire carte logée dans chaque
  délégation
• Personnalisation du service avec chaque
  délégation
• Présentation du relevé dopérations (tri par
  laboratoires, sous totaux)
• Le paramétrage de lensemble du système carte
  logée sera assuré par le groupe projet
  (validation par délégations) pour permettre
  lautomatisation maximum des tâches avant et
  après BFC

35
Périmètre dutilisation des différentes cartes
(logée, affaire, achat)
Objectifs poursuivis impacter le moins possible
le budget personnel de lagent, simplifier le
traitement de nombreuses factures
Au quotidien
Avant la mission
Pendant la mission
CARTE ACHAT
CARTE AFFAIRES
CARTE LOGÉE
Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location,
achat de petits matériels ou de documentation,
frais de réception Moins davances sur frais de
mission 9000
Niveau 3lt 4.000
Niveau 1lt 2.000
Paiement de lagence de voyages (marché
national) Titres de transport Environ 1/3 des
factures
achat de proximité (menues dépenses), paiement
WEB (inscription aux colloques)
achat auprès de fournisseurs référencés
Environ 90 des factures pour 40 des montants
Titres de transport (notamment vols intérieurs à
létranger)
Frais de réception, petits matériels et
documentation, inscription aux colloques
Frais de ré