Presentaci

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EUROsociAL
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SNCI TITULO VII MODELO DE EVALUACION DEL SISTEMA
DE AUDITORIA INTERNA
Cartagena de Indias Mayo, 2008
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PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24.

• El objeto y los sistemas de la evaluación del
  Órgano de Auditoría Interna se vinculan al
  aseguramiento de la calidad de sus actuaciones.
• Las Normas Internacionales para el Ejercicio
  Profesional de la Auditoria Interna disponen
  -Norma 1300- que sea el Director de Auditoria
  Interna el que desarrolle y mantenga un programa
  de aseguramiento de la calidad y mejora.

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PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y
24. Este programa tiene como finalidad ayudar a
la actividad de Auditoria Interna a añadir valor
y mejorar las operaciones de la organización La
Administración Tributaria, y asegurar que la
actividad del OAI cumple con las Normas. El
programa incluye evaluaciones previstas en la
Norma 1310 y se realizan conforme a una
metodología desarrollada que se inspira en la que
ha establecido el IAI y el modelo FQM.

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• PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24.
• La evaluación del programa de calidad se efectúa
  a través de
• Evaluaciones internas y
• Evaluaciones externas.

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• PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24.
• Evaluaciones internas, incluyen
• Revisiones continuadas o supervisión.
• Revisiones periódicas con autoevaluación.

• Evaluaciones externas, incluyen
• Opinión en cuanto al cumplimiento de la actividad
  del OAI con las Normas juicio profesional.
• Es posible realizar una autoevaluación con
  validación externa.

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GARANTÍA DE CALIDAD

• El aseguramiento de la calidad se articula en
  torno a dos etapas que se suceden y superponen
• La planificación.
• La verificación continua del cumplimiento de los
  planes.
• A ello se añade el control del cumplimiento de
  los requisitos calidad.

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• En un principio el concepto de calidad se baso en
  el control de los procesos, luego evolucionó para
  incluir a las personas con una participación
  activa.
• Los elementos básicos del sistema
• El compromiso de la Dirección.
• La consideración del elemento humano.
• La orientación al usuario y a los resultados.
• Gusto por el trabajo bien hecho

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• Los elementos básicos del sistema
• Relaciones de asociación.
• Valores y entorno ético.
• Orientación a los resultados.

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MODELOS POSIBLES DE ASEGURAMIENTO

• Los basados en las Normas ISO.
• Los modelos basados en la Excelencia.

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ESQUEMA GENERAL IMPLICITO EN ESTOS MODELOS
Concepto clave.
AUTOEVALUACION
Criterios Resultados
Criterios Agentes
IDENTIFICACION Y PRIORIZACION DE AREAS DE MEJORA.
DESARROLLO DE PLANES ACTUACION
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• LA CALIDAD APLICADA AL OAI. MARCO DE REFERENCIA.
• El concepto de calidad aplicado a la función de
  AI pone su énfasis en agregar valor a la
  Organización y en cumplir en su desarrollo una
  serie de requisitos
• Cumplimiento de las prescripciones legales, de
  las Normas y del Código ético.
• Los procesos definidos para el ejercicio de la
  actividad son eficaces y eficientes.
• La función de AI es percibida como aportadora de
  valor a la organización.

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ALCANCE DEL PROGRAMA DE CALIDAD

• La eficacia institucional contempla los
  siguientes aspectos
• El marco legal o estatutario de desempeño de la
  actividad de A.t., y su Código Ético.
• La cobertura de expectativas y necesidades de los
  órganos auditados.
• Las propias expectativas del O.A.I.

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• La eficiencia interna se dirige a
• Identificar oportunidades, ofrecer ideas y
  asesoramiento a la Dirección de Auditoría
  Interna.
• Mejorar el desempeño del personal.
• Obtención de Resultados que agreguen valor para
  la Organización.

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POSIBLES INDICADORES PARA EL ANALISIS DE EFICACIA
Y EFICIENCIA
RR.HH
VALOR
PRODUCTO
Imp. de recomend. Ahorro económico o procesal. Nº
Informes, instruc-ciones, recomendac. Tiempos
informe Ind. Areas y orig.

• Tiempo formación
• Años experiencia.
• Personal certificado.
• Nº auditores.
• Coste salarial.
• Etc....

Rec. Aceptadas. Rec. Implantad. Grado
satisfac. T. de consult. Acc. Mejora imp. Etc...
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ASPECTOS ESENCIALES A CONSIDERAR

• La evaluación de la calidad en las actuaciones
  del O.A.I ha de contemplar básicamente
• La eficacia de la realización material de las
  actuaciones y su oportunidad.
• El ajuste a necesidades y expectativas.
• Compromiso con la mejora continua.
• Las propias necesidades del OAI

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FASES DEL PROCESO
1ª.- Concienciación y compromiso del personal de
auditoria, a través de acciones como
Interiorización de la Misión objetivo y valores
inherentes a las actuaciones de calidad
Definición del alcance y objetivos a alcanzar
Definición de políticas y estrategias Definición
de planes concretos de actuación y su difusión
entre el personal. 2ª.- Revisiones internas
periódicas.
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FASES DEL PROCESO II
3ª.- Conocimiento profundo de la organización y
las características del órgano a auditar
(especial referencia a sus preferencias y
expectativas, sistemas de gestión de riesgos y
control interno, actitud frente a la función
auditora). 4ª.- Diseño de una estrategia
orientada a la calidad Definición de sus
aspectos generales Diagnóstico previo del nivel
de calidad en las actuaciones del órgano de
auditoria Convencimiento del nivel superior
Formación del personal Análisis de los
procedimientos Ambiente interno Código ético
Percepción externa Planificación y desarrollo
del proceso Evaluación y seguimiento interno
Retroalimentación.
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EVALUACIÓN

• La evaluación del programa de calidad se efectúa
  a través de
• Evaluaciones internas la supervisión, las
  revisiones periódicas, la autoevaluación.
• Evaluaciones externas, y la autoevaluación con
  validación, como alternativa.

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ACTUACIONES DE SUPERVISION

• Asegurar que los Equipos de Auditoría posean los
  conocimientos técnicos y demás competencias para
  el desarrollo de su trabajo.
• Proporcionar instrucciones adecuadas durante la
  planificación de los programas de trabajo.
• Comprobar que se ejecuta el programa de trabajo
  aprobado, a menos que se justifiquen o autoricen
  modificaciones.
• Asegurar que las comunicaciones del trabajo sean
  precisas, claras, objetivas y oportunas.
• Asegurar que se han cumplido los objetivos del
  trabajo.
• Proporcionar oportunidades para el desarrollo de
  los conocimientos, técnicas y demás competencias
  de los auditores.

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El proceso de supervisión se extiende a la
formación y desarrollo del personal, a la
evaluación del desempeño, a los controles de
tiempos y de gastos.
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LA REVISIÓN INTERNA
El enfoque se relaciona directamente con las
revisiones periódicas a través del proceso de
autoevaluación.

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LA EJECUCION DE UN PROGRAMA DE REVISIÓN INTERNA
?METODOLOGIA DE REVISION INTERNA PERIODICA
AUTOEVALUACION

SIMPLE
VALIDADA
IDENTIFICACION
PRIORIZACION
PLAN DE ACCION
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PRINCIPALES ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA REVISIÓN
INTERNA

• Decisión de realizar una revisión interna y
  señalar claramente sus objetivos y alcance.
• Los objetivos que deben considerarse
  necesariamente son
• Garantizar que la actividad de auditoría se
  desarrolla conforme a su marco legal o
  estatutario.
• Suministrar una visión profunda de su eficacia y
  eficiencia.
• Comprobar que se aplican las mejores prácticas.
• Proponer recomendaciones orientadas a la mejora.
• Prepararse para una posible evaluación externa.

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EQUIPO DE REVISION

• Determinación por el Director de Auditoria del
  personal integrante del equipo de revisión (deben
  señalarse los criterios de selección del personal
  de acuerdo con determinados requisitos de
  competencia y habilidades).
• Perfil del personal del equipo de evaluación
• Pertenecer a la unidad de auditoría
• Estar altamente cualificado
• Plena objetividad y neutralidad

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SELECCIÓN DEL PERSONAL

• Criterios a considerar en el proceso de
  selección
• Objetividad
• Conocimiento de normas
• Habilidades directivas

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• Conocimientos técnicos
• Certificación profesional
• Conocimientos profundos de la organización
• Conocimientos profundos del área de actividad
• Aptitudes de comunicación
• Aptitudes de análisis constructivo

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FASES DE REALIZACION REVISION SIMPLE

• DECISION DE EFECTUARLA Y DELIMITACION DE SU
  ALCANCE.

• CONSTITUCION DEL EQUIPO

DIRECTOR A.I.
PREPARACION Y PLANIFICACION
JEFE EQUIPO A.I.

• Elaboración de un autoestudio del O.A.I.
  Obtención de información general, entrevistas,
  organización y distribución de tareas entre el
  equipo. Puede emplearse un cuestionario al efecto.

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GUIONES DE ENCUESTAS Y ENTREVISTAS.

• OBJETIVO Obtener evidencia sobre la percepción
  del A.I.
• DIRIGIDAS A
• Órganos Auditados.
• Responsable de A.I.
• Órgano Superior del O.A.I.
• Personal.
• Otros Auditores Externos.

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DECISION DE LOS ASPECTOS A VERIFICAR

• Estructura y características organizativas del
  O.A.I.
• Utilización de la gestión de riesgos como
  criterio de planificación.
• Capacidad profesional del personal de A.I.
• Gestión de la formación continuada del personal.
• Supervisión que asegure la eficacia y calidad
  del trabajo realizado.
• Empleo de tecnologías de la información.

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EVALUACION E INFORME DE RESULTADOS

• Elaboración de un informe donde consten las áreas
  de mejora detectadas, y se efectúen las
  correspondientes recomendaciones.
• Expresamente se hará constar si el O.A.I. en su
  actividad, cumple con las normas estatutarias y
  procedimentales.
• Se completa con una priorización y un plan de
  acción por parte del Director de A.I.

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AUTOEVALUACIÓN CON VALIDACIÓN INDEPENDIENTE

• Presupone el haber realizado una revisión interna
  simple utilizando la metodología de
  autoevaluación.
• Interviene un revisor cualificado e
  independiente.
• Constituye un refrendo de la bondad y objetividad
  del proceso de revisión interna simple.
• El validador debe disponer de una cualificación
  acreditada.

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METODOLOGIA DE VALIDACION INDEPENDIENTE

• Las acciones de mejora incorporadas a los planes
  de acción, deben cumplir un perfil mínimo de
  validación.
• El validador requerirá del O.A.I. determinada
  documentación relevante a) Informe de
  autoevaluación b)impactos entre acciones de
  mejora y áreas de mejora c)Plan de acción
  completo.
• Se planificará una Visita y una Agenda de Visita
• El validador utilizará una matriz de validación
  con el fin de recoger evidencias.
• Realización de un informe final.

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REVISIONES EXTERNAS
OBJETIVOS 1º.- Evaluación eficacia/eficiencia 2
º.- Identificar oportunidades 3º.-
Benchmarking 4º.- Opinión de conformidad

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PARA ELLO 1º.- Se pondrá énfasis en sugerencias
y/o recomendaciones 2º.- Se tendrán en cuenta las
mejores prácticas 3º.- Se tendrán en cuenta la
Gestión de Riesgos 4º.- Se identificarán
oportunidades para agregar Valor

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PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN
EXTERNA.

• CONSTITUCIÓN DE UN EQUIPO DE TRABAJO.
• El equipo tiene que estar dirigido por un
  independiente a la Organización.
• El resto del equipo debe tener conocimientos y
  experiencia en el área de auditoría.
• El equipo debe mostrar una actitud objetiva
  frente a las expectativas de la Dirección de la
  A.T., y de la Dirección de Auditoría Interna (no
  debe existir duda sobre posibles conflictos de
  interés).
• El nivel mínimo de los integrantes debe ser
  gerencial y el del director del equipo, al menos
  como el del Director de Auditoría.

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• Profundo conocimiento de las prácticas de
  auditoría y de sus normas.
• Libre acceso a toda la documentación
• Conocimiento de la Organización y de la actividad
• El número del equipo puede variar en función de
  distintas circunstancias (alcance del trabajo,
  estructura de la organización, etc...).
• REALIZACIÓN DE UN AUTOESTUDIO (cuestionario
  amplio que tiene que cumplimentar el Director del
  órgano de auditoría y lo entregue al responsable
  del equipo de revisión antes de la visita
  preliminar). El autoestudio debe de contemplar un
  contenido mínimo.

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• Contenido
• Organigramas
• Programa anual de auditoría
• Relación de auditorías del último año
• Relación de personas para entrevistas

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• PLANIFICACIÓN DE UNA VISITA PRELIMINAR AL ÓRGANO
  DE AUDITORIA INTERNA. 
• Objetivos de la visita preliminar
• Delimitar claramente el objetivo y el alcance.
• Decidir una muestra de órganos auditados en el
  último año.
• Preparar una muestra de personal para
  entrevistar.
• Revisar el autoestudio.
• Preparar detalles administrativos (medios,
  ubicación del equipo, etc...).
• Preparar un resumen de la visita.

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• REALIZACIÓN DE ENCUESTAS A USUARIOS DEL SERVICIO
  DE AUDITORÍA Y AL PERSONAL DEL O.A.E. (Estas
  encuestas se utilizarán como retroalimentación
  para la identificación de posibles actividades de
  mejora).
• La encuesta debe ser anterior al inicio del
  trabajo.
• Deben realizarse con tiempo suficiente para
  analizar las respuestas.
• PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO EN LAS
  OFICINAS DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO.
• Básicamente el mismo que en una evaluación
  externa
• Los aspectos en los que básicamente se centrará
  el trabajo de campo son

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• Estructura y organización del O.I. Se pretende
  como objetivo, ver si la estructura y
  organización del O.A.I., es el más adecuado a la
  organización de la A.T.
• Situación jerárquica del órgano auditor.
• Existencia de manuales de prácticas y
  procedimientos.
• Equilibrio en la composición y estructura
  organizativa.
• Ver qué hace el órgano de auditoría para asegurar
  la calidad interna.

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• Verificar en qué medida los trabajos de auditoría
  están alineados con el universo de riesgos de la
  Organización, el gobierno corporativo y el
  control interno de gestión. Entre otros aspectos,
  se considerarán
• Universo de auditoría (quién y con qué criterios
  se seleccionan los órganos a auditar). 
• Metodología (en qué medida se consideran los
  riesgos de la organización y se evalúan sus
  valores residuales). 
• Planes de auditoría (en qué medida los riesgos se
  incorporan a los planes de actuación). 
• Análisis del personal (aspectos cuantitativos y
  cualitativos). 
• Presupuesto (ajuste del presupuesto al análisis
  de riesgos).

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• ENTREVISTAS CON LA DIRECCIÓN SUPERIOR (DE LA QUE
  DEPENDE EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO) Y CON LOS
  PRINCIPALES DIRECTORES OPERATIVOS DE LA
  ORGANIZACIÓN.
• El objetivo de las entrevistas es obtener una
  versión independiente relacionada con el alcance
  de la evaluación interna. Se basa en un
  cuestionario elaborado al efecto.
• EMITIR OPINIÓN fundamentada sobre el cumplimiento
  de las principales normas estatutarias que
  regulan la actividad de auditoría interna.
• Al emitir opinión, se considerarán tanto las
  normas de atributos como de desempeño con el
  siguiente desglose de aspectos

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• Normas sobre atributos
• Propósito, autoridad y responsabilidad
  (estatuto).
• Independencia y objetividad.
• Capacidad y debido cuidado profesional.
• Programa de aseguramiento de calidad y mejora.
• Normas sobre desempeño
• Administración de la actividad de auditoría
  interna.
• Naturaleza del trabajo (administración de
  riesgos, control y gobierno corporativo).
• Planificación del trabajo (objetivos, alcance,
  asignación de recursos, guiones de trabajo).
• Desempeño del trabajo (identificación de la
  información, análisis de información,
  supervisión).

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• Comunicación de resultados (criterios de
  comunicación, calidad de la comunicación,
  difusión).
• Seguimiento de resultados (criterios de
  comunicación, calidad de la comunicación,
  difusión).
• Revisión de los papeles de trabajo
• Aceptación de riesgos por la dirección.
• Esencial en cualquier proceso de revisión.
• Debe contemplar una muestra de diversos tipos de
  auditoría realizadas en la que estén
  proporcionalmente representados los diferentes
  programas de actuación.
• Los diferentes miembros del equipo no deben
  concentrar su trabajo en los mismos programas de
  auditoría.

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• Analizar acciones de mejora acometidas por el
  órgano de control interno.
• Definición de acciones de mejora.
• Prioridad de acciones, considerando
• Presupuesto necesario
• Impacto sobre objetivos del órgano auditor.
• Impacto sobre objetivos de la organización.
• Mayor o menor premura en su ejecución, etc...
• Medición de resultados asociados a la actividad
  de mejora.
• Modificación y revisión a la vista de los
  resultados alcanzados.

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• ELABORACIÓN DE RECOMENDACIONES Y REUNIÓN DE
  CONSENSO CON EL DIRECTOR DEL O.A.I.
• Constituyen el producto más importante del
  proceso de revisión
• Deben orientarse a la mejora de debilidades
  observadas o a acciones para el aprovechamiento
  de oportunidades.
• Conviene documentarlas en una separata al informe
  principal, donde consten los hechos evidenciados
  (mejoras u oportunidades) los beneficios que
  previsiblemente se derivaran de su
  implementación los costes previsiblemente
  asociados los procesos afectados, etc..
• Deben consensuarse con el Director del O.A.I.

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• Elaboración de un informe.
• El formato y el medio de presentación del informe
  debe acordarse en la entrevista preliminar.
• Una posible estructura del informe, incluirá los
  siguientes apartados
• Resumen ejecutivo (contendrá referencias a los
  objetivos, alcance y metodología, referencia al
  autoestudio, recomendaciones efectuadas, etc...)
• Asuntos para la consideración de la Dirección del
  O.A.I.
• Cuestiones específicas relacionadas con la
  actividad de auditoría
• Opinión sobre la conformidad con las normas de
  auditoría.

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• Recibido el informe de evaluación, la Dirección
  del O.A.I. debe documentar por escrito y para
  cada recomendación efectuada, un plan de
  respuesta, acciones y cronograma de aplicación.
• El plan de respuesta puede
• Estar de acuerdo con las recomendaciones.
• Estar de acuerdo pero proponer un método
  alternativo.
• Documentar las razones por las que se decide no
  realizar acciones correctivas.

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• Seguimiento posterior de las recomendaciones
  efectuadas
• Cada año la Dirección del O.A.I. debe revisar
  para cada área significativa, el estado de
  desarrollo de las recomendaciones puestas en
  marcha.
• El personal de auditoría debe ser informado por
  parte de la Dirección del O.A.I.
• En evaluaciones sucesivas se debe partir de un
  análisis previo del estado de las recomendaciones
  efectuadas en evaluaciones anteriores.