COORDINACI

1
COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
2
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
FECHA DE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2007
DATOS GENERALES
ORGANIGRAMA

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR DIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS. UNIDADES ADMINISTRATIVAS
BAJO SU COORDINACIÓN NINGUNA. COORDINACION
HORIZONTAL COORDINACIÓN DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO, COMPRAS, PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD, TESORERA, RELACIONES LABORALES,
NÓMINA,, COMUNICACIÓN, PUBLICACIONES, SISTEMAS,
CÓMPUTO Y COORDINACIONES ACADÉMICAS..
NIVEL JERÁRQUICO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS
III
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
IV
COORD. DE COMPRAS
COORD. DE SERVICIOS GENERALES
COORD. DE OBRAS Y MTTO.
V
OBJETIVOS DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES.

• REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS
  EN FORMA EFICIENTE Y EFICAZ PARA PROPORCIONAR LOS
  SERVICIOS EN GENERAL QUE REQUIERA EL COLEGIO A
  FIN DE COADYUVAR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
  Y ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y
  ACADÉMICAS, OPTIMIZANDO LOS RECURSOS DE LA
  INSTITUCIÓN.

3
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES

• SOLICITAR LOS RECURSOS PARA REALIZAR EL PAGO DE
  SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LA INSTITUCIÓN.
• PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE BASES DE
  LICITACIÓN E INVITACIÓN, DEFINIENDO LAS
  CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS SERVICIOS A
  CONTRATAR, ASI COMO EN EL PROCESO DE LICITACION.
• PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR
  INVITACIÓN, PROPONIENDO LOS SERVICIOS Y EN EL
  DICTAMEN ECONÓMICO EN BASE A LAS TABLAS DE
  COTIZACIONES.
• SUPERVISAR EL ASEGURAMIENTO DE TODOS LOS BIENES
  PATRIMONIALES Y DEL PARQUE VEHÍCULAR PROPIEDAD
  DE LA INSTITUCIÓN MEDIANTE LA CONTRATACIÓN
  OPORTUNA DE SEGUROS ATENDIENDO LOS LINEAMIENTOS
  Y NORMATIVIDAD VIGENTES PARA EL EFECTO.
• COORDINAR Y SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DE TODOS LOS
  SERVICIOS EXTERNOS QUE SE PROPORCIONAN A LA
  INSTITUCIÓN.
• COORDINAR LA RENOVACION DE LOS CONTRATOS DE
  ARRENDAMIENTO, SEGUROS Y DEMÁS SERVICIOS A TRAVES
  DE CONVENIOS ADICIONALES, GESTIONANDO EN SU CASO,
  LAS JUSTIFICACIONES Y AUTORIZACIONES DE LA
  INDAABIN.
• PROPORCIONAR TODOS Y CADA UNO DE LOS SERVICIOS
  QUE REQUIERAN LAS ÁREAS ACADÉMICAS Y
  ADMINISTRATIVAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS
  OBJETIVOS Y FUNCIONES.
• SUPERVISAR QUE SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE
  EL SERVICIO DE TRANSPORTE AL PERSONAL O EL
  PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS Y RESPETANDO SIEMPRE EL
  REGLAMENTO DE TRANSPORTE INTERNO, ASÍ COMO
  VIGILAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
  NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES.
• SUPERVISAR EL ADECUADO USO DE LOS VALES DE
  COMBUSTIBLE, PROCURANDO DAR SEGUIMEINTO
  PERMANENTE A LAS BITÁCORAS RESPECTIVAS.
• ELABORAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
  Y PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR DE LA
  INSTITUCIÓN PARA MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES
  EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS.
• COMUNICAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ASESORIA
  EXTERNA EN MATERIA DE SEGUROS, ASI COMO GESTIONAR
  LAS RECLAMACIONES DERIVADAS DE CUALQUIER
  SINIESTRO.
• ESTABLECER Y SUPERVISAR LAS POLÍTICAS INTERNAS
  PARA PROPORCIONAR LOS DIFERENTES SERVICIOS.
• ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA
  OBSERVACIÓN A SU ÁREA QUE LA SECRETARÍA DE LA
  FUNCIÓN PÚBLICA O CUALQUIER OTRA INSTANCIA
  FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVÉS DE SUS
  AUDITORÍA Y REVISIONES PERIODIDAS, ASI COMO DARLE
  SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMEINTO HASTA SU
  SOLVENTACION.

4
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
FUNCIONES DE LA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES

• SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS
  INTEGRANTES DE LA COORDINACION A SU CARGO.
• ATENDERA LAS DISPOSICIONES QUE EN MATERIA DE
  AUSTERIDAD EMITA LA SECRETARIA DE LA FUNCION
  PUBLICA Y LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO
  PUBLICO.
• PARTICIPAR EN LOS COMITÉS QUE SE INTEGREN PARA LA
  EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN DE LOS
  SERVICIOS.
• SUPERVISAR QUE EL SERVICIO DE TELEFONÍA SE
  PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE Y GESTIONAR EL
  COBRO DE LAS LLAMADAS PERSONALES.
• VIGILAR LA CONSERVACIÓN, MANTENIMIENTO,
  PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS
  (SALAS DE JUNTAS, AUDITORIO, CAFETERIA Y CUADROS
  DE AREAS COMUNES) ASIGNADAS A LA COORDINACIÓN.
• APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN EL
  ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS EN
  MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
  ARCHIVOS
• ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN LOS
  PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA FACILITAR EL
  ACCESO A LA INFORMACIÓN
• ELABORAR, EN COORDINACIÓN CON LOS ARCHIVOS DE
  TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO, EL CUADRO
  GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, EL
  CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, ASÍ COMO EL
  INVENTARIO GENERAL DE LA ENTIDAD
• SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE LOS ARCHIVOS DE
  TRÁMITE
• ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE
  CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA PARA LA
  ENTIDAD
• SUPERVISAR EL REGISTRO DE LOS TITULARES DE LOS
  ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.
• ATENDER LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN Y
  DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, CON BASE EN LA
  NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO GENERAL
  DE LA NACIÓN.
• COORDINAR CON EL ÁREA DE SISTEMAS DE LA ENTIDAD,
  LA AUTOMATIZACION DE LOS ARCHIVOS Y A LA GESTIÓN
  DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

5
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
DESCRIPCIÓN DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES.
DATOS GENERALES
ESCOLARIDAD
HABILIDADES
EXPERIENCIA
DENOMINACIÓN DEL PUESTO COORDINADOR DE
SERVICIOS GENERALES. NIVEL JERARQUICO V.

• LICENCIATURA EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN.

• HABER DESEMPEÑADO UN PUESTO SIMILAR O AFIN MÍNIMO
  2 AÑOS.

• VISIÓN INSTITUCIONAL.
• NEGOCIADOR.
• DON DE MANDO.
• LIDERAZGO.
• AUTORIDAD.
• CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA.
• CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL.
• ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIÓN.
• TRABAJAR BAJO PRESIÓN.
• CAPACIDAD DE GESTIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOS.
• CAPACIDAD DE ANÁLISIS
• SENTIDO DE COLABORACIÓN
• TRABAJO EN EQUIPO.

RESPONSABILIDAD
REQUISITOS

• PROPORCIONAR Y DOTAR DE TODOS LOS SERVICIOS EN
  GENERAL QUE SE REQUIERAN PARA LA EJECUCIÓN DE LAS
  ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS A FIN DE
  FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE EL COLEF.

• TÍTULO PROFESIONAL.
• COMPROBANTE DE EXPERIENCIA.
• DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.

6
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES

• REPORTE Y BITACORA DE REPARACIONES DEL PARQUE
  VEHÍCULAR.
• REPORTE DE LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA.
• REPORTE Y BITACORA DE PRESTAMO VEHÍCULAR
• RELACIÓN DEL PERSONAL QUE TIENE ASIGNADA TARJETAS
  DE FOTOCOPIADO.
• PROGRAMA DEL PAGO DE SERVICIOS.
• REPORTES DE VALES DE GASOLINA.
• REPORTES DE TARJETAS IAVE.
• PADRON DE ASIGNACION DE TARJETAS IAVE.
• REPORTES PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
  EN MATERIA DE SERVICIOS.
• REPORTE DE VENCIMIENTO DE LOS CONTRATOS DE
  ARRENDAMIENTO Y SEGUROS.
• CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
  CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
• CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN
  Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
• PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y
  CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.
• CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.

DOCUMENTOS A GENERAR