Conduire une r

1
Conduire une réunion
2
Les différents types de réunions

• Transmettre de l'information (Réunion
  d'information descendante)
• Bilan, rapport, exposé de décisions et
  discussion, organisation de travail, briefing
• Recueillir de l'information (Réunion
  d'information ascendante)
• Interview de groupe, consultation du personnel,
  enquête de motivation,
• Résoudre un problème, améliorer une situation
• Réunion- discussion, résolution de problème ou
  de conflit, réunion de concertation, groupe de
  créativité.
• Prendre des décisions, convaincre
• Réunion de décision, de négociation,
  stratégique.
• Se perfectionner
• Réunion formation

3
Pourquoi réunir des collaborateurs ?
4
Pour réussir une réunion

• Pour réussir une réunion il faut
• La préparer - La conduire Lévaluer
• Préparer
• Si vous navez pas lintention de préparer votre
  réunion  mieux vaut lannuler tout de suite
• Définir le type de réunion
• Organiser le contenu
• Convenir dun objectif
• Organiser la logistique
• Concevoir lanimation
• Inviter à participer

5
Pour réussir une réunion

• Conduire une réunion cest
• Ouvrir
• Accueil des participants. Cadrage général
• Animer
• Faire vivre. Illustrer. Conduire sur les
  objectifs.
• Clôturer
• Synthétiser.
• Proposer une suite.

6
Pour réussir une réunion

• Evaluer quoi?
• Les résultats
• La participation

7
Les caractères de la réunion
8
Lorganisation pratique dune réunion

• Préparation personnelle du conducteur de la
  réunion
• Le conducteur est un outil qui permet
  dorganiser son animation
• Proposer et structurer un plan du type
• Quoi de quoi dois-je parler ? Qui Quel est
  le public présent ? Où Etat des lieux Quand
  Rythme des informations à quel moment traiter tel
  point ? Les questions et leurs réponses. Comment
  de quelle façon dois-je m'y prendre pour animer
  (réunion directive, participative) ? Réagir
  quels sont les situations qui risquent dêtre
  critiques ? Comment anticiper, sil y a lieu, les
  réponses ? Les effets Quelles conséquences sur
  le déroulement de la réunion (et à long terme ?).
  Causes Chercher à comprendre le pourquoi.
  Propositions Si difficulté, proposer une porte
  de sortie.

9
Choix des méthodes d'animation

• Le choix dune méthode dépend de
• La composition du groupe
• L'objectif de la réunion
• Le ou les thèmes traités
• La personnalité de l'animateur
• Utiliser avec discernement la méthode
  participative ou directive.
• (cf. management déquipe)
• Cest l'expérience qui fabrique lanimateur

10
Préparation des participants

• Invitation ou convocation?
• Linvitation permettra à chacun de situer dans
  son agenda la réunion et de réfléchir sur les
  thèmes abordés.
• Elle doit préciser la date, le lieu, l'heure et
  la durée probable de la réunion.
• Linvitation doit être formelle sans être
  menaçante
• Les documents
• On peut faire parvenir aux participants des
  documents de réflexion qui permettront de
  préparer la réunion (de préférence courts et
  synthétiques).

11
Préparation matérielle de la réunion

• La salle de réunion
• Choisir une salle vaste pour que chacun se sente
  à l'aise, un bon éclairage, une température
  agréable. Votre style d'animation déterminera la
  disposition des tables. Une ambiance générale
  agréable permettra d'être plus "proche" des
  participants.
• Les accessoires
• Disposer d'un paper-board (quoi quil en soit),
  utiliser un PowerPoint (attention la pénombre
  endort !), un rétro projecteur pour la diffusion
  de transparents (?) et parfois du matériel audio.

12
Préparation matérielle
13
Déroulement de la réunion

• Des règles communes à tous les intervenants

14
Déroulement de la réunion

• Des règles relatives au manager de la réunion
• Une réunion échoue sans la participation de ses
  acteurs.
• Un manager peut conclure à lefficacité dune
  réunion parce quil a mobilisé le temps de
  parole  il pense avoir transmis linformation 
  il se trompe !..
• La dynamique de la réunion dépend avant tout des
  talents danimateur du manager. Le responsable
  invitant ouvre la réunion, accueille, donne le
  sens et lordre du jour.

15
Déroulement de la réunion

• Cest à lanimateur de 

16
Utilisation des outils pendant la réunion

• Tableaux
• Ils fixent l'attention, frappent l'imagination,
  facilitent la compréhension, simulent la
  réflexion, facilitent l'analyse, évitent la
  dispersion, centrent sur le sujet, rassemblent
  les participants en leur servant de mémoires
  collectives.
• Ils font réagir et renforcent l'accord,
  facilitent la prise de note, l'énoncé des
  synthèses partielles.
• Moyens audiovisuels
• Les images projetées sont polysémiques (elles
  ont plusieurs sens) et les lectures seront
  différentes entre les participants.
• A utiliser en fonction d'un objectif précis et
  dans une situation maîtrisée

17
La fin de la réunion

• Soigner la fin de la réunion
• Dernier acte  le final
• Cest sur cette dernière impression que les
  participants quitteront la réunion.
• Marquez les esprits pour quils retiennent le
  meilleur de votre prestation.
• Laissez, sil y a lieu, une trace écrite de
  votre réunion.
• Remerciez les participants.