Les outils de travail collaboratif

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Les outils de travail collaboratif

• Examen professionnel de pupitreur
• Mars 2006

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Plan

• Les concepts du travail collaboratif
• Focus sur le contexte du MAP AGRICOLL
• Conclusion
• Questions / Réponses

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Les concepts du travail collaboratif

• Historique - années 80/90
• Création massive de base de données, milieu
  hétérogène et indépendant.
• Données structurées, mais organisation de travail
  non structurée et compliquée.
• L axe organisationnel recherche l approche
   projet  et la flexibilité.
• gtBesoin simplifier le travail collectif des
  groupes.
• gt Naissance du travail collaboratif ( Groupware
  en anglais).

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Les concepts du travail collaboratif

• Définition
• ensemble de services (ou logiciels) destinés à
  simplifier le travail collectif dune communauté
  (annuaire, messagerie, agenda partagé, forum,
  worklfow).
• Objectifs
• Offrir un espace de travail virtuel, commun et
  structuré.
• Effacer les contraintes de temps, despace et
  dinteraction n-n personnes.
• Partager et capitaliser les compétences et
  lexpérience.
• Travailler ensemble quand on nest pas ensemble

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Les outils ANNUAIRE

• Représente lorganisation dune entreprise. Il
  doit contenir et fournir des informations
  logistiques professionnelles nécessaires pour
  permettre la prise de contact et le partage
  dexpérience entre les membres de lentreprise.
• Exemples
• Les infos sur les personnes, les structures, les
  ressources matérielles,
• Les infos techniques nécessaires aux autres
  briques logicielles.
• Le standard LDAP (Lightweight Directory Access
  Protocol)
• Définit la méthode d'accès aux données sur le
  serveur au niveau du client, et non la manière
  dans laquelle les informations sont stockées.
  Actuellement version LDAP V3 - IETF (Internet
  Engineering Task Force).
• LDAP présente les informations sous forme d'une
  arborescence d'informations hiérarchique appelée
  DIT (Directory Information Tree).
• Lannuaire est le COEUR du dispositif de travail
  Collaboratif. Une mauvaise évaluation de
  lorganisation (DIT) et du contenu de lannuaire
  entraîne des limites techniques et
  fonctionnelles.

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Les outils ANNUAIRE

• Schéma de concept DIT (Directory Information
  Tree).

Racine de larbre (root entry)
ex c fr
Branche
OU (Organization Unit). Pour les structures
ex ou Société 1 
ou Direction 1
Ou Direction 2
agent 1 agent 2
ou centre 1
oucentre 2
Objets
salle 1 vidéo 1
ouService 1
Chaque objet et OU sont constitués
d attributs . Ex pour un objet agent nom,
prénom, fonction, mél, tel, Ex pour un objet
structure nom, sigle, adresse, mél, tel,
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Les outils la messagerie

• Permet le transport en temps différé
  dinformations électroniques entre personnes,
  entre personnes et application et entre
  application et application. Diffusion en mode
  asynchrone gt diffusion indépendante du temps et
  de lespace
• Protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol,
   Protocole Simple de Transfert de Courrier )
  protocole standard permettant de transférer, en
  connexion point à point, le courrier de
• Client messagerie ? (STMP) ? serveur messagerie
  
• Serveur messagerie ? (SMTP) ? serveur messagerie.
• Protocole POP (Post Office Protocol , "protocole
  de bureau de poste") permet de récupérer son
  courrier dun serveur distant (le serveur POP)
• Serveur messagerie ? (POP) ? client de messagerie
  
• Protocole IMAP (Internet Message Access Protocol)
  alternative au protocole POP3, mais offrant
  beaucoup plus de possibilités gérer plusieurs
  boîtes aux lettres, faire du partage de dossier,
  déléguer des droits sur les dossiers (lecture ou
  lecture/écriture ou droits totaux)
• Serveur messagerie ? (IMAP) ? client de
  messagerie

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Les outils AGENDA PARTAGE

• L agenda sert à organiser des réunions,
  planifier des tâches et gérer les réservations de
  ressources dune communauté
• Je peux planifier mes rendez-vous et tâches dans
  mon agenda.
• Je peux consulter le planning et les
  disponibilités de mes collègues.
• En 3  clics , Je peux organiser une réunion et
  réserver une salle.
• Je peux accepter ou refuser une invitation à une
  réunion.
• Je décide à qui je donne le droit de visibilité
  sur mon agenda.
• Je peux déléguer la gestion de mon agenda.
• Je peux synchroniser mon agenda avec mon PDA
  (mobilité).
• Clés defficacité de lagenda partagé
• Transparence
• Tenir à jour linfos dans son agenda.

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Les outils forum

• Des forums à 2 orientations
• Orienté technique  bouteille à la mer 
•  Quelquun connaît il un moyen de  
• Orienté élaboration mise en place de texte en
  commun par un groupe d utilisateurs identifiés.
• Dans tous les cas gt Expliciter les règles
  objectif , délai, rôle. Un forum doit avoir une
  vie de durée courte et faire l objet de synthèse
  et de version.
• Types de forum
• Libre (ou public),
• Restreint à un groupe (il faut disposer dun
  droit daccès),
• Modéré ? sapplique pour libres et restreints.
• NNTP (Network News Transfert Protocol)
  Protocole standard de transfert des News
  (messages dinformation) de client à serveur et
  de serveur à serveur de forum.

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Les outils workflow

• Définition Processus de travail prédéfini
  nécessitant la coordination des individus en vue
  de réaliser un ensemble de tâches structurées
  dans un ordonnancement précis et un délai
  imparti.
• Il faut disposer d outils de développement
  d applications pour bâtir les systèmes de
  coordination.
• Exemple de worflow Le remboursement de note de
  frais
• 1 - saisie du formulaire par l agent
• 2 - validation par le supérieur
• 3 - traitement par le service comptable
• Avantages
• Réduit les délais et améliore lefficacité
• Peu d acteur, règle de gestion simple
• A tout moment l état d un dossier peu être
  connu.

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Les outils schéma synthétique


Forum
Agenda
Workflow


Couche 3
Messagerie
Couche 2
Annuaire
Couche 1
Système dexploitation (OS)
Couche 0
Une solution de travail collaboratif nest jamais
figée. Elle doit évoluer et sadapter aux
besoins dune communauté pour simplifier son
travail.
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Contexte du MAP AGRICOLL

• Déployé courant 2005
• Les services offerts
• Annuaire, messagerie, agenda partagé, fiche
  navette (workflow).
• Accessible via un point unique dentrée le
  Portail web Agricoll.
• Pour qui ?
• Les agents de lAC, SD et 1000 agents de EA (soit
  16 000 agents) disposent de la messagerie, agenda
  partagé, fiche navette.
• Tous les agents AC, SD, EA disposent de
  lannuaire (30 000 agents).
• Que contient lannuaire ?
• Les agents, les structures, les listes de
  diffusions, les ressources (salle formation,
  visio, ), les fiches projets.
• Lannuaire est représentatif de lorganisation du
  Ministère.
• Organisation fonctionnelle
• Gestion de lannuaire déconcentrée par direction.
• Rôle de GLA (Gestionnaire Local Agricoll)
• Rôle de propriétaire pour les ressources, liste
  de diffusion et fiche projets.

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Contexte du MAP AGRICOLL

• Architecture
• Répartie sur 120 sites.
• Une ferme de 7 serveurs pour les agents de Paris.
• Une ferme de 5 serveurs pour les agents hébergés
  à Toulouse.
• 1 serveur en moyenne pour les sites déconcentrés
  (DDAF, DRAF, DDSV).
• 2 serveurs pour les DOM (DAF) et la CORSE dont 1
  en  spare .
• Solution logicielle
• Annuaire, messagerie, agenda suite  Sun One 
  - éditeur Sun.
• Fiche navette développement spécifique.
• Interface GLA et utilisateurs MEIBO - éditeur
  ILEX.
• Solution matérielle
• Les serveurs Sun V240.
• Les robotiques de sauvegarde Sun Storedge
• Système dExploitation Solaris 9.

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Principales solutions du marché
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Conclusion

• Clés de réussite et defficacité
• En phase de réalisation projet
• Ne pas traiter le problème sous un angle purement
  technique. Ne pas croire que c est l outil
  informatique qui va tout régler.
• Il faut une approche fonctionnelle et
  organisationnelle
• Les rôles et les acteurs par service,
• Les règles de gestion par service,
• Le périmètre et lorganisation de linfos de
  lannuaire (DIT).
• En phase dutilisation quotidienne
• Il faut une information à jour et cohérente à la
  réalité (exannuaire, agenda). Cela suppose que
  tous les acteurs joue le jeu.
• Il faut un certain niveau de transparence

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DOCUMENTATIONS

• SITI (site des Informaticiens du Ministère).
• Portail Web Agricoll lien  documentations .
• Guide animé de présentation Agricoll
• Documentation utilisateur
• Support de formation Agricoll
• Internet
• www.commentcamarche.net messagerie, annuaire.

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Les outils de travail collaboratif

• Merci de votre attention.
• Questions / réponses