ANEXO 4: SISTEMA DE REGISTRO NICO DE SOLICITUDES

1
ANEXO 4SISTEMA DE REGISTRO ÚNICO DE SOLICITUDES


2
Bienvenido al sistema OIRS Para acceder al
sistema es necesario identificarse con un nombre
de usuario y password. A este sistema tienen
acceso el personal de OIRS y los encargados de
los distintos dispositivos de atención de la
Institución.
3
Sistema OIRS Una vez ingresado al sistema, esta
será la pantalla que usted verá. Un menu al lado
izquierdo que le mostrara las opciones que se
encuentran disponibles Consultas permite ver las
solicitudes ingresadas y su administración. En
qué estado se encuentra una solicitud, revisar
aquellas que no han sido respondidas. Ingresar
permite registrar en el sistema las solicitudes
llegadas por teléfono, fax, correo postal o en
forma presencial. Estadísticas muestra la
información que está registrada en la base de
datos. Tiempos de respuesta a solicitud, usuarios
por sexo, edad, actividad, etc. Terminar use
esta opción para cerrar su session de trabajo en
el sistema.
4
Consultas Muestra las solicitudes que estan en el
sistema. Cuando una solicitud no ha recibido
respuesta, muestra en rojo los días
transcurridos. Las solicitudes respondidas
aparecen con la fecha de salida y la cantidad de
dias que tomo el proceso en general. Pinchando
sobre el mensaje se accede a la ficha de la
solicitud donde podremos ver toda la información,
tanto del usuarios, sobre su consulta y el
proceso en que internamente se encuentra.
5
Ingresar Estamos viendo la pantalla ingresar. En
ella se puden registrar las consultas llegadas a
cualquier programa de la institución. Se debe
seleccionar el departamento al cual pertene la
solicitud y luego presionamos en continuar.
6
Ingresar Completamos con todos los datos el
formulario de registro.
7
Ingresar El sistema registra solicitudes que
provengan de distintos medios de consultas, por
eso se encuentra disponible una opción que dice
fecha de ingreso la cual permite ingresar la
fecha y hora en la cual fue recibida la solicitud
y no usar la fecha actual del sistema. Una vez
completado podemos guardar la solicitud. Si
queremos continuar ingresando debemos seleccionar
que actividad queremos hacer despues.
8
Detalle de solicitud Si hemos pinchado en mensaje
desde consultas o hemos seleccionado ver ficha
una vez ingresado, veremos la ficha de la
solicitud con todos los datos que ella
tenga. Pueden existir campos en blanco.
9
Detalle de solicitud Si la solicitud no ha sido
respondida, presentara el campo responder
solicitud Los datos de quien responde
corresponden a la persona que entregue la
respuesta al ciudadano.
10
Detalle de solicitud Derivar permite notificar
por correo electrónico a otro funcionario de la
institución de que debe responder a una
determinada solicitud. En el correo de aviso
viene un link, que le da acceso directo sólo a
esa solicitud. El sólo puede responder y derivar.
Las personas de la institución que no está como
encargados de atención de usuarios no pueden
tener acceso a toda la base de datos, sólo a una
solicitud derivada a él-. Los botones de
administración permite editar la ficha o
eliminarla del sistema.
11
Estadísticas Esta pantalla muestra las
estadísticas del sistema en base a la información
que se encuentra guardada en la base de datos.
12

• Beneficios del Sistema
• Este Sistema de Administración de las solicitudes
  de los
• usuarios permite
• Transparentar el proceso de atención de usuarios.
• Facilita la gestión de atención de usuarios, a
  través de un sistema amistoso y de fácil uso.
• Toda acción que se genere en el proceso de
  atención al público quedará registrada para su
  posterior estudio.
• Este sistema permite detectar los temas de
  consultas más recurrentes en los determinados
  programas de la institución, capacidad de
  respuestas a las consultas. Lo que permite una
  retroalimentación para mejora nuestros servicios
  dirigidos a público.
• Cualquier consulta dirigirse a Consuelo Pacheco
  L. 365 4442 - cpacheco_at_conicyt.cl