Programa de Mejoramiento de la Gesti

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Programa de Mejoramiento de la Gestión - 2007
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Objetivo de la presentación

• Objetivo
• Establecer los lineamientos generales y
  específicos del trabajo a realizar para cumplir
  el PMG, año 2007.

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Gestión año 2007
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Metodología
Requisitos Técnicos
Medios de Verificación
Objetivos
Antecedentes Documento Técnico/ Medios de
Verificación/ Guías Metodológicas
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Metodología
Las etapas SON acumulativas anualmente
En la medida que las etapas se validan se van
agregando a la gestión No se Superan, se
INTEGRAN
Todos los años se deben cumplir los OBJETIVOS de
cada etapa, desde la 1 hasta a la final
comprometida
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Ejemplo
Compromiso
Debe cumplir Objetivos
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Etapa
6 Etapa 7
Etapa 7
7
Proceso de validación / Plazos

• INFORME DIAGNÓSTICO
• 31 de Mayo 2007

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• RETROALIMENTACIÓN DCCP
• (1 mes)

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3

• INFORME ESTADO DE AVANCE DEL SERVICIO
• 30 de Julio 2007 (aproximada)

• RETROALIMENTACIÓN DCCP
• (1 mes)

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5
6

• CERTIFICADO VALIDACIÓN / NO VALIDACIÓN DCCP

• INFORME FINAL DEL SERVICIO
• 10 Enero 2008

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Proceso de Validación / Encargados y Roles

• Encargado Sistema
• Prepara Informes y envía
• a Auditor Interno

• Auditor Interno
• Verifica e Ingresa Informes al sistema y Envía a
  Jefe de Servicio

• Jefe de Servicio
• Ratifica Informes en el Sistema y envía a DCCP

• DCCP
• Emite Certificado de Recepción

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Objetivo/ concepto principal ETAPA 1

• El Servicio cuenta con funcionarios
  relacionados con el proceso de abastecimiento con
  competencias y habilidades en materias de gestión
  de abastecimiento del Sector Público,
  considerando al menos competencias en los
  siguientes ámbitos
• Uso de portal www.chilecompra.cl
• Normativa de compras y contratación pública.
• Materias de gestión de abastecimiento.
• GESTIÓN POR COMPETENCIAS
• ACREDITACIÓN DE COMPETENCIAS

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Plan de Trabajo

• Los Servicios deben realizar un Diagnóstico de
  las competencias de sus funcionarios.
• Debe trabajar con las competencias definidas por
  la DCCP más otras que sean relevantes para el
  Servicio.
• Levantar Programa de Capacitación tomando en
  cuenta la oferta de la DCCP y del mercado.

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Objetivo/ concepto principal ETAPA 2

El Servicio realiza completa y
oportunamente sus procesos de compra y
contratación a través de www.chilecompra.cl, de
acuerdo a la normativa vigente. CONTROL DE
GESTIÓN INDICADORES DE GESTIÓN DE
ABASTECIMIENTO ANÁLISIS / CUMPLIMIENTO ESTÁNDAR
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Nueva Funcionalidad de Probidad Activa de Jefes
de Servicio
Se generará una nueva funcionalidad en el portal
que permitirá monitorear los Indicadores de
Gestión de manera diaria.
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Reporte de Gestión
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Reporte de Gestión
Al lado de cada indicador encontrará la imagen de
una pregunta. Al presionarla accederá a una
explicación sobre qué mide el indicador y el
método utilizado para calcularlo.
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Reporte de Gestión
Al presionar sobre el número de indicador
accederá a la fórmula de cálculo del indicador, y
podrá ingresar a las adquisiciones asociadas si
lo desea.
Los colores están asociados al cumplimiento de la
meta para cada indicador.
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Reportes de Gestión
Desde los valores de cálculo podrá ingresar al
detalle de los procesos que lo componen y ver
cualquier adquisición relacionada
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Reportes de Gestión
Accederá hasta la ficha de adquisición y podrá
ver todos los antecedentes del proceso respectivo.
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Plan de trabajo

• Los Servicios deben revisar los resultados
  obtenidos en sus indicadores diariamente, para de
  esta manera generar acciones que les permitan
  mejorar su desempeño.
• Para este año la meta consiste en que al menos el
  80 de los indicadores de gestión establecidos
  por la DCCP cumplan los estándares (indicadores
  en verde).

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Objetivo/ concepto principal ETAPA 3

• El Servicio utiliza procesos de compras y
  contratación pertinentes, eficientes a sus
  necesidades y realiza gestión en todos sus
  contratos vigentes.
• REVISAR PLAN DE COMPRAS
• CM, LICITACIONES, CONVENIO SUMINISTRO, TRATO
  DIRECTO.
• GESTIÓN DE CONTRATOS VIGENTES (Oportuno/Eficaz)

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Plan de Trabajo

• Generar un catastro de todos los contratos
  vigentes que posea el Servicio.
• Recuerde que, por naturaleza, todos los contratos
  son esencialmente gestionables (evaluables)

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Objetivo/ concepto principal ETAPA 4

El Servicio define el Plan Anual de
Compras. El Servicio realiza sus procesos
de compra y contratación a través del portal
www.chilecompra.cl sobre la base del plan anual
de compras definido por el Servicio. El
Servicio evalúa periódicamente el plan anual de
compras institucional. ANÁLISIS PLAN DE
COMPRAS MEJORAMIENTO A LA PLANIFICACIÓN
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Plan de Trabajo

• Análisis periódico de las desviaciones producidas
  en el Plan de Compras.
• Generar acciones que les permitan mejorar el
  proceso de Planificación.
• Se podrán realizar actualizaciones al Plan de
  Compras a través de la funcionalidad utilizada.

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Objetivo/ concepto principal ETAPA 5

• El Servicio diseña el Modelo de
  Mejoramiento Continuo para la Gestión de
  Abastecimiento del Sector Público.
• El Servicio implementa y elabora informe de
  resultado de la implementación del Modelo de
  Mejoramiento Continuo para la Gestión de
  Abastecimiento
• DIAGNÓSTICO DE RIESGOS 2007 (31 DE MAYO)
• ÁREAS CRÍTICAS
• ACTVIDADES Y/O PROYECTOS
• RESULTADOS

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Plan de Trabajo

• Aplicar el la matriz de riesgo en toda la
  institución.
• A partir de los resultados obtenidos generar las
  acciones que permitan reducir o eliminar los
  riesgos de las distintas áreas.

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Objetivo / concepto principal ETAPA 6

• El Servicio implementa programa de trabajo
  con los compromisos formulados en el Programa de
  Seguimiento.
• El Servicio deberá al menos mantener el
  grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada
  una de las etapas tipificadas
• SEGUIMIENTO PROYECTOS AÑOS ANTERIORES (TERMINAR
  Y MEDIR RESULTADOS)
• PANEL DE CONTROL DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

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Plan de Trabajo

• Realizar seguimiento a los proyectos de años
  anteriores.
• Continuar con la medición de los indicadores y
  aplicar medidas correctivas para cumplir con los
  estándares propuestos por el Servicio.

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Objetivo / concepto principal ETAPA 7

• El Servicio prepara la certificación del
  sistema de Compras y Contrataciones según la
  Norma ISO 90012000.
• DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS
• ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN PARA LA
  PREPARACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
• IINFORME DE RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS
• INFORME DE ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL PLAN DE
  COMPRAS INSTITUCIONAL
• INFORME GESTIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROGRAMA DE
  SEGUIMIENTO (VI)

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Plan de Trabajo

• Los Servicios deben contratar la empresa
  consultora que los ayudará con la implementación
  de la Norma ISO 9001-2000.
• Realizar Diagnóstico de los procesos.
• Deben elaborar Plan de Trabajo.
• Los Servicios deben preparase para la
  implementación de la Norma.

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Recomendaciones

• Hacer Plan de Trabajo (Carta Gantt) para el año,
  para cada etapa.
• Considere los cambios incorporados a cada etapa.
• Incorpore al equipo de trabajo a todas las áreas
  institucionales involucradas Auditoría,
  Planificación y control de gestiónRRHH, Adm y
  Finanzas.
• Planifique medir estados de avance interno
  periódicamente.
• Elabore (alimente) los informes de entrega
  durante los meses, no recopile información al
  final de la fecha de entrega.
• Planifique fechas de entrega al auditor para que
  verifique la información y la envíe al Jefe de
  Servicio con al menos 2 semanas de anticipación a
  la entrega.

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Recomendaciones
7. Utilice la funcionalidad de auditoría a
modo de herramienta de corrección de las
desviaciones que se perciban tanto en el Plan de
Compras como en el resultado de los indicadores
de gestión de su institución (en la actualidad la
tasa de uso de ésta funcionalidad no supera el
20,7 anual de un total de 1.169 auditores
inscritos).

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Programa de Trabajo año 2007

• Publicación Guía Diagnóstico, nueva versión 2007
• Publicación Guía para Formulación de Proyectos,
  2007
• Publicación Guía Metodológica para Medios de
  Verificación
• Definición formatos para presentación de informes
• Definición de fecha (s) de pre validación y
  validación
• Apoyo técnico por etapas
• Definición del Programa de asistencia técnica
  Talleres anuales (Informativos y temas de gestión
  de abastecimiento)
• Consultas al correo pmg_at_chilecompra.cl

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Gracias por su atención . Buen trabajo 2007!!!!
Abril, 2007
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VIII Feria ChileCompra, Santiago

• Se realizará los días 7 y 8 de junio, en el
  Centro Cultural Estación Mapocho
• La feria tendrá abiertas sus puertas hasta las 19
  horas.
• Habrán 195 stand para visitar
• La feria se caracteriza por
• Estar abierta a todo público
• Contar con una gran gama de expositores de
  distintos segmentos
• Tener una serie de actividades de esparcimiento
• Entregar conocimientos a través más de 30
  talleres gratuitos sobre el mercado de las
  compras públicas y la gestión de abastecimiento
• Ventajas de participar en la VIII Feria
  ChileCompra
• Interacción entre proveedores y los encargados de
  adquisiciones de todo el país.
• Posibilidad de conocer directamente las nuevas
  ofertas de productos y servicios.
• Compradores pueden conocer nuevos proveedores,
  ampliando su oferta disponible