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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS DEPARTAMENTO
DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE
COMERCIO Tesis presentada como requisito previo
a la obtención del grado de INGENIERÍA EN
FINANZAS, CONTADOR PÚBLICO - AUDITOR  PROPUESTA
DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO y CONTABLE APLICADO
A LA EMPRESA MEGA-UNIFORMES JENNY AMPARO
ZUMBA DÍAZ ABRIL, 2014
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GENERALIDADES DE LA EMPRESAANÁLISIS DE LA
INDUSTRIA DE CONFECCIÓN DE ROPA DE TRABAJO EN EL
ECUADORGran relevancia en la economía del
país.Genera empleo directo e indirectoContribuye
al crecimiento del Sector Industrial.Su
principal competencia, artículos sustitutos
importados especialmente desde la China.Para
potencializar su crecimientoAlianzas entre
pequeñas industrias.Minimizar costos de
producción.Capacitar la mano de obra.
CAPÍTULO I
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Producción y comercialización de uniformes y ropa
de trabajo.Compañía de Responsabilidad
Limitada.Principales productos que ofrece
Camisetas, pantalones, overoles, mandiles,
etc.Mediana industria (PYME).
ANTECEDENTES DE MEGAUNIFORMES
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Misión Somos una empresa dedicada a la
producción y comercialización de uniformes y ropa
de trabajo de alta calidad para la comodidad del
usuario durante su jornada laboral, ofreciendo un
producto diferenciado que supere las
expectativas, gustos y preferencias de los
clientes y con ello generar rentabilidad Visión
En el 2017, convertirnos en una empresa
reconocida a nivel local, regional y nacional con
una amplia cobertura en el campo de ropa de
trabajo, calzado y uniformes y seguridad
industrial, cumpliendo con los estándares
requeridos para cada trabajo, utilizando los
mejores materiales del mercado.
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Normativa Legal
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ANÁLISIS EXTERNO Formulación de Estrategias.
MACROAMBIENTE
MICROAMBIENTE
ANÁLISIS EXTERNO Formulación de Estrategias.
MACROAMBIENTE
MICROAMBIENTE ANÁLISIS
EXTERNO Formulación de Estrategias.
MACROAMBIENTE
MICROAMBIETERNO Formulación de
Estrategias. MACROAMBIENTE
MICROAMBIENTE

ANÁLISIS EXTERNO Formulación de
Estrategias.
Fuente SERNA, Humberto Planificación y Gestión
Estratégica
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ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Personal administrativo calificado y con experiencia. Estabilidad de los empleados. Prestigio empresarial. Productos de calidad. Registrado en el portal de compras públicas. Posee una página web. Capacitación permanente del personal. Apoyo del estado al desarrollo de las microempresas. Acceso al mercado local y nacional. Acceso a créditos inmediatos en el sector bancario. Adquisición de nuevas tecnologías. Normativas laborales para el uso de ropa de trabajo. Restricción de las importaciones de ropa de trabajo. Confiabilidad de los clientes. Buena relación con los proveedores.
LIMITACIONES AMENAZAS
Inexistencia de un sistema contable. Existe rotación del personal en el área de producción. Falta de procedimientos de control. No tiene un proceso de producción sistematizada. No ha desarrollado Manuales de Producción. No tiene un Plan de Marketing. Proceso de cortado manual. Ingreso de productos sustitutos a bajo costo. (Competencia) Escasez de mano de obra calificada. Empresas con mayor tecnología. (Competencia) Altos costos de materias primas.
FUENTE Mega Uniformes
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CAPÍTULO 2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Formulación de las finalidades y propósitos de
una empresa plasmados en un papel (medibles y
cuantificables). y propósitos de una
empresaDefinición de objetivos a largo plazo
Directrices de crecimiento, perdurabilidad,
sostenibilidad y servicio.
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MARCO TEÓRICO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Procedimiento Sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado) PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Procedimiento Sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado) PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Procedimiento Sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado)
VENTAJAS CARACTERÍSTICAS CLASIFICACIÓN
Brinda los lineamientos para sustentar sus actividades. No son de aplicación general. Contables
Permite tener modelos de control interno. Son continuos y sistemáticos. No Contables.
Controla el desempeño del personal. Son estables. (secuencia).
Mejora el servicio y los procesos. Son flexibles.
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MANUALES ADMINISTRATIVOS y CONTABLES
OBJETIVOS VENTAJAS DESVENTAJAS
Instruir al personal Compendio de funciones y procedimientos. Considera que es costoso, limitativo y laborioso.
Contribuir a la ejecución correcta de labores, uniformidad. Proceso obligatorio en el entrenamiento del personal nuevo. Sin actualización continua, no hay efectividad.
Capacitación, adiestramiento, integración y orientación (personal nuevo) Permite evaluar objetivamente la actuación de los colaboradores. Tamaño de la compañía.
Determinar responsabilidades Ahorro de tiempo, brinda soluciones.
Facilitar el control interno (supervisión - auditoría). Facilita la reingeniería de procesos.
Uniformidad de criterios Facilita el control de los supervisores (funciones).
Evitar desperdicios de recursos (humanos y materiales)
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CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
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CONTENIDO DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS CONTABLES
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CAPÍTULO IIIPROPUESTAMANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS APLICADOS A LA
EMPRESA MEGA - UNIFORMES
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE MEGA -
UNIFORMES
FUENTE Mega - Uniformes
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA
MEGA-UNIFORMES
FUENTE Mega - Uniformes
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GENERALIDADES
Manuales Administrativos Manuales Administrativos
INTRODUCCIÓN Instrumento de apoyo administrativo.
INTRODUCCIÓN Mecanismo de inducción y orientación al personal nuevo.
INTRODUCCIÓN Facilitan el control y una adecuada gestión.
OBJETIVO Establecer procedimientos para el Área.
OBJETIVO Ser más eficientes y eficaces.
OBJETIVO Herramienta de control.
ALCANCE Área Producción COMPRAS
ALCANCE Área Comercial VENTAS
ALCANCE Área Administrativa RECURSOS HUMANOS
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PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE COMPRAS
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POLÍTICAS - PROCEDIMIENTO DE COMPRAS-
Conocimiento del Mercado, materiales, etc. -
Obtener materiales e insumos de calidad y al
menor precio. - Planificar las compras de
materiales. - Consideraciones para compra
Necesidades de producción, stock, descuento por
volumen. - Los requerimientos de compra se
harán utilizando el Formato de Requerimiento de
Compra. (Anexo 1). - El Bodeguero tendrá
acceso únicamente al módulo de bodega. - Toda
compra debe tener el respaldo de la Orden de
Compra. (Anexo 2). - Realizar Solicitud de
Cotización a más de tres proveedores. (Anexo
3). - Control de Inventarios a través de
Kárdex. (Anexo 4)
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PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE VENTAS
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• POLÍTICAS - PROCEDIMIENTO DE VENTAS
• - Verificar que las cantidades despachadas en
  bodega concuerden con la facturada.
• Todas las facturas de venta de mercadería
  deben tener su correspondiente Nota de Entrega
  Recepción. (Anexo 9).
• El crédito otorgado a clientes no será mayor
  a 30 días.
• Semanalmente se emitirá un Reporte de Ventas
  para el Gerente General y .Contador.
• Se manejará un sistema de control y valuación
  de inventarios para materia .prima e insumos
  por medio del Método de Valoración
  Promedio .Ponderado. (Anexo 10)

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PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
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CAPÍTULO IVPROPUESTAMANUAL DE POLÍTICAS
CONTABLES APLICADAS A LA EMPRESA MEGA -
UNIFORMES
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Manual de Políticas Contables Manual de Políticas Contables
INTRODUCCIÓN Unificación de criterios en el registro de las transacciones.
INTRODUCCIÓN Proporcionar información razonable y confiable.
INTRODUCCIÓN Servir de guía en el proceso contable.
OBJETIVO Establecer el tratamiento contable para las cuentas que forma parte de los Estados Financieros.
OBJETIVO Basados en la normativa de las NIIFs para PYMES.
ALCANCE ACTIVO Efectivo y sus Equivalentes, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Propiedad Planta y Equipo
ALCANCE PASIVO Cuentas por Pagar, Impuestos
ALCANCE INGRESOS
ALCANCE COSTOS y GASTOS
GENERALIDADES
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POLÍTICAS CONTABLES - CUENTAS DEL ACTIVO
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POLÍTICAS CONTABLES - CUENTAS DEL PASIVO
CUENTAS POR PAGAR
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POLÍTICAS CONTABLES - CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS
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CAPÍTULO V CONCLUSIONES

• Cuenta con personal administrativo con
  experiencia y prestigio institución.
• Mega-Uniformes no cuenta con una Planificación
  Estratégica.
• Los Manuales Administrativos y de Políticas
  Contables tienen ventajas y desventajas sin
  embargo de su correcta aplicación dependerá su
  eficiencia.
• Planificación de actividades y procesos de una
  manera empírica lo que conlleva a un inadecuado
  control.
• 5. No dispone de un sistema de control interno.
• No cuenta con Políticas Contables y
  Administrativas.
• SIN MANUALES NO EXISTEN PARÁMETROS A SEGUIR, LO
  CUAL AUMENTA EL RIESGO DE QUE EL PERSONAL REALICE
  SUS ACTIVIDADES BASADOS EN SUS PROPIOS CRITERIOS.

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RECOMENDACIONES

• Procurar mantener el personal comprometido.
• Realizar periódicamente diagnóstico FODA, lo cual
  les permitirá realizar una planificación
  ordenada.
• Los Manuales son de gran utilidad, mas por sí
  solos no se convierten en la solución a los
  problemas de las organizaciones.
• Debería implementar la Propuesta de Manuales
  Administrativos y Políticas Contables.
• La Gerencia debe considerar implementar un
  Sistema de Control Interno, como un complemento a
  la propuesta realizada.
• La Gerencia debe tener voluntad de instruir a
  quien corresponda la elaboración de políticas,
  luego aprobarlas.
• Actualización permanente de los Manuales.
• FINALMENTE CONSIDERO QUE LA GERENCIA DE
  MEGA-UNIFORMES DEBER REVISAR, APROBAR E
  IMPLEMENTAR ESTA PROPUESTA.