Espaces de travail collaboratif et e-organisation

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Espaces de travail collaboratif et e-organisation

• Journées Réseaux humains / Réseaux technologiques
• Miguel Membrado Fondateur Directeur Général

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Présentation de Mayetic

• Création de Mayetic en 1996
• Spécialité le web collaboratif
• Créée autour dune e-organisation innovante
• Produits principaux principaux
• mayeticVillage, espaces de travail collaboratif
• Vikao, agrégateur de documents multi-format
• Web Content Manager, gestion de contenu web
• 10/2000 Mayetic lance mayeticVillage.net,
  service gratuit dexpérimentation et dusage
  illimité
• gt Web 45.000 membres, 3.000 organismes, 92 pays
• 01/2002 Lancement des offres entreprise
  mayeticVillage
• gt Version entreprise 32 références (pme, grands
  comptes,)
• 09/2002 Investissement de CDC-KINEON (Caisse
  des Dépôts et Consignations) dans Mayetic (2,2 M)

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Terminologie

• Travail collaboratif
• Œuvrer à plusieurs en vue datteindre un objectif
  commun, grâce à la mutualisation des efforts
• Groupware
• Ensemble doutils et de solutions logicielles
  permettant dimplémenter la travail collaboratif
  au sein des entreprises
• Historiquement Lotus Notes est le premier produit
  industriel de groupware (1989)
• E-Organisation
• Organisation sétant adaptée pour tirer
  pleinement profit des Nouvelles Technologies de
  lInformation et de la Communication

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Travail Collaboratif - les constats

• Plates-formes classiques de groupware (Lotus
  Notes, Microsoft Exchange, )
• ne permettent pas lappropriation des outils par
  les utilisateurs
• sont fort peu accessibles aux budgets et aux
  réalités de la plupart des organisations
• génèrent des problèmes de compatibilité entre
  intranets, extranets et/ou outils de groupware
• Les organisations ont besoin dune réactivité
  optimale face aux besoins du marché
• de plus en plus dinformation à produire, gérer,
  classer, partager, valider, archiver, traiter,
  publier, ...
• le management par projet est une évidence
  (nécessité dune vision transversale)
• Saturation des boites aux lettres
• les boîte aux lettres sont devenues, par défaut
  dautre solution, des outils de collaboration

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Une nouvelle génération doutils

• Notion despaces de travail collaboratif apparaît
  fin 90 et révolutionne le monde du collaboratif
• La plupart des applications collaboratives sont
  les mêmes et peuvent être bâties sur des
  principes génériques
• 3 axes majeurs
• De la messagerie aux espaces de travail
  collaboratif
• Du groupware aux espaces de travail collaboratif
• De la collaboration à la publication dynamique

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1. De la messagerie auxespaces de travail
collaboratif

• Messagerie seul outil de travail collaboratif
  de la plupart des utilisateurs et des entreprises
  !
• Fichiers attachés
• Gestion de dossiers
• Quelques problématiques
• Regrouper un ensemble de documents pour envoi
• Rechercher la dernière version dun document
• Dilapidation des espaces de stockage de
  lentreprise
• Illustrations

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Seul outil de travail collaboratif de la plupart
des utilisateurs et des entreprises messagerie

• Problématique 1 Saturation, Dossiers persos,
  Versions de documents

• Problématique 2 Enchevêtrement et
  désorganisation de linformation

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Seul outil de travail collaboratif de la plupart
des utilisateurs et des entreprises messagerie

• Problématique 3 Dilapidation des espaces de
  stockage de lentreprise et dispersion de
  linformation

A la 1ère étape de collaboration un .doc de 100k
800k sur les serveurs et mail box
A la 2eme étape de collaboration un .doc de 100k
1400 k sur les serveurs, puis 2200 k, etc..
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De la messagerie auxespaces de travail
collaboratif

• En résumé, exemples de problématiques
• Regrouper un ensemble de documents pour envoi
• Rechercher la dernière version dun document
• Dilapidation des espaces de stockage de
  lentreprise
• Conséquences
• Saturation des boites aux lettres
• Les logiciels de groupware nont pas résolu le
  problème
• Quelles alternatives ?
• Les espaces de travail collaboratif résolvent
  directement ces points
• Nous le vérifions tous les jours depuis 3 ans !
• Pourquoi ? /

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Une vision génériquedu travail collaboratif
Concepts génériques
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2. Du groupware auxespaces de travail
collaboratif

• Le Self-Service
• Création en self service des espaces de travail,
  24h24, 7j/7
• Organisation et Structuration des espaces par les
  gestionnaires/utilisateurs eux-mêmes
• Le Prêt à lemploi
• Toutes les fonctions collaboratives directement
  disponibles aux utilisateurs finaux
• Prise en compte complète de la chaîne
  collaborative (de la production à la publication,
  en passant par la révision/validation)
• Laccès 100 Web
• Plus de contrainte de client propriétaire
• Accès Universel aux espaces de travail (intranet,
  extranet,)
• Laccès Off-line
• Pouvoir continuer à travailler sans connexion au
  LAN ou à internet

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Couverture fonctionnelledes besoins collaboratifs

• Avantages constatés
• Orienté utilisateur
• Disponibilités à 100
• Création et structuration dun espace en qq
  minutes
• Pas de programmation
• Interface 100 web
• Coûts dacquisition les plus bas du marché
• Véritable outil de productivité pour toute
  lentreprise
• Une véritable (r)évolution dans les entreprises

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3. De la collaborationà la publication dynamique

• Publication dynamique dinformation
• Chaîne de traitement collaborative
• Création des documents en ligne
• Modification / suppression / révision /
  validation en ligne
• Publication des documents en ligne
• Nécessité dune chaîne cohérente
• Consultation générique dinformation
• Nécessité de formats universels
• Conversions à la volée en HTML
• Conversions à la volée au format Vikao
• Publication au format Acrobat

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Espaces de travail collaboratifFonctionnalités
principales

• Création despaces en self-service
• Gestion des membres et des droits daccès
• Sous-espaces de travail privés
• Création/modification/suppression de documents en
  ligne
• Partage de fichiers
• Publication de documents Office en HTML
• Publication de toute application dentreprise au
  format VIKAO
• Importation de fichiers HTML et multi-média
  (flash, audio, vidéo, ...)
• Gestion de versions de documents
• Circuits de validations multiples
• Moteur de recherche (avec indexation des
  fichiers)
• Canaux dinformations internes ou externes
• Suivi des usages (statistiques)
• Collaboratif synchrone (chat, partage
  dapplications, réunions virtuelles, )

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Structure dun espace de travail

• Membres
• Pages
• Dossiers
• Salles
• Membres
• Pages
• Dossiers
• Salles
• Etc

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Principaux usages

• Espaces projets
• Du petit projet (2 personnes) aux gros projets (gt
  250 personnes)
• Publication des planning (WinProject, PMW, etc)
  ou de plans (AutoCAD, etc) grâce à VIKAO
• Référentiel documentaire des projets
• Espaces de publication
• Prise en charge dune partie des publications de
  document de lintranet
• Publication vers les partenaires/fournisseurs/clie
  nts à travers lextranet
• Espaces  jetables 
• Durées de vie courtes pour projets temporaires
• Espaces knowledge management
• Animation de communautés de pratiques
• Capitalisation de connaissances (interconnexion
  possibles avec  mémoires dentreprises  tels
  que Documentum, Domino.Doc, etc.)
• Publication de nomenclatures produits
• Retours dexpériences
• Espaces Formation
• Infrastructure indispensable aussi en
  présentiel/distantiel

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La solution mayeticVillage

• mayeticVillage des espaces de travail
  collaboratif prêts à lemploi et accessibles en
  self-service pour tous les utilisateurs
• Service Web mayeticVillage.net gratuit
• 200 Mo gratuits par espace créé, usage illimité
• Offres payantes complémentaires de
  personnalisation ou daffiliation
• Produit mayeticVillage pour entreprises
• Intranet / Extranet collaboratifs orientés
  utilisateurs
• Club Med, France 3, OMD Europe, FNAC, CNP, etc.

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mayeticVillage, une offre commerciale pour tous
Offres Entreprises
Offres Web
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Illustrations
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e-collaboration, e-organisation retours
dexpériences
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Rex Communautés à accès gratuit

• Surprise très peu de demande dassistance
• Fréquentation assidue, quasi quotidienne sur 50
  des eC gt véritable outil de travail
• Nombre moyen de membres par communauté 7, avec
  grands écarts entre minis (1) et maxis (gt 1.000)
• Public hétérogène
• Entreprises
• Universités, Académies régionales, Lycées
• Associations parents délèves
• Collectivités locales (mairies, conseils
  régionaux, )
• Associations, ONG,
• Diffusion virale de lutilisation des communautés
  gt une fois formé, lutilisation des communautés
  devient naturelle

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Rex e-Organisation Mayetic

• Originalité Mayetic une e-Organisation depuis
  1996
• 1ère société française 100 en télétravail
• 30 personnes à ce jour
• Un modèle unique et formalisé (thèse de 3ème
  cycle en cours)
• Quatre piliers
• Système dinformation collaboratif (vital à la
  bonne marche)
• Niveaux hiérarchiques minimum et management à
  distance
• Rémunération fixe variable pour toutes les
  fonctions
• 100 mobile (bureaux fixes ou de proximité,
  télétravail, )
• Bienfaits
• Turn over quasi inexistant
• Réactivité maximale pour les clients
• Équilibre vie professionnelle / familiale
  amélioré
• Capacité à travailler de nimporte où (grèves ?)

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Rex Communautés Mayetic

• Types dutilisation
• Intranet communautés de travail et de
  publication
• Extranet pour tout projet, création dune
  communauté entre Mayetic et le Client
• Difficulté des nouveaux arrivants internes
• Culture collaborative dans le SI très rare !
• Réflexe messagerie omniprésent
• 1 mois minimum pour intégrer les bons
  comportements
• Bienfaits
• Proximité accrue entre Mayetic et ses clients
  modifie en substance la relation par ajout dun
  élément de confiance
• Référentiel dinformation absolument unique

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Rex Communautés dentreprise

• Le self-service attire en même temps quil pose
  problème
• Liberté par rapport au service informatique
• Question posée qui a le droit de créer des
  communautés ?
• gt Solution davenir pour la plupart des
  applications
• Pb de la dispersion de linformation
• Créer des communautés modèles prêtes à lemploi
  en fonction des thèmes
• Fort élément structurant pour lorganisation
• Rapidité dappropriation des concept par les
  utilisateurs
• Les organisateurs ont enfin un outil à leur
  disposition pour promouvoir lorganisation et sa
  cohérence

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Conclusion finale

• Les espaces de travail collaboratifs modifient
  les méthodes de travail
• Il faut changer ses comportements
• Cest un vrai saut qualitatif  positif  à
  effectuer, impliquant un accompagnement important
  et une volonté forte
• Le travail collaboratif et les outils associés
  seront bientôt présents partout, cest une
  évolution incontournable
• De la e-collaboration à la e-organisation
• Cest possible, et ça marche sacrément bien ? !

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Quelques ressources

• http//www.mayeticvillage.fr gt Français
• http//www.mayeticvillage.com gt Anglais
• http//es.mayeticvillage.com gt Espagnol
• FAQ Forum Formations en lignes accessibles à
  partir des pages daccueil

Nhésitez pas à créer des communautés et à faire
connaître mayeticVillage autour de vous -)
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Questions / Réponses