PowerPoint-pr

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La formation spécifique fonctionnelle - La
gestion des projets
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Table des matières
Suivi Qualitatif Révison
Budgétaire Clôture du Projet Evaluation du
Projet Rôles Responsabilités
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La gestion/suivi dun projet
A détailler de façon complète
Mise à jour du contrat
Révision Suspension
Evaluation du projet
Suivi des contributions
Suivi du projet
Principales modifications
Sous-bureaux
Approbations électroniques
Suppression de la certification
Contrôle des engagements
A travers lexécution du projet
Points dIntegration
Finances
Finances
Finances
Finances
Siège
Achats
Exécution du projet
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Les détails du projet peuvent être suivi dans
Atlas
Mise à jour du contrat
Révision Suspension
Evaluation du projet
Suivi des contributions
Suivi du projet

Suivi du projet Une fois qu'un projet est activé, son progrès est sans cesse surveillé jusqu'à ce qu'il soit terminé Le plan de projet est mis en oeuvre - acheter les marchandises et les services, les voyages, étc.. . - embaucher les personnes pour travailler sur le projet - effectuer des paiements directes - effectuer et liquider les avances Le progrès du projet est surveillé pour assurer que les résultats seront réalisés en temps et en heure
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Vue densemble de la gestion/suivi dun projet

• Les activités principales à ce stade comprennent
• Les activités dexécution
• La réalisation des résultats
• Evaluation du projet (annuelle ou trimestrielle)

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Notre projet devrait être passé en revue chaque
trimestre, ou au moins chaque année
Mise à jour du contrat
Revision Suspension
Evaluation du projet
Suivi des contributions
Suivi du projet
Les évaluations de projet comprennent

• Une évaluation conduite avec toutes les parties
  concernés par le projet
• Une évaluation des activités de projet basée sur
  la métrique de qualité par rapport à la portée,
  le programme, et les ressources
• Recommandations pour des ajustements et des
  améliorations substantifs ou financiers à un
  projet au besoin
• Une demande pour des changements via
  l'amendement d'un accord
• L'équipe de P.M. demandera au service des
  finances de changer l'accord de contribution le
  service des finances prépare alors un accord
  d'amendement

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Nous pouvons inscrire létat davancement dun
projet

• Le projet est maintenant en cours, nous désirons
  faire le point sur le projet
• On va donc telecharger le document détat
  davancement ensuite nous allons donner une note
  (rating) à un ensemble dindicateurs (Ressource,
  état davancement ect)

Passons à OnDemand pour inscrire létat
davancement
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Inscrire létat davancement dun projet

• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Project Review
• Project Review
• Upload Project Review Document
• Ensuite
• Project Review
• Project Review
• Update Project Activity Quality Type
• Ici on vous montrera tous les étapes pour
• pouvoir suivre le progrès du projet

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Table des matières
Suivi Qualitatif Révison
Budgétaire Clôture du Projet Evaluation du
Projet Rôles Responsabilités
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Revisions Budgetaire
Situation avec Atlas
Situation actuelle
Etapes
Une révision annuelle doit être preparé et
approuvé le 10 Juin de chaque année, pour
refléter les dépénses finales pour lannée passée
et permettre la preparation dun plan realistique
pour les sassurer des ressources pour lannée en
cours
Cette revision mandataire nexiste plus. Lannée
sera cloturée sans révision mandataire et
apportionment. Lapportionment se fera en temps
réel avec les dépenses. En début dannée, il
faudra mettre en place le plan de travil annuel
et ajuster le budget en conséquence.
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Une revision peut aussi être preparé tous les
Oct.-Nov., pour mettre à jour les dépenses
estimées pour lannée en cours. Le Governement /
partenaire de mis en oeuvre fournissent au RR
autre signataires du PSD ou du document de projet
un rapport des dépenses tous les 3 mois
PDR et FR restent. PDR est entré dans Atlas au
niveau central et les FR seront entrées dans
Atlas locallement. Lutilité de la révision
dOctobre reste mais non mandataire
2
Revisions peuvent être preparées pour le suivi
des décisions prises lors des réunions
tripartites, pour les changements dans le work
plan. The governement/ implementing agency
normallement initie une revision quand il
apparait quun ajustement entre les budget lines
produirait un resultat ou quand le budget est
insuffisant pour couvrir les ressources les
partenaires doivent se metter daccord sur le
révisions substantives.
Revision de substance reste la même. Quand la
portée du projet change, le budget aura besoin
dêtre révisé. La signature des révisions reste
aussi. Limplication proactive du PNUD en temps
que conseiller pour assurer une mise en oeuvre
effective du projet est attendue au lieu de
réagir aux exercices de révision des agence
déxécution.
3
11
Révision budgétaire Produit/output 1/3

• Suite à une réunion avec les partenaires du
  projet, il a été décidé une révision subtantive
  Ajouter un Output au projet. Ceci se fait en
  accédant à lAward et rajouter un projet (un
  projet dans Atlas un output)
• Les projets migrés nécessiteront plus tard
  (timing sera décisé par le siège) une révision de
  ce type pour se conformer au RBM.

Passons à OnDemand pour faire cette révision
budgétaire
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Révision budgétaire Produit/output

• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Project Review
• Project Revision
• Add new Output
• Ici on vous montrera tous les étapes pour cette
  révisions budgétaire

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Révision budgétaire Activité (2/3)
Suite à une réunion avec les partenaires du
projet, il a été décidé de rajouter une activité.
Passons à OnDemand pour faire cette révision
budgétaire
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Révision budgétaire Activité

• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Project Review
• Project Revision
• Add new Activity
• Ici on vous montrera tous les étapes pour
• cette révision budgétaire

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Révision budgétaire Budget (3/3)

• Suite à une réunion avec les partenaires du
  projet, il a été décidé de procéder à des
  modifications dans le budget du projet.

Passons à OnDemand pour faire cette révision
budgétaire
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Révision budgétaire Budget

• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Project Review
• Project Revision
• Modify budget
• Ici on vous montrera tous les étapes pour
• cette révision budgétaire

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Révision budgétaire Fin
Aprés une révision budgétaire, on doit poster la
révision
Passons à OnDemand pour poster le budget
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Révision budgétaire Budget

• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Project Review
• Project Revision
• Post Budget
• Ici on vous montrera tous les étapes pour
• poster le budget

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Table des matières
Suivi Qualitatif Révison
Budgétaire Clôture du Projet Evaluation du
Projet Rôles Responsabilités
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Vue d'ensemble de la clôture dun projet

Le statut dun projet change lorsque
Un projet est terminé en plein milieu
Les objectifs du projet atteints, tous les
engagements remplis et tous les droits ont été
reçus
OU

• Quand lun de ces deux états se produit un projet
  peut alors se terminer du point de vue financier
  et en termes du fonctionnement
• Dans Atlas le contrat qui est  clôturé  sera
  enlevé du traitement et des listes, mais les
  données historiques du contrat seront encore
  disponible en faisant une requête

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Cloture de Projet
A détailler de façon complète
Clôture finale
Clôture opérationnelle
Ajustement
Evaluation finale
Principales modifications
Documents électroniques
Contrôle des engagements
Points dintégration
Donateurs
Finances
Finances
Gouvernment
Senior Management
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La cloture de projet est la phase finale du cycle
de gestion de projet

• Une fois que toutes les activités sont conduites,
  on effectue les tâches suivantes
• Une évaluation finale avec les principaux
  dépositaires est faite pour évaluer
  l'accomplissement des résultats du projet
• Les ajustements financiers finaux sont faits
• Les opérations de projet sont fermées et les
  livres financiers sont clôturés
• lorsqu'un projet est  opérationnellement
  clôturé  le projet ne pourra plus faire aucune
  dépense excepté liquider des engagements en cours
  
• quand tous les ajustements sont faits, le projet
  peut passer par létape de Clôture finale
• Note Vous n'avez pas besoin de faire le
  processus opérationnel de fermeture pour des
  projets de gestion

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Table des matières
Suivi Qualitatif Révison
Budgétaire Clôture du Projet Evaluation du
Projet Rôles Responsabilités
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Vue densemble de lévaluation du projet

• Approximativement un an après la fin du projet
  une évaluation du projet et de son impact est
  exécutée
• Ceci est la dernière partie de la Gestion axé sur
  les résultats, cette évaluation permettant de
  redéfinir ou revoir/affiner la Stratégie et la
  planification pour les résultats

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Table des matières
Suivi Qualitatif Révison
Budgétaire Clôture du Projet Evaluation du
Projet Rôles Responsabilités
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Dans Atlas, la gestion des projets a subi de
nombreux changements

• Cette nouvelle approche à la gestion des projets,
  quimplique-t-elle?
• Les processus de gestion
• une compréhension cohérente de  la façon dont
  nous travaillons  qui est employé pour organiser
  l'accès aux outils et à l'information
• Normes de Gestion de projet
• Établit une approche à travers tout le PNUD
  pour contrôler des projets, basés sur des normes
  internationales de gestion de projet. Capacité de
  mettre en place un projet pour effectuer
  efficacement des activités qui débouchent sur un
  résultat.
• Suivi et performance
• Permet à tous les principaux dépositaires
  d'accéder aux données en temps réel, permettant
  ainsi des améliorations constantes d'exécution
• - Atlas stocke les données mais ce sont les
  gens qui donnent la vie aux données en lisant et
  en interprétant les faits

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Comment la nouvelle approche affectera-t-elle les
rôles de travail dans la gestion des projets?
Description
Rôle
Écrire et suivre létat de la proposition en
utilisant des subventions saisir les
informations relatives au projet et au budget
négocier les modalités et les conditions de la
subvention
Chargé de programme
Définir la structure du projet y compris le
personnel, les attributs des phases et des
comptes-rendu thématiques surveiller le progrès
en cours du projet clôturer le projet faire
des enquêtes et demander des rapports
Chef de projet
Saisir les informations du projet y compris
celles du budget dans Atlas effectuer les
transactions de projet demander les rapports
Maintenir les informations en cours sur le projet
Analyste de Projet
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Spécifiquement, le rôle des chefs de projet
changera dans Atlas
A
De
Conformité
Axé sur les résultats
Données réutilisables et modéles prédéfinis,
alimentés par la pratique
Partir de zéro
Projet
XXX
Suivi dun projet basé sur des information
antérieures
Aider les partenaires à contrôler un projet basé
sur des info. courantes
Anciennes données
Utilisation de linfo., des connaissances, des
réseaux structurées
Utilisation des réseaux personnels seulement
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Questions-réponses