Slide sem t

1
CURSO DE PERT-CPM
Baseado no MS Project
por A. C. Mattos
2
Programa Do Curso

• Aula 1 (2 h-a) Introdução à rede PERT.
  Atividades, caminho crítico, dummies, critical
  points, milestones.
• Aula 2 (2 h-a) Introdução ao MS Project 98.
  Comandos, calendário, interface, menu.
• Aula 3 (2 h-a) Workshop rede PERT de um
  projeto escolhido e conhecido pelos
  participantes.
• Aula 4 (2 h-a) Workshop otimização da rede,
  atualização, resolução de conflitos.
• Aula 5 (2 h-a) Administração gerencial através
  da rede PERT.

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O Que É PERT-CPM
PERT Program Evaluation and Review Technique,
ou Técnica de Avaliação e Revisão de
Programas CPM Critical Path Method, ou Método
do Caminho Crítico O adjetivo pert, em inglês,
também significa animado, esperto, firme e
atraente, atrevido
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Uma Rede PERT
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Por Que Usar PERT-CPM ?

• Reduz os atrasos dos programas
• Diminui a necessidade de horas-extras
• As solicitações urgentes e para ontem se
  tornam menos frequentes
• Os gerentes sofrem menos pressões para cumprir
  os prazos
• O ambiente fica mais tranquilo por haver
  planejamento das atividades

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Quando Se Usa Um PERT ?

• Sempre que houver prazos definidos para concluir
  uma atividade
• Quando um programa tiver início, meio e fim
• Exemplos de uso lançamento de cursos,
  matrículas, vestibulares, conferências, eventos
• Exemplos de não uso processos contínuos, como
  na linha de produção de uma fábrica

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História do PERT-CPM

• 1956 - A RAND Corporation, trabalhando para a
  Marinha de Guerra americana, inventa essa
  tecnologia gerencial.
• 1958 - O PERT é usado com sucesso no projeto
  Polaris, um míssil balístico intercontinental
  armado com ogivas nucleares.
• 1960 - A Marinha americana passa a usar o PERT em
  todos os seus projetos. A NASA passa a utilizá-lo
  em seus programas espaciais.
• 1964 - É criado o PERT-CUSTO, incluindo no
  sistema dados de custo das várias atividades,
  melhorando seu controle.
• 1965 - O sucesso do PERT leva os gerentes de
  projeto a utilizá-lo intensamente nas empresas.
• 1966 - O PERT, trabalhoso para ser utilizado
  manualmente, é implementado em computadores,
  tornando muito mais fácil seu uso pelos gerentes.

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Uma Rede PERT
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Elementos Importantes
Must start ondia definidopara iniciar(o
Project nãoaltera a data)
O caminho crítico(em vermelho) Atividades que
NÃO PODEM sofrer atrasos.
TODAS asatividadesligadas
Início do projetobem definido
Milestonemarcoimportante(duração zero)
Fim do projetobem definido
Código daatividade
Duração emDIAS ÚTEIS
Atividadescom folga(em preto)
Data do inícioda atividade
Data do fimda atividade
CONFLITOSSe muito longa,o PERT podeficar sem
solução
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Pert, Cpm E Gantt
PERT quando a duração é dada por distribuições
estatísticas (pouco usado). CPM cada duração é
dada por um único número (MS Project). GANTT
outra forma para o PERT, mostrando o que deve
ser feito a cada dia as relações entre as
atividades são menos claras no Gráfico de Gantt.
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Uma Rede PERT Sob a FormaDe Gráfico De Gantt
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O PERT Em Um Calendário
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Exercício
Através do Project, apenas desenhar uma rede PERT
igual à do slide
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FIM DAPRIMEIRA AULA
Para a próxima aulaTrazer um calendário,com os
dias de feriados, e um disquete vazio.
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SEGUNDA AULA
Usando o MS Project 98
Para esta aulaTrazer um calendário,com os dias
de feriados, e um disquete vazio.
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Usando O MS Project 98 Configurando
1. Abra o Project 2. File/New 3. Copie abaixo ...
ponha data de hoje 7 dias .....OK
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Usando O MS Project 98 Calendário
1. View/Pert Chart 2. Tools/Change working
time............OK
Crie agora o seu calendário, incluindo TODOS os
feriados (nacionais, escolares etc.) para os
próximos 12 meses (ou mais !) IMPORTANTE Defina
também como non-working (feriado) TODAS as
datas em que não houver trabalho, como
enforcamentos (Ex. 6ª feira com feriado na
5ª), dias de enrolação (Ex. 24-dez), dias
pela metade (Ex. 4ª feira de cinzas) etc. Na
dúvida, defina como feriado também ! Não fique
desprevenido ! Feriado, para você, é quando
seus funcionários não trabalharão (feriados,
greves etc.), ou trabalharão em marcha lenta,
ou vários irão faltar (greve dos transportes) etc.
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Usando O MS Project 98 Configurando
1. Format/Text Styles/Arial Normal 8 OK 2.
Format/Box Styles/Boxes/.... copiar abaixo... OK
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Usando O MS Project 98 Configurando
1. Format/Layout ..... copiar abaixo OK
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Usando O MS Project 98 Desenhando
1. Escolha um projeto PEQUENO de sua área 2.
Usando o mouse, desenhe sua rede PERT 2. Dê nomes
curtos às atividades (para caber no quadro) 3.
Defina a duração de cada atividade em DIAS
ÚTEIS 4. Ligue as atividades, puxando uma seta da
esquerda para a direita 5. Para apagar um link,
clique duas vezes e Delete 6. Para arrastar uma
atividade, clique no canto e arraste. 7. Para
arrastar várias atividades, crie uma moldura ao
redor delas, solte o botão do mouse, clique em
uma delas, arraste todas elas.
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Usando o MS Project 98 ASAP e ALAP
As soon as possible (ASAP) Tão cedo quanto
possível A atividade deve começar
imediatamente, deixando a folga para depois do
término da atividade. É a característica mais
comum. As late as possible (ALAP) Tão tarde
quanto possível A atividade deve começar mais
tarde, deixando a folga para antes do início da
atividade. Must start on Deve começar em
A atividade deve necessariamente começar na data
definida pelo gerente.
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Usando o MS Project 98 Definições
1. Com o botão direito do mouse, clique em uma
atividade 2. Defina as características da
atividade 3. Atenção verifique se predecessors
estão corretos !
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Usando o MS Project 98 Zoom
1. Clique em View/Zoom ou nos ícones das
lentes 2. Ajuste a lente a seu gosto
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Usando o MS Project 98 Calendários
1. Clique em View/More Views/Organizer/Calendar 2.
Copie o calendário de seu projeto (se tiver sido
alterado) para GLOBAL.MPT, pois, ao abrir um novo
projeto, o calendário de GLOBAL.MPT é sempre
utilizado.
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Usando o MS Project 98 Options
1. Clique em Tools/Options 2. Defina as opções a
seu gosto
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Usando o MS Project 98Configurando Impressão
1. File/Page Setup Configure a página formato
Letter, landscape, margens de 1 (2,54 cm),
legend None, Footer com número da página, data e
nome do arquivo, print blank pages No 2. A
configuração é pessoal, dependendo do gosto de
cada um. Use, no entanto, uma apresentação
PROFISSIONAL.
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Usando o MS Project 98 Imprimindo
1. File/Print Preview 2. Examine suas páginas.
Você deverá fazer várias alterações no desenho
até que a impressão tenha aspecto PROFISSIONAL.
Para tanto, dê um Close, redesenhe e volte para
Print Preview, até ficar bom. 3. Imprima a
página (não agora).
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Usando o MS Project 98 Tutorial
1. Clique em Help/Quick Preview 2. Dê um rápido
passeio pelo Project
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FIM DASEGUNDA AULA
Guardar o seu projeto em disquete para a próxima
aula é onde estão seu calendário e suas
configurações. Trazer esse disquete na próxima
aula.
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Workshop-1
TERCEIRA AULA
Carregar no Project o seu projeto do disquete,
que é onde estão seu calendário e suas
configurações. Copiar o calendário para
GLOBAL.MPT.
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Workshop-1
1. Escolha um projeto importante de sua área. O
PERT deste projeto será o produto final deste
curso, e você poderá implementá-lo imediatamente
em sua área. 2. Liste as atividades do projeto e
a duração de cada atividade com o Notepad. 3.
Abra o Project e crie a rede PERT. 4. Examine
depois a impressão. 5. O professor e os monitores
estarão à sua disposição. 6. Examine sempre se o
calendário está correto ! Salve o seu projeto em
disquete. 7. Leve-o para a sua área, imprima o
projeto e comece a usá-lo. 8. E tenha mais paz em
suas atividades !
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FIM DATERCEIRA AULA
Guardar o seu projeto em disquete para a próxima
aula. Trazer esse disquete na próxima aula.
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Workshop-2
QUARTA AULA
Carregar o seu projeto em disquete, que é onde
estão seu calendário e suas configurações. Copiar
o calendário para GLOBAL.MPT.
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Workshop-2
1. Escolha um outro projeto importante de sua
área. O PERT deste projeto será o segundo produto
final deste curso. Você poderá implementá-lo
imediatamente em sua área. VERIFIQUE SE O
CALENDÁRIO ESTÁ CORRETO ! 2. Abra o Project e
crie a rede PERT. 3. Examine depois a
impressão. 4. O professor estará à sua
disposição. 5. Salve o seu projeto em
disquete. 6. Leve-o para a sua área, imprima o
projeto e comece a usá-lo. 7. E tenha mais paz em
suas atividades !
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FIM DAQUARTA AULA
Guardar o seu projeto em disquete para usar em
sua área.
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Executando O PERT
QUINTA AULA
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Fazendo O PERT Funcionar

• Auditando o PERT
• As durações estão corretas ?
• O tempo destinado a cada atividade é o ideal ?
• Em alguns casos, é conveniente aumentar o tempo
  de duração da atividade.
• As datas são viáveis ? Ex. Um exame no meio
  de um feriado prolongado.
• Muitas vezes, o que é bom para nós é ruim para
  os outros clientes.
• Devemos, nestes casos, tentar conciliar os
  conflitos, buscando atender a todos.
• Se não for possível conciliar datas, faça o que
  for conveniente para você.

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Fazendo o PERT funcionar
Auditando o PERT

• Os links estão corretos ?
• Há a necessidade de conhecer detalhadamente o
  processo como um todo. Em caso de dúvida, discuta
  com quem compartilha a execução do processo com
  você.

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Fazendo o PERT funcionar
Auditando o PERT

• Falta alguma atividade ?
• Discuta sempre o planejamento dos projetos com a
  equipe que irá executá-lo, para não deixar de
  incluir atividades que podem ser importantes.
• Existe atividade que não mais é realizada ?
• Na discussão com a equipe, isto fica mais fácil
  de ser percebido.
• Ex. atividades abolidas, atividades inúteis ou
  terceirizadas etc.

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Fazendo o PERT funcionar
Auditando o PERT

• Comparando com os outros projetos existentes, não
  há superposição de atividades em algum período,
  sobrecarregando demais os funcionários ?
• Não devemos confiar apenas em nossa memória, ou
  somente em nós mesmos, pois poderemos não
  perceber coincidências de datas importantes e,
  por um erro só, inviabilizar vários projetos.
• Devemos submeter à avaliação do grupo, para
  evitarmos a superposição de muitas atividades em
  períodos críticos.

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Fazendo o PERT funcionar

• Implementando o PERT
• Ensinando os funcionários a entender o PERT e a
  cumpri-lo.
• A princípio irá parecer que você está colocando
  um dragão assustador na parede.
• Muitos vão achar que você não tem o que fazer e
  fica inventando complicações etc.
• Você deve mostrar a eles que cada atividade está
  ligada à próxima e que, se esta for bem feita,
  facilitará a execução da que vem logo a seguir.

42
Fazendo o PERT funcionar

• Ensinando os funcionários a entender o PERT e a
  cumpri-lo.
• Enfatizar que, se a atividade não for feita, ou
  não for bem feita, poderá comprometer até o
  projeto como um todo.
• Explicando o significado de cada atividade.
• Você deve fazer isto, para que todos os
  envolvidos compreendam no que consiste o projeto
  e que metas você quer atingir.
• Definindo os responsáveis por cada atividade.
• Não se esqueça de que, mesmo delegando
  responsabilidades por atividades, você não
  deixará de ser o responsável pelo sucesso ou pela
  derrocada do projeto.

43
Fazendo o PERT funcionar

• Definindo os responsáveis por cada atividade.
• Cabe a você transformar em hábito uma consulta
  diária (no mínimo) aos PERTs em execução.
• Crie este hábito em seus funcionários. Começarão
  a acabar os furos ou esquecimentos de coisas
  importantes.
• Deixe bem claro quem é o responsável por cada
  atividade ou segmento de atividades, para que não
  se corra o risco de que o projeto sofra
  solavancos ou emperre, por desatenção ou
  desinteresse de qualquer membro da equipe.

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Fazendo o PERT funcionar

• Elaborando o orçamento para a execução do
  projeto.
• Na elaboração do seu orçamento por projeto, você
  poderá estar norteando seu rumo, em termos
  financeiros, e também definindo novas metas a
  serem alcançadas pelo seu departamento.
• Seja o mais realista possível, em termos de
  projeção de suas despesas, e tente se basear em
  dados estatísticos (históricos) para projetar as
  possibilidades de receitas. É preferível que você
  faça uma previsão pessimista de receitas.

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Fazendo o PERT funcionar

• Elaborando o orçamento para a execução do
  projeto.
• Se for compatível com a sua atividade, submeta
  seu orçamento para aprovação da Diretoria,
  remetendo, depois de aprovado, cópia para a DFC
  (eles irão gostar !).
• Vai facilitar a gestão financeira de seu projeto
  e a vida da DFC.
• Elaborar orçamento é tão importante quanto
  elaborar o PERT. Ele permite que não se caminhe
  às cegas e, via de regra, evita prejuízos.

46
Fazendo o PERT funcionar

• Afixando o PERT em lugar visível para os
  funcionários.
• Todos os envolvidos na execução deram suas
  opiniões, foram dados todos os retoques.
• O PERT já em seu formato final. Agora é afixar
  em local bem visível e executá-lo.
• Cada atividade concluída, deverá ser riscada, de
  preferência com uma cor bem chamativa, para
  mostrar a todos que o projeto está caminhando (e
  bem).

47
Fazendo o PERT funcionar

• Afixando o PERT em lugar visível para os
  funcionários.
• Tem um sabor especial, quando se risca um quadro
  que representa uma atividade-chave do projeto que
  foi concluída.
• Ex. Um exame que foi realizado, uma divulgação
  de resultados etc.

48
Fazendo o PERT funcionar

• Executando o PERT
• Quais as maiores dificuldades para se executar o
  PERT?
• A maior de todas é conseguir obter o
  comprometimento das pessoas que tenham que
  executar partes importantes do projeto -- partes
  que não podem sofrer atrasos.
• Professores lembrarem de cumprir os prazos
  combinados.

49
Fazendo o PERT funcionar

• Quais as maiores dificuldades para se executar o
  PERT?
• Deve-se sempre fazer tudo por escrito, ficando
  com uma via assinada como comprovante (burocracia
  necessária).
• Fazer acompanhamento constante, junto às pessoas
  envolvidas, lembrando, perguntando, cobrando etc.
• Para evitar dor de cabeça, pode-se também
  enganar o PERT, antecipando o início de
  atividades que envolvam pessoas que sabidamente
  não cumprem os prazos.

50
Fazendo o PERT funcionar

• Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O
  caminho crítico.
• Encarar o problema imediatamente.
• Convoque as pessoas envolvidas, para procurar
  uma solução conjunta. Sempre haverá uma saída.
• Se achar que não tem como resolver, coloque o
  seu superior no jogo, para ajudar na busca de
  uma solução.

51
Fazendo o PERT funcionar

• Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O
  caminho crítico.
• Estude detalhadamente o PERT, para ver se não há
  condições de mexer em atividades futuras, para
  não afetar o caminho crítico.
• A solução sempre será encontrada, com bom senso,
  nunca no desespero.
• Muitas vezes, a solução vem de onde menos se
  espera.
• Para evitar a ocorrência de problemas sérios,
  faça sempre follow up de tudo.

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Fazendo o PERT funcionar

• Casos práticos de execução
• Caso 1 Impressão de exames.
• Procedimentos internos.
• Contatos prévios com a gráfica.
• Preparação dos originais.
• Personalização dos exames.
• Segurança.
• Plantão técnico.
• Problemas imprevisíveis.
• Impressão etc.

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Fazendo o PERT funcionar

• Caso 2 Preparação para a aplicação de um exame.
• Reserva de salas.
• Escolha de fiscais.
• Reunião de treinamento de fiscais.
• Separação de filipetas de identificação.
• Elaborar mapas de distribuição física na sala.
• Preparar lista de salas.
• Listas de presença.
• Materiais de suporte.
• Sala de apoio etc. etc.

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Fazendo o PERT funcionar

• Caso 3 O candidato que não se inscreveu para o
  exame (não tinha um PERT...).
• Por que não consta na lista de candidatos ?
• Quando se deve deixar de fora ?
• Deixar fazer o exame ?
• Como proceder ?
• Há problemas para a Escola nestes casos ?
• Há problemas no processamento dos dados ?
• Exemplos

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Fazendo o PERT funcionar

• Conselhos e sugestões práticas
• Planejar sempre com bastante antecedência.
• Inclua a lápis as atividades novas no PERT que
  você está executando, para que não haja
  esquecimento quando fizer o próximo.
• Adiante o início de todas as atividades que
  puder adiantar, desde que isto não atrapalhe o
  trabalho.

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Fazendo o PERT funcionar

• Conselhos e sugestões práticas
• Caso haja algum projeto que você execute ou
  possa executar para clientes externos, mantenha
  sempre montado um PERT genérico, que possibilite
  demonstrar quanto tempo você leva para executar
  projetos similares.
• Ex. Temos montado o PERT de um vestibular
  genérico, onde podemos mostrar, a quem se
  interessar pelo nosso trabalho, que levamos 45
  dias para aplicar um exame similar ao da Escola.

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FIM DAQUINTA AULA

• Seja agora mais produtivo com esta nova técnica
  !
• Obrigado pela sua participação !