Slide sem t

1
Controladoria Geral da União
Finalidade/Missão
Defesa do patrimônio público,  controle interno
e auditoria pública.
Produz informações
Recebe informações
Para falar em nome da instituição Para provar
Para testemunhar Para informar Para registrar
Informação/Documento
2
Natureza do Documento/Informação de Arquivo
Função Gestão dos Recursos Humanos Coordenação-G
eral de Recursos Humanos
Atividade Pagamento
Folha de Pagamento
3
Proveniência e Natureza do Arquivo
4
Documentos Não ArquivísticosInformação não
orgânica

• Documentação promocional não solicitada e sem
  interesse para o destinatário
• Legislação de interesse geral
• Manuais de procedimentos para o cumprimento de
  preceitos legais
• Normas de redação
• Recortes de periódicos sobre assuntos de
  interesses diversos
• Modelos de preenchimento de formulários
• Textos usados.

5
ArquivoPotencial Informativo

• Informação contida no documento
• Informação contextual (informação obtida do
  conjunto de documentos que registra uma atividade
  ou tarefa).

6
ArquivoPotencial Informativo(Exemplo)

• Processo Licitatório
• edital da licitação
• proposta dos fornecedores
• mapa das propostas
• ata de julgamento das propostas
• recursos
• etc...

7
Arquivo

• Um dos recursos informacionais da organização
• Um recurso privilegiado (registra, prova,
  testemunha e fala sobre as funções e atividades
  desenvolvidas pela instituição)
• Um recurso estratégico (fonte de informação para
  a tomada de decisão, para a garantia de direitos
  e deveres e para a produção de novas informações).

8
O caráter dinâmico do Arquivo
Documentos e informações administrativos
Ação
Decisão
Geração de novo(s) documento(s) e informações
administrativos
9
(No Transcript)
10
O conceito das três idades documentais,
reconhecido nacional e internacionalmente, ainda
não teve uma aplicação prática no Brasil.
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Sistema Atual de Arquivos
Informações arquivísticas recebidas por
fac-símile, e-mail, em mão
Informações arquivísticas produzidas
Informações arquivísticas recebidas pelo
protocolo
Tratamento Empírico
Ambiente Organizacional de Acumulação Arquivos
Montados nos Setores de Trabalho
Encerramento de uma atividade Encerramento do
ano Falta de espaço
Arquivo Geral Arquivo Morto Arquivo Central
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A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
TrabalhoAspectos Gerais

• Experiências sustentadas em atuações individuais
• A autonomia dos setores de trabalho não gerou
  métodos diferenciados
• Organização fundamentada no empirismo e na
  improvisação
• Os métodos empíricos e improvisados atendem
  parcialmente as principais necessidades
• Ausência de padrão para o acondicionamento e o
  armazenamento dos documentos
• Inoperância dos sistemas de registro e controle
  do trâmite documental apesar da crescente
  informatização

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A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
TrabalhoAspectos Gerais

• Desarticulação entre as atividades de registro e
  controle da tramitação e a organização dos
  documentos nos setores de trabalho
• A ausência completa de tratamento dos documentos
  arquivísticos em outros suportes
• Documentos arquivísticos acumulados pela
  atividade-fim são considerados documentos
  técnicos.

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A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de
TrabalhoAspectos Gerais

• os arquivos montados nos setores de trabalho
  mantêm uma relação de depósito com as massas
  documentais acumuladas.

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A realidade arquivística brasileira sob a ótica
das três grandes funçõesClassificação

• 1 - não existe um plano preestabelecido. Ausência
  de plano de classificação
• 2 por ordem cronológica de recebimento e de
  envio de espécies documentais, por exemplo, as
  famosas correspondências recebidas e enviadas
• 3 de inúmeros assuntos e dossiês fragmentários
  montados por pessoas diferentes sem qualquer
  orientação sistemática
• 4 baseadas na ordem numérico-cronológica,
  geográfica ou nominal.

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A realidade arquivística brasileira sob a ótica
das três grandes funçõesAvaliação

• 1 os documentos são avaliados, isto é,
  eliminados quando não há mais espaço físico
  destinado à guarda, decide-se pela mudança do
  mobiliário, das instalações etc.
• 2 os arquivos montados nos setores de trabalho
  aplicam um sistema de avaliação baseado na idéia
  do fim do ano fiscal, isto é, ao começar novo ano
  de trabalho, são abertas novas pastas e o que era
  do ano anterior é transferido para outro espaço
  físico
• 3 realiza-se a operação de avaliação nos
  arquivos históricos que recebem a documentação em
  estado bruto

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A realidade arquivística brasileira sob a ótica
das três grandes funçõesAvaliação

• 4 entende-se a avaliação apenas pelos possíveis
  valores administrativos e jurídicos, dando-se
  nenhuma ou pouca importância ao valor para a
  pesquisa histórica
• 5 deixa-se o problema para o tempo, que se
  incumbirá da implacável crítica roedora dos
  ratos, dos efeitos do sol, da chuva e das
  mudanças de temperatura.

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A realidade arquivística brasileira sob a ótica
das três grandes funçõesDescrição

• 1 mantém-se a figura do instrumento de
  pesquisa vivo, isto é, do funcionário que lida
  há muito com o acervo e que carrega, em seu
  cérebro, informações sobre o mesmo
• 2 faz-se, nos arquivos montados nos setores de
  trabalho algum tipo de listagem peça a peça,
  dossiê a dossiê, por numeração ou ordem
  cronológica
• 3 confia-se nas etiquetas, visores e anotações
  feitas em pastas, caixas e embrulhos, que obrigam
  a verificação de cada embalagem, no caso de
  necessidade de busca
• 4 mais raramente, usam-se descritores,
  palavras-chave
• 5 desenvolve-se bases de dados para atendimento
  de problemas pontuais.

19
(No Transcript)
20
Composição do Arquivo
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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Cadastro Nacional de Arquivos Federais
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• As massas documentais existem porque os
  documentos e informações nos arquivos montados
  nos setores de trabalho não foram objeto de
  tratamento técnico-científico.

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Massas Documentais Acumuladas

• Conjunto de documentos transferido dos arquivos
  montados nos setores de trabalho por questões de
  espaço físico e/ou encerramento de uma atividade
  ou do ano. Geralmente, a organização existente na
  origem perde-se na ausência de condições
  adequadas de acondicionamento e armazenamento. O
  conjunto é formado por documentos
• 1 descartáveis de imediato, isto é, sem nenhum
  valor administrativo, legal, técnico ou
  histórico
• 2 de valor intermediário, isto é, poderão ser
  descartados depois de um prazo administrativo,
  legal ou guardados para sempre
• 3 de valor permanente, isto é, interessam à
  pesquisa de fundo histórico
• 4 não orgânicos.

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Composição de uma massa documental
acumuladaEmpresa de Pesquisatamanho 1019
metros lineares
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Situação ArquivísticaUma tentativa de explicação

• nível de formulação de uma política arquivística
• ausência de mão-de-obra qualificada
• escassez de reflexão teórica sobre o tema
• falta de pressão social interna e externa
• instabilidade institucional
• nível de qualificação dos quadros das
  organizações
• incapacidade de perceber o arquivo como recurso
  informacional estratégico e privilegiado.

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Soluções Encontradas

• Abandono em depósitos distantes
• microfilmagem
• digitalização
• Organização a partir da terceirização dos
  serviços
• Armazenamento em depósito terceirizados
• Organização técnico-científica a partir de
  projetos de trabalho.

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Como tratar as informações produzidas e/ou
recebidas e que são a base para a tomada de
decisões e para a garantia de direitos e deveres?
?
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Espaço Informacional

Estoque Informacional Arquivo

Solução
Necessitador da informação
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Funções Arquivísticas
Classificação
Avaliação
Arquivística
Conceito das
Descrição
Criação
Três Idades
Aquisição
Preservação
Difusão
Espaço Interdisciplinar
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Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas
1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade
Arquivos correntes Arquivos de gestão Arquivos vivos Arquivos ativos Arquivos intermediários Arquivos semi-ativos Pré-arquivo Arquivos permanentes Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos
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O caráter polissêmico do Arquivo Intermediário
A fase Arquivística
Arquivo Intermediário
O local
O serviço
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Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos acumuladores Restrito aos acumuladores ou com autorização Aberto
Conservação Física Centralizada ou Descentralizada Centralizada Centralizada
Justificativa de conservação Apoio às atividades cotidianas Razões administrativas, legais ou fiscais Pesquisa, administrativa
Volume 100 Sensível diminuição 5-10 do total acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho Instituição arquivística
40
(No Transcript)
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Não apóia mais as atividades cotidianas Término
de uma atividade (projeto, convênio
etc.) Exclusão da atribuição Prescrição da ação.
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O que determina a transferência ao Arquivo
Intermediário ou a eliminação dos documentos e
informações?
Motivo Fonte
Não apóia mais as atividades cotidianas Conhecimento tácito
Término de uma atividade (projeto, convênio etc.) Os documentos e informações relacionados
Exclusão da atribuição Regimento interno, Regulamento Geral
Prescrição da ação Legislação
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O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
.
Recolhimento
Arquivo Permanente
Valor Secundário
Depósito Centralizado
5 a 10

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Definição

• Delimitação do conteúdo de um conceito (conteúdo
  do conceito conjunto de características).

Idéia ou objeto
45
Arquivo IntermediárioDefinições

• 1 - conjunto de documentos originários de
  arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que
  aguardam destinação final em depósito de
  armazenamento temporário
• (Dicionário Brasileiro de Terminologia
  Arquivística, 1990)
• 2 - conjunto de documentos originários de
  arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que
  aguardam, em depósito de armazenamento
  temporário, sua destinação final.
• (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

46
Arquivo IntermediárioDefinições

• 3 - documentos cuja freqüência de consulta não é
  suficientemente elevada para justificar sua
  conservação nos espaços previstos para fins
  administrativos.
• (COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Les
  archives au XX siècle. 1982)
• 4 - A segunda fase, a do arquivo intermediário,
  é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu
  prazo de validade jurídico-administrativa, mas
  ainda podem ser utilizados pelo produtor.
• (BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos
  Permanentes tratamento documental, 1991)
• 5 - Na segunda idade intermediários os
  documentos podem ter valor primário reduzido,
  guardados em pequenos depósitos próximos à
  administração (...). Em uma segunda etapa dos
  intermediários, o valor primário estaria
  enfraquecido, seria usado como referência
  ocasional e, por isso, o acervo respectivo
  deveria estar guardado em um depósito localizado
  no exterior da fonte acumuladora.
• (LOPES, Luis Carlos. A nova Arquivística na
  modernização administrativa, 2000)

47
Arquivo IntermediárioDefinições

• 6 - constituído de documentos que deixaram de
  ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos
  que os receberam e os produziram podem ainda
  solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos
  ou retomar um problema novamente focalizado. Não
  há necessidade de serem conservados próximos aos
  escritórios. A permanência dos documentos nesses
  arquivos é transitória.
• (PAES, Marilena Leite. Arquivo. Teoria e prática,
  1997)
• 7 - conjunto de documentos originários de
  arquivos correntes, que aguarda destinação e com
  uso pouco freqüente.
• (Arquivo Nacional, 1991)
• 8 - documentos que são ocasionalmente utilizados
  para fins administrativos ou legais.
• (Universidade de Montreal, s.d.)

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Arquivo IntermediárioDefinições

• 9 - É o período durante o qual os documentos
  semi-ativos, formam os arquivos intermediários,
  seja qual for o suporte utilizado, devem ser
  conservados por razões administrativas, legais ou
  financeiras, mas não têm de ser utilizados para
  assegurar as atividades cotidianas de uma
  administração. Os documentos semi-ativos devem
  sempre responder aos objetivos da sua criação,
  mas a baixa freqüência da sua utilização não
  justifica uma conservação próxima do utilizador
  ou em memória de computador.
• (COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Os
  fundamentos da disciplina Arquivística, 1998)
• 10 - nele, uma vez recebido a resposta ou
  solução do assunto, o documento que o testemunha
  deve continuar a ser guardado, podendo ser objeto
  de consulta, mas não com a freqüência da primeira
  idade.
• (HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica general.
  Teoria y practica, 1991)

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Arquivo IntermediárioAtividades

• Preparação da transferência de documentos
• Recebimento dos documentos transferidos
• Revisão da classificação dos documentos
• Guarda (acondicionamento e armazenamento)
• Aplicação da tabela de temporalidade

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Arquivo IntermediárioAtividades

• Preparação da documentação para eliminação
• Recolhimento dos documentos aos arquivos
  permanentes
• Higienização dos documentos definidos na tabela
  de temporalidade como de valor permanente
• Disponibilização do acesso
• Reformatação dos documentos de longa duração.

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Arquivo IntermediárioComposição

• Documentos com valor primário, mas que a pequena
  possibilidade de uso não justifica sua manutenção
  nos arquivos correntes e que, por razões
  jurídicas ou de garantia de direitos e deveres,
  não podem ser eliminados ou recolhidos aos
  arquivos permanentes
• Documentos de atividades ou projetos suspensos ou
  finalizados.

52
Arquivo IntermediárioObjetivos

• Evitar a manutenção de documentos por um longo
  período nos escassos espaços dos setores de
  trabalho
• Evitar o recolhimento prematuro dos documentos ao
  arquivo permanente
• Reduzir os custos de conservação dos documentos
• Potencializar o acesso à informação.

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• Arquivo Intermediário
• Os quatro mandamentos
• Mesmo depositados em outros locais, os arquivos
  intermediários permanecem propriedade exclusiva
  da unidade político-administrativa que os
  acumulou
• Nenhuma alteração no modo de organização pode ser
  feita sem o consentimento da unidade
  político-administrativa que os acumulou
• Nenhum documento deve ser aceito no arquivo
  intermediário sem a definição de seus prazos de
  guarda e de sua destinação final
• O acesso aos documentos deve ser rápido e
  eficiente.

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Arquivo Intermediárioà guisa de uma explicação

• O conceito das três idades fundamenta estratégias
  de avaliação
• A idéia de idade está relacionada a dos valores
  primário e secundário
• A maioria dos documentos acumulados pode ter
  nenhum ou quase nenhum uso
• A freqüência de uso não pode ser confundida com a
  potencialidade de uso
• Arquivo intermediário é um depósito onde são
  mantidos, principalmente, documentos
  administrativos com duração jurídica média ou
  longa que, vencidos os prazos legais, possam ser
  parcial ou completamente destruídos

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Arquivo Intermediárioà guisa de uma explicação

• A fase intermediária justifica-se, entre outras
  coisas, por razões econômicas
• Os documentos semi-ativos não são mais
  necessários para assegurar as atividades
  cotidianas de uma organização
• Os documentos semi-ativos podem por razões
  diversas retornarem ao período de atividade

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Arquivo Intermediárioà guisa de uma explicação

• Nenhum documento deve ser transferido sem o
  conhecimento prévio de seu tempo de vida e de sua
  destinação final (eliminação ou guarda
  permanente)
• O armazenamento de documentos com potencial de
  uso reduzido em locais mais apropriados e que
  ofereçam uma densidade de armazenamento mais
  elevada do que os setores de trabalho constitui
  uma prática que proporciona vantagens
  inequívocas

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Arquivo Intermediárioà guisa de uma explicação

• O arquivamento intermediário deve ser feito,
  preferencialmente, de forma centralizada
• O acesso às informações no arquivo intermediário
  ainda é restrito ao seus acumuladores
• Se há uma classificação no arquivo corrente esta
  deve ser mantida no intermediário.

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Arquivo IntermediárioDocumentos com longo prazo
de guarda(acima de dez anos)

• reformatação de suportes
• Microfilmagem
• Digitalização.

59
Arquivo IntermediárioDocumentos recolhidos ao
Arquivo Permanente

• Termo de recolhimento.

60
Arquivo IntermediárioDocumentos separados para
eliminação

• Listagem de eliminação
• Edital de eliminação
• Amostragem documental.