GESTION ET LOGISTIQUE DVNEMENTS

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GESTION ET LOGISTIQUE DÉVÉNEMENTS

• Circuit régional
• Circuit provincial

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Pourquoi ?

• Pourquoi tenir une compétition
• Quelle sera limplication
• Avons-nous suffisamment de bénévoles
• Quel sera le budget nécessaire
• Avons-nous les installations
• Avons-nous une personne ressource pour répondre
  aux questions organisationnelles

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EN AVANT UNE ÉQUIPE
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Responsabilités du comité organisateur

• Promouvoir et faire connaître la gymnastique dans
  la région
• Offrir les meilleurs services possibles aux
  athlètes, entraîneurs, évaluateurs ou officiels
• Rallier les partenaires à la gymnastique

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La clé du succès

• Avoir une équipe dévouée
• 3-8 semaines de travail assidu
• Avoir du leadership
• Aimer travailler en équipe
• Avoir un directeur du comité organisateur
• Avoir une connaissance du milieu un atout
• Le chef dorchestre
• Mener les dossiers à terme

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Responsabilités de la FGQ

• Responsable des affiliations, sanctions
• Logiciel de compilation
• Production de la règlementation technique
• Soutien technique
• Gestion du calendrier de tous les événements
• Gestion des programmes compétitif
• Diffusion des informations site web
• Gestion des subventions

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Responsabilités des ARG

• Gérer et coordonner le circuit régional
• Établir un calendrier dactivités
• Avoir un responsable des évaluateurs CR
• Avoir un responsable de la coordination CR
• Voir au suivi des dossiers versus le budget
  alloué par la FGQ

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Bien organisé La préparation dun
événement. Devient un jeu denfant !!!
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Avant lévénement

• DOCUMENTS À PRÉPARER
• Envoyer la demande de sanction avec les frais
  encourus
• Sanction provincial et DÉFI 175 taxes la
  sanction des participants 4/athlète
• Sanction CR 75 taxes la sanction des
  participants 2/athlète
• Assurance

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Avant lévénement (suite)

• Rédiger le bulletin dinvitation (approbation de
  la FGQ)
• Faire lenvoi au clubs participants (échéancier)
• Planifier la logistique technique (horaire, plan,
  hôtel, trajet, achat médailles et rubans,
  politique de remboursement FGQ-club, etc.)
• Faire lenvoi du 2e bulletin (échéancier)
• Recevoir les inscriptions (vérification des
  athlètes non affilié avec la FGQ)
• Faire lenvoi du bilan des inscriptions (par club
  et par catégorie)

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Avant lévénement (suite)

• Sassurer des ententes avec les partenaires
• Faire le montage du logiciel de compilation
  (imprimer les feuilles de juges, rotation,
  noms-affichage)
• Rechercher des bénévoles
• Sécurité (prévoir un plan durgence)
• Médical (physiothérapeute, trousse 1e soin)
• Les officiels
• Repas et collation (entraîneurs, bénévoles,
  officiels)

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Après lévénement

• Faire parvenir une copie du logiciel de
  compilation avec les résultats à la FGQ
• Faire parvenir les résultats aux clubs
  participants
• Faire parvenir le montant de la sanction des
  frais des participants à la FGQ
• Rédiger et faire parvenir le rapport final du
  comité organisateur à la FGQ

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Conception du rapport final

• Nom de la compétition et date de lévénement
• Liste des membres du comité organisateur
• Liste des évaluateurs et/ou officiels
• Bilan financier
• Recommandations et commentaires

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Personnes ressources

• Josée Gélinas
• Coordonatrice aux événements FGQ
• jgelinas_at_gymnastique.qc.ca
• 514-252-3043 poste 3487
• Christian Turp
• Coordonateur parc informatique
• jgelinasgymnastique.qc.ca
• 514-252-3043 poste 3487

• Sylvain Bourgeois
• Cadre technique circuit régional
• sbourgeois_at_gymnastique.qc.ca
• Hélène Laliberté
• Coordonatrice officiels
• hlaliberte_at_gymnastique.qc.ca
• 514-252-3043 poste