CLASIFICACIN

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CLASIFICACIÓN

• Definición
• Cuadro de clasificación
• Proceso de clasificación
• Ejemplos

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CLASIFICACIÓNDefinición

• Clasificar la documentación consiste en agruparla
  por conceptos o categorías dentro de una
  estructura jerárquica y lógica. La documentación
  de la Universidad de Alicante se agrupa en
  conceptos que reflejan las funciones o
  actividades de la Universidad, dentro de una
  estructura que es el cuadro de clasificación de
  la UA.

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

• Qué es?
• Proceso de elaboración
• Estructura y codificación del cuadro de
  clasificación de la UA

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Qué es?

• Estructura lógica de conceptos o categorías que
  sirve para clasificar o agrupar la documentación.

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN El proceso de
elaboración

• 1. Elegir orgánico/funcional
• - Dinamismo de la institución
• - Tipo de archivo histórico/administrativo
• 2. Buscar un cuadro de clasificación ya existente
• - Modelo de Michel Roberge
• - Cuadros de clasificación de los archivos
  universitarios
• 3. Adaptarlo a la documentación de la UA.
• 4. Mantenerlo y actualizarlo

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EL CUADRO DE CLASIFICACION Estructura y
codificación

• Estructura
• - Tabla general
• - Tablas auxiliares
• - Índice
• - Códigos

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EL CUADRO DE CLASIFICACION Estructura

• Tabla general
• - Clases (12) Funciones de la UA
• - Subclases Subfunciones
• - Divisiones Actividades concretas de la
  UA

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• TABLA GENERAL CLASES
• A Administración general y organización
• B Información y comunicaciones
• C Representación y relaciones públicas
• D Recursos humanos
• F Recursos económicos
• G Bienes muebles
• H Bienes inmuebles
• I Normativa y asuntos jurídicos
• J Recursos académicos
• K Docencia
• L Investigación
• M Servicios ofrecidos a la Comunidad
  Universitaria

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEstructura

• RECURSOS HUMANOS Clase
• ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN Subclase
• EXPEDIENTES DE PERSONAL Subclase
• REGISTRO DE PERSONAL Subclase
• RÉGIMEN INTERIOR Subclase
• CONDICIONES DE TRABAJO Subclase
• PREVISIÓN SOCIAL Subclase
• RELACIONES LABORALES Subclase
• FORMACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO Subclase

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEstructura

• RECURSOS HUMANOS Clase
• ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓN Subclase
• Análisis de necesidades División 1
• Peticiones de personal División 1
• Bolsa de trabajo División 1
• Oferta pública de empleo División
  1 Convocatorias y concursos División 1
• Oposiciones División 2
• Concursos de méritos División 2
• Procesos mejora de empleo División 2
• Procesos de promoción interna División 2
• Procesos de libre designación División 2
• Convocatorias de contratación División 2
• Procesos de integración División 1
• Reclasificaciones laborales División 1

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• Tablas auxiliares
• Subdivisiones específicas Se aplican a un clase
  o nivel de clasificación concreto.
• Subdivisiones comunes Se aplican a cualquier
  nivel del cuadro de clasificación. Son listas
  alfabéticas al final de la tabla general.
• - Nominales Identifican personas, organismos,
  titulaciones, edificios, etc.
• - Uniformes Identifican el tipo de
  documentación informes, estadísticas

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• Orden de codificación
• Subdivisión nominal
• Subdivisión específica
• Subdivisión uniforme
• N E U

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• Subdivisión de número de serie
• - Se emplea cuando los códigos de las divisiones
  y las subdivisiones del cuadro de clasificación
  no son suficientes para asignar un código unívoco
  a una serie (o a un documento de un expediente de
  una serie)
• - La subdivisión de número de serie evita
  descender más en los niveles de clasificación.
• - Codificación S

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• F RECURSOS ECONÓMICOS
• F 3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
• F 3.2 Gestión de ingresos
• F 3.2.1 Información contable
• F 3.2.1 S 1 Asignación de ingresos de
  investigación (Cont.)
• F 3.2.1 S 2 Derechos reconocidos o anulados
  (Cont.)
• F 3.2.1 S 3 Relación de ingresos aplicados
  (Cont.)
• F 3.2.1 S 4 Asignación de tasas de doctorado
  (Tercer Ciclo)

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EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura

• Índice
• Relación alfabética de todas las clases,
  subclases, divisiones y subdivisiones de las
  tablas, con su correspondiente remisión al lugar
  (código y página) que ocupa cada una en el cuadro
  de clasificación.

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EL CUADRO DE CLASIFICACION Codigos

• Codificación
• Qué es? Identificación de todos los niveles
  del cuadro de clasificación mediante códigos
  numéricos o alfanuméricos.
• - Tipos Codificación jerárquica/secuencial.
• - Codificación de las subdivisiones.
• E Subdivisiones específicas
• U Subdivisiones uniformes
• N Subdivisiones nominales

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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN

• Documentos de una serie identificada
• - Identificar a que serie y expediente pertenece
  el documento
• - Anotar la clasificación en el expediente
• - Anotar la clasificación (a lápiz) en el
  documento
• Documentos de una serie sin identificar
• - Identificar la nueva serie (Archivo General)
• - Clasificar la nueva serie buscando la clase,
  subclase y división del cuadro de clasificación a
  la que pertenece.
• - Aplicar subdivisiones si fuera necesario.
• - Identificar a que expediente pertenece el
  documento
• - Anotar la clasificación en el expediente
• - Anotar la clasificación (a lápiz) en el
  documento

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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓNEjemplo

• Solicitud para participar en un proceso de
  promoción interna
• Expediente Convocatoria de promoción interna de
  PAS nº.del año .
• Serie Convocatorias de promoción interna de PAS
• Clase Gestión de los recursos humanos
• Subclase Acceso, selección y provisión
• División 1 Convocatorias y concursos
• División 2 Procesos de promoción interna
• Subdivisión específica Personal de
  administración y servicios

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EL PROCESO DE CLASIFICACIÓNEjemplo

• - Código
• Ref. D 1.5.4 E 2.1

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CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

• Correspondencia externa/interna
• - Clase Representación y relaciones públicas
• - Subclase Relaciones exteriores/interiores
• - Divisiones (si fueran necesarias) las de las
  subclases Relaciones exteriores/interiores
• - La correspondencia de cada división se
  clasifica alfabéticamente por organismos/unidades
  administrativas.
• Si los organismos/unidades administrativas
  tienen departamentos, clasificar respetando la
  jerarquía
• Dentro de cada organismo/unidad adm. clasificar
  por orden cronológico de asuntos

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CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

• Normas generales
• - Dentro de cada organismo/unidad administrativa,
  la correspondencia de entrada y salida se ordena
  cronológicamente, dejando delante la más reciente
  y siempre respetando que la correspondencia sobre
  el mismo asunto, tanto emitida como recibida,
  quede agrupada. En este caso el orden cronológico
  lo marca la fecha del primer documento que forma
  parte del asunto.
• - La correspondencia enviada a distintas unidades
  administrativas se ordena en la unidad emisora,
  adjuntando lista de receptores.