Sistem Implementasi

1
Sistem Implementasi

• Training Personal
• Konversi Sistem
• Review post-implementation
• Dokumentasi
• Dukungan lain

2
Training

• Tipe Training disesuaikan dengan keadaan
  lingkungan implementasi sistem
• Eksternal Training kursus dr vendor pelatihan
• Internal Training On the Job Training
• Belajar Sendiri
• Memilih Staf yang akan dilatih
• Terdiri dari tiga kelompok User
• Teknisi Administrator yang akan bertugas
  merawat sistem
• Application user (user pd umumnya)
• General Manager

3
Training

• Pelatihan untuk Administrator
• Set-up sistem awal
• Rutinitas harian
• Diagnosis kesalahan
• Menulis sistem log
• Trouble shooting
• Penanganan Keamanan
• Melakukan perubahan, penghapusan, restore
• Melakukan Backup / Disaster Recovery

4
Training

• Application Training
• Set up files
• Proses transaksi
• Validasi data
• Update batch
• Prosedur akhir-hari
• Mencetak laporan
• Pemahaman pesan kesalahan

5
Konversi Sistem Baru

• Konversi Sistem
• Konversi Langsung
• Konversi Paralel
• Konversi phase-in
• Konversi Pilot

6
Konversi Sistem Secara Langsung

• Disebut juga sbg Cold Turkey yaitu langsung
  menghentikan sistem lama dan menjalankan sistem
  baru
• Konversi sistem ini dilakukan apabila
• Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali
• Sistem baru bersifat kecil / sederhana
• Tidak baru menggantikan sistem lain
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan
  sistem lama
• Keuntungan adalah biaya yang relatif tidak mahal
• Kelemahan resiko kegagalan yang tinggi
• Perlu segera diikuti oleh program pengujian dan
  pelatihan

7
Konversi Paralel

• Sistem lama dan sistem baru beroperasi bersamaan
  untuk periode waktu tertentu.
• Output dari masing2 sistem dibandingkan, apabila
  terdapat perbedaan akan direkonsiliasi,
• Keuntungan resiko kegagalan rendah
• Kerugian biaya yg tinggi khususnya duplikasi
  dokumen,
• Apabila terdapat perbedaan dalam metoe produksi,
  aturan keputusan, prosedur akunting, dan model
  kendali inventarisasi maka metode konversi
  paralel tidak dapat dilakukan

8
Konversi Phase- In

• Sistem baru diimplementasikan secara gradual,
  sedikit demi sedikit -gt memeberikan waktu lebih
  utk asimilasi prubahan,
• Sistem harus disegmentasi, dan penginstalan
  sistem baru berdasarkan segmentasi tsb. Untuk
  setiap segmentasi mis. mekanisme sistem lama
  dikembangkan untuk memproses data baru, kemudian
  sistem baru yang berhubungan dg segmen tersebut
  diinstal setelah tidak terdapat kegagalan proses
  kemudian dievaluasi.
• Keunggulan proses asimilasi sistem dapat
  diminimalisasi,
• Kerugian biaya yang besar utk membuat interface
  temporer.

9
Konversi Pilot

• Sistem diinstal hanya pada sebagian organisasi
  (mis. Kantor cabang atau pabrik) sbg pilot -gt
  segmentasi organisasi
• Keuntungan resiko lebih sedikit dibandindingkan
  metode langsung, dan lebih murah dibandingkan
  metode paralel, alokasi kesalahan, alokasi
  pelatihan untuk semua organisasi.

10
Konversi File Data

• Melakukan modifikasi file yang sudah ada dalam
  bentuk
• Format
• Isi data
• Medium penyimpanan
• Metode Konversi
• Langsung
• Bertahap

11
Konversi File Langsung

• Membuat program konversi data apabila sistem lama
  menggunakan komputer, sedangkan apabila dr model
  manual ke komputer butuh waktu lama utk
  memasukkan data,
• Membuat suatu prosedur kendali
• File Master -gt pemeriksaan terhadap field dan
  records
• File Transaksi -gt perlu diperiksa apabila
  terdapat perbedaan medium / prosedur
• File Indeks -gt Key yg menghubungkan master file
• File Backup -gt Mengamankan data base apabila
  terjadi kesalahan proses atau kerusakan di pusat
  data

12
Konversi File Gradual

• File dikonversi sedikit demi sedikit,
• Rekord akan dikonversi hanya ketika menunjukkan
  aktifitas transaksi. Rekord lama yang sudah tidak
  melakukan transaksi tidak dikonversi,
• Apabila terdapat transaksi, maka kemudian akan
  dimasukkan ke sistem,
• Program mencari di file master baru utk record yg
  akan diupdate dan kemudia diproses,
• Jika record tidak ditemukan dalam file master
  baru, file master lama diakses untuk record yg
  sesuai dan rekord tersebut ditambahkan ke file
  master baru.

13
Evaluasi Sistem Baru

• Bertujuan untuk mendapatkan cara meningkatkan
  efisiensi dan efektifitas sistem baru, serta
  memberikan informasi untuk pengembangan sistem
  mendatang.
• Biasanya dilakukan setelah dua hingga enam bulan
  instalasi -gt sudah terdapat periodik pelaporan
  serta isu sistem masih baru

14
Area Peninjauan (1)

• Faktor sistem
• Faktor kelayakan TELOS (Technical, Economical,
  Legality, Operation, Schedule)
• Teknologi pendukung
• Pendanaan utk biaya teknologi, operasional,
  pemeliharaan
• Operasinal sistem yg tidak melanggar
  hukumkesesuain jadwal.
• Keterampilan personal dlm

15

• Faktor strategik PDM (Productivity,
  Differentiation, Management
• Sudah tercapainya produktivitas stl implementasi
  sistem baru
• Kontribusi terhadap diferensiasi produk dan
  layanan
• Dukungan informasi utk peningkatan kualitas
  perencanaan, pengontrolan, dan pembuatan
  keputusan manajemen,
• Faktor rancangan MURRE (Maintenability,
  Usability, reusability, extenability)
• Dokumentasi sudah komprehensive, jelas dan
  uptodate
• Mendukung CMS (Change Management System)
• Module untuk user sudah terpenuhi
• Terpenuhinya dukungan ke user
• Modul perangkat lunak dapat digunakan kembali
• Terbebas dari fault/error
• Adaptif dan fleksibel

16
Area Peninjauan (2)

• Komponen Rancangan Sistem
• Output
• Output harus sesuai, relevan, akurat dan dapat
  digunakan kembali
• Kemanan pengguna output bagi user yg tidak berhak
• Kemudahan akses
• Sesuai dengan kognitif user
• Ketepatan edit dan identifikasi laporan
• Input
• Form memenuhi kaidah pedoman dan spesifikasi
  rancangan
• Verifikator data input
• Manual pengisian form
• Proses
• Pengujian terhadap semua proses
• Peninjauan terhadap prosedur dan dokumentasi
• Prosedure pengoperasian
• Reliability sistem

17

• Database
• Pengujian penambahan record baru stl record
  terakhir
• Membuat suatu file baru
• Membaca / menulis ke file dengan label header yg
  salah
• Memproses data end-of-file
• Memasukkan record yg tidak lengkap
• Proses Back-up, recovery
• Kecepatan melakukan query
• Mengatasi batch proses secara efisien (proses
  tidak terlalu lama)
• Kendali
• Penetapan standar operasional untuk mengendalikan
  kejadian yang bersifat luar biasa.
• Rencana pemulihan sistem sudah terujikan
  (disimulasikan) dan ditetapkan,
• Terdapat kendali akses terhadap serangan virus
  maupun perusak lainnya

18

• Platform Teknologi
• Peripheral, workstation, processor, dan jaringan,
• Membandingkan kinerja dengan rancangan
• Membutuhkan komponen penunjang
• Job accounting system
• Hardware monitoring
• Software monitoring
• Konfigurasi teknologi yang optimal
• Respon time yang acceptable

19
Area Peninjauan (3)

• Keakuratan Estimasi
• Waktu menggunakan tool spt PERT, Gannt, atau
  lainnya.
• Biaya yg sebenarnya sesuai dg yg diestimasi
• Manfaat
• Tingkat dukungan
• Sumber daya tersedia
• Manajemen puncak
• Pelatihan (teknik pelatihan, user, tutor)

20
Dokumentasi

• Dokumentasi Proses
• Merekam proses pengembangan dan perawatan. Isi
  dokumentasi proses adalah perencanaan, jadwal,
  kualitas proses, standard proses.
• Dokumentasi Produk
• Menggambarkan produk yang sedang dikembangkan dr
  sudut pandang engineer pengembang/perawatan. Yg
  termasuk dokumentasi produk adalah user manual,
  help.

21
Dokumentasi Produk

• Technical manual untuk hardware dan pengoperasion
  sistem dengan kualitas penulisan yang baik dan
  jelas. Fitur yang harus terdapat dalam user
  manual
• Bagian Bagaimana Memulai
• Indeks yang komprehensif
• Tutorial
• Contoh-contoh
• Quick reference guide
• Referensi Ringkas yg menunjukkan fitur dan routin
• Ilustrasi
• Manual yg mudah diikuti, mudah dimengerti dan
  terurut secara logis

22
User Manual

• Pengantar
• Tujuan dari produk
• Lingkungan operasi
• Fungsi secara umum
• Fitur Khusus
• Keterbatasan
• Keterangan dan notasi dokumen serta terminologi

23
User Manual

• System Overview
• Komponen Hardware,
• Komponen Software
• Komponen Aplikasi
• Sistem Akses Kontrol
• Flow of system process

24
User Manual

• 2. Instalasi
• Persyaratan minimal sistem yang dibutuhkan
• Menyalin dan memback-up
• Proses instalasi
• Konfigurasi/kustomisasi produk
• 3. Tutorial
• Penjelasan langkah-demi langkah dengan contoh
• Penjelasan tiap contoh
• Pengembangan dari contoh dasar
• Penggunaan on-line Help

25
User Manual

• 4. Instruksi detail
• Keluaran dari produk
• Masukan untuk produk
• Pengoperasian produk
• Penanganan error
• Fungsi khusus
• 5. Detail Teknis
• Prinsip dari operasi
• Fitur lanjutan
• Algoritma utama yang digunakan
• Struktur data utama
• Modifikasi produk
• Cara memperoleh dukungan teknis dan informasi
  lanjutan

26
User Manual

• Pesan Kesalahan
• Trouble Shooting

27
Dokumentasi Maintenance

• Menjelaskan tata cara perawatan dan pengelolaan
  sistem yang baik.
• Maintenance Manual
• Trouble shooting manual
• Tingkat kerusakan yang ditulis biasanya hanyalah
  sampai pada level yang ringan dan tak perlu
  penanganan khusus.

28
Dokumentasi Source Code

• Penamaan variable, constant, procedure. Function
  yang jelas dan konsisten
• Memberi keterangan pada header setiap procedure,
  yang berisis
• Fungsi dari procedure
• Variable local masukan, dan keluaran
• Variable global yang digunakan dan yang
  dipengaruhi.

29
Dokumentasi Source Code

• Pada Header Program diberi
• Nama penulis program
• Editor
• Compiler dan Library yang digunakan
• Versi dan upgrade history
• Tanggal pembuatan software
• Deskripsi singkat tentang software