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5. Áreas de reuniones
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5. Áreas de reuniones 5.1 Introducción
........pág. 89 5.2
Programación de reuniones .......pág.
91 5.3 Creación de un área de reuniones
.....................pág.97 5.4 Modificar
los datos de una reunión .......................
pág.106 5.5 Eliminar una reunión
...........................................pág.
107 5.6 Seguridad de las áreas de reuniones
....................pág.110
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5.1 Introducción.
En los espacios de proyecto y órganos, tenemos
disponible un área de reuniones.
 Este sitio utiliza una plantilla que incluye
todos los elementos esenciales para planificar,
organizar y realizar el seguimiento de las
reuniones de dicho proyecto u órgano.
Los asistentes a la reunión podrán trabajar de
forma conjunta en el contenido, siempre verán la
versión más reciente de la documentación y ya no
será necesario enviar archivos grandes a través
del correo electrónico cada vez que cambie un
documento.
Es importantísimo que todos los miembros del
equipo del proyecto o del órgano correspondiente
activen las alarmas para recibir los avisos de
las novedades que se produzcan en las
convocatorias, documentación, etc. .
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5.1 Introducción.
Mediante las convocatorias, realizadas desde
Outlook 2003 o superior, invitaremos a los
asistentes y crearemos el espacio
correspondiente. En la convocatoria de reunión,
incluiremos un hipervínculo que vaya al sitio de
la reunión, donde los asistentes pueden obtener
los detalles y ver la documentación de cada una.
La información de la reunión se centraliza en un
sitio de área de reuniones para que los
asistentes puedan tener acceso a ella en
cualquier momento si desean ver, editar o agregar
información (dependiendo de los permisos que
tengan).
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5.2 Programación de reuniones.
Para crear una reunión, vamos al calendario de
Outlook, y procedemos a crear una Nueva
convocatoria de reunión.
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5.2 Programación de reuniones.
Pinchamos en Área de reuniones y nos aparece
una pestaña lateral.
En el apartado Crear un área de trabajo nos
aparecerá la configuración (ubicación y
plantilla) de la última reunión que hemos creado.
Si la configuración seleccionada coincide con
la que necesitamos, pinchamos en Crear. Si es
diferente, pinchamos en Cambiar configuración.
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5.2 Programación de reuniones.
Configurar creación de reunión
Tenemos que definir en qué portal queremos crear
la reunión y, después, en cuál de los espacios de
reuniones alojarla, y por último con qué
plantilla.
1.- Seleccione una ubicación Desde aquí
seleccionamos el portal en el que vamos a crear
la reunión en nuestro caso, PCYP SITNA. Si no
está en el desplegable, seleccionamos Otros y
escribimos la dirección del servidor del área de
reuniones.
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5.2 Programación de reuniones.
Estamos creando una reunión en un área de
reuniones que ya existe, Por lo que marcamos
Vincular a un área de trabajo existente. Desple
gamos el combo y aparecerán los espacios de
reuniones en los que podemos crear reuniones.
Seleccionamos aquél que corresponda a nuestra
reunión. Pinchamos en Aceptar.
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5.2 Programación de reuniones.
En la parte izquierda, agregamos los asistentes,
el asunto de la reunión, y la ubicación de la
misma.
Si pinchamos en Vínculo se creará un enlace que
llevará a los asistentes directamente al espacio
creado. Esto es opcional, pero es recomendable,
ya que así al recibir el correo pinchando en el
vínculo se accederá al espacio de la reunión.
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5.2 Programación de reuniones.
Una vez convocada la reunión, aparece en el área
de reuniones, tomando automáticamente el Asunto,
la Fecha, la Ubicación de la convocatoria
realizada y los asistentes.
Recoge el asunto, la fecha, la ubicación y los
asistentes de la convocatoria.
Enlaces a las diferentes reuniones. Nos sitúa por
defecto en la próxima reunión.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
Crearemos un área de reuniones cuando hayamos
creado un proyecto nuevo. Para crearlo, tenemos
que convocar una primera reunión. A continuación
tendremos que enlazarlo con el proyecto, y el
proyecto con el área de reuniones.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
Pinchamos en Área de reuniones y nos aparece
una pestaña lateral.
Pinchamos en Cambiar configuración.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
Configurar creación de reunión
Tenemos que definir en qué portal queremos crear
la reunión, y con qué plantilla.
1.- Seleccionar ubicación Desde aquí
seleccionamos el portal en el que vamos a crear
la reunión. En nuestro caso, PCYP SITNA. Si no
está en el desplegable, seleccionamos Otros y
escribimos la dirección del servidor del área de
reuniones.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
2.- Seleccionar un área de trabajo
Marcamos en Crear un área de trabajo
nueva. Seleccionamos el tipo de plantilla para
nuestra reunión. gtgt SITNA espacio de
reuniones.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
En la parte izquierda, agregamos los asistentes,
el asunto de la reunión, y la ubicación de la
misma.
Si pinchamos en Vínculo se creará un enlace que
llevará a los asistentes directamente al espacio
creado. Esto es opcional, pero es recomendable,
ya que así al recibir el correo pinchando en el
vínculo se accederá al espacio de la reunión.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
El título del área de reuniones y la URL del
mismo, la coge del asunto de la primera
convocatoria.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
Una vez creado el espacio de reuniones, si
queremos modificar el título, vamos a Modificar
área de trabajo.
Pinchamos en Configuración del sitio.
Seleccionamos Cambiar el título y la descripción
del sitio. En la pantalla siguiente, modificamos
el título y pinchamos en Aceptar.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
Una vez hemos creado el espacio de reuniones,
tenemos que enlazarlo con el proyecto al que
pertenece. Copiamos la URL del proyecto. En el
área de reuniones, pinchamos en Enlaces.
Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la
del proyecto y en la descripción, el literal que
queramos.
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5.3 Creación de un área de reuniones.
El siguiente paso es crear el enlace desde el
proyecto para poder ir al área de
reuniones. Copiamos la URL del área de reuniones.
Vamos al proyecto, y pinchamos en Enlaces.
Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la
del área de reuniones y en la descripción, el
literal que queramos.
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5.4 Modificar los datos de una reunión.
El organizador de la reunión, desde el calendario
el Outlook hace doble clic en la reunión, y
modifica los datos de la reunión. Pinchamos en
Enviar actualización.
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5.5 Eliminar una reunión.
El organizador de la reunión haz doble clic en el
calendario, y pincha en Cancelar reunión.
Para enviar actualización, pulsamos en Enviar
cancelación. La reunión desaparece de nuestro
calendario pero sigue estando en el área de
reuniones.
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5.5 Eliminar una reunión.
Cuando una reunión es anulada, aparece el símbolo
! al lado de la fecha. Desplegamos la lista de
acciones
Mantener implica mantener el espacio de la
reunión cancelada. Eliminar implica eliminar la
reunión y toda la información que pueda
contener. Mover implica que podemos mover la
documentación automáticamente a otra reunión
existente.
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5.5 Eliminar una reunión.
Mover la reunión reemplaza el contenido de la
reunión destino. Desaparece el contenido de la
reunión original.
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5.6 Seguridad de las áreas de reuniones.

• Las distintas reuniones tienen TODAS la misma
  seguridad.
• Las asistentes a la reunión son colaboradores de
  las mismas.
• Para poder convocar reuniones hay que ser
  administrador del espacio de reuniones.