Zarzadzanie projektami(1) w przemysle paliw i energii

1
Zarzadzanie projektami(1)w przemysle paliw i
energii

• dr inz. Krzysztof Kwasniewski
• Wydzial Zarzadzania AGH
• Kraków, Gramatyka 10
• Pazdziernik 2005

2
cel zajec

• poznanie zasad przygotowania i realizacji i
  kontroli projektów,
• nabycie umiejetnosci oceny efektywnosci projektów
  i ocen ryzyka,
• nabycie umiejetnosci samodzielnego definiowania i
  analizy projektów rozwojowych i
  restrukturyzacyjnych

3
tresc zajec

• Metodyka zarzadzania projektami, definiowanie
  celów, cykl zycia projektu, planowanie projektu,
  organizacja zespolu projektowego, realizacja i
  kontrola realizacji projektu.
• Zasady budowy modeli kosztowo-finansowych
  przedsiewziec inwestycyjnych, identyfikacja
  przychodów, kosztów i przeplywów finansowych
  przedsiewziec
• Jakosciowe i ilosciowe metody oceny efektywnosci
  przedsiewziec, metody oceny ryzyka operacyjnego i
  finansowego
• Zródla finansowania projektów rozwojowych,
  optymalizacja struktury kapitalu, finansowanie
  typu ESCO, programy pomocowe UE i warunki
  korzystania z tych programów
• Planowanie i kontrola projektu, techniki
  organizatorskie, informatyczne narzedzia
  harmonogramowania i kontroli realizacji projektów
• Zródla i techniki pozyskiwania informacji,
  techniki badania rynku i konkurencji
• Metodyka przygotowania studium wykonalnosci,
  przedsiewziecia komercyjne i finansowane ze
  srodków pomocy publicznej
• Studium przypadku cwiczenia projektowe

4
zalecana literatura

• M. Trocki i inni, Zarzadzanie projektami, PWE,
  Warszawa 2003
• Z. Lucki, Ocena inwestycji i podejmowanie decyzji
  w górnictwie naftowym i gazownictwie, PFPK,
  Kraków 1995
• S.A.Ross i inni, Finanse przedsiebiorstw, Dom
  Wydawniczy ABC - 1999
• W. Behrens, P.M.Hawranek, Poradnik przygotowania
  przemyslowych studiów feasibility, UNIDO, 1991
• Analiza kosztów i korzysci projektów
  inwestycyjnych Przewodnik funduszy
  strukturalnych, Jednostka d/s ewaluacji, Komisja
  Europejska 1997
• K. Kwasniewski case study, materialy nie
  publikowane

5
projekt

• Projekt jest przedsiewzieciem o charakterze
  jednorazowym, które ma zdefiniowane cele,
  poczatek i koniec, budzet oraz wymogi jakosciowe
• Jest to proces zaplanowany i kontrolowany,
  majacy doprowadzic do okreslonego skutku, tworzac
  nowa jakosc, w odróznieniu od procesów
  produkcyjnych - ciaglych i powtarzalnych,
  projekty cechuje okresowosc i inowacyjnosc
• Przyklady projektów to
• przygotowanie oraz wprowadzenie na rynek nowego
  produktu lub uslugi,
• opracowanie i wdrozenie nowego systemu
  zarzadzania, planowania itp.,
• budowa nowego obiektu lub instalacji nowego
  procesu produkcyjnego,
• .

6
zarzadzanie projektem

1. Zarzadzanie projektami to umiejetne uzycie
   dostepnych technik w celu uzyskania okreslonych
   rezultatów, zgodnie z ustalonym standardem w
   ramach zalozonych budzetów i zalozonego
   harmonogramu (czas).
2. Ogólnie oznacza to planowanie, organizowanie i
   sledzenie realizacji projektu.
3. Zarzadzajac projektem nalezy pamietac, ze
   okreslone cele (jakosc, czas) powinny byc
   realizowane w mozliwie efektywny sposób (przy
   ograniczaniu ryzyka).
4. Podstawowym narzedziem do zarzadzania projektem
   jest plan projektu.

7
warunki efektywnego zarzadzania projektem

• ELEMENTY METODYCZNE
• kompetencje kierownika projektu
• metodyka zarzadzania projektem
• doswiadczenie w zarzadzaniu projektem
• szkolenie i doskonalenie pracowników
• dobór czlonków zespolów
• ELEMENTY SOCJO-KULTUROWE
• motywacja uczestników
• komunikatywnosc
• umiejetnosc pracy w zespole
• zespoly interdyscyplinarne

8
zagrozenia dla prawidlowej realizacji projektu

1. konflikty osobiste miedzy pracownikami
2. walka o wladze
3. myslenie w kategoriach robienia kariery
4. klasyfikowanie pracowników zaangazowanych w
   zespole projektowym (np. wg hierarchii
   organizacyjnej)
5. Brak umiejetnosci pracy w zespole
6. brak wspólnego jezyka, róznice w stosowanej
   terminologii

9
zlote zasady przy realizacji projektu

• zadawaj trafne pytania
• niczego nie przyjmuj za pewnik
• precyzuj problem nie przestawaj pytac o cel
• zidentyfikuj skutki wewnetrzne i zewnetrzne

10
etapy procesu zarzadzania projektem

• definiowanie i organizacja projektu
• tworzenie planu projektu
• sledzenie i dozorowanie projektu
• zamykanie projektu

11
definiowanie i organizacja projektu

• Umiejetne zadawanie pytan identyfikujacych
  problem, uwarunkowania i sytuacje docelowa
• Klarowne nazwanie i sprecyzowanie celu (celów)
  projektu
• Wstepny konspekt projektu
• Organizacja, sklad i kompetencje zespolu
  projektowego
• Wsparcie ze strony wyzszego personelu
  zarzadzajacego

12
wstepny konspekt projektu

• kluczowe zadania
• kwalifikacje potrzebne do wykonania zadan
• priorytety
• ramy czasowe (kamienie milowe)
• budzet
• wymagania odnosnie komunikacji
• wymagania odnosnie raportów, zatwierdzenia
  etapowe
• odpowiedzialnosc
• efekty i problemy
• zródla ryzyka

13
sklad i kompetencje zespolu pracujacego nad
projektem

• Hierarchia projektu - obejmuje grupe ludzi
  oficjalnie zaangazowanych w projekt, ustanawia
  sie w celu uzyskania pewnosci, ze spelnione
  zostana strategiczne wymagania
• Dyrektor projektu
• osoba, której wiedza i autorytet pozwalaja
  uruchomic projekt, jest decydentem projektu i
  ponosi odpowiedzialnosc za jego konsekwencje,
  zaangazowany jedynie w dzialanie o charakterze
  strategicznym
• Grupa kontroli jakosci
• grupa doradców, powolana na czas realizacji
  projektu, monitorujaca projekt
• Kierownik projektu
• osoba odpowiedzialna za projekt na poziomie
  taktycznym i opera-cyjnym, planuje, organizuje,
  koordynuje i nadzoruje prace nad projektem
• Zespól projektowy
• osoby wybrane do pracy w projekcie ze wzgledu na
  ich zdolnosci i kwalifikacje
• Zespól merytoryczny
• osoby wspomagajace kierownika projektu w
  pierwszej fazie zlozonego projektu, sa to
  zazwyczaj fachowcy z obszarów jakie obejmuje
  projekt

14
konsultanci i kontraktorzy

• Korzystanie z uslug zakontraktowanego personelu
  i konsultantów jest obecnie powszechna praktyka
• Nadzór nad praca konsultantów zawsze powinna
  sprawowac osoba wyznaczona sposród stalego
  personelu organizacji
• Powodzenie wspólpracy zalezy od klarownosci
  dyspozycji zakresu pracy konsultanta. Dobry
  konsultant pomoze ci w identyfikacji potrzeb.
  Przygotowanie konspektu dla konsultanta
• Wybór konsultanta jest on na tyle dobry na ile
  dobra jest jego ostatnia praca
• Kontrakt (sposoby ustalania ceny, ukryte koszty,
  kary, zmiany, standardowy kontrakt)

15
matrycowa struktura organizacyjna
16
tworzenie planu projektu

• Sprawdzenie wykonalnosci i ocena projektu
• Planowanie szczególowe i harmonogram czasowy
• Analiza ryzyka i zmian projektowych

17
ograniczenia planu projektu

• Wymagane terminy,
• Budzet,
• Ograniczenia dostepnej technologii,
• Wymagania srodowiska makroekonomicznego,
• Przepisy prawa i regulacje,
• Zasoby ludzkie wiedza i kwalifikacje,
• Powiazania z innymi projektami.
• Ograniczen zwykle nie planujemy (poza budzetem),
  musimy je tylko zidentyfikowac, udokumentowac i
  uwzglednic w calym procesie planowania

18
podstawowe zasady planowania rezultatów i prac

• Planowanie na róznych poziomach cele i
  rezultaty (poziom strategiczny), zadania, prace
  (poziom operacyjny)
• Planujemy tylko na tyle szczególowo na ile jest
  to konieczne,
• Planujemy tak aby mozna bylo kontrolowac
  wykonanie,
• Dokumentujemy zalozenia i sledzimy, czy nie
  ulegly zmianie,
• Sluchamy innych,
• Jesli mamy nowe informacje odpowiednio
  weryfikujemy plan.

19
podstawowe elementy planu projektu

• Prawidlowo opracowany plan projektu powinien
  zawierac co najmniej nastepujace elementy
• Skróty i definicje,
• Podstawowe informacje o projekcie,
• Kamienie milowe,
• Rezultaty projektu,
• Zaleznosc z innymi projektami,
• Zespól projektowy,
• Harmonogram prac (wykres Gantta),
• Plan zapewnienia jakosci,
• Plan komunikacji projektu,
• Plan zarzadzania ryzykiem,
• Narzedzia do realizacji projektu.

20
plan projektu

• Wejscia
• Feasibility study
• Wstepne plany
• Potrzeby klientów
• Zespól projektowy
• Kierownictwo projektu
• Zakladane efekty
• Wymagane terminy
• Parametry kontroli

• Wyjscia
• Odpowiedzialnosci
• Bilans materialów (zasobów)
• Procedury
• Szczególowe harmonogramy
• Plany kont
• Budzety

21
sprawdzenie wykonalnosci i ocena projektu

• Analiza strategiczna
• Analiza marketingowa
• Analiza techniczno-technologiczna
• Analiza organizacyjno-prawna
• Analiza logistyczna
• Analiza finansowa ocena projektu

22
planowanie szczególowe i harmonogram czasowy -1

• identyfikacja zadan i ich wykonawców
• szeregowanie zadan w logicznym porzadku (wykresy
  Gantta, metody CPM, PERT)
• badanie implikacji (powstanie innych projektów
  badz nakladanie sie zadan z zadaniami podjetymi w
  innym projekcie)
• oszacowanie wymaganych zasobów (ludzie, czas,
  srodki finansowe, materialy itp.)
• wprowadzenie ograniczen zadan
• okreslenie struktury kosztów ? budzety

23
planowanie szczególowe i harmonogram czasowy -2

• opracowanie systemu organizacji i kontroli
  projektu
• okreslenie kto podejmuje i jakie decyzje
• co nalezy monitorowac i kontrolowac (koszty,
  jakosc prac, dotrzymanie terminów, dostepnosc
  zasobów itp.)
• w jaki sposób projekt ma byc poddawany kontroli
  (kanaly komunikacji, charakter i czestotliwosc
  spotkan, rodzaj, zawartosc i terminy raportów)
• jak oceniac pracowników

24
analiza ryzyka i zmian projektowych

• Analiza ma za zadanie uswiadomic kierownictwu
  projektu niebezpieczenstwa wynikajace z zagrozen
  jakie moga pojawic sie w pewnych sytuacjach
  wystepujacych podczas realizacji.
• Analiza ryzyka obejmuje
• identyfikacje zródel ryzyka (wewnetrznych i
  zewnetrznych)
• okreslenie i ocene wplywu
• okreslenie sposobu redukcji ryzyka
• sterowanie zidentyfikowanym ryzykiem
• W jej wyniku powstaje lista
• zadan zwiazanych z biezacym sledzeniem przebiegu
  prac
• trudnosci/zagrozen
• prawdopodobienstw wystapienia
• ewentualnych dzialan zapobiegawczych

25
uruchomienie, monitorowanie i kontrola projektu

• Decydujac o uruchomieniu przedsiewziecia, jego
  monitorowaniu i kontroli musimy byc przekonani o
  jego wykonalnosci oraz zgodnosci celów z
  zalozeniami
• Pomimo zatwierdzenia plan musi pozostac
  elastyczny
• Co nalezy monitorowac i kontrolowac
• postep prac i terminy
• koszty w odniesieniu do budzetu i przeplyw
  srodków
• jakosc prac
• mozliwosc dotrzymania terminów
• dostepnosc zasobów
• Sprawozdania szczególowo okreslic format,
  terminy i kto sygnuje raporty
• Strategia komunikowania sie

26
zarzadzanie kosztami projektu

• planowanie przychodów- np. na podstawie oceny
  ekspertów
• estymacje kosztów - szacowanie inzynieryjne,
  modelowanie parametryczne itp.
• opracowanie budzetu - alokacja kosztów do
  poszczególnych zadan i przedzialów czasowych.
• kontrole kosztu -monitoring w celu okreslenia
  odchylen, dokumentowanie zmian, zabezpieczenie
  przed wprowadzeniem niewlasciwych lub nie
  zatwierdzonych zmian, informowanie o zmianach

27
krzywa kosztów projektu
28
zamkniecie projektu raport koncowy

1. porównaj plan z rzeczywistym przebiegiem zdarzen
   w zakresie zadan, terminów, zasobów
2. czy wykazane wyniki odpowiadaja oczekiwaniom i
   planom?
3. okresl gdzie sa róznice i dlaczego
4. dokonaj podsumowania przyczyn, przeanalizuj
   problemy
5. zarchiwizuj plany i sprawozdania

29
typowe problemy zarzadzania projektami

• Niejasna definicja celów, sprzeczne priorytety,
• Brak jasnej strategii,
• Brak zgodnosci wsród zainteresowanych stron,
• Niewystarczajace zasoby,
• Niewystarczajace rozeznanie technologii,
• Zle zarzadzanie, zly przeplyw informacji,
• Brak przywództwa