MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

1
MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

• Mempersiapkan pertemuan/rapat
• Menyelenggarakan pertemuan/rapat
• Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
• Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat

2
KD 1. Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat

• INDIKATOR 1.1 Melakukan pertemuan dan peserta
  yang hadir sesuai dengan kebutuhan
• 1.2 Pengaturan pertemuan dibuat berdasarkan
  kebutuhan dan dirancang waktunya
• 1.3 Agenda dibuat berdasarkan pada tujuan
  pertemuan yang telah ditetapkan
• 1.4 Informasi yang ada dalam agenda adalah yang
  akan didiskusikan
• 1.5 Bahan untuk pertemuan telah disiapkan dan
  dikirim kepada peserta sesuai dengan waktu
  yang telah dibuat
• MATERI - Ruang lingkup rapat
• - Persiapan rapat
• KEGIATAN - Menjelaskan pengertian tentang rapat
• PEMBELAJARAN - Menjelaskan tujuan rapat
• - Menyebutkan jenis-jenis rapat
• - Mengidentifikasi keperluan rapat
• - Menjelaskan macam-macam tata ruang rapat
• - Menjelaskan teknik menyusun undangan rapat
• - Menjelaskan teknik menyusun acara
• - Menyiapkan bahan dan alat dengan cekatan
• - Membuat proposal, undangan, dan menyusun
  acara rapat dengan teliti dan bertanggung
  jawab
• - Menata ruang rapat dengan cekatan

3

• Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2
  terbitan balai pustaka

Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu sidang majelis
4
Etika komunikasi oleh Samsil Rambe
Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau
organisasi yang akan membicarakan sesuatu masalah
atau kepentingan bersama untuk memberikan
penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan
sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh
suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.
Bisnis dan Manajemen
5
Surat menyurat dan komunikasi menurut Cut Rozanna

Rapat adalah pertemuan antara para anggota di
lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan
atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut
kepentingan bersama.
Bisnis dan Manajemen
6
Kesimpulan
Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang
membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk
memberikan penjelasan atau memecahkan suatu
persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh
kesepakatan bersama.
Bisnis dan Manajemen
7
Tujuan Rapat

• Untuk memecahkan suatu masalah.
• Untuk menyampaikan informasi, perintah,
  pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi

Bisnis dan Manajemen
8

• Jenis-jenis Rapat

• Rapat Berdasarkan Tujuan
• Rapat Berdasarkan sifat
• Rapat Berdasarkan jangka waktu
• Rapat Berdasarkan Frekuensi
• Rapat Berdasarkan Nama

Bisnis dan Manajemen
9

• Berdasarkan Tujuan
• Rapat Penjelasan
• Rapat Pemecahan Masalah
• Rapat Perundingan
• Berdasarkan Sifat
• Rapat Formal
• Rapat Informal
• Rapat Terbuka
• Rapat Tertutup

10

• Berdasarkan Jangka Waktu
• Rapat Mingguan
• Rapat Bulanan
• Rapat Semester
• Rapat Tahunan
• Berdasarkan Frekuensi
• Rapat Rutin
• Rapat Insidental

11

• Berdasarkan Nama
• Rapat Kerja
• Rapat Dinas
• Musyawarah Kerja

12

• Syarat-Syarat Rapat
• Persiapan Rapat
• Pelaksanaan Rapat

13

• Persiapan Rapat
• Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
• Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
• Penentuan Tempat
• Akomodasi
• Konsumsi
• Media/Peralatan

14

• Pelaksanaan Rapat
• Suasana Rapat berlangsung terbuka
• Peserta Rapat berpartisipasi aktif
• Adanya kendali dari ketua rapat
• Hindarkan debat kusir
• Bahasa harus komunikatif
• Hindarkan monopoli ketika berbicara
• Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
• Adanya Notulen
• Acara Rapat
• Media Rapat
• Waktu

15

• Unsur-unsur rapat
• Tujuan Rapat
• Masalah yang akan dibicarakan
• Pemimpin Rapat
• Peserta Rapat
• Media Rapat
• Notulis

16
1. Tujuan Rapat

• Untuk memecahkan suatu masalah.
• Untuk menyampaikan informasi, perintah,
  pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar
  ekstern.

Bisnis dan Manajemen
17
2. Masalah yang akan dirapatkan
Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang
dan berat yang memerlukan penanganan dengan
sesegera mungkin dan ada pula yang dapat
ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula
salah satu cara dengan mengadakan rapat.
3. Pemimpin Rapat

1. Tipe otoriter
2. Tipe demokratis
3. Tipe laissez-faire

Bisnis dan Manajemen
18
4. Peserta Rapat

• Sifat atau karakter peserta rapat
• 1) Tipe pemersatu
• 2) Tipe perantara
• 3) Tipe pendengar
• 4) Tipe pemberi semangat
• 5) TIpe inisiatif
• 6) Tipe pemberi informasi
• 7) Tipe penyerangan

b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang
pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai
penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil
keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin
Bisnis dan Manajemen
19
5. Media Rapat

1. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
2. Lampu penerangan
3. Flip chart
4. Sound system
5. Alat tulis
6. OHP, komputer dll,.

6. Notulis Notulis adalah seseorang yang
menulis Notula, Sedangkan Notula adalah
Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan
dalam rapat
Bisnis dan Manajemen
20

• Teknik Penyelenggaraan Rapat
• Persiapan rapat
• Pelaksanaan Rapat
• Pelaporan
• Sarana Komunikasi/bahasa

21
1. Persiapan rapat

• Persiapan administrasi
• Persiapan ruangan
• Persiapan akomodasi konsumsi
• Kesehatan dan keamanan

Bisnis dan Manajemen
22
2. Pelaksanaan rapat

• Pembukaan rapat
• Pembagian tugas
• Rapat kelompok
• Rapat pleno
• Perumusan
• Reproduksi

Bisnis dan Manajemen
23
3. Pelaporan

• Pelapor
• Penerima laporan
• Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa)

• Paragraf yang runtut
• Kalimat yang efektif

Bisnis dan Manajemen
24

• Keperluan Rapat
• Bahan
• Alat Tulis dan Perlengkapan
• Akomodasi

Bisnis dan Manajemen
25

• Bahan
• Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya
• Makalah yang akan dibahas dalam rapat
• Peraturan-peraturan yang diperlukan
• Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media
  cetak/elektronik.

26

• Alat Tulis dan Perlengkapan
• Pensil, Bolpoin, Penghapus
• Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal
  rapat, dokumen dokumen sehubungan dengan masalah
  yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat
• Komputer/Laptop
• Sound System
• Overhead Proyektor (OHP)
• Video
• Tape Recorder
• White Board
• Camera

27

• Akomodasi dan Konsumsi
• Hotel/Penginapan
• Transportasi
• Makanan dan Minuman

28
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

• Macam-macam Tata Ruang Rapat
• Perencanaan Cahaya
• Perencanaan Warna
• Perencanaan Udara
• Penataan Suara

29

• Perencanaan Cahaya
• Cahaya Penerangan yang cukup merupakan
  pertimbangan yang penting dalam tata ruang
  kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya
  menimbulkan ketegangan otot, kelellahan mata,
  serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya
  pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya
  yang baik.

30

• Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia
• Cahaya Langsung
• Cahaya Setengah Langsung
• Cahaya Tidak Langsung
• Cahaya Setengah tidak Langsung

31

• Perencanaan Warna
• Warna merupakan faktor penting untuk memperbesar
  efisien kerja para pegawai dan warna akan
  mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka
  seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai,
  tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan
  menyenangkan.
• Para ahli membedakan tiga warna pokok
• Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan
• Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari
  berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar
  menimbulkan perasaan riang gembira
• Warna biru merupakanwarna langit dan samudera
  yang menggambarkan ketentraman.

32
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

• Perencanaan Udara
• Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu
  memperhatikan
• Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat
  AC.
• Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja.
• Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya
  dipakai oleh para pekerja.

33

• Penataan Suara
• Suara-suara bising dan gaduh dapat menggangu
  konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran
  orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil
  kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya
• Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan
  penyadap suara.
• Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
  tertutup rapat.
• Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak
  banyak mengeluarkan suara.

34

• Teknik Menyusun Undangan Rapat
• Surat Undangan resmi
• Surat Undangan tidak resmi
• Surat Undangan setengah resmi

35

• Surat Undangan Resmi
• Surat Undangan yang dibuat oleh suatu
  organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar
  orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat
  menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak
  yang mengundang.
• Contoh Undangan Rapat dinas

36

• Surat Undangan tidak resmi
• Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan
  mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang
  dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh
  yang mengundang.
• Contoh Undangan Pernikahan,
• Khitanan, dan Syukuran.

37

• Surat Undangan Setengah Resmi
• Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu
  Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi.
• Contoh Halal bihalal dan
• Ulang tahun Perusahaan

38

• Syarat Penulisan Bahasa Surat
• Nada bahas surat harus tepat
• - Hindari kata-kata atau kalimat
• majemuk
• - Perhatikan aturan tata bahasa
• - Terapkan sopan santun penulisan
• bahas surat yang lazim
• Penggunaan Kalimat Sederhana
• - Susunan Kata yang teratur yang menyatakan
  suatu
• pengertian. Kalimat yang dikehendaki
  singkat
• tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa
  yang
• benar, tidak panjang atau berulang-ulang,
  
• sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

39

• Rumusan Isi Surat
• Isi Surat harus jelas dan sopan yang
  dirumuskan
• secara singkat dibagian hal atau perihal.
• Kejelasan Makan
• - Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang
  
• lazim (tidak umum) dan kalimat yang
• berbelit-belit.
• - Pemilihan kata yang tepat, susunan
  kalimat yang
• sederhana dan ungkapan yang wajar, serta
• tulisan yang jelas dan benar.
• - Penggunaan ejaan dan tanda baca yang
  tepat
• serta gunakan singkatan yang sudah biasa
  
• dipakai

40

• Pengaturan Alinea
• Untuk Mengetahui dari Instansi
• mana surat tersebut dikirimkan.
• Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan,
• dan tahun surat dikeluarkan.
• Untuk mengetahui tentang atau perihal
• surat dikirimkan
• Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan
• keinginan pengirim.
• Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan
• penanggung jawab surat.
• Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang
• dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

41

• Penempatan bagian-bagian surat
• Kepala Surat
• Pembukaan
• Isi Surat
• Penutup

42

• Kepala Surat
• Pada bagian ini dicantumkan nama
  Instansi/Lembaga, alamat instansi/lembaga, nomor
  telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

43

• Pembukaan
• Tanggal surat, bulan, dan tahun
• Nomor surat, membuat nomor surat
• dibuat/dikeluarkan
• Lampiran
• Hal/Perihal
• Nama dan alamat surat yang
• dikehendaki oleh penulis/pembuat
• surat
• Salam Pembuka

44

• Isi Surat/tubuh surat
• Merupakan uraian lengkap dan jelas tentang
  masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan
  dikirimkan. Biasanya dituangkan kedalam alinea
  pembuka, alinea isi dan alinea penutup.

45

• Penutup
• Penutup surat terdiri dari
• Salam Penutup
• Tanda tangan pejabat

46

• Teknik menyusun agenda
• dan acara rapat
• Teknik
• Pengetahuan dan kepandaian membuat
• sesuatu
• Cara sistematis mengerjakan sesuatu
• Agenda
• Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
• Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

47

• Acara
• Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam rapat
  dan perundingan)
• Rapat
• Pertemuan untuk membicarakan
• sesuatu
• Sidang untuk membahas masalah yang
• berkenaan dengan bidang pekerjaan yang
• dihadapi

48

• Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda
  rapat
• Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
• Mengetahui tema dan tujuan rapat
• Mengetahui keadaan calon peserta rapat
• Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
  pelaksanaan rapat
• Mengetahui peralatan yang akan digunakan
• Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
• Mengetahui keadaan ruang rapat
• Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
• Mengetahui tata tertib rapat

49

• Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara
  rapat
• Acara disusun sesuai dengan pokok
• permasalahan
• Urutan acara rapat terdiri dari

• Pembukaan
• Pengarahan dari pemimpin rapat
• Pelaksanaan rapat
• Pembawa acara membacakan hasil rapat
• Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
• Mengetahui tema dan tujuan rapat

50

• Mengetahui keadaan calon peserta rapat
• Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
  pelaksanaan rapat
• Mengetahui peralatan yang akan digunakan
• Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
• Mengetahui keadaan ruang rapat
• Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
• Mengetahui tata tertib rapat

51

• Contoh Agenda Rapat
• Pertemuan para eksekutif muda
• Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
• pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
• Presidential Hotel Indonesia.
• Agenda
• 1. Laporan dari rapat sebelumnya
• 2. Perkenalan produk baru
• 3. Tanggapan terhadap produk baru
• 4. Pemasaran produk/promosi
• 5. Pembagian wilayah pemasaran6. Persiapan
  promosi
• 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

52

• Contoh Susunan Acara Rapat
• Judul Rapat Pemasaran Produk Terbaru
  
• 
  Perusahaan
• Pemimpin Rapat Direktur Utama Bapak Susilo,
  S.E.
• Acara
• Pembukaan diawali dengan doa
• Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua
  Penyelenggara rapat
• Pengarahan Rapat
• Perkenalan produk baru
• Tanggapan dan tanya jawab
• Pembagian kelompok kerja
• Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
• Cara pemasaran produk/promosi
• Pembagian wilayah pemasaran
• Persiapan promosi
• Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
• Kesimpulan rapat

53

• Contoh Isi Surat Undangan Rapat
• Dengan hormat,
• Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat
  yang akan diselenggarakan pada
• Hari/tanggal Senin/11 Juli 2004
• Waktu Pukul 1O.OO
• Tempat Grand Mahakam
• Jl. Pattimura IV Jakarta
• Acara Rapat kerja bagi Guru dan
• Tata Usaha
• Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon
  kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
• Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
  kasih.

54

• Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai berikut
• Kata Pengantar
• Pendahuluan
• Maksud dan tujuan
• Jenis kegiatan
• Rencana Kerja
• Lokasi atau tempat kegiatan
• Waktu kegiatan
• Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia
  pelaksanaan kegiatan
• Dana
• Harapan
• Lampiran-lampiran

55

KD 2. Menyelenggarakan Pertemuan

• INDIKATOR 2.1 Pertemuan dipimpin menurut prosedur
  perusahaan dan tata cara pertemuan
• 2.2 Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi
  dipakai agar dapat membuka dan mendorong adanya
  komuniksi yang baik
• 2.3 Kesepakatan mengenai tujuan dan
  penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai
• 2.4 Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan
  lengkap
• 2.5 Seluruh peserta diberi kesempatan untuk
  memberi gagasan
• 2.6 Pertemuan dikelola secara terarah agar
  tujuan tercapai
• 2.7 Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan
  berikutnya telah disetujui dan didasarkan pada
  kesepatan peserta
• 2.8 Notulen dicatat dengan benar
• MATERI - Pengelolaan pertemuan
• - Etika pertemuan
• KEGIATAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapat
• PEMBELAJARAN - Menjelaskan teknik memimpin rapat
• - Menjelaskan teknik mengajukan pendapat
• - Memahami tata tertib rapat
• - Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume
  rapat
• - Menerapkan teknik membuka, memimpin,
  mengajukan pendapat, dan menyusun notula dan
  resume rapat dengan benar
• - Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat

56

• Teknik Membuka dan Menutup rapat
• Teknik Membuka rapat
• Kalimat pembuka harus menarik
• Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan
  motivasi para pendengar secara cermat
• Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang
  materi/topik yang akan dibahas
• Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari
  pembicaraan
• Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi
  menarik perhatian para pendengar
• Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa
  teknik
• - Penggunaan data
• - Anekdot
• - Membuat Pertanyaan
• - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan
  istimewa
• - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan
  kutipan dari
• kitab suci

57

• Teknik Menutup Rapat
• Menyusun ringkasan atau kesimpulan
• Pada akhir pembicaraan, pembicara harus
  mengulangi garis besar isi atau topik yang telah
  dibahas.
• Kalimat Penutup
• Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup
  pembicaraan, yaitu
• - Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan
  yang
• singkat
• - Berisi anjuran kepada pendengar
• - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
• - Usahakan agar pendengar merasa senang,
  tersenyum,
• bahkan tertawa
• - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa,
  syair,
• kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

58

• Teknik Memimpin Rapat
• Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang
  pemimpin rapat, antara lain
• Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan
  yang luas
• Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
  jalannya rapat
• Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,
  berwibawa, dan tegas
• Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu
  lintas jalannya rapat
• Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah
  dalam mencapai tujuan rapat
• Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta
  rapat memiliki kesempatan untuk memberikan
  gagasan
• Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur
  perusahaan dan tata cara pertemuan

59

• Teknik Mengajukan Pendapat
• Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai
  berikut
• Pertanyaan Langsung
• Pertanyaan Umum
• Pertanyaan Terbuka
• Pertanyaan Mengembalikan
• Pertanyaan dipindahkan
• Pertanyaan Faktual
• Pertanyaan Retoris
• Pertanyaan Penghargaan
• Leading Question

60

• Tata Tertib Rapat
• Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara
  lain sebagai berikut
• 1. Peraturan sebelum rapat dimulai
• a. Peserta rapat hadir tepat waktu
• b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
• c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
• peralatan sesuai dengan isi surat
  undangan
• d. Bila tidak dapat hadir ada
  pemberitahuan
• e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
• pemberitahuan dalam surat undangan

61

• 2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
• a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
• ditentukan
• b. Tata tertib berbicara, bersikap
• c. Tata tertib bertanya
• d. Tata tertib mengerjakan tugas
• perorangan/kelompok
• e. Tata tertib istirahat/makan/minum
• 3. Peraturan pada saat selesai rapat
• a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
• b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

62

• Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat
• Pengertian Notula
• Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
  rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
• Macam-macam notula
• - Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan
  secara
• kata demi kata dari seluruh pembicaraan
  dalam rapat
• tanpa menghilangkan atau menambahkan kata
  lain.
• - Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas
  tentang
• pembicaraan dalam rapat

63

• Fungsi Notula
• Sebagai dokumen dan alat bukti
• Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak
  hadir
• Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
• Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
• Sebagai dokumen
• Sebagai alat untuk rapat semu

64

• Isi notula

• Judul notula beserta nama organisasi atau unit
  organisasi atau
• yang menyelenggarakan rapat.
• Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan
  berakhirnya rapat
• Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
• Pemimpin dan notulis rapat
• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang
  tidak hadir
• Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan
  dari pemimpin
• rapat
• Susunan acara rapat
• Ringkasan jalanya rapat
• Hasil rapat
• Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
• Catatan khusus
• Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

65
KD 3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan

• INDIKATOR 3.1 Catatan hasil rapat diketik
  secara benar
• 3.2 Hasil catatan tercatat diberikan
  kepada bagian- bagian yang bersangkutan
• MATERI - Hasil Notulen
• KEGIATAN - Dapat mencatat hasil
• PEMBELAJARAN pertemuan
• - Mengetik secara benar hasil pertemuan

66

• CONTOH PENYUSUNAN NOTULA
• NOTULA
• Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
• Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung
  2006
•  
• Hari Senin
• Tanggal 24 April 2006
• Jam 09.00 12.30 WIB
• Tempat Ruang Serba Guna
• Ketua Ketua Jurusan
• Sekretaris Sekretaris Jurusan
• Hadir 24 peserta
• Tidak Hadir 4 peserta
•  Acara
• Pembukaan
• Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon
  ketua Jurusan
• Pemilihan Calon Ketua Jurusan

67

• Risalah Pembicaraan
• Acara ke-1
• Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris
  Jurusan
• Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan
  tidak hadir
• Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua
  Jurusan
• Acara ke-2 Penjelasan dari Ketua Jurusan
• Syarat-syarat calon Ketua Jurusan
• prosedur pencalonan
• Prosedur pertimbangan
• Prosedur penetapan
• Pemilihan
• Acara ke-3 Pemilihan calon Ketua Jurusan
• Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu
  Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3
  orang dosen yang dicalonkan, yaitu
• Dra. Hana Hasana
• Dra. Nina Karmil
• Drs. Pujo Hartono

68

• Acara ke-4 Tanya jawab dan lain-lain
• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan
  penetapan ketua jurusan
• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa
  mendatang.
• Acara ke-5 Penutup
• Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua
  jurusan dengan ucapan terima kasih.
•  
• Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April
  2006
• K e t u a Sekretaris
•   Drs. Yudiferi Dra.Shadana
• NIP. 130777841 NIP. 131567321

69

• NOTULA RAPAT
• BPKLN 
• Tanggal 23 Mei 2007 Lokasi Ruang
  Sidang BPKLN 602 Lt. 6
• Hari Rabu Acara TAWARAN BEASISWA
  DARI PEMERINTAH
• Jam 14.00 s.d selesai
• Peserta Rapat
• Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri
  Yogyakarta
• Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
• Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
• Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
• Ferry Yulmarino
• Abe Susanto
• Tim Beasiswa Unggulan
• Hasil Rapat
• Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10
  beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa
  Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran
  Hewan
• Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan
  dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa
  Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya
  Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi
  Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp.
  021-3812982.
• Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat
  memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi
  atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila
  beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet)
  atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri
  max. US 500.

70

• Hasil Rapat
• 1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari
  10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1
  beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa
  kedokteran Hewan
• 2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan
  dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa
  Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya
  Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi
  Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp.
  021-3812982.
• Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat
  memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi
  atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila
  beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet)
  atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri
  max. US 500.
• Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa
  pendidikan bagi olahragawan melalui Program
  Double Degree U to U antara Universitas di
  Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain)
  dengan Universitas di Kuba.

71

• Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah
  tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa
  pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi
  tembusan ke Biro PKLN.
• 6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di
  Jakarta mengenai informasi beasiswa.
•  
• Saran kepala
• Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang
• kembali mengenai Progress beasiswa ini.
•  
• Pemimpin Rapat, Notulis,
• (Ade Susanto) (Carolina)
•  

72
KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN

• INDIKATOR 4.1 Dokumen yang dihasilkan dari
  pertemuan dibuat dengan benar dan
  didistribusikan
• 4.2 Staff lain diberi informasi mengenai hal
  pertemuan
• 4.3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan
  dimasukan kedalam jadwal kerja yang telah ada
  dengan memperhatikan prioritas dan
  dilaksanakan sebagaimana mestinya
• MATERI - Alat dan mesin pengganda
• - Cara penggandaan
• - Cara penggunaan atau pendistribusian hasil
• pertemuan
• KEGIATAN - Dapat memahami alat mesin pengganda
• PEMBELAJARAN - Menjelaskan cara penggandaan
• - Menjelaskan cara pengiriman
• - Menjelaskan penulisan buku atau lembar
  ekspedisi
• - Mempraktekkan penggandaan notulen dengan
  mesin penggandaan
• - Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax,
  e-mail, pos keliling dan buku ekspedisi

73

• Mesin Pengganda
• Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya
• - Hidupkan mesin dengan menekan tombol
• On
• - Letakkan kertas pada kaca tempat foto
• copy dengan bagian tepi atas menempel
• pada garis skala pada posisi yang tepat di
• - Tekan tombol pengatur hasil copy
• - Tekan tombol jumlah penggandaan yang
• dikehendaki
• - Tekan tombol start
• - Jika sudah selesai tekan tombol Off

74

• Mesin Stencil, cara penggunaannya
• - Sediakan kertas yang akan diduplikasikan
• ditempat yang telah disediakan yang berada
  
• disebelah Up and down Botton
• - Tekan tombol power yang berada di bawah
• - Naikkan tombol Up and down Button yang
  berada
• disebelah tombol power
• - Letakkan master ditempat yang telah
  disediaka,
• kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

75

• - Tekan tombol untuk memilih penduplikasian
  foto
• atau tulisan kemudian tombol menu utama.
  menu
• utama terbagi menjadi
• a. Zoom (max 140 )
• b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan
  Post)
• c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark,
  soft,
• normal)
• - Setelah selesai pemilihan menu untuk
  kembali ke
• pengaturan awal tekan menu utama hingga
  tertera
• tulisan osht 1 set.
• - Kemudian tekan tombol untuk memasukkan
• master yang akan diduplikasi

76

• Mengirim Notula
• Mesin Faximile
• 1. Pastikan faximile berada dalam posisi
• menyala
• 2. Letakkkan kertas pada feeder atau
• posisi system pengiriman (kertas
• terbalik)
• 3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai
• terdengar bunyi beep.beep.
• 4. Tekan tombol start atau copy, maka
• dengan otomatis dokumen yang dikirim
  akan
• sampai ke tujuan

77

• E-mail
• 1. Login ke account email anda, gunakan
• link berikut http//mail.yahoo.co.id
• a. Sign In Yahoo Mail
• b. Masukkan Yahoo ID dan Password
• c. Klik tombol Sign In
• 2. Ada beberapa bagian menu yang
• nampak pada halaman Yahoo Mail
• 3. Klik tombol New (untuk memulai
• membuat pesan/message)

78

• 4. Akan muncul halaman untuk
• mengetik pesan . Ada beberapa hal
• yang perlu diperhatikan
• a. To Isi dengan alamat e-mail tujuan
• b. Subject diisi dengan topik/tema surat
• c. Untuk memasukkan file lampiran pilih
• tombol attach file
• 5. Untuk mengirim e-mail
• Klik tombol Send

79

• Pos Langsung
• 1. Mengetik naskah rapat/notulen
• 2. Menggandakan naskah hasil rapat yang
• akan dikirim
• 3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan
• dikirim
• 4. Mencatat segala keterangan yang akan
• diposkan kedalam buku catatan
• perangko

80

• 5. Mencatat segala keterangan yang akan
• diposkan jumlah perangko yang akan
• ditempelkan
• 6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko
• semua naskah yang akan dikirim melalui
• pos perangkonya dicap dengan mesin
• tersebut
• 7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal,
• hendaknya alamat diketik di atas label
• berperekat lalu tempelkan pada amplop

81

• Lembar Ekspedisi
• Buku ekspedisi ada dua macam
• 1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan
• sendiri)
• 2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan
• sendiri)