Gestion de la Recherche

1
Gestion de la Recherche

• Lapproche conjointe par les services (processus)
  et les données
• Par opposition à lapproche  outil 

2
Le référentiel.

• Rappel

3
Le référentiel indispensable

• Le référentiel
• cest l'ensemble des données ayant vocation à
  être partagées
• Les nomenclatures
• Les personnes morales / physiques,
• Les structures, groupes, ...
• Les infrastructures immobilières, informatiques,
  
• Les ressources matérielles, logicielles,
• mais aussi les documents et autres informations
  semi-structurées
• Ces données ont des facettes aussi multiples que
  le nombre d'outils les concernant!
• Les clefs daccès à ces outils deviennent
  essentielles dans la chaînes de production et de
  validation / certification des données
• Une telle approche est beaucoup plus
  responsabilisante que lapproche mono-outil.
• La cohérence de ces données doit être un
  pré-requis à la réalisation ou à l'acquisition
  d'un nouvel outil.
• Les CCTP internes ou externes devraient l'exiger.

4
Le référentiel

• Fondement du Système dInformations (SI) et
  moteur de la cohérence
• Elément fédérateur et auto-contraignant du SI
• Une économie générale ou globale particulièrement
  importante
• gt conséquences de la factorisation induite
• Doit être maintenu dans une base de données
  relationnelle offrant les outils de gestion
  dintégrité et de sécurité nécessaire.
• Le référentiel concerne toutes les structures de
  données ayant vocation à être partagées par tous
  les traitements informatiques de létablissement.
• Cest LA source fiable et unique de lannuaire
  LDAP et dune manière générale de toutes autres
  cibles (Esup, BV, TOIP, )

5
Le référentiel unique

• Réduit les problèmes de synchronisation des
  données partagées
• Pas de double / triple / saisie!
• Décloisonne les domaines fonctionnels
• Grâce au partage des entités communes (personne,
  structures, ).
• Décloisonne les informaticiens
• Grâce au travail collaboratif induit.
• Soppose à la balkanisation du système
  dinformation et à la multiplication des
  référentiels distincts responsables de
  lémiettement et la répétition des tâches
• Responsabilise fonctionnels et informaticiens
• Factorise les données et les traitements
  (framework)

6
Et le référentiel LDAP?

• Une  vue  déduite dynamiquement du référentiel
  du SGI
• Temps réel
• Toute mise à jour dans le référentiel dune
  valeur de lannuaire LDAP y est automatiquement
  propagée.
• Extensible sur simple demande
• Par exemple
• Besoin de faire connaître / partager à quelle
  section CNU appartient un enseignant-chercheur ?
• linformation sûre (elle est dans le référentiel
  / SGI) peut y être propagée très simplement et
  quasi immédiatement (s1)?

7
Un référentiel centré donc sur les Personnes!
Etudiant
Contact
Entreprises
Enseignant
Directeur
Invité
Fournisseur
Personnes physiques
Applications Cocktail
GRHUM
groupes dindividus
LDAP
Groupes mixtes
ESup
KSup
Personnes morales
TOIP
OBM,
Groupes de groupes
8
Un référentiel fondé sur une approche par les
processus pilotée par les données
Etudiant
Contact
Exemple sur lentité personne
Entreprises
Enseignant
Directeur
Invité
Apogée
Fournisseur
Personnes physiques
Harpège
GRHUM
groupes dindividus
Cocktail
LDAP
Groupes mixtes
ESup
Abyla
TOIP
Personnes morales
BV
Pacha
Autres,
Groupes de groupes
9
Groupe, Structure et Personne morale

• Ce sont des structures
• Soit des groupes  typés  (typologie)
• Diplôme,
• Equipe de recherche,
• Composante,
• Groupe système,
• Agenda
• Soit des personnes morales / juridiques
• Entreprises, établissements, entreprises,
  fournisseurs, partenaires,
• Les membres des groupes sont des personnes
  physiques (individus) ou des structures (des
  personnes morales le plus souvent)
• Le membre dun groupe peut appartenir à plusieurs
  groupes

10
Associations, relations, rôles

• Chaque groupe a un groupe ou une structure père.
• Un groupe peut avoir plusieurs pères
• Une structure peut être membre dune autre
  structure
• Les structures et leurs membres peuvent voir leur
  appartenance qualifié (différent de typée)

11
Lapproche classique!

• Les grandes communautés
• Intranet, Extranet, Enseignants, Chercheurs,
  Employés, Etudiants, Partenaires, etc
• Les groupes institutionnels
• Services, labos, composantes, diplômes, Conseils,
  
• Les groupes pédagogiques
• UE / EC / AP / Projets / Libres /
• Le provisionning se fait à partir des
  inscriptions pédagogiques
• Connecteur apogée nécessaire en cas de non
  utilisation de ScolariX
• Les groupes dautorisations ou de communication
• Droits / Listes / Groupes de mail / Push /
• Les groupes individuels
• MesGroupes

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Intégration par les données

• Une approche avant tout de type  Bottom-Up 
• Centrée sur la personne et non sur les activités
• Sappuyant sur un référentiel unique socle de
  toute gestion / traitement
• Incrémentale
• La Recherche
• Une activité originale et régalienne
• Ne sencadre pas par les outils
• A laquelle les outils doivent dadapter suivant
  une évolution incrémentale
• Des chercheurs au facettes multiples
• Enseignant-Chercheurs, Chercheurs, Doctorants,
  ITA/ITRF, invités, stagiaires,
• Des structures très diverses
• Laboratoires reconnus, laboratoires
  détablissement, laboratoires mixtes, école
  doctorales, IFR, PRES,

13
Gestion de la Recherche!

• Des structures daccueil de la recherche et de
  chercheurs à décrire et à localiser
• Cf référentiel
• Offrir à tous les chercheurs
• Les moyens immédiats dêtre informés, de
  communiquer et de se faire connaître
• Email, Internet,Intranet, extranet, web,
  séminaires, conférences, publications,
• Les moyens dêtre mobile
• Nomadisme / mobilité / télétravail
• Espaces privés et partagés mais sécurisés,
• Les moyens de valoriser leur recherche
• Web, Prestations, Colloques, Séminaires, Brevets,
  Contrats,
• Simplifier la gestion administrative et technique
  liée à leur activité.
• Les outils dévaluation, de prévision, de suivi
  et de pilotage

14
(No Transcript)
15
Un SGI intégré facilite la gestion de la recherche

• Lintégration offre
• Plus de
• Cohérence
• Fiabilité
• Réactivité
• Simplicité et facilité
• Transparence
• Moyens de pilotage et de suivi
• Et moins de dépenses!

16
Un SGI intégré facilite la gestion de la recherche

• Les briques déjà intégrées sont nombreuses
• Carambole (dépenses)
• PIE (Prestations Internes / Externes Facturation)
• Coconut (Conventions, contrats, Actions, projets,
  )
• Corossol pour les livraisons, immobilisations,
  inventaires, stock, flux,
• Kiwi (gestion des missions)
• Papaye (Paie)!
• Physalis (Gestion des doctorants)
• DTs / Guichets (gestion des tâches) pour le suivi
  des tâches et du temps
• GEDI / Vague pour la gestion du courrier
  (publications?) un CMS métier
• Le référentiel unique GRHUM pour la gestion des
  partenaires, contacts, des anciens ou des
  cohortes!
• Feve (fiche de poste, fiche fonction, évaluation)
  
• SaphaRI pour la gestion des relations
  internationales!
• Peanuts
• Profil
• Congrès et colloques (PIEWEBservices)

17
Gestion de la Recherche

• Les dépenses et recettes

18
Organigramme budgétaire

• Le labo sinscrit dans lorganisation budgétaire
  de létablissement
• Il sert à établir et exécuter le budget
• Les noeuds de larbre peuvent être associées à
  des structures de lannuaire
• exemple

19
Organigramme budgétaire

• Signataires
• Il sagit des individus qui sont ordonnateurs
  (principal, de droit , désigné, délégué)?

20
Programmes actions sous-actions

• Il sagit de larbre des programmes et actions
  définis pour la LOLF
• Un arbre pour les dépenses
• Un arbre pour les recettes
• Il y a possibilité de  subdiviser  localement
  (niveau établissement) ses actions Lolf si besoin.

21
Les codes analytiques

• Les codes analytiques sont organisés sous forme
  arborescente
• Les racines de larbre sont communes à
  létablissement et donc publiques
• Les branches peuvent être privées (réservées à
  certaines UB)?

22
Les codes analytiques

• Un code analytique peut être
• Public gt visible par tous les utilisateurs
  quelle que soit la ligne budgétaire, la
  destination, l'imputation.
• Un montant limitatif ou pas peut lui être associé
• Privé gt visible uniquement par un ensemble de
  Niveaux 2, 3 ou 4.
• Un montant limitatif ou pas peut lui être
  associé.
• La saisie du code analytique peut être rendue
  obligatoire
• Exemple

23
Un code public
Un code privé
24
Les référencesContrats / Conventions / Projets /
Actions

• Le référentiel de tous les actes partenarials de
  létablissement
• Une approche analytique permettant la gestion
  des
• Contrats / Conventions
• Dotations / Subventions
• Brevets
• Recettes de prestations
• Donations
• Des projets / actions,
• Des relations internationales
• Permet de décrire toutes les relations avec ou
  sans flux financier
• Recettes
• Recettes et dépenses associées
• Dépenses (contrats de maintenance par exemple)
• Nulle (sans flux) gt convention de stage,
  convention de relations internationales par
  exemple

Coconut
25
Les référencesContrats / Conventions / Projets /
Actions

• Une référence unique
• Un échéancier / calendrier
• Un budget de gestion
• Les crédits alloués peuvent être limitatifs ou
  pas, mutualisés ou pas
• Autorisation de dépenses sur cette référence
• Une traçabilité totale.
• Grâce au référencement homogène.

Coconut
26
Les référencesContrats / Conventions / Projets /
Actions

• Dans chaque acte de "dépenses" peuvent donc être
  référencés de manière proratisée
• Les contrats / conventions, actions, projets
• Les destinations Lolf (obligatoires)
• Les codes analytiques publiques
• Les codes analytiques privés (composante / labo)
• Dans le cas d'une dépense financière viennent
  aussi s'ajouter le code de nomenclature et
  l'imputation budgétaire.

27
Création dune convention / Contrat / Projet /
4
1
Tranches annuelles
Documents associés
2
Partenaires et contacts
5
3
Dates et évènements
28
Création dune convention / Contrat / Projet /
Typologie (nomenclature)
Organigramme budgétaire
Annuaire des Labos/Composantes
29
Le Centre de Responsabilité

• Niveau 3 de lorganigramme budgétaire
• Cest un niveau de dépense au même titre que le
  niveau 4 (Sous-CR)
• Il permet de
• Réduire la complexité budgétaire et lémiettement
  des crédits
• Simplifier les opérations budgétaires
• Disposer de plus de visibilité et lisibilité
• Ne créer des niveaux 4 uniquement lorsque
  nécessaires
• Disposer dune approche plus analytique

30
Suivi et contrôle des dépenses

• Un contrôle et un suivi  grossier  des dépenses
  seffectuent au pire sur le niveau 4 à
  lintérieur de ses masses de crédits limitatives
• Un suivi classique mais encore un peu
   grossier  pour le sous-Cr voire le CR
  seffectue aussi sur les destinations LOLF
• Un suivi (le contrôle est aussi possible) peut
  seffectuer aussi sur limputation budgétaire
  (plan comptable)

31
Suivi et contrôle des dépenses

• Un contrôle et un suivi plus fins et même stricts
  peuvent sexercer sur toutes les dépenses lorsque
  
• Associées à une ou plusieurs sources de crédits /
  recettes identifiables ayant alimenté ce niveau 3
  ou 4
• Obligation bien évidemment denregistrer et de
  tracer ces sources
• Et / Ou Associées à une ou plusieurs activités /
  destinations transversales simplifiées voire
  privées à la composante ou au labo ou à léquipe

32
Exemple pour un labo

• Un labo est le plus souvent un CR (niveau 3)
• Les équipes dun labo peuvent être des sous-CR
  (Niveau 4 Niveau de dépense)
• Les services centraux (Centre commun de dépenses)
  dun Labo peuvent être aussi un sous-CR ou rester
  au niveau CR.
• La gestion de lensemble des colloques, congrès,
  séminaires pourraient être regroupés dans un
  sous-CR de gestion
• Chaque colloque ferait lobjet de louverture
  dune action Coconut associée à un budget
  prévisionnel positionné sur ce sous-CR
• Un PPF pourrait être aussi un niveau 4

33
(No Transcript)
34
Contrôle et suivi des dépenses et recettes

• Comment alors contrôler et suivre finement les
  dépenses et recettes
• Au niveau établissement?
• Au niveau dun ou plusieurs labo (CR)?
• Au niveau dune ou plusieurs équipes ou niveau 4?
• Utiliser les références publiques
• Les codes Lolf
• Les imputations budgétaires
• Les codes analytiques publics
• Utiliser les références privées partageables
• Références des sources de crédits / recettes
  formalisées (Coconut)
• Projets / actions financés
• Dotations
• Brevets
• Subventions
• Recettes de prestations
• Recettes de formation continue
• Donations
• Conventions

35
(No Transcript)
36
(No Transcript)
37
Gestion de la Recherche

• La valorisation

38
La valorisation

• Les publications
• Lexposition des publications
• Les évènements
• Congrès / Colloques / Séminaires / Rencontres
• Les Contrats
• Prestations externes et/ou internes
• Travaux
• La relation partenariale
• Les Brevets
• Les Licences
• Linnovation et le transfert de compétences

39
La gestion des publicationsIntégrée à la GEIDE
Une saisie de type HAL
40
Outil de gestion des plannings
41
Agendas partagés
42
Lapproche  intrégrale 
43
Lapproche  administrative 
44
Valorisation par les prestations
Lapproche  administrative 
45
Les prestations de valorisation internes ou
externes

• La valorisation  sur catalogue 
• Prestations intellectuelles facturées à lheure /
  journée / mois /
• Prestations danalyses / mesures / réalisations /
  interventions facturées sur devis.
• Prestations intellectuelles facturées à
  labonnement ou la communication
• Veille
• Résultats de recherche
• Congrès / Colloques / Séminaires / inscriptions
  facturées en ligne (CB)
• Mise en ligne personnalisable des catalogues de
  prestations
• Intégration au référentiel

46
Les prestations de valorisation internes ou
externes

• Le laboratoire dispose dun éditeur de devis et
  factures
• Il permet aussi une gestion  dématérialisée 
  (navettes email PDF) des devis et factures
• Le paiement en ligne y est totalement intégré
  (JEFYCO)
• Particulièrement utile pour les factures à
  létranger et les inscriptions aux colloques /
  séminaires.

47
Gestion des catalogues de prestations(exemple)
Lapproche  services 
Une remise est affectée à larticle CLCOUVA3R
48
Tous les types de prestations sont possibles
Prestations en ligne
Lapproche  services 
49
Gestion de la Recherche

• Gestion des conventions, contrats, projets,
  actions, stages,

50
(No Transcript)
51
(No Transcript)
52
Coconuts le module de gestion des conventions /
contrats/ projets et .. des brevets ( à venir)
Saisie dun Contrat/Convention/Projet
 Partie financière 
53
Le module Coconut

• Il a vocation à être le référentiel de TOUS les
  actes partenarials de létablissement
• Une approche administrative et analytique des
  conventions et contrats permettant la gestion
• Des projets,
• Des actions,
• Des contrats de formations continues,
• Des brevets, (à compléter)
• Des relations internationales
• Avec ou sans flux financier et dans les 2 sens (y
  compris les contrats de maintenance, convention
  de stage, ) permettant
• gt une traçabilité totale!
• gt une intégration à la Gestion Financière et
  Comptable
• gt un référencement dans tous les types de
  dépenses (y compris en ETP)

54
Le module Coconut

• Cest aussi
• Un module de gestion prévisionnelle!
• Une intégration à la GEIDE / CMS
• Un accès contrôlé, instantané et multicritère aux
  documents associés
• Conventions, contrats, Devis, Factures,
• Au coeur de la gestion de létablissement dans
  une approche analytique.

55
Création dune convention / Contrat / Projet /
4
1
Tranches annuelles
Documents associés
2
Partenaires et contacts
5
3
Dates et évènements
56
Création dune convention / Contrat / Projet /
Typologie (nomenclature)
Organigramme budgétaire
Annuaire des Labos/Composantes
57
Gestion de la Recherche

• Les structures

58
Comment renseigner le référentiel  recherche !

• Explicitement
• Par les applications spécialisées
• StructureSA gt P5
• client riche multiplateforme en cours de refonte
• Annuaire.app client riche Windows Cocktail
• En fin de vie
• Formulaire Web (en cours) gt UP
• Mojito framework graphique Ajax gt Cocktail
• Framework métier structure et personnes
• Création de personnes morales et individu.
• Hébergés, invités, stagiaires,
• Substitution partielle de Annuaire.app (y compris
  pour les fournisseurs)
• Vanille ENS Cachan
• Implicitement
• Par TOUTES les applications métiers.

59
Exemple dun formulaire  structure / Labo 
Je cherche  grossesse  Dans  Université RENE
DESCARTES 
Résultat de la recherche Accès à sa description
Fenêtre de mise à jour
60
Les membres de la structure!
Chaque qualification peut être décrite et datée
La(es) qualification(s) dun membre dune
 structure  Plusieurs qualifications possibles
pour un membre pour une structure et propre à
cette dernière
61
Les groupes / structures pères ou  fils !
Chaque qualification peut être décrite et datée
La(es) qualification(s) dun groupe membre dun
 groupe  Plusieurs qualifications possibles
pour une structure pour sa structure  père  et
propre à cette dernière
62
Permettre une mise à jour directement à partir du
Web Après authentification et uniquement pour
les informations sous la responsabilité du labo
(en cours)
63
Renseigner le référentiel
Membres du  groupe 
Les types dun groupes
Téléphone, fax, mobiles
Le groupe de mail associé
Administration secrétaire(s), responsable
administratif, ..
Adresse du Site Web du groupe
64
Renseigner le référentiel
Spécifique DSI
1 groupe peut être un centre de responsabilité
budgétaire
A une _at_ peuvent être associées sieurs adresses
de mail (Alias)
Des mots clefs pour une indexation et une
recherche facile
Pourra apparaître ds lannuaire Web
Saisie de Téléphone, fax, mobiles
65
La localisation des structures et des membres

• Basée sur la gestion du patrimoine immobilier
• Connecteur application du patrimoine sur le
  référentiel
• Utilisation de lapplication SalleSTU
• Une description des occupations par
• Activités / Actions (LOLF)
• Disciplines (CNU / CNRS / )
• Projets
• Matériel / équipement
• Consommation
• ETP /
• gt application SuperPlan (à compléter)

66
Cocktail - CMS

• La GEIDE au cur du référentiel

67
La GEIDE est partie intégrante du Référentiel!

• Linformation non structurée est celle
  accessible, produite et reçue par tous les
  acteurs de létablissement
• Bien sûr les lettres (courrier interne et
  externe), projets, rapports, Email, documents
  pédagogiques, sites Web statiques,
  comptes-rendus, procès-verbaux, etc etc
• gt tout type de fichiers bureautiques,
• Mais cest aussi
• Les publications, Thèses, CV, résultats de
  recherches, ...
• Les contrats, arrêtés, notes de service,
  Conventions, Brevets, appels doffres, réponses,
  description des formations,
• Devis,

68
La GEIDE référentiel!

• Elle concerne toutes les activités de
  luniversité.
• Elle est aussi à lorigine de toute linformation
  structurée de létablissement!
• Elle est encore trop rarement associée aux actes
  de gestion (au sens large) cad référençable
  depuis ces derniers.

69
La GEIDE Référentiel!

• Elle nécessite
• Référencement homogène.
• Un identifiant unique sur létablissement!
• Indexation
• Semi-structuration (méta-données, mots clefs,
  schémas XML, sémantiques, )
• Datation et durée de vie
• Versionning, sauvegarde et archivage
• Contrôle, partage et sécurité daccès
• Respect des schémas standards permettant
  linteropérabilité, la réutilisation et le
  partage
• Sémantiques contextuelles

70
Larchitecture mono(bi)-référentiel!
CMS / GEIDE
ENT
GFC
GRH
Appli N
Cocktail-Office
GRHUM / LDAP
71
(No Transcript)
72
Le CMS GEDI
Vague (Gedi)
Cor_at_il
PIE Factures Titres Devis? Auto
prélévmt Conventions
DT / Guichet Cf CdC
SAPics / Marchés MàPA CCTPs CCAP Avenants
SaphaRI
Ccoconuts Contrats
Arrêtés
Kiwi OM Etats de liquidation
Papaye Contrats Fiches de paie
Carambole Bon de cde Factures
Modules Cocktail
Forums Cf CdC
Corossol Bons de livraions Fiches
dinventaire Fiches de MAD
ScolariX
ManGUE(GRH)
WebGenie Sites Web industriels dynamiques
Java / SWING / Ajax / HTML
GEDIBUS / EOF
WS / Mails SAM / Fax / Push / RSS
upload
Enregistrement et stockage
stockage
SGBDR
Filesystem local ou FTP ou WebDav Documents de
tous types ou formats
73
Etude engagée sur JackRabbit (Alfresco à létude)
ComposantCocktail 1
ComposantCocktail 2
ODF (rendu)
Offre DeFormation(saisie)
Agendapartagé
Annuaire de la Recherche

Web CMS


Bibliothèque de modules génériques (éditeur en
ligne, formulaires dédition,)
GEDIBUS
API CMS
Gestion des contenus (modélisation dobjets
métiers,gestion des versions, workflow,
Runtime (authentification, droits, librairie
graphique AJAX,)
API JCR
Framework de publication Apache-Cocoon
Base de contenus JCR Apache-Jackrabbit
Composants Open Source Cocktail pouvant sappuyer
sur le CMS Anyware Technologies
Composants Open Source de loffre CMS Anyware
Technologies
74
La GEIDE ça commence par La gestion du
courrier, nud déchange et recueil officiel
Une  autre  vue de la GEIDE / CMS Pour un
 autre  référentiel
75
(No Transcript)
76
Gestion des agendas
77
Le Web Recherche

• Une conséquence  naturelle  et partie émergée
  du SI Recherche

78
Exemple de lannuaire Web de Paris 5Partie
émergée, fiable, cohérente et dynamique du SI
 recherche  !
Présentation personnalisable
79
Accès par les départements
Présentation personnalisable
80
Accès par les responsables 
Présentation personnalisable
81
Accès par les tutelles.
Présentation personnalisable
82
Accès par les types déquipes
Présentation personnalisable
83
Un annuaire public unifié
Présentation personnalisable
84
Annuaire Web de la Recherche

• Des composants / briques réutilisables pour
• Une utilisation individualisée et personnalisée
  par Labo comme par exemple
• Une fiche labo
• Un annuaire de service
• Comment faire?
• Une information toujours à jour, fiable et
  cohérente nourrie par les applications ou
  personnes habilitées.
• Une information toujours vérifiable en temps réel
  pour sa certification
• Son Intranet Labo et sa gestion collaborative

85
Certification de linformation par les labos

• Au choix
• Un simple visa décentralisé des informations par
  les responsables ou leurs délégués.
• Une saisie / mise à jour déléguée auprès des
  structures

86
Une appli de consultation pour un simple visa!
Cf démo Flash
87
Vers un ENT  Recherche ?
88
Vers un ENT  recherche ?

• Intégrer et présenter lensemble de ces briques
  dans un espace individualisé et personnalisable
• Développer des interfaces simplifiées et
  spécialisées pour les  gestionnaires 
  professionnels ou occasionnels.