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OBJETIVO
Definir los aspectos que los líderes deben tener
en cuenta antes, durante y después de los ciclos
de auditorías para sacar mayor provecho a las
mismas.
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1. PREPARAR LA AUDITORÍA

• 1.1 El conocimiento del Plan de Auditoría y la
  preparación previa
• Asegurarse que todo el equipo de trabajo conozca
  y entienda el plan de auditoría.
• Interactuar con el auditor interno.
• Destacar con todo el equipo de trabajo la
  importancia que debe darse a la auditoría.

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1. PREPARAR LA AUDITORÍA

• 1.2 Desempeño Previo
• Todos los participantes del proceso deben tener
  claro el comportamiento del mismo no
  conformidades y acciones en curso.
• Deben conocer también los resultados de los
  indicadores y variables y sus metas.
• Deben ser capaces de sustentar en qué se ha
  mejorado.

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1. PREPARAR LA AUDITORÍA

• 1.3 Los Documentos y Registros
• Asegurarse que todo el equipo de trabajo conozca,
  domine, tenga actualizados y disponibles los
  documentos.
• El equipo debe estar en capacidad de demostrar la
  continua aplicación y cumplimiento de las
  disposiciones adoptadas.
• Deben tener organizados, archivados y disponibles
  los registros.
• Deben verificar que estén cumpliendo con las
  disposiciones adoptadas con respecto a los
  registros.

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2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y
observación de campo)

• 2.1 En la Apertura
• El líder del proceso participa en el momento de
  la apertura y confirma con el auditor los
  aspectos formulados en el plan.
• Debe asegurarse que el auditor tenga los recursos
  requeridos para realizar la auditoría.
• Debe estar dispuesto a dar solución a los
  problemas logísticos que se puedan presentar.
• Solicitar retroalimentación del avance de la
  auditoría.

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2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y
observación de campo)

• 2.2 DURANTE LA AUDITORÍA
• 2.2.1 Manejo del enfoque y los requisitos
• El líder y su equipo deben conocer, dominar y
  tener presente el enfoque y ubicación del proceso
  dentro del SGC.
• Es importante hacer énfasis en los logros y las
  mejoras del proceso.
• Es importante tener claridad sobre los requisitos
  legales, contractuales o internos aplicables al
  proceso y estar en capacidad de sustentar con
  evidencia su cumplimiento.
• Estar pendiente de que las actividades se cumplan
  de acuerdo a lo establecido en el plan de
  auditoría.

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2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y
observación de campo)

• 2.2.2 Tratamiento de las No Conformidades
• El líder y su equipo deben demostrar que se han
  tratado de forma oportuna las no conformidades.

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2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y
observación de campo)

• 2.2.3 Acciones Correctivas, Preventivas y de
  Mejora
• El líder y su equipo deben mostrar con evidencias
  que se han aplicado criterios para priorizar,
  formular y desarrollar acciones correctivas y que
  se ha realizado el respectivo análisis de causas
  para evitar su recurrencia.
• Deben mostrar también con evidencias que se
  identifican y analizan los riesgos y se toman
  acciones preventivas para disminuir la magnitud
  de los mismos.
• Deben conocer y demostrar con evidencias las
  acciones de mejora emprendidas por el proceso
  considerando los indicadores de desempeño que
  muestran sus tendencias y logros.

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3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre,
informe, tratamiento de no conformidades, toma de
acciones)

• 3.1 Durante el cierre de cada tema y el cierre de
  la auditoría
• El líder y su equipo deben confirmar con el
  auditor los hallazgos encontrados y deben tomar
  nota de las evidencias que lo sustentan.
• Es importante que identifiquen cuales son los
  temas del plan de auditoría en el que se
  encontraron hallazgos.

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3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre,
informe, tratamiento de no conformidades, toma de
acciones)

• 3.2 Trámite del informe y gestión del servicio
• El líder debe promover la entrega oportuna del
  informe por parte del auditor.
• Debe analizar en conjunto con su equipo de
  trabajo los resultados del informe.
• Puede objetar, de ser necesario, los
  planteamientos del informe, para precisar
  hallazgos o evaluar el enfoque dado a un
  requisito.
• Es indispensable diligenciar la evaluación de la
  auditoría para retroalimentar al equipo auditor
  para mejorar su desempeño.

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3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre,
informe, tratamiento de no conformidades, toma de
acciones)

• 3.3 Tratamiento inmediato de los hallazgos
• El líder debe verificar que se tomen rápidamente
  las acciones correspondientes a los hallazgos
  encontrados.
• Debe asignar responsabilidades y participar en la
  investigación de las causas y la formulación /
  aprobación de las acciones correctivas o
  preventivas pertinentes.
• Debe determinar los tiempos previstos para la
  ejecución de las acciones.
• Debe asignar los recursos necesarios para la
  investigación de las causas, formulación y
  ejecución de los planes de acción.

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4. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES

• 4.1 Seguimiento a las acciones tomadas
• El líder es el responsable de monitorear que las
  acciones tomadas (correctivas, preventivas y de
  mejora) se estén ejecutando según los planes de
  acción.
• Estar pendiente del cumplimiento de la meta
  establecida en las acciones para realizar los
  ajustes necesarios. Estos cambios deben
  consultarse con el proceso de Mejoramiento
  Continuo.
• Confirma a través de evidencia que las causas que
  generaron los hallazgos ya no existen o que los
  riesgos se han mitigado.
• Debe registrar los seguimiento a las AC, AP o AM
  y solicitar el cierre de las mismas a
  Mejoramiento Continuo.

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4. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES

• 4.2 Estandarización de soluciones
• El líder debe informar a su equipo de trabajo los
  cambios o documentos que se puedan generar de las
  acciones establecidas.