Presentaci

1
DIFUSIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN PROCESO DE
GESTIÓN CONTRACTUAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN
CORPORATIVA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN
SOCIAL
2
CUAL ES SU PROPÓSITO? Fijar lineamientos,
pautas de seguimiento, evaluación y control de la
Planeación de la contratación, selección del
contratista y Administración del contrato que
adelanta la Secretaría de Integración Social.
3

• ANTECEDENTES
• 2002 Manual de contratación
• 2005 Inicia la implementación del Sistema
  Integrado de Gestión
• 2007 Aprobación del Manual de Contratación
  mediante resolución 948 de 5 de Octubre de 2007.

4

• CÓMO SE ACTUALIZA?
• Identificar la necesidad de actualización o
  ajuste al manual
• Realizar comunicación escrita dirigida a la
  Subdirección de Contratación donde se describa la
  modificación y así mismo esta dependencia
  analizará la pertinencia y oportunidad de la
  misma.
• Una vez evaluada la pertinencia de la
  modificación, se comunicará al comité de
  Contratación a fin de consolidar finalmente los
  ajustes y mejoras según los acuerdos a los que se
  lleguen.
• Después de surtido este trámite se debe seguir el
  procedimiento que se describe sobre Control de
  Documentos y Registros.

5
COMO SE LEE? De forma Magnética Ingresa a la
intranet en la siguiente dirección //Intranet_dabs
De forma física Se dirige al índice donde
encuentra todos los temas relacionados al proceso
contractual con la paginación respectiva. Se
dirige al tema de interés y allí podrá encontrar
relacionados anexos y procedimientos que
describen de manera detallada el proceso
contractual. Para ampliar la información de
estos últimos documentos se debe dirigir
nuevamente al índice e identificar la ubicación
exacta del procedimiento, el cual a su vez tiene
relacionados los registros y formatos requeridos
para avanzar en el proceso.
6
COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS? ENCA
BEZADO CUERPO DEL DOCUMENTO 1. Propósito 2.
Alcance 3. Normas
Código de identificación del documento
Fecha en el que entra en vigencia el documento
Dependencia a la que pertenece el documento
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL FECHA 05/10/07
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL VERSIÓN 1
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL PÁGINA 1/4
Numeración de las páginas
Nombre del documento
Logotipo de la entidad
No de versión del documento
Subproceso al que pertenece el procedimiento
Proceso al que pertenece el subproceso
7
COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS? 4.
Términos y definiciones 5. Condiciones
generales 6. Descripción del procedimiento 7.
Tabla de comunicaciones
No DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA FUNCIONARIO REGISTRO

No de la actividad MOTIVO EMISOR RECEPTOR FRECUENCIA MEDIO EVIDENCIA RETROALIMENTACIÓN

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• COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS?
• 8. Registros
• Documentación asociada
• Control de cambios

CÓDIGO TÍTULO O DESCRIPCIÓN MEDIO DEPENDENCIA RESPONSABLE

No VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9
COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS?
11. Anexos No conformidades
No CRITERIO DE ACEPTACIÓN RESPONSABLE POSIBLE NO CONFORMIDAD TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO VERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO REGISTRO

Ejemplo
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CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE
CONTRATACIÓN? CAPÍTULO 1 Generalidades del
manual Establece los lineamientos para el manejo
del manual de contratación. CAPÍTULO 2 La
secretaría distrital de integración social Se
establece la estructura organizacional y las
funciones de la Secretaría.
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CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE
CONTRATACIÓN? CAPÍTULO 3 Competencias
contractuales de las dependencias de la
secretaría Define las responsabilidades de cada
dependencia en la Secretaría relacionadas con
Contratación CAPÍTULO 4 Aspectos generales de
la contratación Lineamientos que enmarcan la
contratación en la entidad.
12
CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE
CONTRATACIÓN? CAPÍTULO 5 DE LOS TIPOS DE
CONTRATOS Define y describe las modalidades de
contratación existentes según la ley 80 de
1993. CAPÍTULO 6 PROCESO DE GESTIÓN
CONTRACTUAL Define la estructura organizacional
de proceso contractual, los procedimientos que se
llevan a cabo y registros que dan soporte a las
actividades que se realizan.
13
(No Transcript)
14
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
OBJETIVO Disponer los bienes y servicios
requeridos para satisfacer las necesidades de la
entidad, de manera eficiente y de acuerdo a lo
establecido por la ley.
15
P
Consolidar Plan de compras y contratación,
elaborar estudios previos y radicar en la
Subdirección de contratación
ENTRADAS Plan de necesidades Estudios
previos CDP Propuesta Informes de
supervisión Bases de datos
SALIDAS Contrato Conceptos Resoluciones Informes
Acciones correctivas, preventivas
A
H
Realizar el Seguimiento de los procesos y
desarrollar oportunidades de mejora
Seleccionar el contratista, adjudicar y legalizar
el contrato
A
V
Gestionar la información referente al estado de
los contratos
Adelantar la supervisión y administración del
contrato
MEJORA CONTINUA DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
16
SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Líder
del Subproceso EDWIN TORRES ESQUIVEL
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SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

• Objetivo
• Solicitar oportunamente la adquisición de los
  bienes y servicios definidos como necesarios por
  las áreas solicitantes para el logro de sus
  metas, suministrando la información requerida y
  determinando la forma de adquirirlos.
• Quienes intervienen en el subproceso?
• Directores, Subdirectores y jefes de oficina.
• Coordinadores administrativos de los proyectos.
• Técnicos de las Subdirecciones responsables.

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P
Elaborar el plan de necesidades de compras y
contratación
ENTRADAS
SALIDAS
A
Plan de acción de los proyectos Lista de
necesidades de Compras y Contratación
identificadas Plan de Compras y Contratación
Documento de Estudios Previos
Lista de necesidades de Compras y Contratación
identificadas Plan de Compras y Contratación
Documento de Estudios Previos Certificado de
Disponibilidad presupuestal Solicitud de
Contratación Plan de compras y de Contratación
ajustado Estudios previos mejorados
P
Ajustar plan de compras y de Contratación o
mejorar los estudios previos, si es del caso
Elaborar del Plan de Compras y Contratación de
acuerdo con las necesidades identificadas
V
H
Realizar los trámites para solicitar que se
inicie el proceso de contratación
Realizar el estudio previo de la Compra o
Contratación
MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA
CONTRATACIÓN
19
SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PROCEDI
MIENTO DE PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN LILIANA
ORREGO
20

• 2. SOCIALIZACIÓN DE LINEAMIENTOS Y LEVANTAMIENTO
  DEL PLAN DE NECESIDADES

• PREPARACIÓN

Inicio
Establecer los criterios, lineamientos y
cronograma relacionado con el Plan de Compras y
Contratación.
Habilitar la herramienta financiera para la
siguiente vigencia con precios proyectados y
actualización de Centros de Costos.
Información de Ordenadores del gasto y
Coordinadores Administrativos. Habilitación en el
SICE.
Realizar reunión para orientar y explicar los
criterios, lineamientos y forma de
diligenciamiento del formato de Plan de
Necesidades.
Información de inventarios y bienes
Información de metas
6. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y MEJORAMIENTO
DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
Información de Planes de Compra anteriores
Etapas en la elaboración del Plan de Compras y
Contratación
Gestión de inventarios
Actualizar los ítems CUBS en la Herramienta
acorde a las características de los bienes y sus
precios.
LOCALIDADES. Levantar la información requerida y
diligenciarla en el formato de Plan de
Necesidades de las localidades. Consolidar,
analizar y priorizar las necesidades de las
Localidades. NIVEL CENTRAL. Establecer las
necesidades del nivel central.

• Elaboración de Estudios previos.
• Seguimiento a la ejecución del Plan de Compras.

Realizar control de las solicitudes de
reprogramaciones a los componentes del gasto de
cada proyecto.

• 4. VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Y
  CONTRATACIÓN

• 3. DIGITACIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DEL PLAN
  DE COMPRAS

Validación. Subdirecciones Locales para la
Integración Social, Subdirección de Diseño,
Evaluación y Sistematización.
Digitar la información en la Herramienta
Financiera.

• 5. ANÁLISIS TRANSVERSAL Y DE AGRUPACIONES PARA
  CONTRATAR

Ítems nuevos?
Generar informe de la Herramienta Financiera para
dar inicio a la elaboración del anteproyecto de
presupuesto.
No
Sí
Informes Contraloría.
Revisan cuadro de Equivalencia entre componentes
del gasto y CUBS utilizados en la Secretaría y
ubicar el ítem en el portal de l SICE. Solicitar
la creación de ítems de bienes, servicios y obra
pública en la Herramienta Financiera.
Programación presupuestal
Gestión de compra por tipo de proveedor y tipo
de contratación.
Ajustes al Presupuesto?
No
Sí
Análisis transversal del componente en todos los
proyectos y recomendaciones de ajuste.
Analizar la información y ajustar de acuerdo a
las necesidades de cada proyecto.
Verificación. Dependencias respectivas.
21
SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOSLíder de
procedimiento Johana Cañón
22
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
Marco normativo Artículo 8 del Decreto 2170 de
2002 Enfatiza en que los estudios en los cuales
se analice la conveniencia y la oportunidad de
realizar la contratación, tendrá lugar de manera
previa a la apertura de los procesos de selección
y deberán contener como mínimo la siguiente
información 1. La definición de la necesidad 2.
La definición técnica de la forma en que la
entidad puede satisfacer su necesidad 3. Las
condiciones del contrato a celebrar, tales como
objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. 4.
El soporte técnico y económico del valor estimado
del contrato. 5. El análisis de los riesgos de la
contratación y en consecuencia el nivel y
extensión de los riesgos que deben ser amparados
por el contratista.
23
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
LEY 1150 DE 2007

• LEY 80 DE 1993

• LOS ESTUDIOS PREVIOS SE PUBLICARAN
• EL TEMA DE RIESGOS - CAPITULO 1
  ARTÍCULO 4º

24
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• ESTRUCTURAS DE ESTUDIOS PREVIOS POR MODALIDAD DE
  CONTRATACIÓN

25
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• Lista de verificación de Auto Control de Estudios
  Previos

LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUTOCONTROL ESTUDIO
PREVIOS
26
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS

Mesas de trabajo
Ruedas de negocios
Audiencias de construcción de términos
27
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
DIRECTIVA 007 DE 2007 Democratización de la
contratación

• Permitir la inserción al sector productivo de
  bienes y servicios ofrecidos por población
  vulnerable.
• Promover la participación del mayor número de
  posibles oferentes provenientes de las micro,
  pequeñas y medianas empresas

28
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
DIRECTIVA 007

• Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 -
  criterios de desempate
• Puntaje mayor a las micro, inferior a las
  pequeñas y menor a las medianas
• Cláusulas especiales en pliegos de condiciones o
  términos de referencia
• En contratos de apoyo administrativo, un puntaje
  para estimular a los proponentes a utilizar
  personal proveniente de la población vulnerable.
• un puntaje para estimular a las empresas que
  utilicen personal proveniente de las localidades
  donde se ubique la obra o se vaya a prestar el
  servicio.

29
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
DIRECTIVA 007
Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 -
criterios de desempate Puntaje mayor a las
micro, inferior a las pequeñas y menor a las
medianas Cláusulas especiales en pliegos de
condiciones o términos de referencia Un puntaje
a la industria colombiana para incentivar la
incorporación del componente nacional de bienes y
servicios profesionales, técnicos y operativos.
30
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• Siempre que la naturaleza y características
  esenciales del objeto a contratar lo permitan,
  deberá incluirse la posibilidad de dividir en
  grupos o lotes el objeto contractual, de tal
  manera que los oferentes, de acuerdo con sus
  capacidades técnicas y financieras, puedan
  presentar oferta para uno o todos los grupos o
  lotes de la contratación que la entidad va a
  adjudicar.
• Preferir en condiciones de igual precio, calidad
  y capacidad de suministros y servicio a las
  Mipymes nacionales.
• Posibilidades de adjudicación parcial

31
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• COSTOS DE TRANSACCIÓN - COSTOS DE ELABORACIÓN Y
  EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
• Garantía de seriedad de la propuesta
• Impuesto de timbre
• Publicación en el registro distrital
• Garantía única y extracontractual
• Retefuente
• Retención de ICA
• ESTAMPILLAS (pro adulto mayor, pro cultura y
• U. Distrital)
• IVA

32
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
33
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

• Documentos de apoyo disponibles

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
ALCANCE DE LA ASESORÍA La asesoría y
acompañamiento se realiza por solicitud de los
técnicos que requieran de dicho apoyo. Para la
asesoría y acompañamiento la labor de los
profesionales de la Subdirección de Contratación
es aclarar los conceptos que deben desarrollarse
en el documento y la forma de hacerlo, mas no
revisar el contenido de los mismos pues esta
labor se realiza una vez radicada la solicitud
por parte del profesional responsable de
adelantar el proceso.
35
SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO
TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓNLíder de procedimiento Sofía
Wang
36
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN
PROPOSITO Establecer los trámites y los
documentos requeridos para iniciar el proceso
contractual en la Entidad. ALCANCE Desde la
Solicitud del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal hasta la radicación del proceso en
la Subdirección de Contratación
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PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN
DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

• Para cualquier solicitud de contratación de la
  Secretaría es necesario los siguientes
  documentos
• El Formato MC-01 solicitud de contratación.
• El Estudio previo de la contratación.
• Anexo Técnico.
• El/los Certificado/s de Disponibilidad
  Presupuestal (si la contratación compromete
  recursos financieros).
• Constancia de consulta de los precios indicativos
  en el SICE.
• Cotizaciones.
• Constancia de consulta del pantallazo de la
  Herramienta Financiera - Plan de Compras y
  Contratación.
• Formato MC-03 Certificado de Existencia de Bienes.

38
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA
  SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

• En caso de ser una solicitud de contratación
  del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben
  anexar
• Solicitud de contratación (MC-01) de los (las)
  Alcaldes / Alcaldesas.
• Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
  cada fondo que participe en la contratación.
• Texto del (de los) proyecto (s) de los Fondos de
  Desarrollo Local, para los cuales se realiza la
  contratación.
• Concepto jurídico favorable (emitido por la
  Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría)

39
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA
  SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

• En caso de ser una solicitud de contratación
  del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben
  anexar
• Concepto técnico favorable (emitido por la
  Subdirección técnica de la Secretaría de acuerdo
  con la línea de inversión o temática.
• Certificado de viabilidad técnica (emitido por la
  Subdirección para la gestión Integral Local)
• Registro en el Banco de Programas y Proyectos de
  cada uno de los proyectos a los cuales se les se
  realizará la contratación.
• Constancia de consulta de los precios indicativos
  en el SICE.
• Cotizaciones.

40
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• ADEMÁS DE LOS DOCUMENTOS BÁSICOS SE REQUIEREN
  DOCUMENTOS ADICIONALES DE ACUERDO A LA FORMA DE
  CONTRATACIÓN

• Prestación de Servicios Personales.
• Licitación Pública, Contratación Directa
  (Convocatoria Pública e Invitaciones Directas).
• Contratación Directa - Convenio o contratos ínter
  administrativos,
• Convenio No Ínter administrativo.
• Decreto 777 de 1992.
• Arrendamientos.
• Donación de Inmuebles
• Compraventa de Inmuebles

41
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• ES IMPORTANTE RECORDAR QUE

1
EL FORMATO MC-01 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DEBE
SER GENERADO DESDE EL SOFTWARE DE CONTRATACIÓN
42
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• Todos los procesos de solicitud de contratación
  deben ser incluidos totalmente en el software de
  contratación con la información básica requerida
  como son
• Estudios previos (con todos sus variables).
• Certificado de disponibilidad presupuestal.
• Realizar los trámites en el software de
  contratación de acuerdo al flujo documental del
  proceso de gestión contractual.

2
43
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN
3
Los documentos físicos como el estudio previo
deben estar firmados por el técnico responsable y
el subdirector solicitante.
Los profesionales de la subdirección de
contratación no recibirá certificados de
disponibilidad presupuestal a la mano
4
44
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• Para controlar el cumplimiento de los requisitos
  para la radicación de la solicitud de
  contratación, la subdirección de contratación
  verificará a través de una lista de chequeo todas
  las variables que el área solicitante debe
  realizar antes de su radicación, ásí como los
  documentos físicos que alleguen con la solicitud.

45
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

EL NO CUMPLIMIENTO DE LAS VARIABLES CONTENIDAS EN
LA LISTA DE CHEQUEO
46
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Líder del
subproceso Carmenza Durán
47
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
OBJETIVO Adelantar oportunamente y con el menor
número de reprocesamientos las actividades
relacionadas con la selección de contratistas
para la consecución de los bienes y servicios
requeridos por las áreas responsables de los
programas y proyectos de la secretaria, de
acuerdo con las normas de contratación vigentes.
48
P
Revisar si las condiciones establecidas en los
estudios previos cumplen los requisitos legales y
técnicos necesarios para la formulación de los
pliegos de condiciones o términos de referencia
SALIDAS
ENTRADAS
Documento estudios previos Solicitud de
contratación con soportes Estudios
previos CDP Especificaciones técnicas Licencias
Propuestas Términos de referencia o pliego de
condiciones, propuesta seleccionada CRP Póliza
única de cumplimiento Publicación Timbre
Lista de chequeo y hoja de observaciones
Documento de términos de referencia o pliego de
condiciones o documento de anexo técnicos
Evaluación jurídica, técnica-económica
financiera Contrato Lista de chequeo de
cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento
Comunicación para elaborar acta de inicio
A
H
Perfeccionar legalizar el contrato
Formular y consolidar los términos de referencia,
pliego de condiciones o documento de
especificaciones para la contratación
A
V
Elaboración de contrato
Evaluación y adjudicación
MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO SELECCIÓN DEL
CONTRATISTA
49
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS (LICITACIÓN, CONVOCATORIA PÚBLICA E
INVITACIÓN DIRECTA)Líder de procedimiento
Carlos Javier García
50
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS

• Lista de verificación de Estudios Previos

LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIO PREVIOS
SEGÚN LA FORMA DE CONTRATACION
51
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
52
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
La consolidación de las observaciones a los
estudios previos se hará con la participación de
todos los actores de contratación y se remitirán
siempre por escrito. El grupo de la subdirección
de contratación intentara realizar esta
consolidación en 10 días hábiles
53
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Una vez remitidas las observaciones si al cabo
de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se
devolverá el proceso.
54
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Si en el documento de estudios previos que haya
sido nuevamente radicado no se contemplan las
observaciones formuladas, el mismo se aprobará
así y se dejarán las salvedades mediante
memorando al subdirector.
55
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Remitir a la dependencia responsable el
cronograma del proceso.
En la misma comunicación el profesional de la
subdirección solicitara se remita la información
correspondiente a la conformación del comité
evaluador
56
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Designar el comité técnico evaluador.
La subdirección de contratación enviara
comunicación al comité designado informándole el
nombramiento y las fechas de audiencia y cierre
del proceso asi como los plazos para la solicitud
de aclaraciones.
57
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE
CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Como mínimo un representante del comité
evaluador debe asistir al cierre en el cual se
hará entrega de las copias de las propuestas para
su evaluación.
58
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA
PRECONTRACTUAL (Convenios y contratos 777,
Donación, BNA, arrendamiento, prestación de
recursos personales) Líder de procedimiento
Ana Carolina Robles
59
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA
PRECONTRACTUAL
CONVENIOS Y CONTRATOS DTO. 777 DE 1992 PRESTACIÓN DE SERVICIOS (RECURSO HUMANO) ARRENDAMIENTO DONACIÓN DE INMUEBLES
Diseño y estructura de estudios previos según cada procedimiento convenios y Dto 777 (estudios previos y anexo técnico) recurso humano (estudios previos términos de referencia) Diseño y estructura de estudios previos según cada procedimiento convenios y Dto 777 (estudios previos y anexo técnico) recurso humano (estudios previos términos de referencia) Diseño y estructura de estudios previos según cada procedimiento convenios y Dto 777 (estudios previos y anexo técnico) recurso humano (estudios previos términos de referencia)
Listas de verificación de estudios previos - Lista verificación recurso humano Listas de verificación de estudios previos - Lista verificación recurso humano Listas de verificación de estudios previos - Lista verificación recurso humano
Una vez remitidas las observaciones al estudio previo, anexo técnico y/o términos de referencia si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso. Una vez remitidas las observaciones al estudio previo, anexo técnico y/o términos de referencia si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso. Una vez remitidas las observaciones al estudio previo, anexo técnico y/o términos de referencia si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso.
Informes de verificación jurídica Estandarización de documentos jurídicos a solicitar Informes de verificación jurídica Estandarización de documentos jurídicos a solicitar Informes de verificación jurídica Estandarización de documentos jurídicos a solicitar
60
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA
PRECONTRACTUAL

• Radicación en contratación adjuntando
  documentación requerida (procedimiento de trámite
  para la solicitud de contratación) verificación
  financiera contabilidad.
• Asignación del profesional responsable
• Revisión de documentos soportes, estudio previo,
  anexo técnico y formulación de observaciones
• Opcional solicitud asesoria grupo de estudios
  previos
• Consolidación observaciones y remisión al área
  técnica (memorando físico y vía outlook)

61
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA
PRECONTRACTUAL

• Devolución del proceso pasados 5 días hábiles sin
  recibir respuesta del área técnica sobre las
  observaciones
• Estudio jurídico de cumplimiento de requisitos
• Viabilidad del comité de contratación
• Elaboración minuta software
• Procedimiento de perfeccionamiento y legalización

62
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
(Licitación, convocatoria pública, invitación
directa) Líder de procedimiento Nidia
Constanza Díaz
63
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN

• Procedimiento de evaluación y adjudicación

Según la forma de contratación

• Verificación jurídica
• Verificación financiera
• Evaluación y calificación técnica y económica

64
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN

• En cuanto a la verificación financiera se
  diseño un formato y se sugiere su adopción por
  parte del grupo evaluador en los aspectos
  financieros

65
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
Elaboración de informe consolidado de
evaluación y verificación de las propuestas en
sus aspectos jurídicos, financieros y técnico
económico por parte de la subdirección de
contratación
66
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
Los integrantes del comité evaluador deberán
solicitar por escrito prorroga del plazo de
evaluación o del de adjudicación cuando los
señalados en el pliego o términos no puedan
cumplirse.
67
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
De acuerdo con el artículo 9 de la ley 1150
de 2007, la adjudicación en los procesos de
licitación pública se hará de forma obligatoria
en audiencia pública, mediante resolución
motivada, que se entenderá notificada al
proponente favorecido en dicha audiencia.
68
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN

• PLAZOS PARA LA RADICACIÓN DE PROCESOS EN LA
  SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN.
• Licitaciones 4 meses de anterioridad a la fecha
  de vencimiento del servicio o la adquisición de
  los bienes.
• Convocatorias 3 meses de anterioridad a la fecha
  de vencimiento del servicio o a la fecha de
  adquisición de los bienes.
• Invitaciones directas 1 mes de anterioridad a la
  fecha de vencimiento del servicio o a la fecha de
  adquisición de los bienes.

69
SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO Y
LEGALIZACIÓN Líder de procedimiento William
Siabato
70
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO LEGALIZACION

• Se envía mail cuando hay demora en la
  suscripción de la minuta
• El área solicitante debe entregar a Contratación
  la afectación de los CDP por cada proyecto y/o
  rubro de funcionamiento según valor adjudicado en
  el proceso, con el informe de evaluación para
  adjudicación.
• Para conocer el Estado de los Contratos
• Los contratos Suscritos 2004-2007
• Los Contratos Escaneados
• Puede consultar en la INTRANET
• ..\..\..\..\Intranet\Presentacion\Intranet.htm

71
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO Líder
del Subproceso HERNÁN PINEDA
72
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
OBJETIVO Hacer seguimiento a los contratos de
acuerdo con la periodicidad establecida y tomar
las decisiones necesarias oportunamente y con el
menor número de reprocesamientos durante su
ejecución y hasta la liquidación.
73
P
Designar el Supervisor Planear la administración
del contrato
A
ENTRADAS
SALIDAS
H
Retroalimentar a la dependencia o al subproceso
de selección del contratista sobre las mejoras a
realizar
Minuta del Contrato Plan de supervisión Términos
de referencia o pliegos de condiciones Acta de
inicio Acta de designación del supervisor
Certificación de Cumplimiento Mejoras a
realizar
Informes de supervisión Planes de
mejoramiento Acciones a tomar Acta de
comité Modificación, concepto, resoluciones Acta
de liquidación o resolución de liquidación
unilateral Mejoras desarrolladas
Realizar la supervisión
A
V
Realizar seguimiento a la supervisión según plan
de supervisión
Realizar la liquidación de los contratos
A
Analizar, recomendar y tomar las medidas
contractuales
MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL
CONTRATO
74
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de acompañamiento a la
supervisión Líder del procedimiento Ximena
Betancurt
75
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• Propósito Definir los lineamientos que permitan
  realizar la supervisión dentro de la entidad, de
  manera que se garantice una adecuada ejecución
  del contrato.
• Alcance Abarca desde la designación del
  supervisor del contrato hasta la verificación del
  cumplimiento del plan de mejoramiento o de las
  acciones correctivas o medidas contractuales.
• Objetivos
• Agilizar asesoría toma de decisiones adopción
  de medidas de gestión, legales y/o contractuales.
• Brindar apoyo a diferentes instancias de la
  entidad proporcionando respuestas oportunas que
  garanticen el cumplimiento de los fines de la
  contratación.
• Fortalecimiento de competencias de quienes
  participan en la contratación (Plan de
  Acompañamiento a la Administración del Contrato).
• Retroalimentación con base en la experiencia,
  procurando mejora continua de los procesos
  contractuales.

76
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• PLAN DE SUPERVISIÓN
• Designación supervisión acta de inicio Fecha
  de terminación proyectada del contrato
  (Subdirección responsable del proyecto
  Supervisor)
• ACTA DE INICIO CONSULTAR ESTADO EN INTRANET
  HACER SEGUIMIENTO
• MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS
• Monitoreo Evaluar nivel de cumplimiento
  (Subdirección responsable del proyecto -
  Supervisor)
• 2. Procesamiento Elaborar informes de
  supervisión (Supervisor)
• Informe final de supervisión
• Los informes de supervisión en OPS componente
  humano son trimestrales. El supervisor deberá
  certificar mes a mes el cumplimiento para el
  pago. Informes de ejecución según periodicidad
  del contrato.

77
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• Excepción En caso de presentarse algún
  desempeño deficiente o incumplimiento por parte
  del contratista, el supervisor deberá informarlo
  de manera inmediata
• 3. Análisis Estudio detallado de la información
  respecto al cumplimiento de las obligaciones
  contractuales (Subdirección responsable del
  proyecto - Coordinador de proyecto - Supervisor)
• Mejores prácticas
• Identificar posibles correctivos
• Solicitar asesoría al grupo de expertos
• Emitir concepto sobre medidas a tomar

78
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• 4. Toma de decisión
• Problemas menores Definir medidas correctivas,
  dar trámite según políticas de la entidad Plan
  de Mejoramiento (Supervisor).
• Enviar informe con gestión realizada a
  Subdirección de Contratación (Subdirección
  responsable del proyecto).
• Problemas mayores Solicitar asesoría al grupo de
  expertos (Subdirección responsable del proyecto).
• Analizar impacto, cuantificación de posibles
  perjuicios y enviar concepto a Subdirección
  Técnica respectiva (Subdirección responsable del
  proyecto - Coordinador de proyecto -
  Supervisor).

79
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• Emitir concepto sobre situación y presentar
  alternativas sobre medidas a tomar (Subdirección
  responsable del proyecto).
• Recibe informe y concepto, analiza, conceptúa y
  recomienda (Subdirección de Contratación).
• Adopta medidas a tomar (Ordenador del Gasto).
• Implementar acciones a tomar (Cada Subdirección
  según su competencia).

80
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• CONTRIBUIR A LA DISMINUCIÓN DE LA OCURRENCIA DE
  SITUACIONES QUE PONGAN EN RIESGO EL CUMPLIMIENTO
  DE LOS CONTRATOS A TRAVÉS DE LOS CUALES LA
  ENTIDAD PRETENDE ALCANZAR SUS COMETIDOS
• DOS COMPONENTES FUNDAMENTALES
• 1. Acompañamiento y asesoría
• Designación profesional responsable a cada
  Subdirección Local y Técnica
• Realización de visitas periodicidad requerida
• Asesoría temas de contratación
• Seguimiento a compromisos resultantes de las
  visitas
• Unificación criterios en materia de contratación
  divulgación de políticas de la entidad
• Consolidación de instrumentos para la
  administración de los contratos
• GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS

81
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN

• 2. Formación y capacitación
• Identificación de la necesidad
• Solicitud expresa
• Especialidad de la supervisión (crecer, amar,
  cofinanciados, casas vecinales, etc.)
• En las visitas de asesoría socialización
  instructivos y lineamientos de la subdirección de
  contratación

82
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Conceptos y Actos
Administrativos Líder del procedimiento Ángela
Becerra
83
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS
• Define el curso de la ejecución de un contrato
• Prueba que respalda una actuación del supervisor
• Soporte para el trámite de acciones contractuales
  

84
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• CRITEROS DE DESIGNACIÓN DEL PROFESIONAL
  RESPONSABLE
• 1. Subdirección local o subdirección técnica a
  cargo del profesional
• 2. Proceso de selección adelantado por el
  profesional y en cuyo contrato se origine la
  solicitud de concepto.

85
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA CONCEPTOS
• 15 días Hábiles
• Salvo
• Requerimiento adicional al solicitante
• Aval de área distinta a contratación
• complejidad del tema
• Nota si el tiempo es mayor a 15 días se
  informará al área solicitante la fecha exacta de
  respuesta

86
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• CÓMO FORMULO UNA CONSULTA?
• Identifique adecuadamente el contrato.
• Exponga brevemente los hechos concretos.
• Entregue los soportes que correspondan.
• Formule el problema o solicitud con claridad.

87
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
FORMALIDAD DEL CONCEPTO Importancia del medio
escrito No realizar consultas verbales
88
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• IMPORTANCIA EN MATERIA CONTRACTUAL
• Mecanismos de la entidad estatal para lograr el
  cumplimiento del objeto contractual.
• Origen
• Cláusulas excepcionales
• Cláusulas autonomía de la voluntad
• Otras (acto de liquidación unilateral)

89
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA ACTOS
ADMINISTRATIVOS 20 días Hábiles
Salvo Requerimiento adicional al solicitante
Aval de área distinta a contratación
complejidad del tema Nota si el tiempo es
mayor a 20 días se informará al área solicitante
la fecha exacta del acto admón.
90
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• ACTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
• Imposición de multas (ley 1150/07 conminar al
  cumplimiento )
• Incumplimientos (cláusula penal)
• Declaratoria de caducidad

91
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• Como solicito la adopción de medidas
  contractuales?
• Ver
• Instructivo adopción medidas frente al
  incumplimiento de contratos manual e intranet

92
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
93
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• ÉXITO DE LA SOLICITUD DE LA MEDIDA CONTRACTUAL
• Enviar información completa del caso.
• Entregar un concepto formal del área técnica
  sobre la medida a adoptar. (Razones y Decisión)
• Remitir los soportes correspondientes.
• Documentar suficientemente (no sólo informes de
  supervisión) y allegar pruebas que verifiquen el
  incumplimiento.

94
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN Y PUBLICIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO

• Notificación personal
• Notificación por edicto

95
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

• SE INTERPONE RECURSO
• Resolución recurso (Tec.)
• Nueva notificación
• Constancia ejecutoria
• Cobro aseguradora (Si procede 30 dias )
• 5. Remisión Cobro Coactivo (Si procede)

• NO SE INTERPONE RECURSO
• Constancia ejecutoria
• 2. Cobro aseguradora (si procede 30 dias )
• 3. Remisión Cobro Coactivo

96
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Modificaciones Líder del
procedimiento Mónica Pinto
97
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES

• Toda modificación contractual debe estar
  debidamente justificada en aquellas
  circunstancias de hecho o de derecho que han
  sobrevenido a la celebración del contrato o al
  proceso de selección.
• Y que hacen necesario que durante la ejecución
  de aquel se introduzcan modificaciones a las
  condiciones pactadas inicialmente.
• En dicha justificación se deben prever todas y
  cada una de las consecuencias que se deriven de
  la modificación.

98
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
SOLICITUD DE MODIFICACIÓNA quien se delegue
solicitar la modificación, debe ingresarla en el
software de contratación, el cual genera un
formato único mc-08 y una vez impreso con los
respectivos anexos1. Comunicación entre las
partes exponiendo la necesidad de
modificación.2. Justificación. 3. Certificado
de disponibilidad presupuestal, esta última se
anexa si es una adición en valor, con la
claridad que el CDP, debe estar acorde con el
objeto del contrato.4. El acta de inicio del
contrato, en físico si no ha sido allegada a la
subdirección.5. Si se trata de cesión se deben
aportar los documentos del nuevo contratista y
cuadro de evaluación del mismo) con el VoBo de la
subdirección a quien pertenezca el contrato de
acuerdo al proyecto.
99
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES

• SOLICITUD DE MODIFICACIÓN6. Cuando se trate
  de una suspensión debe señalarse en tiempo en
  fechas exactas con el fin de determinar
  claramente el reinicio del contrato.7. Cuando
  se solicite una cesión, es importante anexar en
  físico el formato de evaluación mc-15, en el cual
  se colige que el cesionario cumple los requisitos
  de idoneidad para continuar con la ejecución del
  objeto contractual. Siempre remitiéndose a los
  términos de referencia.8. El formato resumen,
  que es generado por el software, debe allegarse
  impreso como anexo de la modificación.De
  conformidad al manual de procedimientos, la
  radicación de la solicitud de modificación debe
  ser realizada con 15 días hábiles de anterioridad
  al vencimiento del contrato ó a la fecha de
  elaboración de la modificación.

100
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
SOLICITUD DE MODIFICACIÓNCuando se solicite una
modificación en valor es indispensable indicar,
de donde sale el costo de la adición, anexando el
soporte correspondiente, ya que es un elemento
esencial y necesario que permite analizar con
detenimiento que efectivamente se va a invertir
en el objeto del contrato. Así mismo siempre
precisar si continua la misma forma de pago del
contrato inicial y de qué forma se realiza o si
por el contrario tiene una forma de pago
diferente, mencionándola de forma precisa.
101
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Liquidaciones Líder del
procedimiento Fabio Tellez
102
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
PROPÓSITO
Determinar el balance, y estado en el que se
encuentra derechos, obligaciones y
responsabilidades de las partes una vez
finalizada la ejecución del contrato. Se surte a
través del Acta de Liquidación mediante la cual
se finiquita la relación contractual y las partes
se declaran a paz y salvo por todo concepto.
103
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
ALCANCE
Inicia con la proyección del acta de liquidación
por parte del supervisor y/o interventor del
contrato y termina con el archivo del acta de
liquidación, suscrita por las partes.
104
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
DOCUMENTOS NECESARIOS
Acta de inicio
Documentos contractuales
Oficio designación supervisión
Informes trimestrales de ejecución
Pagos al SSI y/o parafiscales
Informe final de supervisión
Certificación final de cumplimiento a satisfacción
Estado financiero
Acta de Terminación
105
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
El Supervisor y/o interventor del contrato debe
proyectar el acta de liquidación en el Formato
MC-11 diseñado para tal fin, a través del
SOFTWARE DE CONTRATACIÓN con su firma, y
remitirla al área de contabilidad para la
expedición del estado financiero, anexando los
siguientes documentos
Copia Oficio designación de supervisión.
Informe final de supervisión.
Certificación final de cumplimiento a
satisfacción.
106

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
El área de contabilidad una vez expida el
estado financiero impone el VºBº, y remite a la
Subdirección de Contratación para revisión. Si
el acta no tiene inconsistencias el Subdirector
de contratación pone su visto bueno y se remite
al supervisor para el trámite de las firmas
respectivas (ordenador del gasto y contratista).
107

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
El supervisor debe realizar la citación
respectiva al contratista por escrito
diligenciado el formato /1-A- FIRMA ACTA,
teniendo en cuenta que por ley debe remitirla a
través de CORREO CERTIFICADO al
Contratista. Remitir el original del acta con
todas sus firmas a la Subdirección de
Contratación para archivarla en la capeta del
contrato.
108

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
Una vez suscrita el acta es obligación del
supervisor-a y/o interventor-a adelantar las
acciones pertinentes, a través de los
coordinadores de proyectos que financian el
contrato, para tramitar ante el Área de
Presupuesto de la Secretaría, la liberación de
los saldos y/o ajustes contables, o el pago en
caso de saldos a favor del contratista.
109

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION UNILATERAL

El supervisor-a y/o interventor-a una vez vencido
el término dado en la citación al contratista
para que comparezca a la suscripción del acta de
liquidación, expide de acuerdo con el formato
/2-A- ACTA DE NO COMPARECENCIA
110

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION UNILATERAL
El supervisor-a y/o interventor-a realiza el
proyecto de resolución de liquidación unilateral
de conformidad con el formato /3- RESOLUCIÓN
111
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION UNILATERAL

El supervisor-a y/o interventor-a remite a la
Subdirección de Contratación para su revisión y
visto bueno el proyecto de resolución adjuntando
la siguiente documentación
112

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION UNILATERAL

• DOCUMENTOS
• Copia de la citación enviada al contratista.
• Panilla de control de entrega de la citación.
• Original del acta de no comparecencia.
• Original del formato MC-11 y los documentos
  señalados en la liquidación de mutuo acuerdo.

113
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACIÓN UNILATERAL
La Subdirección de Contratación se encargará de
todos los trámites procesales para la
notificación de la resolución y lograr la firmeza
del acto administrativo.
114
!GRACIAS!
115
(No Transcript)
116

• ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE CONDICIONES Y
  ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE LA OFERTAS
• PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN
• Licitación pública
• Convocatoria Pública
• Invitación Directa
• Contratación directa sin etapa precontractual
• Convenios y Contratos 777
• Donación
• Arrendamiento
• Prestación de servicios personales
• -Bolsa Nacional Agropecuaria

117

• SUPERVISIÓN
• PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN
• Acompañamiento a la supervisión
• Instructivo de Supervisión
• ADOPCIÓN DE MEDIDAS CONTRACTUALES
• PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN
• Conceptos y Actos Administrativos
• Modificaciones

118
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

• Formato Solicitud de Certificación de
  Disponibilidad de Recurso Humano.
• Términos de Referencia.
• Hoja de Vida.
• Soportes de la Hoja de vida (tanto de Estudios
  como de Experiencia Laboral).
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
• Fotocopia de la Libreta Militar (en caso de ser
  hombre).
• Fotocopia Tarjeta Profesional (si se requiere).
• Certificación de antecedentes de la Procuraduría.
• Certificado De Antecedentes Judiciales DAS.
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la
  Personería.
• Certificado de Boletín de Responsable Fiscales de
  la Contraloría General de la Republica.
• Certificación de Cuenta Bancaria.
• Formato Único de Hoja de Vida Función Publica y
  Formato Único de Bienes y Renta.
• Formato Evaluación de Prestación de Servicios
  Personales.

119
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• LICITACIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN DIRECTA
  (CONVOCATORIA PÚBLICA E INVITACIONES DIRECTAS).

• El Formato MC-01 solicitud de contratación.
• El Estudio previo de la contratación y el estudio
  de mercado.
• Anexo Técnico. (De acuerdo a la forma de
  contratación).
• El/los Certificado/s de Disponibilidad
  Presupuestal (si la contratación compromete
  recursos financieros).
• Constancia de consulta de los precios indicativos
  en el SICE.
• Constancia de consulta del pantallazo de la
  Herramienta Financiera Plan de Compras y
  Contratación.

120
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS
  INTERADMINISTRATIVOS

• ENTIDADES PÚBLICAS DE CARÁCTER NACIONAL Y
  DISTRITAL.
• Acto administrativo de nombramiento del
  representante legal de la entidad, o su
  equivalente.
• Acto administrativo de posesión del representante
  legal de la entidad, o su equivalente
• Si quien va a firmar el convenio es delegado debe
  anexarse copia del acto administrativo de
  delegación, en el que conste tal facultad legal
  e igualmente debe allegar copia de los actos
  administrativos de nombramiento y posesión, o su
  equivalente.
• Copia del documento de identidad del
  representante legal de la entidad.
• Nit de la entidad.
• CDPS de las contrapartidas que van a colocar.
• Acto de creación o documento en que conste la
  naturaleza jurídica de la entidad
• CABILDOS INDÍGENAS.
• Certificación del ministerio del interior y de
  justicia.
• Dirección de etnias en que conste la existencia
  de la comunidad indígena y el gobernador del
  cabildo indígena con fecha de expedición del año
  de la vigencia fiscal correspondiente.
• Fotocopia del documento de identidad del
  representante legal del cabildo.
• NIT
• RUT
• Acta de posesión del cabildo indígena ante el
  Alcalde respectivo.
• Acta de elección de los gobernantes.
• Copia de los estatutos de la comunidad indígena o
  reglamento interno

• Lista de chequeo final de estudios previos,
  aplica cuando se solicito asesoría previa al
  grupo de estudios previos.
• Los documentos jurídicos y financieros del
  contratista o de la entidad con la que se
  realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado
  en el formato de evaluación jurídica.
• Verificación Financiera de Contabilidad aplica
  para los convenios de asociación en que se
  entrega aportes de parte de la Secretaría
  Distrital de Integración Social a las entidades
  privadas sin ánimo de lucro.
• Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en
  que se realicen aportes en dinero y/o en especie
  por las partes).
• Justificación de la entidad pública o privada
  cooperante, asociada, a colaborar o
  Interadministrativa o del contratista,

121
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS
  INTERADMINISTRATIVOS

• Estos documentos aplica para las solicitudes
  tanto de la Secretaría como de los Fondos de
  Desarrollo Local
• Para éste último también es necesario los
  siguientes documentos.
• Viabilidad del proyecto aplica para los convenios
  con la UEL
• Viabilización estructura de costos del convenio o
  documento en que indique la Dirección de Análisis
  y Diseño estratégico que para ese caso no se
  expide viabilidad aplica para convenios.

122
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO
  INTERADMINISTRATIVOS

• ORGANISMOS MULTILATERALES DE CARÁCTER
  INTERNACIONAL
• Copia del documento de identidad del
  representante legal de la entidad (cedula de
  ciudadanía, cedula de extranjería ó copia del
  carné diplomático).
• Documentos que certifiquen la representación
  legal de la entidad en Colombia (beneplácito para
  el nombramiento).
• NIT
• RUT
• Poder para celebrar el convenio en Colombia
  (cuando se requiera).
• Carta de intención de celebrar el convenio
  indicando los aportes que de su parte va a
  realizar.
• ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE
  CARÁCTER INTERNACIONAL
• Copia del poder y autorización del representante
  de la organización sin ánimo de lucro, de
  carácter internacional, debidamente
  protocolizado.
• Copia del documento de identidad del
  Representante Legal (Cédula de Ciudadanía ó
  Cédula de Extranjería).
• Copia de resolución en se otorga personería
  jurídica, se inscribe la razón social de la
  entidad extranjera sin ánimo de lucro o inscribe
  los documentos protocolizados, y por la cual se
  inscribe el representante legal de la entidad,
  con las modificaciones correspondientes.
• Copia de los estatutos de la entidad que permitan
  desarrollar el objeto del convenio Autorización
  expresa del órgano social competente para
  suscribir el convenio (cuando esta sea necesaria,
  hasta por el valor del mismo).
• Certificación de cumplimiento de las obligaciones
  al sistema de seguridad social integral y aportes
  parafiscales, expedida por el Representante Legal
  o Revisor Fiscal de la entidad.
• NIT
• RUT

• Lista de chequeo final de estudios previos,
  aplica cuando se solicito asesoría previa al
  grupo de estudios previos.
• Los documentos jurídicos y financieros del
  contratista o de la entidad con la que se
  realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado
  en el formato de evaluación jurídica.
• Verificación Financiera de Contabilidad aplica
  para los convenios de asociación en que se
  entrega aportes de parte de la Secretaría
  Distrital de Integración Social a las entidades
  privadas sin ánimo de lucro.
• Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en
  que se realicen aportes en dinero y/o en especie
  por las partes).
• Justificación de la entidad pública o privada
  cooperante, asociada, a colaborar o
  Interadministrativa o del contratista,

123
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN

• CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO
  INTERADMINISTRATIVOS

• ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL
  ORDEN NACIONAL
• Copia del documento de identidad del
  representante legal de la entidad.
• Copia de la resolución en que se otorga
  personería jurídica y las modificaciones a que
  haya lugar.
• Certificado de existencia y representación legal
  de la Cámara de Comercio o por la entidad
  competente con expedición no mayor a 90 días
  calendario.
• Autorizaciones a que haya lugar para contratar en
  atención a los estatutos de la entidad (cuando
  sea necesario)
• NIT
• RUT
• Declaración juramentada de no estar incurso en
  causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni
  ser deudor moroso del estado.
• Copia de los estatutos de la entidad y sus
  reformas.
• Documentos que certifiquen experiencia e
  idoneidad con resultados positivos.
• Certificación de cumplimiento de las obligaciones
  al sistema de seguridad social integral y aportes
  parafiscales, expedida por el Representante Legal