Le dfi des communications

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Le défi des communications

• Janet Butler
• Environnement Canada
• Nos remerciements à Jack Saunders,
• Environnement Canada

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Politique de communication du gouvernement
Pourquoi sommes-nous ici?

• La politique du gouvernement du Canada est de
• fournir au public des renseignements sur ses
  politiques, programmes, services et initiatives
  qui sont opportuns, exacts, clairs, objectifs et
  complets
• veiller à ce que les institutions du gouvernement
  du Canada soient visibles et accessibles, et à ce
  quelles rendent compte au public quelles
  servent.
• Par ailleurs, les institutions doivent entretenir
  des relations proactives avec les médias pour
  aider à faire connaître et à faire comprendre les
  politiques, programmes, services et initiatives
  du gouvernement au public.

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Qui est mon public?

• Amis
• Famille
• Groupes dintervenants
• Nombreuses facettes du public
• Médias
• Quiconque ne comprend pas le rôle de la fonction
  publique!

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ANALOGIES le jeu ou la danse?

• Le jeu On suppose quil y a des gagnants et des
  perdants (mais qui veut être perdant?)
• La danse
• Partenaires, en quelque sorte
• Élégante, quand elle bien exécutée
• Quelquun doit mener. Pourquoi pas vous?

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Relations publiques, relations avec les
intervenants et relations avec les médias Quel
est le thème commun?

• Il sagit détablir des relations
• Les relations sont généralement mutuellement
  avantageuses
• Les relations doivent être activement cultivées
• Il faut travailler ses relations
• De nombreux membres du public et des médias
  doivent être renseignés sur notre travail!

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Le public ses besoins, ses motivations, ses
souhaits

• Il veut comprendre comment le gouvernement du
  Canada le touche.
• Il veut comprendre ce quil obtient en échange de
  ses impôts.
• Il veut que les fonctionnaires soient prêts,
  disposés et capable de répondre aux questions et
  quils soient responsables dun point de vue
  humain.

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Groupes dintervenants leurs besoins, leurs
motivations, leurs souhaits

• Ils veulent obtenir de linformation précise et
  opportune en ce qui concerne le rôle du
  gouvernement du Canada dans leur cause.
• Ils veulent présenter linformation à leurs
  membres respectifs de manière précise et en temps
  opportun.
• Ils veulent poursuivre leur programme, avec ou
  sans votre information!

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Les médias leurs besoins, leurs motivations,
leurs souhaits

• Types de médias imprimés, radio, télévision,
  Internet, services de transmission
• Le rôle des médias
• informer leur public
• maintenir la confiance du public
• vendre leur produit et faire de largent.
• Les médias ne sont pas vos amis, ni vos ennemis.
• Les médias ont besoin de vous, tout comme vous
  avez besoin deux.
• Lorsque vous dites la vérité, vous navez à
  vous souvenir de rien -- Mark Twain

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Nos besoins (sinon, pourquoi se donner tout ce
mal?)

• La fonction publique est importante.
• Les fonctionnaires et leur travail aident les
  gens à prendre des décisions éclairées.
• Notre travail aide à influencer les politiques
  quand nous communiquons convenablement
• Le gouvernement est sympa.
• La fonction publique et ses communications, cest
  notre boulot!

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Avant que la communication ne sengage

• Préparer votre matériel
• Messages clés
• InFoCapsules (de 5 à 15 secondes pour les
  médias)
• Bonnes citations (dune à trois phrases)
• Préparations pour ce genre dinteraction
• Public, groupe dintervenants, médias
• (Que vais-je porter?)
• Préparation mentale

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Communication verbale et non verbale

• À faire
• gt Toujours dire la vérité
• gt Éviter le jargon ou les ambiguïtés
• gt Utiliser lintonation, le ton, le rythme et
  les pauses pour souligner les mots clés
• gt Sassoir/se tenir debout confortablement
• gt être calme et poli mais aussi passionné et
  énergétique sur ses points (et son travail!)
• gt Se concentrer sur son programme, pas celui des
  autres
• gt être bref (30 secondes maximum) et clair.

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Communication verbale et non verbale

• À ne pas faire
• gt Perdre son sang froid sur des questions
• gt Dire sans commentaire
• gt Parler de manière officieuse (jamais). Tout ce
  qui est dit est consigné.
• gt Spéculer, discuter dun avis ou offrir des
  opinions personnelles
• gt Combler les moments de silence, qui, sil
  nest pas dor, est certainement très acceptable.
• gt Avoir peur dadmettre que vous navez pas la
  réponse, si ce nest pas votre domaine de
  connaissance.
• gt Répondre à une question en incluant une
  déclaration négative ou en répétant un
  commentaire négatif.
• gt être arrogant, hostile ou sur la défensive
  dire hm, okay, daccord ou heu.
• gt Faire un signe de tête durant une question
  cela donne limpression que vous êtes daccord
  avec ce qui est dit.

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Techniques de transition et de gestion des
questions

• Cela vous permet de poursuivre avec des questions
  plus avantageuses
• Examinons-le dun point de vue plus large
• Une autre question tout aussi importante
• Ne perdons pas de vue le problème sous-jacent
  
• Un autre enjeu se présente
• Ce nest pas le vrai problème. Le problème
  est
• La chose la plus importante à se souvenir,
  cest
• Jai parlé de beaucoup de choses, mais en
  bref,...
• Le contraire est vrai
• Je ne sais pas mais ce que je sais, cest
  que

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Que faire si

• La personne qui pose les questions est
  antagoniste?
• Les questions sont hostiles, ou pleines
  dembûches?
• Les questions sont posées sous forme répétée?
• Vous ne connaissez pas la réponse?
• On vous pose des questions hypothétiques ou
  spéculatives, ou si on vous questionne sur des
  rumeurs?

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Que faire si

• On formule une déclaration, pas une question?
• On vous demande une certitude et des garanties?
• La question contient des données incorrectes?
• La question est confuse ou vague?
• On vous pose plusieurs questions à la fois?

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Ensuite, que faire?

• Penser comme le ferait un membre du public, un
  intervenant, un journaliste dans vos tâches
  quotidiennes (p. ex. Penser à des scénarios
  quelles histoires intéressantes devriez-vous
  raconter?)
• Faire participer un partenaire à des entrevues
  simulées
• Être juste mais critique, au besoin
• Planifier à lavance, comme si cétait une vraie
  entrevue
• Regarder et écouter les entrevues à la radio et à
  la télévision
• Quel est le message que garde la personne
  interrogée?
• Daprès vous, est-ce ce quelle voulait dire?
• Semblait-elle être à laise?
• Comment améliorer lexercice?
• Et même si vous pensez que vous avez assez
  pratiqué, continuer à le faire!