NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA MATR

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA MATRÍCULA DE LOS
PROGRAMAS DE PREGRADO EN LA PONTIFICIA
UNIVERSIDAD JAVERIANA Sede Central
11 de mayo de 2009
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I. ANTECEDENTES

• El incremento en los últimos años del número de
  solicitudes de devoluciones y abonos hace
  necesario agilizar estos trámites y reducir
  instancias de decisión.
• Necesidad de definir criterios claros para las
  devoluciones y los abonos.
• Incluir las situaciones que no contemplaban las
  NPGMA y que identificó Auditoría Interna en las
  Facultades.
• Incluir las disposiciones aprobadas en Acuerdos
  del CDU posteriores a la publicación de las NPGMA
  en 2004.

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II. ALCANCES DE LAS NPGAAM Pregrado

• Las NPGAAM Pregrado
• Entran a regir a partir del 2009.02 (período
  intersemestral)
• Son exclusivas para los programas de pregrado
• Aplican únicamente en la sede Central
• Introduce modificaciones a los trámites
  administrativos (los académicos se mantienen
  igual a excepción de los de Retiros Temporales)

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II. ALCANCES DE LAS NPGAAM Pregrado

• Estudiantes RAI
• Se continuará aplicando el No. 24 de las Normas y
  Procedimiento Generales para la Matrícula
  Administrativa aprobadas en 2004.
• cada crédito adicional sobre el total de la
  carga académica prevista para el período
  académico semestral causará los siguientes
  derechos De 1 a 4 créditos, el 20 de la
  matrícula completa. De 5 a 10 créditos, el 50 de
  la matrícula completa. De 11 a 20 créditos, el
  100 de la matrícula completa.

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II. ALCANCES DE LAS NPGAAM Pregrado

• Programas de Posgrado
• Continúan vigentes las Normas y Procedimiento
  Generales para la Matrícula Administrativa
  aprobadas en 2004.
• Acuerdo 362 de 2004
• Circular No. 10 -2009 del 27 de abril de 2009 de
  los Vicerrectores Académico y Administrativo
  sobre Pago de Asignaturas de Posgrado

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III. ACUERDOS DEL CDU

• Acuerdo 497 del Consejo Directivo Universitario
• Acuerdo 498 del Consejo Directivo Universitario
• Acuerdo 499 del Consejo Directivo Universitario
• Dados en Bogotá, D. C., el 12 de noviembre de
  2008

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• ACUERDO N 497
• (Modificación de Normas de Matrícula)
• EL CONSEJO DIRECTIVO
• DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
• CONSIDERANDO
• ACUERDA
• ARTÍCULO PRIMERO Aprobar el documento NORMAS Y
  PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS ASPECTOS
  ADMINISTRATIVOS DE LA MATRÍCULA DE LOS PROGRAMAS
  DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD
  JAVERIANA- Sede Central, cuyo texto está
  consignado en el Acta Nº. 724 número 3 del
  Consejo Directivo
• ARTÍCULO SEGUNDO Para la aplicación de las
  normas para matrícula aprobadas en esta sesión
  del Consejo se debe tener en cuenta
• Que por no estar aprobadas las modificaciones
  para la matrícula de los programas de posgrado
  seguirán vigentes para estos programas las normas
  que están dispuestas para ello.
• Que por razones de conveniencia académica y
  económica se declara vigente lo que el Consejo
  Directivo dispuso en el artículo segundo del
  Acuerdo 362 del 16 de junio de 2004.
• Que para los estudiantes que continúan inscritos
  en el sistema RAI no son aplicables las normas
  aprobadas hoy por el Consejo Directivo
  Universitario. Será necesario aprobar
  disposiciones transitorias para estos
  estudiantes.
• Que dadas las diferencias actuales entre la Sede
  Central y la Seccional de Cali en varios aspectos
  entre los cuales se encuentran la matrícula
  completa y la media matrícula, se considera
  conveniente que se tengan documentos distintos
  para las dos Sedes. En todo caso la Seccional de
  Cali se inspirará en el documento aprobado para
  la Sede Central y hará los ajustes
  correspondientes.

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• ACUERDO N 498
• (Modificaciones en el Reglamento de Estudiantes)
• EL CONSEJO DIRECTIVO
• DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
• CONSIDERANDO
• Que por la aprobación del documento NORMAS Y
  PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS ASPECTOS
  ADMINISTRATIVOS DE LA MATRÍCULA DE LOS PROGRAMAS
  DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD
  JAVERIANA-Sede Central, se hace necesario
  introducir algunas modificaciones en el
  Reglamento de Estudiantes.
• Que es función del Consejo Directivo
  Universitario Reformar los Reglamentos de los
  cuales hacen parte el de Estudiantes (Est.
  111,e) ,
• ACUERDA
• ARTÍCULO PRIMERO El literal o del número 7
  quedará así
• 7. Son deberes del estudiante
• o. Declarar que es beneficiario o cotizante, de
  acuerdo con la ley vigente, de servicios de salud
  y atención médica POS. Es deber del estudiante o
  de su familia, conservar vigentes dichos
  beneficios durante el respectivo período
  académico.
• ARTÍCULO SEGUNDO El literal e del número 37
  quedará así
• 37. La matricula tiene requisitos y tramites
  académicos y administrativos. Para ser efectiva,
  se requiere el cumplimiento de cada uno de los
  siguientes procesos
• e. Declaración por parte del estudiante en que
  conste que es beneficiario o cotizante de acuerdo
  con la ley vigente, de servicios de salud y
  atención médica POS. Es deber del estudiante o de
  su familia conservar vigente dichos beneficios
  durante el respectivo período académico.

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• ACUERDO N 499
• (Adición en el Reglamento de Unidades Académicas)
  
• EL CONSEJO DIRECTIVO
• DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
• CONSIDERANDO
• Que por la aprobación del documento NORMAS Y
  PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LOS ASPECTOS
  ADMINISTRATIVOS DE LA MATRÍCULA DE LOS PROGRAMAS
  DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD
  JAVERIANA-Sede Central, se hace necesario
  introducir una adición en el Reglamento de
  Unidades Académicas.
• Que es función del Consejo Directivo
  Universitario Expedir los Reglamentos de los
  cuales hacen parte el de Unidades Académicas
  (Est. 111,e) ,
• ACUERDA
• ARTÍCULO PRIMERO En el número 28 del Reglamento
  de Unidades Académicas se agrega el literal m
  (bis)
• 28. Son funciones del Director de Carrera
• m(bis). Recibir las solicitudes de retiro
  temporal y notificaciones del retiro definitivo
  de estudiantes regulares, calificar la causa de
  la solicitud, admitir o rechazar el retiro
  temporal, informar al Decano Académico sobre su
  decisión y actualizar el sistema de información
  correspondiente.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES
• La matrícula tiene requisitos y trámites
  académicos y administrativos. Para ser efectiva,
  se requiere del cumplimiento de cada uno de los
  siguientes procesos
• Certificación de los resultados académicos
  obtenidos por el estudiante en el período
  inmediatamente anterior y estar a paz y salvo con
  la Universidad.
• Expedición de la orden financiera de matrícula.
• Realización del pago de los derechos de matrícula
  dentro de los plazos establecidos en la orden
  financiera de matrícula y de acuerdo con las
  normas aprobadas por el Consejo Directivo
  Universitario.
• Definición de las asignaturas que se cursarán y
  del número de créditos que formarán parte de la
  matrícula.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES (cont.)
• Declaración por parte del estudiante en que
  conste que es beneficiario o cotizante, de
  acuerdo con la ley vigente, de servicios de salud
  y atención médica POS. Es deber del estudiante, o
  de su familia, conservar vigente dichos
  beneficios durante el respectivo período
  académico.
• Declaración por parte del estudiante en que
  conste que es beneficiario o cotizante, de
  acuerdo con la ley vigente, de servicios de salud
  y atención médica POS. Es deber del estudiante, o
  de su familia, conservar vigente dichos
  beneficios durante el respectivo período
  académico.
• Aceptación expresa del estudiante y del Director
  del Programa, de las asignaturas que el
  estudiante ha inscrito para el período académico.
  

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES (cont.)
• Es Estudiante Regular de la Universidad la
  persona que posee matrícula vigente para uno o
  varios programas académicos conducentes a título
  universitario. (Cfr. N. 2 Reglamento de
  Estudiantes)
• Matrícula Ordinaria es la que se realiza dentro
  de las fechas señaladas por el Calendario
  Académico de la Universidad. (Cfr. N. 31
  Reglamento de Estudiantes)  
• Matrícula Extraordinaria es la que se realiza
  después del vencimiento de la fecha límite para
  la matrícula ordinaria. Hasta los primeros diez
  (10) días hábiles del respectivo período
  académico requiere autorización del Decano del
  Medio Universitario. Después de este plazo, la
  matrícula extraordinaria sólo podrá ser
  autorizada, en forma excepcional, por el
  Vicerrector Académico, a petición del Decano
  Académico y del Decano del Medio Universitario
  respectivos. (Cfr. N. 32 Reglamento de
  Estudiantes)

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES (cont.)
• Modalidades de matrícula
• De acuerdo con el número de créditos matriculados
  en un período académico semestral, habrá dos
  modalidades de matrícula Matrícula Completa y
  Media Matrícula. (Cfr. N. 34 Reglamento de
  Estudiantes)
• Si el número de créditos matriculados es igual o
  superior a once (11) créditos, sin exceder de
  veinte (20) será Matrícula Completa si es
  inferior o igual a diez (10) créditos será Media
  Matrícula.
• Para la Carrera de Medicina será Matrícula
  Completa si el número de créditos matriculados es
  igual o superior a quince (15) créditos, sin
  exceder de veintiocho (28) y será Media
  Matrícula si es inferior o igual a catorce (14)
  créditos.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES (cont.)
• Retiro Temporal
• El Estudiante Regular puede solicitar retiro
  temporal del Programa Académico mediante
  comunicación escrita dirigida al Director de
  Carrera. Este calificará las causas de la
  solicitud, decidirá al respecto y actualizará el
  sistema de información correspondiente. La
  duración máxima del retiro temporal es de dos (2)
  años. (Cfr. N. 49 Reglamento de Estudiantes y el
  literal m(bis) del Reglamento de Unidades
  Académicas)

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES (cont.)
• Retiro Definitivo
• El Estudiante Regular que haya decidido su retiro
  definitivo lo comunicará por escrito al Director
  de Carrera, quien actualizará la información en
  el sistema de información correspondiente. (Cfr.
  Acuerdo 363 de 2004 del CDU sobre N. 40
  Reglamento de Estudiantes)
•  
• Cuando una persona se retira definitivamente de
  un programa académico sólo podrá reingresar a él
  por decisión del Decano Académico, previo acuerdo
  con el Decano del Medio Universitario. (Cfr.
  Acuerdo 363 de 2004 del CDU sobre el N. 40
  Reglamento de Estudiantes)

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• DERECHOS DE MATRÍCULA
• Cuando en un período académico un estudiante
  adscrito a dos o más programas académicos de
  pregrado inscriba asignaturas en más de un
  programa deberá pagar, por concepto de matrícula,
  el mayor valor entre los valores de matrícula
  fijados para dichos programas. (Cfr. Art. 8
  Acuerdo 445 de 2007 del CDU)
• En los períodos académicos intersemestrales, un
  estudiante podrá matricular hasta nueve (9)
  créditos. (Cfr. Art. 5, Acuerdo 445 de 2007 del
  CDU)
• Los derechos de matrícula del período académico
  intersemestral se calcularán de acuerdo con el
  valor de las asignaturas que matricule el
  estudiante en dicho período. El Consejo Directivo
  Universitario fijará el valor de las asignaturas.
  (Cfr. Art. 1 del Acuerdo 444 de 2007 del CDU)
•  

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• DERECHOS DE MATRÍCULA (cont.)
• El estudiante adscrito a uno o más programas
  académicos de pregrado, que ha matriculado veinte
  (20) créditos, podrá matricular un (1) crédito
  adicional, y quienes cuenten con un promedio
  ponderado acumulado igual o superior a cuatro
  punto cero (4.0) podrán matricular hasta otros
  tres (3) créditos adicionales a los veintiún (21)
  créditos académicos. Por cada crédito adicional,
  el estudiante deberá pagar el equivalente al 5
  del valor de la Matrícula Completa que le
  corresponde en el período académico semestral.
  (Cfr. Art. 3 y 7 Acuerdo 445 de 2007 del CDU)
• No habrá lugar a créditos adicionales para
  estudiantes con Media Matrícula o en período
  académico intersemestral. Los estudiantes de la
  Carrera de Medicina no podrán matricular créditos
  adicionales. (Cfr. N. 6 Acuerdo 445 de 2007 del
  CDU)
•  

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• DERECHOS DE MATRÍCULA (cont.)
• En los periodos académicos semestrales, al
  estudiante que le falta una asignatura para
  culminar su plan de estudios, la cual equivalga
  hasta un número máximo de cuatro (4) créditos,
  deberá pagar por cada crédito el equivalente al
  5 del valor de la Matrícula Completa que le
  correspondería en el respectivo período académico
  semestral.
• Al estudiante que para culminar su plan de
  estudios deba matricular de 11 a 14 créditos,
  deberá pagar además del valor de Media Matrícula
  el equivalente al 5 del valor de la Matrícula
  Completa por cada crédito que inscriba por encima
  de diez (10).
•  

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• EFECTOS ECONÓMICOS DE RESERVA DE CUPO, DE
  MODIFICACIONES DE MATRÍCULA, DE RETIRO TEMPORAL Y
  DE RETIRO DEFINITIVO
• Quien haya efectuado el pago de la totalidad de
  los derechos de matrícula o hubiere pactado
  plazos con la Universidad para el pago de la
  misma, y conociese con posterioridad su situación
  de exclusión tendrá derecho a la devolución o
  abono del 100 de lo pagado siempre y cuando lo
  solicite durante el período lectivo para el cual
  efectuó el pago.
• El Admitido o Estudiante Regular que haya
  efectuado el pago de los derechos de matrícula y
  solicite Reserva de Cupo, Retiro Temporal o
  Definitivo, según sea el caso, deberá manifestar
  en su solicitud su interés en el abono o
  devolución.
•  

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• EFECTOS ECONÓMICOS DE RESERVA DE CUPO, DE
  MODIFICACIONES DE MATRÍCULA, DE RETIRO TEMPORAL Y
  DE RETIRO DEFINITIVO (cont.)
• Modificaciones de Matrícula
• Cuando el Estudiante Regular modifica su
  Matrícula Completa a Media Matrícula tendrá
  derecho a solicitar el abono o devolución
  correspondiente hasta el décimo día hábil después
  del inicio de las actividades académicas del
  periodo lectivo para el que realizó el pago.
  Después de esta fecha no tendrá derecho a
  devolución o abono alguno.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• EFECTOS ECONÓMICOS DE RESERVA DE CUPO, DE
  MODIFICACIONES DE MATRÍCULA, DE RETIRO TEMPORAL Y
  DE RETIRO DEFINITIVO (cont.)

Abonos

• Numerales 35 -42
• Al Admitido o Estudiante Regular al que se le
  haya aprobado el abono de un porcentaje de lo
  pagado, no podrá solicitar posteriormente la
  devolución correspondiente.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• EFECTOS ECONÓMICOS DE RESERVA DE CUPO, DE
  MODIFICACIONES DE MATRÍCULA, DE RETIRO TEMPORAL Y
  DE RETIRO DEFINITIVO (cont.)

Devoluciones

• Numerales 43-48
• Al Admitido o Estudiante Regular al que se le
  haya aprobado la devolución de un porcentaje de
  lo pagado, no podrá solicitar posteriormente el
  abono correspondiente.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• FORMA DE PAGO DE LOS DERECHOS DE MATRÍCULA
• Los Derechos de Matrícula podrán ser pagados de
  contado, por medio de auxilios y financiación
  concedida por terceros, o por financiación
  concedida por la Universidad a corto, mediano y
  largo plazo, dentro de los plazos y las
  condiciones fijadas por el Vicerrector
  Administrativo, de común acuerdo con el
  Vicerrector Académico.
• En el caso de pago por medio de auxilios y
  financiación concedidos por terceros, el
  estudiante deberá presentar previamente el
  documento por medio del cual el tercero se
  compromete a pagar el valor de la matrícula
  respectiva. La Universidad decidirá sobre la
  aceptación del documento, podrá verificar la
  solvencia y condiciones económicas del tercero
  que asume la obligación de este pago y, si fuere
  el caso, abstenerse de expedir la orden
  financiera de matrícula. Vencido el plazo fijado
  en la orden financiera de matrícula, el tercero o
  el estudiante deberá pagar los intereses
  moratorios correspondientes.

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IV. PRINCIPALES MODIFICACIONES

• OTRAS DISPOSICIONES
• La Universidad podrá informar a los padres o
  acudientes del estudiante acerca de los cambios
  en la modalidad de matrícula y retiros, así como
  sus efectos económicos.
• Las presentes Normas y Procedimientos Generales
  derogan las normas y procedimientos expedidos con
  anterioridad sobre el mismo tema.

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V. RESUMEN

• Las solicitudes de retiros, devoluciones y abonos
  se deben presentar al Director de Carrera y no
  al Decano Académico.
• Implementación de un formulario para la solicitud
  de abono o devolución
• Una vez aprobado un abono el estudiante no podrá
  solicitar devolución.
• Una vez aprobada una devolución el estudiante no
  podrá solicitar abono.
• Solamente tienen derecho de abono o devolución
  los estudiantes que lo soliciten antes y hasta el
  último día hábil de la sexta semana del período
  académico semestral para el cual realizó el pago.

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Gracias por su atención