Presentaci

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR aapontel_at_hotmail.co
m
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PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• Conjuntos de principios, normas, procedimientos,
  técnicas e instrumentos que regulan la
  utilización y promueven la eficiencia en el uso
  de los recursos en las entidades de la
  administración pública.
• Son sistemas de gestión que actúan como normas de
  calidad.

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
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SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
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REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer información sobre los proveedores de las
entidades públicas a fin de clasificarlos de
acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se
cuenta con el Registro Nacional de Proveedores
(Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)
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CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN
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LA ADQUISICIÓN
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LA ADQUISICIÓN
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PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
Ejecución Contractual
Selección
Actos Preparatorios

• Plan Estratégico Instit.
• Plan Operativo Instit.
• Determinación de necesidades
• Presupuesto Institucional
• Plan Anual de Contrataciones
• Expediente de contratación
• Designación del Comité Especial
• Elaboración de las Bases.

• Convocatoria.
• Registro de participantes
• Consultas
• Observaciones
• Presentación de propuestas
• Evaluación y calificación
• Otorgamiento de la Buena Pro
• Formalización del Contrato - Suscripción

• Garantías
• Adelantos
• Adicionales y reducciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Subcontratación
• Intervención Económica de Obra
• Resolución
• Penalidades
• Recepción y conformidad
• Liquidación

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DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL
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MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES
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DISPOSICIÓN FINAL
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ALMACENAMIENTO
Esta referido a la ubicación temporal de bienes
en un espacio físico determinado con fines de
custodia, como vía para trasladarlos físicamente
(temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.
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DISTRIBUCIÓN
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ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO
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FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

• Actividades de Programación
• Ejecución de procesos de selección
• Administración de contratos
• Registro y Control de Almacenes
• Registro y control de bienes patrimoniales
• Seguridad integral
• Servicios Generales

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ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Implicancias Función- Dependencias involucradas
Funciones Generales
Normas relacionadas
Proyección PAC seguimiento y modificaciones
En base a los cuadros de necesidades, se
realiza la revisión, identificación de procesos
y consolidación. Se coordina con la oficina
usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de
Programación.

• Directiva PAC OSCE
• Ley de presupuesto para el
• Año Fiscal

Evaluación de Requerimientos generación de
expedientes
Lo ideal es que en todos los casos los
requerimientos se presenten con anticipación
(sin presiones) a la convocatoria, a fin de
proceder a la revisión de especificaciones y a
las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el
requerimiento para que la aprobación del
Expediente de Contratación.

• Ley de Contrataciones
• del Estado y su Reglamento.

Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de
Compromisos
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a
través de programas informáticos, en los
cuales se registra el avance de la ejecución del
calendario.

• Directiva para la Ejecución del
• Proceso Presupuestario para
• el Año Fiscal.

Elaboración del POA
En base a las actividades identificadas en
coordinación con la Administración y el Órgano de
Abastecimiento y en coordinación con la Unidad
de Programación.

• Instructivo para la formulación
• de Actividades para el Año Fiscal

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ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN
Implicancias de la función Dependencias
involucradas
Función General
Norma relacionada
Asistencia a Comités Especiales. en procesos de
Adjudicación Directa, Concurso y Licitación
Pública. También exoneraciones
La función implica la preparación del proyecto de
Resoluciones de designación de Comités
Especiales. La proyección de las Bases, actas del
Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de
Buena pro, informes del Comité Especial y demás
documentos relacionados al proceso de
selección. Las Dependencias involucradas son las
Oficinas usuarias, el Área de Programación,
Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de
Administración, Alta Dirección y postores.
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Proyección de Contratos
Coordinación con los postores ganadores de la
buena pro de los procesos de selección para la
presentación oportuna de los documentos
necesarios para la suscripción del contrato Las
Dependencias involucradas son la Oficina de
Asesoría Jurídica, Oficina de Administración,
Alta Dirección y postores ganadores de la Buena
pro.
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
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ÁREA DE ADQUISICIONES
Implicancias de la función Dependencias
involucradas
Funciones Generales
Norma relacionada
Determinación de Valore Referencial
Implica estudio de posibilidades que ofrece el
mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal
y proyecta aprobación Del Expediente de
contratación. Interrelación OFICINAS USUARIAS
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Asistencia a Comités Especiales en Procesos de
Menor Cuantía
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de
bases, registro en el SEACE, elaboración de
actas y cuadros de evaluación. Interrelación
OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y
Presupuesto
Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Emite O/C y O/S r de procesos de selección,
servicios básicos. Compromisos y devengados de
O/C y O/S, Interrelación OFICINAS USUARIAS y
la Unidad de Fiscalización
Manual de Pago a Proveedores
Ejecución Contractual y Administración de
Contratos
Adendas, ampliación de plazo, reducciones
adicionales, contratación complementaria Administ
ración y liquidación de contratos, administra
cartas fianza. Interrelación OFICINAS USUARIAS,
Oficina de Administración y Of. de Economía y
Finanzas
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica
Efectúa la atención de bienes y servicios por la
modalidad de compra directa y caja
chica. Interrelación OFICINAS USUARIAS y Oficina
de Administración.
Directiva de Tesorería
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ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función Dependencias
involucradas
Función General
Norma relacionada

• Recepción, Registro y Almacenamiento
• de bienes y materiales

• Área de Programación
• Área de Adquisiciones
• Área de Control Patrimonial
• Oficinas Usuarias

• Sistema de Abastecimiento
• Decreto Ley Nº 22056
• INAP /DNA -Normas Generales de
• Abastecimientos

• Oficinas Usuarias

• Despacho y Distribución

• Resolución Jefatural Nº335-90
• INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
• Resolución de Contraloria
• Normas de Control Interno
• en el Sector Publico.

• Emisión de Documentos Fuentes NEA,
• Pecosas, Kárdex,

• Oficinas Usuarias

• Resolución Jefatural Nº335-90
• INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
• Normas de Control Interno en el
• Sector Público.

• Información Contable

• Oficina de Administración Financiera
• Área de Contabilidad

• Resolución Nº 039-98/SBN
• Reglamento para el Inventario
• Nacional de Bienes Muebles del
• Estado

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ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL
Implicancias de la Función- Dependencias
involucradas
Funciones Generales
Normas relacionadas

• ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN
• DE BIENES DE LA ENTIDAD

Administra los bienes patrimoniales asignados en
uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y
su disposición final
Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto.
de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema
Nacional de Bienes Estatales.

• INVENTARIO, REGISTRO Y
• CONTROL DE BIENES
• PATRIMONIALES

Registro y control de bienes, conciliación
contable en coordinación con la Oficina de
Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Resolución N 039-98/SBN Reglamento para el
Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.

• SEGUROS

Seguro de los bienes muebles, inmuebles y
valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,
Deshonestidad y de vehículos
Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control
interno.
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ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA
1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios La
habilidad de planificar la contrataciòn de Bienes
y Servicios, para que estén disponibles. 2.
Gestión de Bienes y Servicios Adquisición y
almacenaje de Bienes y gestión de servicios para
uso posterior. 3. Distribución Física Administrac
ión de la entrega
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PLAN DE COMPRAS

• Visión de Gobierno
• Hacer más transparente el mercado de las compras
  públicas
• Minimizar o reducir asimetrías del mercado
• Facilitar la planificación comercial de los
  proveedores
• Tener un mercado más competitivo
• Fortalecer procesos de selección y modalidades de
  selección como fuente principal de suministro
  para las necesidades del sector público
• Transparencia
• Eficiencia
• - Descuentos por volumen
• - Menores costos de proceso
• Control

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GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD

• Planificar las compras permite a la Entidad
• Generar contratos de suministro
• Obtener descuentos por volumen
• Reducir el requerimiento sin perder poder de
  negociación
• Reducir los costos de administración
• Reducir el fraccionamiento de las compras
• Generar estrategias de mejoramiento del
  abastecimiento
• Mejorar la programación de actividades
• Mejorar la planificación financiera

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VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

• Programación de las compras (PAC)
• Fortalecer competencias del equipo
• Administrar la distribución de trabajo
• Generar nuevas estrategias de suministro
• Verificar la necesidad del usuario
• Atención oportuna al usuario

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PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

• Demora o imprecisión de los usuarios en la
  entrega de información / Tdr / Et
• Falta de información /elaboración Ct
• Deficiencias en la planificación de los procesos
  que generan la demanda
• Falta de análisis de oportunidades
• Falta de mecanismos de programación de
  actividades
• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

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Planificar las compras significa

• Definir lo siguiente
• Qué se comprará
• Cuándo se necesitará
• Qué cantidad se comprará
• Se debe definir e identificar además
• Periodicidad de la compra
• Tiempos de respuesta de proveedores
• Restricciones legales
• Normas reglamentarias