Proyecto de Modernizaci

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Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Sistema de Gestión de la Calidad
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Sistema de Gestión de la Calidad
Que es un SGC?
Es la manera cómo la Secretaria de Educación
dirige y controla las actividades de su
competencia que están asociadas con la
calidad. Se debe hacer un sistema NO sólo para
certificación, se debe preguntar qué aspectos de
la Secretaria están asociados con la calidad.
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Sistema de Gestión de la Calidad
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Control de documentos
Control de Registros
2
Responsabilidad de la Dirección
3
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Gestión de Recursos
5
Recursos Humanos
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Control de la realización del Proceso
7
Adquisición de Bienes y Servicios
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Identificación y Trazabilidad del proceso
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Medición, Análisis y Mejora
Proceso no Conforme
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Acciones Correctivas
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Acciones Preventivas
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Tratamiento de Quejas
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Auditorias Internas
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Sistema de Gestión de la Calidad

• Control de documentos
• Revisar y actualizar los documentos
• Asegurarse que se identifican los cambios y el
  estado de revisión actual.
• Asegurarse que las versiones pertinentes de los
  documentos aplicables se encuentran disponibles
  en los puntos de uso.
• Asegurarse que los documentos permanecen legibles
  y fácilmente identificables.
• Asegurarse que se identifican los documentos de
  origen externo y se controla su distribución,.
• Prevenir el uso no intencionado de documentos
  obsoletos, y aplicarles una identificación
  adecuada en el caso de que se mantengan por
  cualquier razón.

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Sistema de Gestión de la Calidad
Control de documentos en el MACRO N02.04
Leer y revisar los macroprocesos C, E, H y D
1
Actualizarlos, ajustándolos a la particularidad
de la secretaría teniendo en cuenta su estructura
2
Aprobarlos de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento N0204
3
Cada vez que se detecte la necesidad de una
modificación solicitar la aprobación de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento N0204
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Sistema de Gestión de la Calidad

• 2. Control de Registros
• Los registros deben establecerse y mantenerse
  para proporcionar evidencia de la conformidad con
  los requisitos, así como la operación eficaz de
  los requisitos de gestión de la calidad. Los
  registros deben permanecer legibles, fácilmente
  identificables y recuperables.
• La Secretaria de Educación debe establecer y
  conservar registros que suministren evidencia que
  el servicio o proceso ha sido controlado de
  acuerdo a los procedimientos documentados
  aplicables. Estos registros deben mostrar
  claramente si el proceso ha sido conforme. Los
  registros deben identificar la autoridad
  responsable por el control del proceso.

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Sistema de Gestión de la Calidad
Control de registros en el Macro N02.01
Organizar el archivo de gestión
Implementar las tablas de retención documental
Foliar las carpetas
Las carpetas no deben tener más de 200 folios
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Sistema de Gestión de la Calidad

• 3. Responsabilidad de la Dirección
• El Secretario de Educación y/o el comité
  directivo deben proporcionar evidencia de su
  compromiso con el desarrollo e implementación del
  Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la
  mejora continua de su eficacia, eficiencia y
  efectividad, mediante
• a) la comunicación a los funcionarios y/o
  particulares que ejerzan funciones públicas de la
  secretaría acerca de la importancia de satisfacer
  tanto los requisitos de la comunidad educativa
  como los legales,
• b) el establecimiento de la política de la
  calidad,
• c) la seguridad de que se establecen los
  objetivos de la calidad,
• d) la realización de las revisiones por la
  dirección, y
• e) el aseguramiento de la disponibilidad de
  recursos.

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Sistema de Gestión de la Calidad
4. Gestión de Recursos La Secretaría de
Educación debe determinar y proporcionar los
recursos necesarios para implementar, mantener y
verificar los requisitos de gestión de calidad y
técnicos para el control de la conformidad de
todos los procesos implementados.
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Sistema de Gestión de la Calidad

• 5. Recursos Humanos
• El personal que realice trabajos que afecten a la
  calidad del proceso y que realiza las actividades
  de control requeridas, de acuerdo con los
  procedimientos documentados aplicables, debe ser
  competente con base en la educación, formación,
  habilidades y experiencia apropiadas. Para tal
  efecto la secretaría debe
•  
• Determinar la competencia necesaria para el
  personal que realiza trabajos que afectan la
  calidad del proceso y el control de acuerdo con
  los procedimientos documentados aplicables.
• Proporcionar formación o tomar otras acciones
  para satisfacer dichas necesidades.
• Mantener los registros apropiados de la
  educación, formación, habilidades y experiencia
  de los servidores públicos y/o particulares que
  ejercen funciones públicas.
•  

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Sistema de Gestión de la Calidad

• 6. Control de la realización del proceso
• La Secretaría de Educación debe planificar y
  llevar a cabo la realización del proceso bajo
  condiciones controladas que permitan garantizar
  el cumplimiento de cada proceso.
•  Las condiciones controladas deben incluir
•  
• La disponibilidad de información que describa las
  características del proceso
• La disponibilidad de instrucciones de trabajo,
  cuando sea necesario
• El uso del equipo adecuado
• La implementación del seguimiento y de la
  medición
• La implementación de actividades de entrega del
  proceso y posteriores a la entrega

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Sistema de Gestión de la Calidad
7. Adquisición de Bienes y Servicios La
Secretaria de Educación debe asegurarse que el
producto y/o servicio adquirido para la
realización del proceso cumple los requisitos
especificados en los pliegos de condiciones,
términos de referencia o en las disposiciones
aplicables y debe establecer e implementar la
inspección u otras actividades necesarias para
lograr esto. La Secretaría debe evaluar y
seleccionar a los proveedores con base en una
selección objetiva y en función de su capacidad
para suministrar productos y/o servicios de
acuerdo con los requisitos definidos previamente
por la entidad.
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Sistema de Gestión de la Calidad
8. Identificación y trazabilidad Se debe
establecer una metodología única que permita
recuperar la información en el tiempo.
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Sistema de Gestión de la Calidad
9. Medición, Análisis y Mejora La Secretaría
debe medir y hacer un seguimiento de las
características del proceso para verificar que se
cumplen los requisitos de las especificaciones
técnicas aplicando procedimientos documentados.
Debe mantener evidencia de la conformidad con
los criterios de aceptación.
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Sistema de Gestión de la Calidad
10. Producto No Conforme La Secretaria debe
asegurar que el producto o servicio que no sea
conforme con los requisitos, se identifica con
los controles, las responsabilidades y
autoridades Debe ser un procedimiento documentado
y cuando se detecte, se debe tomar las acciones
apropiadas respecto a los efectos, o efectos
potenciales, de la no conformidad.
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Sistema de Gestión de la Calidad
11. Acciones Correctivas 12 Acciones
Preventivas La Secretaria debe tomar acciones
para eliminar la causa de no conformidades con
objeto de prevenir que NO vuelvan a ocurrir.
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a
los efectos de las no conformidades encontradas.
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Sistema de Gestión de la Calidad
13. Tratamiento de Quejas La Secretaria debe
aplicar y mantener actualizados procedimientos
documentados para la recepción y tratamiento de
las quejas de los clientes sobre los procesos
implementados. Debe existir evidencia con
relación al tratamiento dado a la queja, Se debe
mantener un registro numerado consecutivamente de
las quejas.
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Sistema de Gestión de la Calidad
14. Auditoria Interna
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Sistema de Gestión de la Calidad
Principales NO Conformidades detectadas en la
auditoria de ICONTEC 2012 sobre el SGC

1. Medición, Análisis y Mejora. INDICADORES Y
   ANÁLISIS
2. Acciones Correctivas
3. Producto no Conforme

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Fín!