Presentaci

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Al abrir el Access aparece una ventana para crear
una base en blanco, con la ayuda de un asistente
o abrir una existente. Al principio optamos por
la primera opción, luego abriremos nuestra base
creada desde el archivo existente.
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Abrir una base de datos existente la elegimos de
la lista de bases que se encuentran debajo, si no
está ahí, se hace click en cancelar y luego se
hace click en el botón abrir de la barra de
herramientas o se selecciona la opción abrir
del menú archivo. Esta es la opción que
utilizaremos habitualmente después de crearla.
Crear una base de datos en blanco crea la base y
luego se debe definir por separado cada uno de
los elementos de la base. Esta es la opción que
elegiremos por primera vez, para crearla.
Crear una base de datos utilizando un asistente
usa bases de datos ejemplos donde todos los
elementos de la base son creados por el
asistente, dando lugar a modificaciones
limitadas. No usaremos esta opción.
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Al crearla, Access solicita el nombre y el lugar
dónde almacenar la base, es un archivo con
extensión .mdb.
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Aparece la ventana de la base de datos con el
menú de objetos para ir creándolos (Nuevo),
ejecutarlo o verlos (Abrir) o abrirlos para hacer
alguna corrección (Diseño)
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Ventana de la Base de Datos
Este abre la vista diseño de los objetos, esto se
utiliza cuando se los crea o se modifica su
estructura.
Este crea un objeto nuevo según tipo de objeto
seleccionado.
Este botón muestra los datos o resultados en los
diferentes objetos da la vista hoja de datos de
las tablas y consulta de selección, muestra (como
los verá el usuario) los formularios, informe y
páginas y ejecuta las macros, consultas avanzadas
y módulos.
Con esta opción se diseña el objeto paso por
paso, se controla totalmente la creación del
objeto.
Aquí se diseña el objeto utilizando un asistente,
es decir, cajas de diálogo que guían en la
creación, luego se puede realizar modificaciones.
Esta opción crea el objeto mediante el ingreso de
datos, no la usaremos.
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Creación de una tabla (vista diseño)
En esta área se ingresa el nombre, tipo y
descripción de cada campo
La vista diseño muestra una ventana dónde se
visualizan dos áreas bien definidas.
En esta se encuentran las propiedades de cada
campo separadas en dos fichas General y
Búsqueda.
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Area de definición de campos
Aquí se ingresa el nombre del campo la longitud
máxima para el nombre es 64 caracteres,
combinación de letras, números, espacios y
caracteres especiales excepto los siguientes el
punto, el acento grave, el signo de admiración y
los corchetes. Se deben usar nombres cortos
porque internamente el sistema los utiliza para
su código.
Aquí se ingresa alguna aclaración referente al
campo, la misma aparecerá en la barra de estado
de los formularios o informes donde se utilice la
tabla. Guía al usuario en el momento de carga de
los datos.
Uno de los campos se lo debe definir llave o
clave principal, este será el dato que
identificará unívocamente un registro, es decir
con solo citar, en este caso, el IDEmpresa, que
será un número, el sistema traerá el registro de
la empresa, por ejemplo, Las Marías no puedo
señalar el nombre de la empresa como llave porque
podría haber varias empresas llamadas de la misma
manera. Para asignar un campo como llave
principal se lo debe seleccionar y luego hacer
click en el botón que tiene una llavecita en la
barra de herramientas.
Aquí, a través de una lista desplegable, se
selecciona el tipo de datos que almacenará ese
campo Texto (cuando es un texto corto),
Numérico (cuando el dato intervendrá en algún
cálculo), Autonumérico (cuando deseo que el
sistema genere un número, como es el caso de las
claves o llaves principales). Si tenemos el
cursor en esta área y apretamos la tecla F1
aparecerá la ayuda referente a los tipos de datos
aceptados por Access.
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Area de propiedades del campo
A través de la listas desplegable se selecciona
la forma en que se mostrará el dato en los
formularios e informes.
Aquí se selecciona el tamaño del campo según el
tipo de dato del mismo. Tener en cuenta que el
sistema otorga un tamaño fijo para el campo, por
eso hay que tratar de optimizar espacio asignado.
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Area de propiedades del campo (ficha General)
Aquí se define el título del campo, este
aparecerá en los formularios e informes, en caso
de que se obvie se mostrará el nombre del campo.
Aquí se define la forma en que se ingresará el
dato p.e. en el caso de datos de tipo fecha
__/__/__
Aquí se ingresa el mensaje que se activará cuando
se ingrese un dato que no cumple con la regla de
validación.
Aquí se define un campo como índice. El índice
puede acelerar la búsqueda y consultas en grandes
volúmenes de datos pero hace lenta la carga de
datos porque el sistema tiene que actualizar
todos los índices cada vez que se ingrese un
dato. Sólo mantendremos indexado los campos que
contendrán las llaves principales.
Aquí se define si es obligatorio o no el ingreso
del dato.
Si al campo no se le ingresa datos, tomará el
valor que se estipule aquí.
Aquí se solicita la cantidad de decimales en el
caso de datos de este tipo.
Aquí se señala las condiciones que debe cumplir
el dato p.e. mayor a cero (gt0)
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Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)
El control determina la forma en que se ingresará
el dato al campo, puede ser cuadro combinado
(lista desplegable de opciones pero se puede
ingresar un valor que no se encuentre en esa
lista), cuadro de texto (cuadro en blanco),
cuadro de lista (lista desplegable de opciones
obligatorias).
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Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)
Aquí se determina de dónde saldrán los datos para
el control seleccionado anteriormente. En este
caso se ingresará una lista de valores, también
podrán obtenerse de una tabla, una consulta o de
una lista de campos.
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Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)
Aquí se detalla los datos que conformarán la
lista de valores anteriormente seleccionada. Este
ingreso es utilizado cuando los datos son fijos.
Es decir se encuentran entre un rango o grupo de
valores.
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Finalmente queda la tabla con todos los campos
definidos y sus propiedades establecidas.
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Vista Hoja de Datos
A través de estos botones se puede navegar entre
los registros de la tabla. Estos también estarán
en los formularios.
Cada fila es un registro y las columnas son los
campos. En esta vista se ingresan los datos.
También para la carga de datos se usan los
formularios.
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Cuando cerramos la tabla después de crearla o de
cargarles los datos, esta aparece junto a otras
en la ficha Tablas, lo mismo sucederá con los
otros objetos de la base. El sistema los muestra
en lista en su ficha correspondiente, para volver
a acceder a ellos.