Zarzadzanie projektami WPROWADZENIE

1
Zarzadzanie projektamiWPROWADZENIE
dr inz. Pawel Pietras
2
Jakie cechy lacza te przyklady?
3
Udzial projektów w gospodarce swiatowej
4
Przyczyny kreowania projektów w biznesie

• globalizacja gospodarki i zwiazane z nia zmiany w
  funkcjonowaniu firm
• zwiekszenie ilosci informacji
• koniecznosc elastycznego reagowania na zmiany
  rynkowe
• rozwój nowoczesnych technologii

5
Dyskusja
Cel Jakie projekty sa w naszej
organizacji/firmie?
6
Cechy projektów

• Celowosc, czyli wynik okreslonej strategii
• Ograniczonosc, czyli istnienie ograniczenia
  czasowego realizacji przedsiewziecia
• Jednokrotnosc, czyli realizacja niepowtarzalnego
  przedsiewziecia
• Odrebnosc, czyli brak powiazan z normalna,
  rutynowa dzialalnoscia firmy
• Odrebnosc strukturalna, czyli wydzielenie
  przedsiewziecia jako osobnej struktury w firmie

7
Cechy projektów

• Zbiór dzialan podejmowanych dla zrealizowania
  uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu
  produktu projektu
• Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem.
  Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny,
  czasowy i finansowy projektu
• Zle zdefiniowanie celu projektu, czyli jego
  produktu, moze byc jednym z czynników
  niepowodzenia projektu

8
Definicja projektu

• Tymczasowe przedsiewziecie majace na celu
  stworzenie unikalnego produktu lub uslugi, gdzie
  tymczasowosc oznacza, ze przedsiewziecie ma
  scisle oznaczony poczatek i koniec, a unikalnosc,
  ze produkt lub usluga w wyrazny sposób jest inna
  niz wszystkie podobne produkty lub uslugi.

9
Definicja projektu

• Tymczasowe przedsiewziecie podejmowane w celu
  wytworzenia unikalnego produktu, uslugi lub
  rezultatu (PMBoK)
• Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych
  dzialan organiczony czasem i kosztami, majacy na
  celu uzyskanie zbioru okreslonych uprzednio
  produktów, zachowujac przy tym normy jakosci i
  wymagania (NBC)

10
Definicja projektu

• Projekt to srodowisko zarzadzania stworzone w
  celu dostarczenia jednego lub wiekszej liczby
  produktów biznesowych stosownie do specyficznych
  wymagan biznesu (Prince2)

11
Klasyfikacja projektów

• Ze wzgledu na przeznaczenie
• zewnetrzne
• wewnetrzne
• Ze wzgledu na nature
• techniczne
• administracyjne
• finansowe
• handlowe

12
Klasyfikacja projektów

• Ze wzgledu na oczekiwania
• kompleksowe (np. badania i realizacja)
• niekompleksowe (np. tylko badania)
• Ze wzgledu na wielkosc
• duze (np. budowa tunelu pod kanalem La Manche)
• male (np. informatyzacja biura)

13
Klasyfikacja projektów

• Ze wzgledu na obszar zastosowan
• naprawy
• nowe produkty
• informatyka
• RD
• Ze wzgledu na rentownosc
• zwiekszenie wydajnosci,
• redukcja kosztów
• projekty o trudno mierzalnej rentownosci
  (sponsoring)

14
Klasyfikacja projektów

• Ze wzgledu rezultaty
• procesowe
• inwestycyjne
• przychodowe

15
Portfele i programy

• Program Zbiór powiazanych ze soba przedsiewziec
  oraz wymaganych zmian w organizacji,
  zmierzajacych do realizacji okreslonych celów
  strategicznych organizacji oraz osiagniecia
  ustalonych korzysci biznesowych
• Portfel Projektów kolekcja projektów lub
  programów i innego rodzaju przedsiewziec
  zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli,
  koordynacji i optymalizacji

16
Praca zespolowa
Cel Jakie dzialania moga byc traktowane jako
projekty/programy/portfele Zespól 4-5 osób Czas
10 min przygotowanie, 5 min prezentacja
17
Zarzadzanie projektem

• Proces, w trakcie którego osoba kierujaca
  projektem przeprowadza celowe planowanie
  i kontrolowanie zadan wchodzacych w sklad
  projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji
  przydzielonych do realizacji projektu srodków
  poslugujac sie przy tym odpowiednimi technikami
  i metodami, aby osiagnac wyznaczony cel
  w okreslonym terminie, po wyznaczonych kosztach i
  o odpowiedniej jakosci

18
Magiczny trójkat projektu
Jakosc
Czas
Koszt
19
Praca zespolowa
Cel Poznanie ograniczenia czas-jakosc-zakres Zesp
ól 4-5 osób Czas 35 min przygotowanie, 5 min
prezentacja
20
Elementy zarzadzania projektami
Techniczne Behawioralne Kontekstowe
Interesariusze Wymagania i cele Ryzyko Jakosc Organizacja projektu Praca zespolowa Rozwiazywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty czastkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangazowanie Samokontrola Asertywnosc Odprezanie Otwartosc Kreatywnosc Zorientowanie na wyniki Sprawnosc Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodnosc Docenianie wartosci Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrazanie systemu zarzadzania Stale struktury organizacji Dzialalnosc gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarzadzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczenstwo, srodowisko Finanse Prawo
21
Glówni aktorzy projektu

• Dyrekcja
• odpowiada za realizacje idei
• utrzymuje glówny kierunek realizacji
• odpowiada za efekt
• Kadra zarzadzajaca
• wspomaga (lub nie) realizacje projektu
• zapewnia dostep do zasobów ludzkich,
  technicznych, finansowych i in.

22
Glówni aktorzy projektu

• Pilot
• pilotuje calosc prac
• zapewnia wewnetrzna spójnosc projektów
  realizowanych w organizacji
• Sponsor/Promotor
• motywuje do realizacji projektu, czesto trzyma
  budzet projektu
• jest promotorem projektu w organizacji

23
Glówni aktorzy projektu

• Komunikator
• przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym
  stronom
• odpowiada za komunikacje na wszystkich poziomach
• Szef projektu
• odpowiada za pelna realizacje projektu
• koordynuje zadania
• odpowiada za skutecznosc

24
Struktura organizacyjna projektu
Nadzór
Wsparcie
25
Struktura liniowa
Marketing
Sprzedaz
Projekt A
Projekt B
26
Praca zespolowa
Cel Obserwacja przeplywu informacji w
organizacji o strukturze liniowej Zespól cala
grupa Czas 10 min
27
Struktura liniowa z osoba wspomagajaca
28
Organizacja task-force (przywódcza)
29
Strukturamacierzowa
30
Kluczowe czynniki sukcesu

• Intencje i ich rozklad wsród interesariuszy
  projektu w momencie jego uruchomienia
• Stopien zaangazowania osób odpowiedzialnych
• Poziom profesjonalizmu glównych uczestników
• Realizm projektu
• Stopien akceptacji w srodowisku

31
Praca zespolowa
Cel Identyfikacja interesariuszy i ich oczekiwan
w projekcie (wg scenariusza) Zespól 4-5
osób Czas 20 min przygotowanie, 10 min
prezentacja
32
Ogólny model cyklu projektowego
33
Faza wstepna - uruchomienie projektu

• rozpoznanie potrzeb i mozliwosci
• oszacowanie korzysci z realizacji projektu
• nadanie projektowi oficjalnego statusu

34
Faza planowania

• zdefiniowanie dokladnych oczekiwan co do projektu
• okreslenie celów projektu
• zaplanowanie zaangazowania zasobów
• okreslenie ram czasowych projektu

35
Faza realizacji

• Koordynacja dzialan zespolu projektowego
• Pomiar zuzycia zasobów
• Kontrola odstepstw postepu prac od przyjetego
  planu

36
Faza zamkniecia

• Formalna prezentacja osiagnietych celów
• Implementacja produktu projektu
• Archiwizacja dokumentacji projektowej
• Formalne zamkniecie projektu i rozwiazanie
  zespolu oraz struktury projektowej

37
Etapy i cykl zycia projektu

• Etap projektu skonczony przedzial czasowy
  przebiegu projektu, który w swej tresci rózni sie
  od pozostalych przedzialów
• Cykl zycia projektu jest sekwencja etapów, przez
  które projektu musi przejsc od momentu otwarcia
  do zamkniecia
• Przejscia miedzy etapami sa definiowane jako
  kamienie milowe kluczowe wydarzenia, w których
  nalezy podjac odpowiednia decyzje

38
Model fazowy projektu
39
Celowosc projektu

• Aby skutecznie zarzadzac projektem potrzebne
  jest sformulowanie celów stawianych przed
  realizatorami

40
Cele projektu

• S (specific)
• M (measurable)
• A (achievable)
• R (relevant)
• T (timed)

41
Rodzaje celów do osiagniecia

• Celem ogólnym projektu jest dostarczenie wartosci
  interesariuszom
• Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób
  osiagniecia tego celu

42
Rodzaje celów do osiagniecia

• Merytoryczne
• Ekonomiczne rentownosc, przychód, zysk lub
  koszt
• Zgodne z celami strategicznymi firmy

43
Cele projektu

• Cel projektu to calosc pojedynczych celów
  zwiazanych z efektem projektu o przebiegiem
  zadan, który ma byc uzyskany w projekcie
• Efekt projektu to materialny lub niematerialny
  wynik pracy wykonanej w ramach projektu,
  okreslonej w zakresie zadan
• Ogól celów (system celów) obejmuje 3 zmienne
  rezultaty, czas oraz wydatki

44
Funkcje celów

• W kontekscie zarzadzania projektami cele pelnia
  funkcje
• sterujaca
• ukierunkowujaca
• konsolidacyjna
• koordynacyjna
• selekcyjna
• Musza byc kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne
  z celami wyzszego i nizszego poziomu

45
Powiazania celów

• Zorientowanie na efekt oznacza, koniecznosc
  definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych
  efektów cele zwiazane z rezultatami, np.
• cele finansowe
• cele funkcjonalne
• cele spoleczne
• cele personalne

46
Powiazania celów

• Zorientowanie na sprawnosc zarzadzania oznacza
  koniecznosc definiowania celów proceduralnych,
  np.
• cele wynikajace z harmonogramu (kamienie milowe)
• cele budzetowe
• cele osobiste
• specjalne parametry przebiegu prac

47
Hierarchia celów

• Podzial celów moze byc prowadzony dwukierunkowo,
  odgórnie lub oddolnie
• Podzial odgórny cele wyzszego rzedu sa dzielone
  na kilka celów nizszego rzedu
• Podzial oddolny na podstawie zdobytych
  doswiadczen zglaszane sa sugestie dotyczace
  usprawnien i przenoszone na wyzsze poziomy

48
Hierarchia celów

• Efektem podejscia krokowego jest powstanie wielu
  poziomów rózniacych sie szczególowoscia i
  adekwatnoscia do róznych poziomów zarzadzania
  projektem

49
Hierarchia celów

• Cel nadrzedny (Sprawny transport publiczny)
• Kategorie celów (Funkcjonalnosc)
• Podkategorie celów (Wygoda podrózowania)
• Cele (Wysoki komfort)
• Cele czastkowe (Duza liczba miejsc siedzacych)
• - Kryteria (Stosunek miejsc siedzacych do
  stojacych)
• Miara (Procent)
• Rozmiar (50)

50
(No Transcript)
51
Identyfikowanie celów

• Zródlem celów opartych na rezultatach moga byc
  koniecznosc, pomysl, ograniczenia, zyczenia
• Przejscie od zródla do zdefiniowania rezultatu
  odbywa sie najczesciej przy wykorzystaniu metod
  kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie
  danych, segregacja, ocena, wybór)

52
Identyfikowanie celów

• Obranie strategii osiagniecia rezultatu pozwala
  na okreslenie co? i jak? ma byc realizowany
  projekt cele proceduralne

53
Praca zespolowa
Cel Cwiczenie kompetencji w definiowaniu celów
projektu Zespól 4-5 osób Czas 20 min
przygotowanie, 10 min prezentacja
54
Wszystkim nie dogodzisz
55
Hierarchie waznosci
W tabeli wstawia sie 0 gdy przy porównaniu celu
Cj z celem Ci cel Ci jest wazniejszy 1 gdy przy
porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest
wazniejszy. Suma pokazuje waznosc danego celu, im
wyzsza tym cel ma wiekszy priorytet.
56
Uruchomienie projektu w firmie

• Akt powolania projektu powinien zawierac
• Dane ogólne
• Potrzeby i wytyczne (wartosci wazne dla klienta)
• Cel glówny i szczególowe
• Kryteria powodzenia
• Srodowisko (kontekst) projektu
• Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych
  zagrozeniach)

57
Uruchomienie projektu w firmie

• Akt powolania projektu powinien zawierac
• Dane techniczne
• Glówne etapy
• Ogólny opis techniczny etapów
• Dane ekonomiczne
• uwarunkowania czasowe i ograniczenia budzetowe

58
Uruchomienie projektu w firmie

• Akt powolania projektu powinien zawierac
• Dane organizacyjne
• Mianowanie szefa projektu
• Powolanie opiekuna projektu (najczesciej
  dyrektor dzialu, pionu, departamentu)
• Podstawowe zasady komunikacji (czestotliwosc i
  sposób raportowania, czestotliwosc zebran zespolu
  itp.)

59
Zebranie rozpoczynajace projekt

• Cele zebrania rozpoczynajacego
• Dokladne poinformowanie o celach i kontekscie
  projektu (zródlach pochodzenia)
• Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robi
• Poszukiwanie porozumienia pomiedzy uczestnikami

60
(No Transcript)
61
Przebieg zebrania

• Prezentacja projektu (cele, ryzyko, waznosc)
• Sprecyzowanie ram organizacyjnych
• Przedstawienie struktury prac (maksimum 3
  poziomy)
• Przedstawienie sie czlonków zespolu i
  sprecyzowanie odpowiedzialnosci
• Okreslenie regul funkcjonowania zespolu
• Zaplanowanie kalendarza spotkan

62
Uruchomienie projektu w firmie

• Przyklad firmy IBM
• Aby dokladnie zdefiniowac cele, zidentyfikowac
  potrzeby, zaprezentowac glównych uczestników
  projektu organizowane jest Seminarium Definiujace
  Projekt
• Sa to jednodniowe warsztaty dajace wspólne
  spojrzenie na ww. kwestie
• 5 glównych tematów Seminarium
• cele projektu,
• zakres i dekompozycja prac
• organizacja projektu
• system zarzadzania
• identyfikacja i analiza zagrozen

63
Organizacje zajmujace sie PM

• International Project Management Association
• www.ipma.org
• w Polsce Stowarzyszenie Project Management Polska
  www.spmp.org.pl
• cerfyfikaty od poziomu D do A
• zbiór wiedzy International Competence Baseline
  (ICB)

64
Organizacje zajmujace sie PM

• Project Management Institute
• www.pmi.org
• w Polsce www.pmi.org.pl
• certyfikacja PMP punkty Professional
  Development Units (min. 60 PDU)
• zbiór wiedzy Project Management Body of
  Knowledge (PMBoK)